3 Cách báo giá cho khách hàng chuyên nghiệp, chốt sale ngay

26/09/2025

11751 lượt xem

Những thông tin cần có trong báo giá gửi đến khách hàng là gì? Làm thế nào để báo giá đến khách hàng chuyên nghiệp nhất? Trong bài viết dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ với bạn 3 cách báo giá cho khách hàng phổ biến nhất hiện nay bao gồm: báo giá qua inbox, báo giá trực tiếp, báo giá qua email. Tìm hiểu ngay!

1. Những mẹo báo giá giúp chốt sale ngay lập tức

Không chỉ đơn thuần là cung cấp thông tin về giá của sản phẩm/ dịch vụ đến khách hàng, khi báo giá cho khách hàng, người báo giá cần phải khéo léo vừa truyền tải những thông tin về giá cùng những thông tin khác để kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng.

cách báo giá cho khách hàng — Những mẹo báo giá giúp chốt sale ngay lập tức

Bạn đọc áp dụng ngay những mẹo báo giá giúp chốt sales nhanh chóng sau:

Tạo ưu đãi giới hạn: Bạn có thể đặt giới hạn về thời gian nhận ưu đãi hoặc giới hạn về số lượng khách hàng được nhận ưu đãi. Khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị hơn khi mua hàng tại thời điểm bạn báo giá. Từ đó thúc đẩy khách hàng đưa ra quyết định mua hàng hơn. Ví dụ: Doanh nghiệp có thể đưa ra các mức giá ưu đãi với hạn mức thời gian như chương trình chỉ áp dụng từ ngày… đến ngày…
Cung cấp giá trị gia tăng: Bên cạnh cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin về giá của sản phẩm/ dịch vụ, người báo giá cần cho khách hàng thấy được những giá trị/ lợi ích từ sản phẩm. Hãy thể hiện những điểm khác biệt, điểm nổi bật trong sản phẩm của bạn mà đối thủ cạnh tranh không có.
Tạo sự khan hiếm: Trong thông tin báo giá nên đề cập đến số lượng sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp bạn có thể cung cấp đến khách hàng. Số lượng sản phẩm/ dịch vụ này nên đặt trong một giới hạn nhất định để tạo sự khan hiếm. Khách hàng sẽ có cảm giác phải mua sản phẩm/ dịch vụ đó ngay nếu không sẽ hết hàng.Ví dụ: Số lượng có hạn, chỉ còn XX sản phẩm.
Tạo các gói giá trị: Đối với một số sản phẩm/ dịch vụ có thể báo giá theo các gói giá trị với các mức giá khác nhau. Mức giá cho khách hàng nên đặt theo theo 3 mức độ là cao, trung bình và thấp. Khách hàng có thể so sánh và lựa chọn các gói sản phẩm theo nhu cầu và ngân sách của mình.
Tạo tính cạnh tranh: Hiểu rõ đối thủ và thị trường để đưa ra mức giá cạnh tranh và hấp dẫn với khách hàng.
Tăng tính thú vị: Trong quá trình báo giá, người báo giá phải truyền tải cảm xúc đến khách hàng. Các yếu tố bất ngờ, tạo sự thú vị và độc đáo sẽ giúp bạn tạo ấn tượng với khách hàng nhanh chóng.
Tạo lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng: Trong mọi báo giá phải có lời kêu gọi hành động (CTA) để khích lệ hành động của khách hàng ngay lập tức. Ví dụ như: “Mua ngay,” “Đặt hàng ngay,” hoặc “Liên hệ ngay.”
Tăng tính cá nhân hóa: Căn cứ vào từng đặc điểm và nhu cầu của khách hàng, bạn cần có những cách báo giá phù hợp. Tuyệt đối không thực hiện “copy paste” báo giá cho khách hàng nếu không bạn sẽ nhanh chóng bị “mất điểm” trong mắt khách hàng.

>> Xem thêm: 8+ chiến lược thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả nhất – X2 tỷ lệ chuyển đổi

2. 3 Cách báo giá cho khách hàng chuyên nghiệp KÈM MẪU

Tùy vào cách tiếp cận khách hàng sẽ có các cách báo giá khác nhau. Trong bài viết dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ với bạn 3 cách báo giá cho khách hàng thông dụng nhất kèm mẫu chi tiết. Theo dõi ngay!

2.1. Cách báo giá cho khách hàng qua inbox, tin nhắn

Trong những năm gần đây, xu hướng mua sắm online của người tiêu dùng tăng cao mạnh mẽ, việc báo giá qua inbox và tin nhắn đã trở thành hình thức báo giá quen thuộc với tất cả các doanh nghiệp. Thông qua hệ thống nhắn tin trên các nền tảng mạng xã hội, sàn thương mại, sms,… người bán và người mua có thể trao đổi với nhau nhanh chóng.

Khi báo giá với khách hàng qua inbox, tin nhắn thì bạn cần đảm bảo các nội dung sau:

Lời chào
Lời cảm ơn
Thông tin về sản phẩm
Tên sản phẩm + Giá sản phẩm
Chương trình ưu đãi, khuyến mãi đặc biệt
Lời kêu gọi và hỗ trợ

Mẫu báo giá cho khách hàng quan inbox, tin nhắn:

Chào [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Dưới đây là thông tin báo giá cho sản phẩm/dịch vụ mà bạn quan tâm:

[Tên sản phẩm/dịch vụ]: [Giá tiền]

[Liệt kê các tính năng/chương trình khuyến mãi đặc biệt (nếu có)]

Hãy để chúng tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

2.2. Cách báo giá trực tiếp cho khách hàng

Cách bán hàng, báo giá trực tiếp cho khách hàng thường được thực hiện dưới 2 dạng là báo giá qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Khi đó, khách hàng và người bán có thể tương tác và trao đổi thông tin nhanh chóng. Người bán có thể truyền tải thông tin và cảm xúc khi báo giá dễ dàng thông qua giọng nói, thái độ và lời nói. Cụ thể như sau:

Lời nói:

Lời nói rõ ràng, chính xác và không gây hiểu lầm. Người bán nên nói một cách rõ ràng, không ấp úng, và biết câu trả lời các câu hỏi một cách dứt khoát.
Truyền đạt thông tin báo giá một cách dễ hiểu và chi tiết.
Lời nói tự tin và chuyên nghiệp tạo dựng lòng tin cho khách hàng.
Tốc độ nói vừa phải để khách hàng có thể theo dõi được thông tin.

Giọng nói:

Giọng nói lịch sự và dễ nghe tạo cảm giác thoải mái và chuyên nghiệp.
Giọng nói truyền cảm và hấp dẫn.

Thái độ:

Người bán nên thể hiện thái độ nhiệt tình và thân thiện, tạo cảm giác chào đón và thoải mái cho khách hàng.
Thái độ tôn trọng và lắng nghe khách hàng.
Thái độ tích cực và lạc quan giúp truyền tải tinh thần tích cực và sự tự tin trong sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang báo giá.

Mẫu báo giá trực tiếp cho khách hàng:

Giá của sản phẩm X có giá là [giá gốc] đồng ạ. Tuy nhiên, nếu anh chị mua sản phẩm X trong ngày hôm nay sẽ được [chương trình khuyến mãi – giảm giá]. Cùng với đó là phần quà trị giá [tổng số tiền phần quà] đồng bao gồm: [ các phần quà] + [trị giá của từng phần quà].

Với ưu đãi lớn trong ngày hôm nay, anh chị chỉ cần mua sản phẩm X với giá chỉ còn [giá sản phẩm khi đã trừ đi các khoản giảm giá và ưu đãi].

Dòng máy này hiện đang là sản phẩm bán chạy nhất của cửa hàng. Với tính năng…, sản phẩm có thể….

Em thấy sản phẩm này khá phù hợp với [tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng].

– Nếu khách đồng ý thì tiến hành chuyển qua giai đoạn thanh toán. Ví dụ: Ngoài ra, sản phẩm X cửa hàng còn đang có chương trình thanh toán [nêu các hình thức thanh toán như trả góp, trả toàn bộ,…]. Không biết anh chị muốn thanh toán bằng hình thức nào ạ? Em làm các thủ tục sớm cho mình ạ.

– Nếu khách hàng không đồng ý thì tiếp tục tư vấn thêm về lợi ích, giá trị khách hàng nhận được khi mua sản phẩm X hoặc tư vấn sản phẩm phù hợp khác. Ví dụ: Anh chị còn quan tâm về sản phẩm nào khác không ạ? Em hỗ trợ anh chị thêm ạ! Hiện nay, các dòng máy…

>> Xem thêm: Các hình thức chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả

2.3. Cách báo giá cho khách hàng doanh nghiệp qua email

Báo giá cho khách hàng qua email đòi hỏi cao tính chuyên nghiệp. Thông thường, báo giá qua email thường áp dụng với đối tượng khách hàng là doanh nghiệp hoặc sản phẩm/ dịch vụ có giá trị cao. Trong email báo giá, bạn cần phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc thư tín thương mại. Những nội dung cần có trong email báo giá cho khách hàng doanh nghiệp bao gồm:

Hạng mục	Nội dung chi tiết
Tiêu đề email	Tên báo giá + Sản phẩm + Tên công ty
Lời giới thiệu	Kính gửi Ông/Bà [Tên khách hàng], Tôi là [Tên của bạn] đại diện cho Công ty [Tên công ty]
Nhu cầu của khách hàng	Tóm tắt nhu cầu của khách hàng và mục tiêu của email
Thông tin chi tiết về sản phẩm và dịch vụ	Mô tả các tính năng, lợi ích và giá trị mà sản phẩm/dịch vụ mang lại cho khách hàng
Thông tin về giá thành sản phẩm	Nêu chính xác giá thành của sản phẩm
Chương trình ưu đãi – giảm giá	Thông tin về chương trình ưu đãi – giảm giá (nếu có)
Chính sách bảo hành và hỗ trợ sau bán	Các chính sách bảo hành và hỗ trợ sau bán
Hiệu lực của báo giá	Thời gian có hiệu lực của các thông tin về giá, chương trình ưu đãi nêu trên.
Lời cảm ơn + Lời kêu gọi hành động CTA	Cảm ơn khách hàng đã quan tâm và kêu gọi họ hành động như liên lạc, mua hàng,…
Chữ ký và thông tin liên hệ	Chữ ký, chức vụ, và thông tin liên hệ như số điện thoại, địa chỉ email, và địa chỉ văn phòng.

Mẫu báo giá cho khách hàng doanh nghiệp qua email

BÁO GIÁ DỊCH VỤ PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH – CÔNG TY XYZ

Kính gửi Ông/Bà [Tên khách hàng],

Tôi là Nguyễn Thanh Trang, đại diện cho Công ty XYZ. Xin cảm ơn Ông/Bà đã quan tâm đến dịch vụ phân tích tài chính của chúng tôi.

Chúng tôi rất vui được giới thiệu đến Ông/Bà dịch vụ phân tích tài chính chuyên nghiệp và đáng tin cậy nhằm hỗ trợ công ty Ông/Bà đưa ra các quyết định tài chính chiến lược và hiệu quả.

Dưới đây là thông tin chi tiết về dịch vụ phân tích tài chính của chúng tôi:

Dịch vụ phân tích tài chính:

Tổng quan về phân tích tài chính
Phân tích tỷ suất lợi nhuận và tỷ suất sinh lời đầu tư
Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và tài chính
Phân tích biến động vốn
Dự báo và đánh giá rủi ro tài chính

Bảng giá dịch vụ:

Dưới đây là bảng giá các gói dịch vụ phân tích tài chính của chúng tôi:

Gói dịch vụ	Chi phí
Gói Cơ bản	$1,500
Gói Nâng cao	$2,500
Gói Tiêu chuẩn	$3,800
Gói Tùy chỉnh	Theo yêu cầu

Hiện tại, chúng tôi đang có chương trình khuyến mãi đặc biệt dành cho các khách hàng mới. Nếu Ông/Bà đăng ký sử dụng dịch vụ của chúng tôi trong vòng 30 ngày tới, chúng tôi sẽ giảm 10% chi phí cho gói dịch vụ đầu tiên.

Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ phân tích tài chính chất lượng cao và chuyên nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc yêu cầu hỗ trợ sau bán hàng, chúng tôi sẽ luôn sẵn lòng hỗ trợ Ông/Bà.

Bảng giá dịch vụ trên có hiệu lực trong vòng 60 ngày kể từ ngày gửi email này. Nếu Ông/Bà muốn biết thêm thông tin hoặc muốn bắt đầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại (0123-456-789) hoặc địa chỉ email (contact@xyz.com).

Rất mong nhận được sự hồi đáp từ phía Ông/Bà và hy vọng có cơ hội được hợp tác.

Trân trọng,

Nguyễn Thanh Trang

Công ty XYZ

Địa chỉ: Số 25 Lê Đức Hợi – Thanh Xuân – Hà Nội

Số điện thoại: 0123-456-789

Email: contact@xyzcompany.com

3. Sai lầm phổ biến trong báo giá

Trong hoạt động kinh doanh, báo giá là một bước quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng với khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại mắc phải những sai lầm tưởng chừng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ chốt hợp đồng. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất và cách để tránh:

3.1. Gửi báo giá quá trễ

Không ít trường hợp khách hàng phải chờ tới 3–5 ngày mới nhận được báo giá, trong khi họ thường so sánh cùng lúc nhiều nhà cung cấp. Điều này khiến doanh nghiệp mất đi lợi thế cạnh tranh. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần chuẩn hóa sẵn các mẫu báo giá, sử dụng phần mềm quản lý để phản hồi trong vòng 24 giờ, thậm chí nhanh hơn.

3.2. Thiếu thông tin quan trọng

Nhiều đơn vị chỉ liệt kê giá mà bỏ qua các chi tiết then chốt như thời gian triển khai, phạm vi dịch vụ, điều khoản thanh toán hay bảo hành. Điều này khiến khách hàng băn khoăn, phải hỏi lại nhiều lần và dễ mất niềm tin. Cách tốt nhất để khắc phục là chuẩn bị một checklist cố định, coi báo giá như bản tóm tắt hợp đồng, trong đó mô tả đầy đủ các hạng mục dịch vụ, tiến độ, quyền lợi và trách nhiệm của hai bên.

3.3. Không có hạn hiệu lực

Khi báo giá không nêu rõ ngày hết hạn, khách hàng thường trì hoãn ra quyết định, thậm chí vài tháng sau mới quay lại đòi áp dụng mức giá cũ. Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp nên đặt thời hạn hiệu lực từ 7 đến 15 ngày để vừa tạo tính khẩn trương, vừa giữ được sự chủ động trước biến động giá thị trường.

3.4. Gửi báo giá copy – paste

Nhiều báo giá chỉ thay đổi tên khách hàng nhưng nội dung y hệt nhau, khiến khách hàng cảm thấy không được coi trọng. Để tạo sự khác biệt, nhân viên kinh doanh nên điều chỉnh tối thiểu 20–30% nội dung theo đặc thù ngành hoặc nhu cầu riêng của khách hàng. Ví dụ, khi gửi báo giá cho doanh nghiệp sản xuất, có thể nhấn mạnh tính năng quản lý ca kíp, tính lương theo giờ tăng ca thay vì chỉ mô tả chung chung.

3.5. Không làm nổi bật giá trị mang lại

Cuối cùng, nhiều báo giá không làm nổi bật giá trị mang lại. Nếu chỉ liệt kê con số, khách hàng sẽ coi báo giá như một danh sách chi phí khô khan, thiếu sức thuyết phục. Cách hiệu quả là bổ sung mục “Lợi ích khách hàng nhận được” ngay sau bảng giá, kèm theo các con số đo lường cụ thể. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể nhấn mạnh việc phần mềm giúp giảm 40% thời gian xử lý thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự nhờ tự động hóa, hay cam kết hỗ trợ 24/7 với thời gian phản hồi tối đa 15 phút.

4. Đo lường hiệu quả báo giá

Một quy trình báo giá chỉ thực sự thành công khi doanh nghiệp biết cách đo lường và đánh giá hiệu quả của nó. Nếu không có số liệu cụ thể, rất khó xác định điểm mạnh, điểm yếu và cải thiện cho các lần báo giá tiếp theo. Một số chỉ số quan trọng cần theo dõi gồm:

4.1. Tỷ lệ chốt hợp đồng / tỷ lệ phản hồi

Đây là chỉ số quan trọng nhất phản ánh trực tiếp hiệu quả của báo giá.
Nếu doanh nghiệp gửi 100 báo giá mà chỉ có 10 khách hàng phản hồi thì tỷ lệ phản hồi là 10%. Trong số đó, nếu chỉ 3 khách hàng ký hợp đồng thì tỷ lệ chốt hợp đồng là 3%.
Chỉ số này cho biết báo giá có đủ sức thuyết phục hay không. Nếu tỷ lệ phản hồi thấp, nguyên nhân có thể do báo giá gửi quá trễ, thiếu thông tin hoặc chưa cá nhân hóa theo nhu cầu khách hàng.

4.2. Thời gian trung bình từ gửi báo giá đến ký hợp đồng

Thời gian xử lý ngắn cho thấy báo giá rõ ràng, dễ hiểu, khách hàng nhanh chóng ra quyết định.
Ngược lại, nếu thời gian kéo dài, có thể báo giá thiếu thông tin quan trọng, hoặc không làm nổi bật lợi ích khiến khách hàng phải cân nhắc nhiều lần.
Doanh nghiệp nên theo dõi chỉ số này theo từng tháng/quý để đánh giá khả năng rút ngắn chu kỳ bán hàng. Ví dụ: trước đây trung bình mất 20 ngày để chốt hợp đồng, sau khi cải tiến báo giá còn 12 ngày – tức hiệu quả đã tăng đáng kể.

4.3. Giá trị hợp đồng trung bình so với báo giá ban đầu

Chỉ số này đo lường sự khác biệt giữa giá trị thực tế ký kết và báo giá đề xuất ban đầu.
Nếu giá trị hợp đồng thường thấp hơn báo giá, doanh nghiệp cần xem lại chiến lược chiết khấu hoặc cách trình bày giá trị gia tăng trong báo giá.
Ngược lại, nếu hợp đồng ký cao hơn hoặc bằng báo giá ban đầu, điều đó chứng tỏ báo giá đủ sức thuyết phục và khách hàng tin tưởng chi trả cho giá trị được cam kết.

5. 4 Lưu ý khi báo giá cho khách hàng NVKD cần nắm rõ

Khi báo giá cho khách hàng, nhân viên kinh doanh (NVKD) cần nắm rõ các lưu ý và chú ý đến những yếu tố quan trọng sau: