5 bước lập báo cáo tuyển dụng nhân sự chuẩn form kèm 5+ File mẫu

Tuyển dụng là khâu đầu tiên đặt nền móng cho việc xây dựng bộ máy nhân sự của doanh nghiệp. Bởi vậy cần phải theo dõi sát sao và đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng thường xuyên. Cùng 1Office tìm hiểu ngay quy trình lập báo cáo tuyển dụng chuẩn form từ A đến Z và tải miễn phí 5+ mẫu báo cáo tuyển dụng được sử dụng nhiều nhất trong bài viết dưới đây.

1. Báo cáo tuyển dụng là gì? Những nội dung cần có trong báo cáo tuyển dụng

Báo cáo tuyển dụng là tài liệu thống kê và phân tích kết quả, tình hình tuyển dụng của bộ phận nhân sự. Báo cáo này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và đo lường hiệu quả của chiến dịch tuyển dụng. Từ đó làm cơ sở để đưa ra những hiệu chỉnh hoặc tối ưu quy trình tuyển dụng.

Mọi báo cáo hoạt động tuyển dụng nhân sự dù được thực hiện với mục đích gì cũng cần phải đáp ứng đủ những nội dung cơ bản sau:

• Tổng quát tình hình: Bao gồm các số liệu thống kê về số lượng ứng viên đăng ký, số ứng viên đạt, tiến độ tuyển dụng,…
• Thời gian tuyển dụng: Quá trình từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc một chiến dịch tuyển dụng
• Kênh tuyển dụng: Các nền tảng được sử dụng để đăng tin tuyển dụng, truyền thông thu hút ứng viên và nhận hồ sơ đăng ký
• Tỷ lệ ứng viên: Biến động về số lượng ứng viên qua các giai đoạn CV – Phỏng vấn – Thử việc
• Chi phí tuyển dụng: Tổng ngân sách đã chi cho chiến dịch tuyển dụng, chi phí trên 1 ứng viên qua các giai đoạn

2. Những loại báo cáo tuyển dụng phổ biến

2.1. Báo cáo tuyển dụng nhân sự theo thời gian

• Theo tuần: Báo cáo được thực hiện theo từng ngày trong tuần
• Theo tháng: Báo cáo được tổng hợp từ báo cáo tuần
• Theo năm: Báo cáo thống kê kết quả của tất cả các chiến dịch tuyển dụng diễn ra trong năm

2.2. Báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí chức vụ

• Theo bộ phận phòng ban: Marketing, Sales, Nhân sự,…
• Theo chức vụ: Thực tập sinh, nhân viên, quản lý,…

Báo cáo này giúp các phòng ban nắm bắt được tình hình tuyển dụng cho các vị trí công việc của mình.

2.3. Báo cáo hoạt động tuyển dụng theo mục đích

Báo cáo theo mục đích được lập ra để phục vụ nhu cầu theo dõi chi tiết một biến số cụ thể trong chiến dịch tuyển dụng, gồm những loại phổ biến sau:

• Báo cáo tổng quan về tuyển dụng.
• Báo cáo chi phí tuyển dụng.
• Báo cáo tỷ lệ ứng viên.
• Báo cáo chất lượng kênh tuyển dụng.

Tải miễn phí 4 mẫu báo cáo nhân sự chuẩn form, chi tiết nhất cho HR

3. Cách viết báo cáo tuyển dụng nhân sự chuẩn form 

Bước 1: Tổng quan tình hình tuyển dụng

Tổng quan tình hình tuyển dụng sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn khái quát về tiến độ cũng như kết quả hiện tại của chiến dịch tuyển dụng. Bởi vậy phần tổng quan cần được trình bày ngắn gọn, súc tích và trực quan bằng số liệu cụ thể.

Nhiệm vụ của HR ở phần này là liệt kê những con số đạt được, đánh giá biến động của chúng theo thời gian và so sánh với chỉ tiêu kế hoạch. Một số thông tin cần làm rõ bao gồm: số lượng đơn đăng ký nhận được, lượng nhân sự được tuyển dụng, lượng ngân sách đã chi,…

Bước 2: Tính tỷ lệ ứng viên đạt

Tỷ lệ ứng viên đạt là con số thể hiện rõ ràng nhất hiệu quả của việc tuyển dụng. Bởi vậy HR cần chú tâm đến chỉ số này.

Nếu tỷ lệ này cao có nghĩa là hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp đang mang lại hiệu quả. Ngược lại, tỷ lệ ứng viên đạt thấp chứng tỏ quy trình tuyển dụng nhân sự chưa được tối ưu, HR cần đánh giá lại và tìm ra nguyên nhân dẫn đến điều này.

Bước 3: Đánh giá hiệu quả các kênh tuyển dụng

Một doanh nghiệp có thể dùng rất nhiều nền tảng khác nhau để tuyển dụng. Bạn cần phân tích và chỉ rõ trong báo cáo kênh nào là nguồn mang lại nhiều ứng viên nhất bằng cách thể hiện cơ cấu số lượng đơn ứng tuyển thu về từ các kênh một cách trực quan qua biểu đồ.

Ngoài ra, một phương pháp khác mà bạn có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả kênh tuyển dụng là tính chỉ số hiệu quả:

Khi tính được chi phí bỏ ra cho mỗi một hồ sơ ứng viên trên các kênh tuyển dụng, doanh nghiệp có thể xác định được kênh nào đang chiếm lượng ngân sách lớn mà không mang về nhiều ứng viên, để từ đó xem xét cắt giảm chi phí hoặc chuyển sang các kênh khác.

Bước 4: Thống kê chi phí tuyển dụng

Để theo dõi được biến động chi phí qua các giai đoạn, HR cần lấy tổng ngân sách thực tế của cả chiến dịch chia cho số lượng ứng viên thu được trong mỗi giai đoạn. Bằng cách này, bạn có thể xác định được chi phí bỏ ra để có được một hồ sơ ứng viên trong chiến dịch tuyển dụng.

Ngoài ra, cần xác định cả chi phí theo kế hoạch để kiểm soát tình hình sử dụng ngân sách.

Bước 5: Xác định thời gian tuyển dụng

Thời gian tuyển dụng là thời gian trung bình mà HR cần để tuyển đủ chỉ tiêu nhân sự theo yêu cầu. Chỉ số này sẽ được sử dụng để theo dõi tiến độ tuyển dụng. Thời gian tuyển dụng càng kéo dài thì chứng tỏ quy trình tuyển dụng đang gặp vấn đề.

4. TẢI MIỄN PHÍ mẫu báo cáo tuyển dụng File Excel

4.1. Mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự theo thời gian

TẢI TẠI ĐÂY

4.2. Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí

TẢI TẠI ĐÂY

4.3. Mẫu báo cáo hoạt động tuyển dụng theo mục đích

• Báo cáo chi phí tuyển dụng: TẢI TẠI ĐÂY

• Báo cáo tỷ lệ ứng viên: TẢI TẠI ĐÂY

• Báo cáo hiệu quả kênh tuyển dụng: TẢI TẠI ĐÂY

5. Lập báo cáo tuyển dụng tự động, chuẩn xác với 1Office HRM

Mặc dù File Excel là hình thức phổ biến được nhiều HR sử dụng để xây dựng báo cáo tuyển dụng. Tuy nhiên đây chưa phải là phương pháp tối ưu nhất bởi với những chiến dịch tuyển dụng quy mô lớn, số lượng ứng viên có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn người, dẫn đến những khó khăn trong việc quản lý thông tin như:

• Dữ liệu rải rác từ nhiều kênh gây mất thời gian tổng hợp, dễ sót thông tin
• Mất thời gian sàng lọc và lưu trữ thông tin ứng viên
• Không tự động cập nhật số liệu ứng viên từ các kênh, HR phải nhập thủ công vào file mỗi ngày
• Không có công cụ để đánh giá hiệu quả của các kênh tuyển dụng

Để giúp doanh nghiệp gỡ rối các vấn đề trong bài toán tuyển dụng, 1Office đã phát triển phân hệ HRM – giải pháp quản lý tuyển dụng toàn diện cho doanh nghiệp. Với các tính năng ưu việt, phần mềm 1Office sẽ giải quyết tất cả mọi công đoạn trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp:

Tạo đề xuất yêu cầu tuyển dụng

• Đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian với tính năng duyệt tự động đề xuất tuyển dụng.
• Theo dõi sát sao tình hình các chiến dịch tuyển dụng.
• Tự động lọc và phân loại hồ sơ ứng viên theo tiêu chí của doanh nghiệp.

Quản lý CV & đánh giá ứng viên

• Dễ dàng lọc và tìm kiếm hồ sơ ứng viên theo từng chiến dịch tuyển dụng, theo dõi chi tiết hồ sơ ứng viên.
• Lưu trữ lịch sử chăm sóc ứng viên và quản lý tình trạng ứng viên theo trạng thái được thiết lập sẵn.
• Đánh giá trực tiếp ứng viên thông qua các tiêu chí và bảng đánh giá trên hệ thống.

Quản lý theo kênh tuyển dụng

• Tự động kết nối và đẩy hồ sơ ứng viên vào hệ thống
• Lựa chọn kênh tuyển dụng linh hoạt theo nhu cầu
• Ứng dụng trí tuệ AI vào quy trình giúp bóc tách dữ liệu hồ sơ ứng viên.

Sắp xếp và tạo lịch phỏng vấn

• Tạo và sắp xếp lịch phỏng vấn hiệu quả, khoa học, tránh tình trạng trùng lịch.
• Tự động gửi mail mời phỏng vấn đến ứng viên theo quy trình được cài đặt sẵn.

Hệ thống báo cáo tự động

• Tự động thống kê số lượng ứng viên và nguồn tuyển dụng của mỗi ứng viên.
• Thống kê được tỷ lệ ứng viên chuyển đổi qua giai đoạn: Ứng tuyển, phỏng vấn, gửi Offer…
• Đo lường và tính toán chi phí tuyển dụng, giúp doanh nghiệp đánh giá quy trình tuyển dụng hiệu quả.

6. Câu hỏi thường gặp khi lập báo cáo tuyển dụng

6.1. Bao lâu nên làm báo cáo tuyển dụng một lần?

Tần suất lập báo cáo tuyển dụng phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu quản trị nhân sự của từng doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp nhỏ (dưới 50 nhân sự): Nên làm báo cáo hàng tháng, giúp theo dõi tiến độ tuyển dụng, chi phí và nhu cầu bổ sung nhân lực theo từng giai đoạn.

• Doanh nghiệp vừa (50–200 nhân sự): Nên thực hiện báo cáo hàng tuần và tổng hợp hàng tháng để đảm bảo kiểm soát tốt chất lượng ứng viên và tốc độ tuyển.

• Tập đoàn lớn, đa chi nhánh: Cần có báo cáo hàng tuần, hàng tháng và quý, phục vụ cho việc phân tích dữ liệu theo phòng ban, chi nhánh hoặc khu vực.

Nhìn chung, báo cáo càng thường xuyên thì dữ liệu càng chính xác, giúp HR chủ động điều chỉnh chiến lược tuyển dụng và hạn chế tình trạng thiếu hụt nhân sự.

6.2. Nên dùng Excel hay phần mềm HRM để lập báo cáo tuyển dụng?

Tùy vào quy mô và mức độ chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa Excel và phần mềm HRM (Human Resource Management).

Nếu doanh nghiệp muốn tăng hiệu suất làm việc và chuẩn hóa dữ liệu nhân sự, phần mềm HRM là lựa chọn tối ưu hơn trong dài hạn.

6.3. Báo cáo tuyển dụng cần nộp cho ai?

Tùy theo cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo tuyển dụng thường gồm các bước:

1. Nhân viên tuyển dụng (Recruiter): Lập và tổng hợp số liệu tuyển dụng hằng tuần hoặc hằng tháng.
2. Trưởng phòng nhân sự (HR Manager): Kiểm tra, đánh giá và phân tích hiệu quả tuyển dụng.
3. Ban giám đốc hoặc CEO: Nhận báo cáo tổng hợp để ra quyết định về ngân sách, kế hoạch nhân sự, và định hướng tuyển dụng cho kỳ tiếp theo.

Quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch và liên kết giữa cấp thực thi – quản lý – điều hành, đồng thời tăng khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

6.4. KPI nào thường được dùng để đánh giá hiệu quả tuyển dụng?

Dưới đây là các chỉ số KPI tuyển dụng phổ biến mà doanh nghiệp nên theo dõi trong báo cáo:

• Time to Fill: Thời gian trung bình để tuyển được một vị trí (từ lúc đăng tin đến khi ứng viên nhận việc).

• Cost per Hire: Chi phí trung bình cho mỗi lượt tuyển thành công, bao gồm chi phí quảng cáo, phỏng vấn và đào tạo ban đầu.

• Offer Acceptance Rate: Tỷ lệ ứng viên đồng ý nhận việc trên tổng số offer được gửi đi.

• Quality of Hire: Chất lượng nhân sự mới sau khi nhận việc (được đánh giá qua hiệu suất làm việc hoặc tỷ lệ gắn bó sau 3–6 tháng).

• Source of Hire: Kênh tuyển dụng mang lại nhiều ứng viên chất lượng nhất (Facebook, LinkedIn, website tuyển dụng…).

Theo dõi các KPI này giúp HR đánh giá hiệu quả từng chiến dịch tuyển dụng, tối ưu chi phí và cải thiện trải nghiệm ứng viên trong tương lai.

Trong bài viết trên đây chúng tôi vừa chia sẻ đến bạn cách viết báo cáo tuyển dụng nhân sự chuẩn form nhất 2022 và cung cấp 5+ mẫu báo cáo tuyển dụng chi tiết, đầy đủ nhất cho doanh nghiệp. Để được trải nghiệm phần mềm quản lý tuyển dụng 4.0, vui lòng đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại đây:

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp