Chi phí sản xuất chung là gì? Cách kiểm soát tối ưu chi phí
Việc phân bổ và hạch toán chi phí sản xuất chung đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá thành sản phẩm, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả. Hãy cùng 1Office tìm hiểu khái niệm và cách phân bổ chi phí sản xuất chung trong bài viết dưới đây nhé!
1. Chi phí sản xuất chung là gì?
Căn cứ theo Điều 87 Thông tư Số 200/2014/TT-BTC quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp, cụ thể là chi phí sản xuất chung như sau:
Chi phí sản xuất chung là toàn bộ những khoản chi phí phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh chung phát sinh ở phân xưởng, bộ phận, công trường,… trong đó không bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
Như vậy, đây là khoản chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ. Việc phân bổ chi phí sản xuất chung một cách chính xác sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá thành sản phẩm, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả.
>> Xem thêm: Chi phí sản xuất là gì? Phân loại, Ví dụ và Công thức tính
2. Chi phí sản xuất chung bao gồm những gì?
Theo quy định tại Điều 87 của Thông tư trên, chi phí sản xuất chung phản ánh trên TK 627 phải được hạch toán theo 2 loại là chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi. Cụ thể:
- Chi phí sản xuất chung cố định: Là những khoản chi phí không bị thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo dưỡng, chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất.
- Chi phí sản xuất chung biến đổi: Là những khoản chi phí thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp.
Dưới đây là một số khoản chi phí sản xuất chung thường gặp trong doanh nghiệp:
- Chi phí nguyên vật liệu và vật liệu phụ gián tiếp: bao gồm chi phí mua sắm, vận chuyển, bảo quản, sử dụng các loại nguyên vật liệu, vật liệu phụ phục vụ cho quá trình sản xuất, không bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp.
- Chi phí nhân công gián tiếp: bao gồm chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, bảo hiểm,… của nhân viên phục vụ cho quá trình sản xuất, không bao gồm nhân công trực tiếp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm chi phí thuê ngoài các dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh chung như chi phí điện, nước, điện thoại, internet, chi phí thuê kho bãi,…
- Chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất: bao gồm chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, bảo hiểm,… của nhân viên quản lý hành chính ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất.
>> Xem thêm: Chi phí ẩn là gì? Phân loại & Công thức tính Implicit Cost
3. Cách phân bổ chi phí sản xuất chung
Vào cuối kỳ kinh doanh, việc phân bổ chi phí sản xuất chung được tính toán dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất – là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong các điều kiện sản xuất bình thường. Cụ thể:
| Trường hợp | Chi phí sản xuất chung cố định | Chi phí sản xuất chung biến đổi |
| Mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình thường | Chi phí SXC cố định được phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức sản xuất thực tế phát sinh.
Khoản chi phí SXC cố định của mỗi đơn vị sản phẩm sẽ giảm khi sản lượng sản xuất tăng lên. |
Chi phí SXC biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh. |
| Mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường | Chi phí SXC cố định được phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thường.
Khoản chi phí sản xuất chung không phân bổ được ghi nhận là giá vốn hàng bán trong kỳ. |
Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung trong quá trình sản xuất, kinh doanh
4. Công thức tính chi phí sản xuất chung
4.1. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 627
Theo Khoản 2 Điều 87 Thông tư Số 200/2014/TT-BTC, chi phí sản xuất chung được ghi nhận vào tài khoản 627. Đây là tài khoản không có số dư cuối kỳ và bao gồm 6 tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 6271 – Chi phí nhân viên phân xưởng: Phản ánh các khoản chi phí tiền lương, phụ cấp, ăn giữa ca, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận sản xuất.
- Tài khoản 6272 – Chi phí vật liệu: Bao gồm các khoản chi phí vật liệu xuất dùng cho phân xưởng, như vật liệu dùng để sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ, công cụ, dụng cụ thuộc phân xưởng quản lý và sử dụng, chi phí lán trại tạm thời,…
- Tài khoản 6273 – Chi phí dụng cụ sản xuất: Phản ánh các khoản chi phí về công cụ, dụng cụ xuất dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của phân xưởng, bộ phận, tổ, đội sản xuất.
- Tài khoản 6274 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Gồm các khoản chi phí khấu hao TSCĐ dùng trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và TSCĐ dùng chung cho hoạt động của phân xưởng, bộ phận, tổ, đội sản xuất.
- Tài khoản 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của phân xưởng, bộ phận sản xuất như: chi phí sửa chữa, chi phí thuê ngoài, chi phí điện, nước, điện thoại, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ (đối với doanh nghiệp xây lắp).
- Tài khoản 6278 – Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí bằng tiền ngoài các chi phí đã kể trên phục vụ cho hoạt động của phân xưởng, bộ phận, tổ, đội sản xuất.
Các tài khoản trên là cơ sở để xác định tổng các chi phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh, không bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
4.2. Cách tính chi phí sản xuất chung – Hạch toán tài khoản 627
Công thức tính chi phí sản xuất chung là tổng hợp của 6 tài khoản cấp 2 của TK 627, bao gồm TK 6271, TK 6272, TK 6273, TK 6274, TK 6277 và TK 6278.
| Chi phí sản xuất chung = Chi phí nhân viên xưởng + Chi phí vật liệu + Chi phí dụng cụ sản xuất + Chi phí khấu hao TSCĐ + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí bằng tiền khác |
Các khoản chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ được ghi nhận vào bên Nợ tài khoản 627. Số tiền chi phí sản xuất chung thực tế đã phát sinh và được thanh toán trong kỳ được ghi nhận vào bên Có tài khoản 627.
Đối với các khoản chi phí sản xuất chung không phân bổ được, cuối kỳ sẽ được kết chuyển sang bên Nợ tài khoản 154.
4.3. Ví dụ một số giao dịch kinh tế chủ yếu của tài khoản 627
Vào cuối kỳ kinh doanh, công ty điện tử A có tổng số phát sinh Nợ của tài khoản 627 là 75.000.000 VNĐ, trong đó:
- Chi phí SXC cố định là 21.000.000 VNĐ và chi phí SXC biến đổi là 54.000.000 VNĐ
- Công suất máy móc thiết bị trong điều kiện bình thường là 3000 sản phẩm.
Nếu số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ là 2500 sản phẩm. Hãy xác định chi phí sản xuất chung kết chuyển để tính giá thành? Lập bút toán định khoản?
Hướng dẫn:
Do công suất máy móc thiết bị trong điều kiện bình thường là 3000 sản phẩm nên xảy ra 2 trường hợp như sau:
- TH1: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ > hoặc = 3000, thì chi phí sản xuất chung cố định và biến đổi được tính hết vào giá thành sản phẩm.
- TH2: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ < 3000, thì chi phí SXC biến đổi tính vào giá thành sản phẩm, chi phí SXC cố định được phân bổ theo hiệu suất máy móc thiết bị trong điều kiện bình thường vào giá thành sản phẩm và giá vốn hàng bán (chi phí trong kỳ)
Cụ thể, nếu số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ là 2500 sản phẩm (thấp hơn công suất bình thường) thì cách tính chi phí sản xuất chung được xác định như sau:
- Chi phí SXC biến đổi = 54.000.000 VNĐ
- Chi phí SXC cố định tính vào giá thành = 21.000.000 x (2500/3000) = 17.500.000 VNĐ
- Chi phí SXC cố định tính vào chi phí trong kỳ = 21.000.000 x (1- 2500/3000) = 3.500.000 VNĐ
Từ đó, kế toán tiến hành hạch toán và lập bút toán định khoản:
- Nợ TK 154: (54.000.000 + 17.500.000) = 71.500.000 VNĐ
- Nợ TK 632: 3.500.000 VNĐ
- Có TK 627: 75.000.000 VNĐ
5. Lưu ý khi hạch toán TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Khi phân bổ và hạch toán tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Tiền lương được ghi nhận vào TK 627 là lương của nhân viên quản lý, cần phân biệt với lương nhân công trực tiếp tạo ra sản phẩm được hạch toán vào TK 622.
- Chi phí nguyên vật liệu ghi nhận vào TK 627 là các công cụ dùng cho phân xưởng, nhà quản trị cần phân biệt với nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất ở TK 621.
- Khi hạch toán các khoản chi phí sản xuất chung, kế toán cần căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
- Việc phân bổ chi phí sản xuất chung cần căn cứ vào tiêu thức phân bổ hợp lý và phải được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
- Các khoản chi phí sản xuất chung thực tế đã phát sinh và được thanh toán trong kỳ được ghi nhận vào bên Có tài khoản 627.
- Cuối kỳ, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu số liệu trên báo cáo kinh doanh để đảm bảo tính chính xác. Đối với chi phí sản xuất chung không được phân bổ sẽ được kết chuyển sang tài tài khoản 154 – Chi phí sản xuất.
6. Những sai lầm thường gặp khi phân bổ chi phí sản xuất chung
Phân bổ chi phí sản xuất chung (SXC) là bước quan trọng trong việc tính toán giá thành sản phẩm. Đây là chi phí gián tiếp nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính và quyết định quản trị. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp thường gặp phải những sai lầm sau:
6.1. Không tách bạch chi phí cố định và biến đổi
Một trong những lỗi lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là gộp toàn bộ chi phí sản xuất chung (SXC) vào một nhóm, không phân loại thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Hậu quả là khi sản lượng thay đổi, chi phí phân bổ cho từng sản phẩm không còn chính xác.
Ví dụ, trong kỳ sản xuất thấp hơn bình thường, chi phí cố định như khấu hao máy móc hay tiền thuê nhà xưởng vẫn giữ nguyên, khiến giá thành đơn vị tăng cao một cách bất hợp lý. Điều này gây sai lệch trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của sản phẩm.
6.2. Sử dụng tiêu thức phân bổ thiếu hợp lý
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chọn cách phân bổ dựa vào “giờ công lao động” hoặc “giờ máy hoạt động”. Tuy nhiên, không phải lúc nào đây cũng là cơ sở phù hợp. Với những ngành có chi phí phát sinh từ số lần setup máy, diện tích nhà xưởng hoặc số lô sản xuất, việc chỉ dùng một tiêu thức cố định sẽ làm kết quả bị méo mó:
-
Sản phẩm đơn giản thường bị “cõng” quá nhiều chi phí.
-
Sản phẩm phức tạp lại bị đánh giá thấp chi phí thực tế.
Điều này khiến giá thành sản phẩm không phản ánh đúng nguồn lực tiêu hao, gây khó khăn khi doanh nghiệp muốn đưa ra quyết định định giá hoặc phân tích lợi nhuận.
6.3. Không điều chỉnh theo công suất bình thường
Một sai sót phổ biến khác là phân bổ chi phí cố định dựa trên sản lượng thực tế. Khi sản lượng thấp hơn dự kiến, chi phí cố định được phân bổ cho ít sản phẩm hơn, khiến giá thành đơn vị bị tăng cao bất thường.
Chuẩn mực kế toán quy định chi phí cố định cần được phân bổ theo công suất bình thường (normal capacity), tức là mức sản lượng trung bình có thể đạt được trong điều kiện sản xuất ổn định. Nếu không tuân thủ, giá thành sẽ không phản ánh đúng năng lực sản xuất, dẫn tới báo cáo tài chính méo mó và kế hoạch kinh doanh thiếu chính xác.
6.4. Thiếu dữ liệu chính xác và kịp thời
Việc ghi nhận thủ công, chậm cập nhật hoặc thiếu minh bạch trong thống kê giờ máy, chi phí điện nước, vật liệu phụ… sẽ khiến dữ liệu đầu vào không đáng tin cậy.Khi dữ liệu sai, việc phân bổ SXC sẽ không phản ánh đúng thực tế, gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí và tối ưu sản xuất.
Ngoài ra, thiếu dữ liệu kịp thời còn khiến doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định nhanh chóng, bỏ lỡ cơ hội cải tiến hoặc cắt giảm chi phí.
6.5. Không cập nhật phương pháp phân bổ theo thay đổi thực tế
Môi trường sản xuất luôn biến động: danh mục sản phẩm đa dạng hơn, công nghệ mới được áp dụng, hoặc quy trình thay đổi. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn giữ nguyên cách phân bổ cũ, vốn chỉ phù hợp với giai đoạn trước. Điều này dẫn đến kết quả phân bổ ngày càng xa rời thực tế.
Doanh nghiệp cần định kỳ rà soát, điều chỉnh tiêu thức phân bổ, thậm chí áp dụng các phương pháp hiện đại hơn như Activity-Based Costing (ABC) để đảm bảo tính chính xác.
7. Vai trò của chi phí sản xuất chung trong việc tính giá thành sản phẩm
Chi phí sản xuất chung (SXC) là một thành phần quan trọng trong cơ cấu giá thành, dù không trực tiếp gắn liền với một sản phẩm cụ thể nhưng lại ảnh hưởng mạnh mẽ đến toàn bộ quá trình quản trị chi phí và lợi nhuận. Vai trò của chi phí sản xuất chung có thể nhìn nhận ở nhiều khía cạnh sau:
7.1. Xác định chính xác giá thành sản phẩm
Công thức tính giá thành sản phẩm không chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, mà còn phải phân bổ hợp lý phần chi phí sản xuất chung. Nếu doanh nghiệp bỏ sót hoặc phân bổ sai, giá thành sản phẩm sẽ bị méo mó, dẫn đến việc định giá thiếu chính xác. Hệ quả là sản phẩm có thể bị định giá quá cao, làm giảm sức cạnh tranh, hoặc quá thấp, khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng “bán lỗ mà không biết”.
7.2. Cơ sở cho việc định giá và chiến lược cạnh tranh
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp định giá dựa trên chi phí cộng biên lợi nhuận. Khi chi phí sản xuất chung được phân bổ chuẩn xác, doanh nghiệp mới có cơ sở vững chắc để đưa ra mức giá phù hợp với thị trường, vừa đảm bảo cạnh tranh vừa duy trì lợi nhuận kỳ vọng. Ngược lại, nếu số liệu sai lệch, toàn bộ chiến lược giá có thể bị phá vỡ, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
7.3. Ảnh hưởng đến cơ cấu sản phẩm và chiến lược sản xuất
Chi phí sản xuất chung được phân bổ hợp lý giúp doanh nghiệp nhìn rõ sản phẩm nào mang lại lợi nhuận cao, sản phẩm nào đang làm giảm biên lợi nhuận chung. Từ đó, nhà quản trị có thể ra quyết định chiến lược như: tiếp tục đầu tư mở rộng sản phẩm sinh lợi, cải tiến sản phẩm kém hiệu quả hoặc loại bỏ những dòng sản phẩm gây lỗ. Đây là cơ sở quan trọng để tối ưu danh mục sản phẩm và định hướng sản xuất dài hạn.
7.4. Đáp ứng yêu cầu kế toán và báo cáo tài chính
Phân bổ chi phí sản xuất chung đúng chuẩn mực kế toán không chỉ đảm bảo tính minh bạch và độ tin cậy của báo cáo tài chính, mà còn hỗ trợ quản trị nội bộ. Doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết hiệu quả hoạt động của từng phân xưởng, bộ phận, từ đó phát hiện điểm yếu, lãng phí để kịp thời điều chỉnh.
8. Giải pháp cắt giảm chi phí sản xuất chung, tăng lợi nhuận kinh doanh hiệu quả
Như vậy, chi phí SXC là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá thành và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó việc cắt giảm chi phí này là một trong những giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp thu lại lợi nhuận cao hơn. Một số cách giảm chi phí sản xuất chung mà doanh nghiệp nên áp dụng như:
- Tăng cường quản lý chi phí bằng việc xây dựng hệ thống quản lý chặt chẽ, khoa học nhằm theo dõi, phân tích và kiểm soát chi phí sản xuất chung một cách hiệu quả.
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, thời gian và nhân công. Ví dụ như sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng, cải thiện hệ thống chiếu sáng, quản lý sử dụng năng lượng,…
- Đầu tư đào tạo, nâng cao tay nghề cho người lao động góp phần nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí nhân công.
- Cân nhắc việc tự sản xuất các sản phẩm, dịch vụ cần thiết, thay vì mua ngoài đồng thời luôn sẵn sàng tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp tốt hơn.
- Tăng cường quản lý kho bãi, tránh để tồn kho quá nhiều và thực hiện bảo trì, sửa chữa thiết bị, máy móc thường xuyên để giảm thiểu chi phí sửa chữa đột xuất.
- Ứng dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại vào sản xuất, kinh doanh giúp tự động hóa quy trình, nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí sản xuất chung.
Trong đó, phần mềm quản lý thu chi 1Office là một giải pháp quản lý tài chính toàn diện. 1Office giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát các khoản thu chi bao gồm cả chi phí SXC, từ đó nhà quản trị có thể đưa ra các biện pháp sử dụng phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và thu về lợi nhuận.
Trải nghiệm ngay bản demo dùng thử tính năng quản lý thu chi 1Office miễn phí ngay hôm nay!
Qua bài viết mà 1Office vừa chia sẻ, hy vọng đã giúp Quý doanh nghiệp phần nào hiểu hơn về việc phân bổ và hạch định chi phí sản xuất chung. Bên cạnh đó, việc cắt giảm chi phí SXC là một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự nỗ lực của toàn bộ nhân lực. Doanh nghiệp cần lựa chọn các giải pháp phù hợp với tình hình thực tế của mình để đạt được hiệu quả cao nhất. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý thu chi 1Office, hãy liên hệ với chung tôi qua:
- Hotline: 083 483 8888
- Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn
