10 bí quyết giảm tỉ lệ biến động nhân sự mọi CEO, HRM nên biết

Hiện tại, thị trường lao động đang đối mặt với nhiều rủi ro và thách thức từ nhiều yếu tố khác nhau. Điều này tạo ra những làn sóng biến động nhân sự tại các doanh nghiệp. Khi tỷ lệ biến động tăng cao, doanh nghiệp phải chịu nhiều chi phí tổn thất, ảnh hưởng đến năng suất lao động của nhân viên và kết quả kinh doanh trong kỳ. Vậy, nguyên nhân gây ra biến động nhân sự là gì và làm sao để cải thiện chỉ số này? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Biến động nhân sự là gì?

Biến động nhân sự là sự thay đổi về nhân sự trong doanh nghiệp theo từng thời kỳ. Sự thay đổi này gây ra những tác động tiêu cực đến việc vận hành và các hoạt động trong tổ chức. Biến động nhân sự có thể là kết quả của nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm các thay đổi trong môi trường kinh doanh, chính sách công ty, điều kiện làm việc, mức độ hài lòng của nhân viên và cơ hội phát triển nghề nghiệp. Hiện nay, để đo lường mức độ biến động nhân sự, các công ty thường sử dụng chỉ số tỷ lệ biến động nhân sự. 

2. Các yếu tố ảnh hưởng tới tỷ lệ biến động nhân sự

Tình trạng biến động nhân sự kéo dài có thể gây ra những tác động tiêu cực đến việc vận hành cũng như các hoạt động diễn ra trong tổ chức. Do đó, nhà quản trị cần nắm rõ các yếu tố ảnh hưởng tới tỷ lệ biến động nhân sự bao gồm:

• Môi trường làm việc: Một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ có thể giảm thiểu tỷ lệ biến động nhân sự.
• Chế độ lương và phúc lợi: Mức lương cạnh tranh và các phúc lợi hấp dẫn giúp giữ chân nhân viên.
• Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Các cơ hội thăng tiến và đào tạo có thể làm tăng sự hài lòng và gắn bó của nhân viên.
• Quan hệ với đồng nghiệp và quản lý: Mối quan hệ tốt giữa nhân viên với đồng nghiệp và quản lý có thể tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Công việc và sự phù hợp: Sự phù hợp giữa kỹ năng của nhân viên và yêu cầu công việc có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng và quyết định ở lại của họ.
• Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp tích cực và giá trị cốt lõi mạnh mẽ có thể tạo ra sự gắn kết và lòng trung thành của nhân viên.
• Sức khỏe và an toàn lao động: Điều kiện làm việc an toàn và quan tâm đến sức khỏe nhân viên có thể ảnh hưởng tích cực đến tỷ lệ biến động nhân sự.
• Thay đổi tổ chức và quản lý: Các thay đổi lớn trong cơ cấu tổ chức hoặc quản lý có thể tạo ra bất ổn và ảnh hưởng đến quyết định của nhân viên.
• Yếu tố bên ngoài: Biến động kinh tế, dịch bệnh, thay đổi nơi ở, và các yếu tố khách quan khác cũng có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ biến động nhân sự.

3. Cách tính tỉ lệ biến động nhân sự

Tỷ lệ biến động nhân sự thể hiện tỷ lệ nhân viên thôi việc so với tổng số nhân viên trung bình trong một tháng, quý hoặc năm tại tổ chức. Dựa vào tỷ lệ này, nhà quản trị có thể xác định được tần suất thay đổi nhân sự và hiểu rõ hơn về tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp. Công thức tính tỷ lệ biến động nhân sự được tính như sau:

Tỷ lệ biến động nhân sự = Số lao động nghỉ việc / Số lao động bình quân trong kỳ

Kết quả thu được sau khi áp dụng công thức trên sẽ phản ánh khá chính xác tình hình nhân sự trong tổ chức. Theo nghiên cứu của tiến sĩ John Sullivan, chuyên gia lâu năm về quản trị nhân lực trong doanh nghiệp, nhà quản trị có thể đánh giá tỷ lệ biến động nhân sự theo các tiêu chuẩn dưới đây:

• Dưới 3%: Lao động ổn định, số lượng nhân viên nghỉ việc chủ yếu do yếu tố khách quan. Nếu do yếu tố chủ quan, công ty nên xem xét lại cách giải quyết.
• Từ 3 – 5%: Tỷ lệ biến động vẫn nằm trong tầm kiểm soát.
• Từ 5 – 8%: Công ty đang gặp vấn đề về nhân sự, cần có biện pháp để giữ chân người tài.
• Từ 8 – 10%: Nguồn nhân lực của công ty đang bất ổn, có thể do văn hóa hoặc môi trường doanh nghiệp không tốt khiến nhân sự không hài lòng.
• Trên 10%: Công ty cần nghiêm túc xem xét lại các vấn đề về nhân sự và tìm ra hướng giải quyết kịp thời.

4. Các hệ lụy của biến động nhân sự mất kiểm soát

4.1 Ảnh hưởng đến thương hiệu công ty

Hình ảnh và thương hiệu của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên sự thành công của một doanh nghiệp. Bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào cũng đều mong muốn để lại ấn tượng tốt trong lòng mọi người. Tuy nhiên, một doanh nghiệp có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao sẽ để lại ấn tượng xấu, đặc biệt là đối với khách hàng và ứng viên tiềm năng.

Ngoài ra, sự thiếu hụt nhân sự có thể làm giảm tinh thần làm việc của những nhân viên còn lại, gây ra sự chán nản và thiếu động lực cống hiến. Tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh cũng như trải nghiệm của khách hàng.

4.2 Tốn kém chi phí

Việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới tiêu tốn rất nhiều chi phí, chẳng hạn như: chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo lại, tổn thất do sai phạm của nhân sự mới, cùng các chi phí hậu cần và thiết bị khác có thể phát sinh. Theo một khảo sát, có tới 56% doanh nghiệp thường mất đến 20 triệu đồng cho mỗi vị trí tuyển dụng, và 10% doanh nghiệp chi khoảng 50 triệu đồng cho một đợt tuyển dụng.

4.3 Ảnh hưởng năng suất làm việc

Nhân sự cũ rời đi quá nhanh trong khi nhân sự mới đến quá sớm có thể gây cảm giác hoang mang và thiếu chắc chắn cho những người ở lại. Hơn nữa, sẽ luôn có mâu thuẫn giữa nhóm nhân sự cũ và mới, do những thành kiến về các vấn đề trước đó chưa được giải quyết. Khi cả hai bên có xích mích, việc hợp tác và đạt được mục tiêu chung trở nên rất khó khăn.

4.4 Ảnh hưởng kết quả kinh doanh

Ngày nay, khách hàng không chỉ quan tâm đến chất lượng sản phẩm mà còn chú trọng đến thương hiệu của doanh nghiệp. Khi nhân viên nghỉ việc ồ ạt, lượng tiêu thụ sản phẩm có thể giảm sút. Nếu tình trạng này kéo dài, khách hàng thân thiết có thể rời đi và việc tìm kiếm khách hàng mới sẽ trở nên khó khăn.

5. Các giải pháp giúp giảm tỷ lệ biến động nhân sự

5.1 Chuẩn hóa tiêu chí tuyển dụng đầu vào

Bằng việc thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng và phù hợp cho từng vị trí công việc, tổ chức có thể lựa chọn những ứng viên có năng lực và độ phù hợp cao hơn với yêu cầu công việc và văn hóa làm việc của mình. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất nhân sự do không phù hợp và tăng cường độ ổn định của nhân viên. Ngoài ra, chuẩn hóa tiêu chí tuyển dụng còn giúp tăng sự hài lòng và cam kết của nhân viên đối với công việc và tổ chức, từ đó giảm khả năng họ rời đi và tăng cường hiệu suất làm việc chung.

5.2 Sàng lọc và lựa chọn ứng viên kỹ lưỡng

Sàng lọc và đánh giá động cơ làm việc cùng với sự phù hợp với văn hóa làm việc của tổ chức là vô cùng quan trọng, vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng và tỷ lệ biến động nhân sự. Vì vậy, các tổ chức nên đo lường tỷ lệ biến động nhân sự của nhân viên mới để đánh giá chất lượng tuyển dụng một cách cụ thể. 

Thực tế cho thấy, nhiều nhân viên mới nghỉ việc trong hai tháng đầu do không có động cơ rõ ràng, mục đích làm việc không rõ ràng, hoặc nhận việc chỉ như một lựa chọn tạm thời trong khi đang chờ cơ hội khác đã được xác định từ trước bởi gia đình hoặc bản thân, hoặc do chưa hiểu đầy đủ về tính chất và áp lực công việc. Vì vậy, các nhà tuyển dụng cần áp dụng các kỹ thuật kiểm tra và phỏng vấn để sàng lọc và lựa chọn ứng viên phù hợp và ổn định.

5.3 Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên hiện tại

Để hiểu được mức độ hài lòng của nhân viên và những nguyên nhân gây ra sự không hài lòng, từ đó có biện pháp phù hợp, nhằm giữ và phát triển năng lực của từng nhân viên và cả đội ngũ nhân lực. Kết quả là các chính sách quản lý tổng thể và nhân sự cụ thể được xem xét, điều chỉnh và thông báo đến nhân viên một cách kịp thời, đảm bảo thực thi một cách nhất quán. 

5.4 Đánh giá đúng năng lực nhân sự

Nhận biết và đánh giá đúng năng lực của nhân viên không phải là điều đơn giản; nó đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có kỹ năng thấu hiểu và đánh giá chính xác. Khi bạn có thể xác định được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, bạn sẽ giao việc phù hợp với năng lực của họ. Điều này giúp nhân viên không bị áp lực, chán nản và giảm nguy cơ muốn rời bỏ tổ chức.

5.5 Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc là những yếu tố quan trọng giúp nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức. Khi công ty tổ chức các hoạt động nội bộ, tạo sự gắn kết và duy trì một môi trường làm việc thoải mái, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng, làm việc hiệu quả hơn và có xu hướng ở lại với doanh nghiệp lâu hơn.

5.6 Phỏng vấn nhân sự có dự định nghỉ việc

Rất ít công ty thực hiện phỏng vấn kỹ lưỡng với nhân viên nghỉ việc, đa phần chỉ hỏi lý do một cách sơ sài. Phòng nhân sự nên có một buổi trò chuyện ngắn và tìm hiểu kỹ lý do nhân sự ra đi để có những giải pháp phòng ngừa các trường hợp tương tự. Nếu lý do nghỉ việc nằm trong khả năng giải quyết của công ty, hãy đưa ra đề nghị để giữ chân họ.

5.7 Có lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân sự

Để nhân viên cảm thấy động lực cao hơn, công ty cần cung cấp cho họ một lộ trình rõ ràng về thời gian làm việc và cơ hội thăng tiến. Việc này giúp nhân viên biết rõ vị trí hiện tại của mình và những gì cần thiết để đạt được mục tiêu cá nhân. Từ đó, họ có thể tập trung nỗ lực và khám phá niềm đam mê trong công việc.

5.8 Có sự giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới

Giao tiếp với cấp dưới là một yếu tố rất quan trọng, nhưng không phải nhà quản lý nào cũng thành thạo trong việc này. Khi bạn có khả năng giao tiếp tốt, bạn sẽ hiểu được nhân viên và có thể tìm ra điểm chung trong công việc. Chỉ khi bạn hiểu rõ nhân viên của mình, bạn mới có thể truyền đạt đúng định hướng công việc, giúp họ tin tưởng và gắn bó với bạn lâu dài.

5.9 Chế độ đãi ngộ cạnh tranh

Tiền lương và các chế độ đãi ngộ là điều mà mọi người quan tâm khi bắt đầu công việc. Các chính sách như tăng lương, công nhận thành tích của nhân sự và có chế độ khen thưởng rõ ràng giúp nhân viên cam kết hơn với công việc và tổ chức. Đãi ngộ tốt cũng là yếu tố quan trọng để nâng cao tính cạnh tranh trong công việc và thu hút nhiều nhân sự tài năng.

6. Theo dõi tỉ lệ biến động nhân sự chủ động với 1Office

Giờ đây thay vì sử dụng Excel thủ công để theo dõi biến động nhân sự một công việc dễ dẫn đến sai sót, bạn có thể áp dụng phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực này. 1HRM là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, là một phần của bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp 1Office được nhiều doanh nghiệp quy mô hơn 100 nhân sự tại Việt Nam tin dùng, nhờ vào các tính năng hiện đại sau:

• Theo dõi tình hình biến động nhân sự và phân tích các lý do nghỉ việc theo từng khoảng thời gian mà bạn lựa chọn.
• Lưu trữ thông tin nhân viên, hồ sơ hợp đồng và các tài liệu đã quét mà không cần phải nhập liệu thủ công.
• Lãnh đạo có thể theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, biết được những ai đã nhận được khen thưởng hay kỷ luật.
• Lưu trữ thông tin về luân chuyển lao động giữa các bộ phận và phòng ban.
• Ban lãnh đạo có thể theo dõi báo cáo nhân sự tổng quan với các biểu đồ trực quan và có thể tùy chỉnh những trường thông tin trong báo cáo.

7. Kết

Trên đây là tổng quan về biến động nhân sự và các giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tình trạng nhân viên nghỉ việc. Sự biến động lớn trong nhân sự có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển của tổ chức, do đó, các nhà quản trị nhân sự và lãnh đạo doanh nghiệp cần tập trung và triển khai các biện pháp kịp thời để giảm thiểu tình trạng này.