Biểu đồ Pareto là gì? Vai trò, cách vẽ & ví dụ thực tế
Được đặt tên theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, biểu đồ này dựa trên nguyên tắc 80/20, cho rằng 80% kết quả thường xuất phát từ 20% nguyên nhân. Bằng cách phân tích biểu đồ Pareto, các nhà quản lý có thể dễ dàng nhận diện các vấn đề chính yếu cần được giải quyết trước, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Vây biểu đồ Pareto là gì, ý nghĩa và tính ứng dụng của biểu đồ trong quản trị doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau đây
Mục lục
1. Biểu đồ Pareto là gì?
Biểu đồ tần suất Pareto, hay còn được gọi là biểu đồ 80/20, là một công cụ thống kê thường được sử dụng để phân tích và đánh giá tầm quan trọng của các nguyên nhân khác nhau gây ra một vấn đề hoặc kết quả cụ thể.
Dựa trên nguyên lý Pareto, hay quy tắc 80/20, biểu đồ này chỉ ra rằng khoảng 80% kết quả thường xuất phát từ khoảng 20% nguyên nhân. Biểu đồ Pareto thường được biểu diễn dưới dạng các cột, thể hiện tần suất hoặc mức độ ảnh hưởng của từng nguyên nhân, và được sắp xếp theo thứ tự giảm dần từ trái sang phải.
Các số liệu và đường biểu diễn trên biểu đồ được hiển thị một cách trực quan, giúp nhanh chóng xác định những yếu tố quan trọng nhất cần tập trung để giải quyết vấn đề. Biểu đồ Pareto là một công cụ đơn giản nhưng vô cùng hữu ích trong quá trình phân tích, nghiên cứu và lập chiến lược cho các doanh nghiệp.
2. Vai trò & Ý nghĩa của biểu đồ Pareto trong quản trị doanh nghiệp
Biểu đồ Pareto đã chứng minh hiệu quả của mình bằng cách giúp nhiều doanh nghiệp xác định điểm yếu và hạn chế các lỗi phổ biến nhất.
- Đối với nhà lãnh đạo: Một nhà lãnh đạo tốt cần có khả năng phân tích và dự đoán tương lai của doanh nghiệp. Việc nghiên cứu biểu đồ Pareto giúp họ phân biệt công việc cần ưu tiên tương ứng với nguồn lực và chi phí sẵn có. Ngoài ra, biểu đồ này còn giúp nhà quản trị nắm bắt tình hình công ty thông qua các số liệu được thể hiện.
- Đối với các cá nhân: Nhân viên sẽ được giao công việc cụ thể, giúp họ hiểu rõ trách nhiệm của mình và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Mỗi cá nhân hoàn thành tốt công việc của mình sẽ là nền tảng cơ bản để doanh nghiệp phát triển.
- Đối với các doanh nghiệp nói chung: Các thông tin về nguồn lực và việc phân bổ nguồn lực được thể hiện rõ ràng qua các cột và đường biểu diễn tỷ lệ phần trăm. Qua đó, doanh nghiệp có thể lý giải kết quả kinh doanh, rút ra bài học từ mỗi dự án, dù thành công hay thất bại.
3. Hướng dẫn xây dựng và phân tích biểu đồ Pareto
3.1 Các giá trị thể hiện trên biểu đồ Pareto
Biểu đồ Pareto bao gồm 6 thành phần chính, phối hợp nhuần nhuyễn để tạo ra một bảng dữ liệu chi tiết, giúp nhà quản trị xác định các yếu tố chính góp phần tạo ra kết quả hoặc vấn đề:
- Trục hoành (X-axis): Trục X chứa danh mục các yếu tố cần phân tích. Các yếu tố này có thể rất đa dạng, bao gồm nguồn lưu lượng truy cập trang web, các thành phẩm bị lỗi, các loại lỗi khác nhau, các mặt hàng thiếu hụt trong kho, hoặc bất kỳ biến số nào mà doanh nghiệp cần nghiên cứu, chẳng hạn như lý do khiến doanh thu giảm, hay nguyên nhân khiến năng suất lao động của nhân viên giảm.
- Trục tung (Y-axis): Trục Y thể hiện giá trị về số lượng hoặc tần suất của các yếu tố cần phân tích.
- Thanh giá trị (Vertical bars): Các thanh dọc biểu thị giá trị tương ứng với từng yếu tố được liệt kê trên trục X. Chiều cao của các thanh này, khi tham chiếu trên trục Y, thể hiện độ lớn của chúng. Các thanh thường được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
- Đường cong tích lũy (Cumulative line): Đường cong tích lũy, hay đường phần trăm tích lũy, là yếu tố làm nên sự khác biệt của biểu đồ Pareto. Đường này biểu diễn giá trị phần trăm tích lũy của các yếu tố từ trái sang phải trên trục X, giúp người đọc thấy tỷ lệ phần trăm tác động của các yếu tố này so với tổng thể. Đường cong tích lũy thường bắt đầu từ 0% ở cột đầu tiên và tăng dần lên 100% ở cột cuối cùng.
- Trục phụ (nếu có): Trục phụ là một trục đứng ở bên phải biểu đồ (song song với trục Y), thể hiện giá trị tỷ lệ phần trăm tích lũy của các yếu tố so với tổng thể. Để biết một yếu tố trên trục X có tỷ lệ phần trăm tích lũy là bao nhiêu, chỉ cần tham chiếu từ yếu tố đó lên đường cong tích lũy và sang trục phụ.
- Một số yếu tố khác
- Đường cơ sở (Baseline): Một đường cơ sở ở phía dưới cùng để làm điểm tham chiếu, giúp đo chiều cao của các thanh dọc.
- Tiêu đề (Titles): Giống như các loại biểu đồ khác, mỗi biểu đồ Pareto đều có tiêu đề mô tả, giúp người xem hiểu về tên, giá trị, đơn vị đo của các dữ liệu được trình bày.
- Chú thích (Legend): Nhiều biểu đồ Pareto hiển thị dữ liệu từ nhiều nguồn hoặc thời kỳ khác nhau, cần các chú thích để phân biệt rõ các giá trị và nguồn dữ liệu.
3.2 Cách vẽ biểu đồ Pareto
Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết
Bước đầu tiên trong việc vẽ biểu đồ Pareto là xác định vấn đề cần giải quyết. Vấn đề đó sẽ trở thành tiêu đề cho biểu đồ của bạn và là cơ sở để tìm ra các nguyên nhân cấu thành vấn đề trong bước tiếp theo.
Ví dụ, nếu phần mềm mà doanh nghiệp bạn vận hành gần đây liên tiếp nhận được những phản hồi tiêu cực từ phía người dùng với nhiều lý do khác nhau, vấn đề cần thu thập thông tin để đưa ra phương án giải quyết là “Lý do khách hàng phàn nàn về phần mềm”. Các dữ liệu cần thu thập có thể bao gồm: thiếu sự hỗ trợ từ đội vận hành, đường truyền chậm, phần mềm thiếu tính năng,…
Bước 2: Thu thập dữ liệu và phân tích
Bước tiếp theo là thu thập tất cả các dữ liệu liên quan đến vấn đề từ nhiều nguồn khác nhau và phân tích chúng. Đây là lúc kỹ năng thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường cần được sử dụng hiệu quả.
Ví dụ, nếu bạn đang phân tích về vấn đề “Chi phí vận chuyển hàng hóa cho hoạt động vận tải đường bộ của doanh nghiệp”, các danh mục cần nghiên cứu và thu thập thông tin có thể bao gồm: chi phí nhiên liệu tăng, tình trạng xe chạy không tải, chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ, tình trạng giao thông, thời gian xếp/dỡ hàng,…
Bước 3: Vẽ biểu đồ Pareto
Đầu tiên, xác định giá trị và tần suất xuất hiện của từng vấn đề, sau đó xếp hạng chúng theo thứ tự giảm dần. Sau khi sắp xếp và phân loại dữ liệu, bạn có thể xây dựng biểu đồ cột bằng cách đánh dấu các điểm trên trục X và trục Y của biểu đồ, sau đó vẽ các thanh dọc ở vị trí tương ứng trên trục X, với chiều cao bằng với giá trị tương ứng trên trục Y. Sau khi hoàn tất việc vẽ các cột giá trị, bước cuối cùng là tính toán phần trăm tích lũy cho từng yếu tố:
Tỷ lệ phần trăm tích lũy = Tổng tích lũy trên trục Y / Tổng của tất cả giá trị x 100%
Bước 4: Phân tích biểu đồ
Nhìn vào biểu đồ, các cột cao hơn tương ứng với đoạn đường cong có tần suất tích lũy tăng nhanh nhất, thể hiện những lỗi sai hỏng xảy ra nhiều nhất và cần được ưu tiên giải quyết. Ngược lại, các cột thấp hơn tương ứng với đoạn đường cong có tần suất tích lũy tăng chậm hơn, thể hiện những lỗi ít quan trọng hơn và ít khi xảy ra.
4. Hướng dẫn phân tích biểu đồ Pareto cơ bản
Khi phân tích biểu đồ Pareto, chúng ta sẽ sử dụng quy tắc Pareto 80/20, tức là 20% vấn đề dẫn đến 80% hậu quả. Cách phân tích biểu đồ sẽ được thực hiện như sau:
- Xác định vị trí 80% trên trục tung phần trăm bên phải.
- Kẻ một đường thẳng ngang từ vị trí 80% đến khi chạm đường cong tích lũy.
- Từ điểm giao nhau giữa đường thẳng và đường cong tích lũy, kẻ một đường thẳng vuông góc với trục hoành.
Sau khi hoàn thành các bước này, chúng ta sẽ có một biểu đồ giúp xác định rõ những yếu tố nào thuộc 20% nguyên nhân chính gây ra 80% hậu quả.
Từ đây, ta có thể suy ra rằng những vấn đề nằm phía bên trái của đường thẳng vuông góc với trục hoành sẽ gây ra 80% hậu quả và cần được ưu tiên giải quyết trước.
5. Tính ứng dụng của biểu đồ Pareto
Biểu đồ Pareto thường được sử dụng để phân tích các sự kiện đa yếu tố và xác định mức ảnh hưởng của từng yếu tố. Việc sử dụng biểu đồ Pareto giúp xác định các vấn đề cần được ưu tiên giải quyết, hỗ trợ quản lý công ty hiệu quả nhất.
Nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi đã tìm ra các vấn đề lớn nhất và nguyên nhân gây ra chúng nhưng không biết bắt đầu giải quyết từ đâu. Việc lập biểu đồ Pareto giúp cắt giảm các yếu tố thừa thãi và khoanh vùng các vấn đề quan trọng. Điều này tối ưu hóa kế hoạch phân bổ nguồn lực, giảm chi phí và thời gian.
Ngoài ra, biểu đồ Pareto cũng là một công cụ truyền đạt thông tin hiệu quả đến cấp trên hoặc các nhà đầu tư. Với cách hiển thị số liệu trực quan, các lãnh đạo sẽ hiểu rõ hơn về lý do cho các phương hướng phát triển của doanh nghiệp.
Xem thêm:
6. Kết
Hy vọng bài viết trên đã giải đáp đầy đủ thông tin cho câu hỏi biểu đồ Pareto là gì và ý nghĩa biểu đồ Pareto cũng như cách vẽ biểu đồ Pareto một cách chính xác.
