Cách xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên hấp dẫn – Chìa khóa giữ chân nhân tài

Cùng với sự phát triển của xã hội, chế độ phúc lợi cho nhân viên đã trở thành bài toán “sống còn” buộc doanh nghiệp phải giải quyết nếu muốn gìn giữ đội ngũ nhân tài. Những thay đổi trong xu hướng quản trị nhân sự đòi hỏi doanh nghiệp cần xây dựng các chế độ đãi ngộ chuyên nghiệp, “chạm” đúng nhu cầu của nhân viên. Để giúp các nhà quản trị nhân sự hiểu đúng, đủ về chế độ phúc lợi, 1Office cung cấp quy trình xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên đạt chuẩn và mẫu chính sách phúc lợi tham khảo qua bài viết sau.

1. Chế độ phúc lợi cho nhân viên là gì?

Chế độ phúc lợi cho nhân viên là các chính sách đãi ngộ bên cạnh lương thưởng. Mục đích của chế độ phúc lợi là cung cấp những tiện ích cần thiết để đảm bảo sự thoải mái và tiện nghi cho người lao động, từ đó khích lệ tinh thần nhân viên và gia tăng năng suất. Chính sách phúc lợi có thể là những đãi ngộ tài chính như bảo hiểm, trợ cấp hoặc đãi ngộ phi tài chính liên quan đến sức khỏe, sự an toàn của nhân viên.

2. Các chế độ phúc lợi cho nhân viên trong doanh nghiệp

Phúc lợi bắt buộc 

Các chế độ phúc lợi bắt buộc là quyền lợi chính đáng của người lao động được pháp luật bảo vệ và quy định cụ thể trong Bộ luật Lao động. Theo đó, doanh nghiệp phải đáp ứng được các phúc lợi tối thiểu cho nhân viên, bao gồm:

• Trợ cấp ốm đau
• Thai sản
• Hưu trí
• Tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp
• Tử tuất
• Các loại bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN

Phúc lợi tự nguyện

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể triển khai các chế độ phúc lợi tự nguyện tùy thuộc vào khả năng và sự phù hợp với nhu cầu nhân viên. Phúc lợi tự nguyện rất đa dạng và được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, ví dụ như:

• Các chuyến du lịch, nghỉ dưỡng, team building
• Các chương trình đào tạo kỹ năng chuyên môn
• Kiểm tra sức khỏe định kỳ
• Các loại trợ cấp: Trợ cấp làm thêm giờ, Trợ cấp nghỉ lễ, Trợ cấp ăn trưa, Trợ cấp điện thoại, Trợ cấp đi lại, Trợ cấp nơi ở

3. Lợi ích của việc xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên

Giữ chân nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc

Chế độ phúc lợi cho nhân viên là một trong những phương pháp tốt nhất để nâng cao employee engagement (sự gắn kết của nhân viên). Khi nhận được sự quan tâm, đãi ngộ chu đáo, nhân viên sẽ cảm thấy gắn bó với tổ chức hơn. Nhờ đó doanh nghiệp có thể xây dựng được các chiến lược giữ chân nhân viên giỏi một cách hiệu quả.

Nâng cao năng suất lao động

Mục đích của các chính sách phúc lợi cho nhân viên là làm gia tăng sự thỏa mãn trong công việc của người lao động, từ đó cho họ động lực để làm việc năng suất hơn. Khi được cung cấp đầy đủ các điều kiện cần thiết, nhân viên sẽ không bị phân tâm bởi những vấn đề cá nhân như “cơm áo gạo tiền” và tập trung toàn thể cho công việc. 

Bứt phá tuyển dụng

Chế độ đãi ngộ là một công cụ hữu hiệu cho các nhà tuyển dụng trong việc thu hút nhân tài. Quan tâm hàng đầu của người lao động khi xem xét ứng tuyển vào công ty luôn là lương bổng và các chính sách đãi ngộ, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của họ. Bởi vậy, nếu như được xây dựng bài bản, chế độ đãi ngộ có thể được coi như “vũ khí” cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường nguồn nhân lực.

Các chính sách nhân sự quan trọng trong doanh nghiệp và cách xây dựng hiệu quả

4. Quy trình xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên từ A đến Z

Bước 1. Khảo sát & đánh giá nhu cầu nhân viên

Muốn xây dựng được chế độ phúc lợi doanh nghiệp hiệu quả, chạm đúng nhu cầu của nhân viên thì trước hết bạn cần phải biết được nhân viên của mình đang cần gì, họ gặp phải những vấn đề gì và mong muốn những giải pháp gì.

Khảo sát nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra và đánh giá tính bức thiết của những nhu cầu tồn tại trong đội ngũ nhân sự. Bạn có thể sử dụng đa dạng các hình thức khảo sát như bảng hỏi, phỏng vấn, nhóm, theo dõi hành vi người lao động.

Bước 2. Xác định mục tiêu 

Sau khi đã xác định được nhu cầu của nhân viên, bạn cần phát triển chúng thành các mục tiêu cho chính sách phúc lợi. Những mục tiêu này sẽ phải giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề của nhân viên và đáp ứng được nhu cầu của họ.

Ví dụ, nếu vấn đề của nhân viên là không cân bằng được giữa cuộc sống – công việc thì mục tiêu của chế độ phúc lợi sẽ là: nhằm nâng cao sức khỏe tinh thần của người lao động, giúp họ cảm thấy thoải mái khi làm việc.

Bước 3. Lập kế hoạch ngân sách

Bước tiếp theo bạn cần lên kế hoạch cụ thể cho các chế độ phúc lợi cho nhân viên. Yếu tố cần được quan tâm ở đây là chi phí mà doanh nghiệp sẽ bỏ ra để cung cấp phúc lợi cho người lao động. Các khoản chi cần được tính toán, cân nhắc một cách kỹ lưỡng để vừa đáp ứng được nhu cầu người lao động, vừa phù hợp với khả năng cho phép của doanh nghiệp.

Bước 4. Triển khai áp dụng & truyền thông nội bộ về phúc lợi

Sau khi đã hoàn thành bản kế hoạch của chính sách phúc lợi, việc tiếp theo là triển khai áp dụng bằng cách thông báo đến toàn thể nhân viên. Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin về chế độ phúc lợi bao gồm điều kiện được hưởng phúc lợi, đối tượng áp dụng, cách thức triển khai để đảm bảo nhân viên nắm bắt rõ ràng những quyền lợi của mình.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần truyền thông rộng rãi chính sách đến toàn thể người lao động và tiếp nhận những ý kiến đóng góp, sửa đổi nếu cần thiết. Điều này sẽ giúp chính sách nhận được nhiều sự quan tâm và ủng hộ của người lao động, hình ảnh doanh nghiệp cũng từ đó được nâng cao.

Bước 5. Đánh giá hiệu quả

Để biết được chế độ phúc lợi có đáp ứng được mục tiêu của tổ chức và phù hợp với nhân viên hay không, bạn cần thực hiện công tác theo dõi và đánh giá hiệu quả của chính sách. Những chỉ số mà doanh nghiệp có thể sử dụng để đo lường hiệu quả bao gồm: mức độ hài lòng của nhân viên, năng suất lao động, chỉ số gắn kết,…

5. Mẫu chính sách phúc lợi của công ty

Với mong muốn giúp Doanh nghiệp đa dạng các chính sách phúc lợi và xây dựng được khung chế độ phúc lợi chuẩn cho nhân viên, 1Office cung cấp đến bạn file mẫu bảng chế độ phúc lợi cho nhân viên.

Tải Mẫu chính sách phúc lợi của công ty TẠI ĐÂY

5. Xu hướng xây dựng chính sách đãi ngộ cho nhân viên mới nhất hiện nay

Những thay đổi của xã hội thời kỳ 4.0 đã khiến cho nhu cầu của người lao động cả trong đời sống lẫn công việc có sự chuyển dịch đáng kể. Một khảo sát được thực hiện bởi McKinsey & Company đã chỉ ra rằng:

• 51% người lao động được hỏi mong muốn đạt có sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc
• 49% người đề cao môi trường làm việc linh hoạt
• 56% mong muốn các chính sách hỗ trợ tài chính
• 47% quan tâm đến việc đảm bảo sức khỏe tinh thần khi làm việc

Vì vậy việc xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên không phải là cuộc chạy đua về số lượng nhằm lấp đầy bằng các khoản trợ cấp hay những chính sách không thiết thực. Thay vào đó, bài toán phúc lợi trong thời đại mới tập trung vào chất lượng – cụ thể là cá nhân hóa trải nghiệm cho nhân viên bằng các chế độ đãi ngộ linh hoạt.

Bảo vệ sức khỏe tài chính cho người lao động

Sức khỏe tài chính đề cập đến tình hình tài chính của cá nhân, liên quan đến các khoản thu nhập, tiết kiệm, các khoản chi trả để trang trải cuộc sống. Đối với người lao động, áp lực tài chính có thể tác động rất lớn đến năng suất làm việc, đặc biệt trong những giai đoạn biến động của xã hội và nền kinh tế. Những mối lo về “cơm áo gạo tiền” và các khoản phí phát sinh hàng tháng khiến họ luôn ở trong trạng thái căng thẳng và không thể chuyên tâm làm việc.

Vì vậy, việc triển khai kịp thời các chế độ phúc lợi đóng vai trò rất lớn trong việc cải thiện chất lượng đời sống của nhân viên. Những chính sách hỗ trợ thiết thực sẽ cung cấp cho người lao động “điểm tựa” tài chính vững vàng và giúp họ vơi bớt nỗi lo “cơm áo gạo tiền”, từ đó tập trung toàn thể cho công việc, năng suất lao động cũng vì thế được nâng cao.

Một số chế độ phúc lợi cho nhân viên mà doanh nghiệp có thể triển khai để nâng cao sức khỏe tài chính cho người lao động bao gồm:

• Triển khai chính sách ứng lương linh hoạt: Cho phép người lao động ứng trước tiền lương bất kỳ ngày nào trong tháng. Khoản tiền ứng sẽ được tính dựa trên số ngày công mà nhân viên đã làm được. Chính sách tạm ứng lương cho nhân viên không chỉ giúp đáp ứng nhu cầu tài chính phát sinh của người lao động mà còn tạo cảm giác thoải mái khi họ không phải đi vay tiền mà được ứng trước số tiền chính đáng mà mình làm ra.
• Xây dựng các quỹ hỗ trợ khẩn cấp: Các quỹ hỗ trợ này là chế độ phúc lợi cung cấp cho nhân viên khoản tiền cần thiết để ứng phó với những trường hợp khẩn cấp, khó khăn như: quỹ hỗ trợ Covid-19, quỹ hỗ trợ tai nạn,…
• Tổ chức chương trình tư vấn tài chính: Các chương trình này sẽ tư vấn cho người lao động cách làm thế nào để sử dụng nguồn tiền của mình hiệu quả. Nội dung của chương trình sẽ cung cấp kiến thức về cách lập kế hoạch ngân sách, sử dụng các công cụ theo dõi, đo lường tài chính, các quỹ tiết kiệm uy tín,… 

Xây dựng môi trường làm việc linh hoạt

Môi trường làm việc đã dần trở thành điều kiện cần thiết cho người lao động để làm việc được năng suất, hiệu quả. Một môi trường thoải mái, linh hoạt cho phép nhân viên sáng tạo, hăng hái hơn trong công việc, sức khỏe tinh thần cũng nhờ đó được đảm bảo.

Để xây dựng được một môi trường làm việc linh hoạt, thân thiện, bạn có thể cân nhắc các phương pháp sau

• Làm việc từ xa: Cung cấp sự linh hoạt trong phương thức làm việc của nhân viên. Với chính sách này, nhân viên chỉ cần đến văn phòng khi có những cuộc họp quan trọng. Những ngày còn lại, họ có thể lựa chọn làm việc tại nhà hoặc những nơi khác.

• Nới lỏng quy định về trang phục: Những nội quy quá gò bó có thể khiến nhân viên bức bối và không thoải mái. Vì vậy hãy nới lỏng quy định về trang phục, cụ thể chỉ cần mặc đồng phục công ty vào những ngày nhất định. Những ngày còn lại nhân viên có thể tùy ý mặc trang phục theo sở thích của bản thân. Điều này còn mang ý nghĩa ngầm thể hiện rằng, công ty tôn trọng cá tính và màu sắc riêng của mỗi cá nhân.

Chăm sóc sức khỏe tinh thần

• Chương trình chăm sóc, tư vấn tâm lý: Những chương trình này hướng đến việc cung cấp cho nhân viên những kiến thức cần thiết để họ có thể biết cách cân bằng giữa cuộc sống – công việc. Ngoài ra chính sách này cung cấp dịch vụ tư vấn đế từ những chuyên gia tâm lý để giúp đỡ các nhân viên đang gặp những vấn đề về sức khỏe tinh thần.
• Các hoạt động tăng cường sức khỏe tinh thần: Chỉ khi có một tinh thần khỏe mạnh và tâm lý vững vàng, nhân viên mới có đủ năng lượng để làm việc. Các hoạt động như yoga, thiền định là những phương pháp cần thiết để giải phóng căng thẳng mệt mỏi và nạp năng lượng cho nhân viên.
• Các tiện ích thư giãn: Đây là một liệu pháp “chữa lành tinh thần” hữu hiệu cho nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng. Những tiện ích mà công ty có thể cung cấp bao gồm các loại hình giải trí (máy chơi game), spa, hồ bơi,…

6. Phát triển các chế độ phúc lợi nhân viên chuyên nghiệp với phần mềm HRM

Muốn triển khai các chế độ đãi ngộ nhân viên trong doanh nghiệp hiệu quả thì chỉ áp dụng các chiến lược là chưa đủ mà cần phải sử dụng công nghệ tiên tiến để chuẩn hóa và tối ưu quy trình này.

Với mong muốn tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên và các nhà quản lý, 1Office đã phát triển phân hệ HRM – giải pháp giúp doanh nghiệp gỡ rối trong bài toán quản lý nhân sự.

Phần mềm 1Office sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược giữ chân nhân viên bài bản hỗ trợ bởi những tính năng ưu việt như:

• Đánh giá thành tích nhân viên minh bạch, công bằng thông qua bộ tiêu chí KPIs, OKRs được xây dựng phù hợp với quy chuẩn của doanh nghiệp
• Lập bảng lương tự động, nhanh chóng, trả lương trực tiếp trên phần mềm liên kết với ngân hàng MB Bank
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp với mạng nội bộ – cầu nối giữa nhân viên với nhà quản lý

Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả những thông tin cần thiết về xây dựng các chế độ phúc lợi cho nhân viên. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.