Chuyển đổi số cùng 1Office: Bứt phá ngoạn mục của Weilaiya

1. Công ty Weilaiya với bề dày hoạt động gần 30 năm

Weilaiya (Wei Laiya) ra đời từ năm 1985, bắt nguồn từ thương hiệu riêng dành cho hệ thống Salon cao cấp của Đức, được thành lập tại Frankfurt, một trong những thiên đường lãng mạn của nước Đức. Trước đây Weilaiya chỉ nghiên cứu, sáng chế và cung cấp các sản phẩm chăm sóc tóc thiết kế dành riêng cho hệ thống Salon và Spa cao cấp, do một người Trung Hoa sáng tạo nên.

Năm 2005, Weilaiya đăng ký thương hiệu quốc gia, lần đầu tiên đưa ra quan điểm “Coi sắc đẹp và sức khỏe là tiêu chí phát triển trọng tâm”, tiêu chí này đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc phát triển các sản phẩm chăm sóc tóc và da, đồng thời cũng đánh dấu sự bắt đầu một giấc mơ đẹp.

Năm 2012, Weilaiya bắt đầu khai thác lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử, vươn mình hợp tác với các đối tác tầm quốc tế như Givaudan, nơi chuyên sản xuất Chanel, thương hiệu nổi tiếng thế giới. Từ đó phát triển hơn nữa về chuyên môn, nâng cao nhận thức thương hiệu.

Năm 2015, Weilaiya thành lập công ty hoạt động trong nước đầu tiên tại HongKong, đăng ký cho Vella Biotech Co., LTD.

Năm 2016, Weilaiya chính thức mở thêm văn phòng tại Tòa nhà hạng A, Trung tâm tài chính Greenland, Quảng Châu, Trung Quốc. Thành lập các hoạt động quốc tế, các hoạt động quản lý thương hiệu có hệ thống và quốc tế để tiếp tục thực hiện giấc mơ phát triển vươn rộng khu vực Châu Á.

Năm 2017, Weilaiya ký hợp đồng phân phối độc quyền tại Việt Nam với công ty Wonder Union. Đây là một bước đi lịch sử của Weilaiya trong việc mở rộng thị trường sang các nước Đông Nam Á có nhu cầu làm đẹp an toàn cho sức khỏe ngày càng cao, đặc biệt là Việt Nam.

Năm 2019, chỉ 14 năm sau khi từ một công ty nhỏ tại Đức trở thành phát triển mạnh tại HongKong, Weilaiya chính thức khẳng định là một trong những thương hiệu mỹ phẩm có tốc độ phát triển như vũ bão, lan tỏa toàn khu vực. Đến nay mạng lưới đã vươn rộng ra 23 nước trên thế giới bao gồm Đức, Mỹ, Anh, Malaysia, Singapore, Đài Loan, Việt Nam,…

Với sứ mệnh Beauty – Achieve – Dream (vẻ đẹp chạm tới ước mơ), Weilaiya không chỉ mang đến vẻ đẹp mà còn giúp mỗi người phụ nữ làm chủ mơ ước, đạt tới khát vọng của mình, khiến họ tự tin và hạnh phúc hơn trên mọi hành trình.

2. Quản lý thủ công – Rào cản kìm hãm sự phát triển của Weilaiya

Trước khi bắt tay cùng 1Office, Weilaiya chìm trong “cơn ác mộng” quản lý thủ công với vô vàn khó khăn:

Quản lý thủ công: Rườm rà, tốn thời gian và dễ sai sót

• Quy trình rườm rà: Việc quản lý thủ công bao gồm nhiều bước phức tạp, từ tiếp nhận yêu cầu, xử lý thông tin, giao việc cho nhân viên đến theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả. Quá trình này tốn nhiều thời gian và nhân lực, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
• Dễ xảy ra sai sót: Weilaiya sử dụng nhiều loại giấy tờ, sổ sách để ghi chép thông tin, dẫn đến nguy cơ sai sót cao. Việc thiếu hệ thống quản lý thống nhất khiến việc theo dõi và kiểm soát dữ liệu trở nên khó khăn.
• Mất nhiều thời gian cho công việc hành chính: Nhân viên Wailaiya phải dành nhiều thời gian cho các công việc thủ công như sắp xếp giấy tờ, lưu trữ hồ sơ, báo cáo bằng Excel,…. Việc này khiến họ không thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

Giao nhận việc qua Zalo: Thông tin bị trôi, thất lạc

• Bỏ lỡ nhiều thông tin: Việc trao đổi công việc qua tin nhắn Zalo khiến thông tin dễ bị trôi, thất lạc. Nhân viên khó tìm kiếm lại thông tin khi cần thiết, dẫn đến sự chậm trễ và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
• Khó quản lý tiến độ: Việc theo dõi tiến độ công việc qua Zalo rất khó khăn và thiếu chính xác. Ban lãnh đạo Weilaiya không thể nắm bắt được tình hình thực tế của các dự án, dẫn đến việc đưa ra quyết định không phù hợp.
• Thiếu tính bảo mật: Việc chia sẻ thông tin công việc qua Zalo tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin, ảnh hưởng đến uy tín và lợi ích của doanh nghiệp.

Báo cáo thống kê: Thủ công, tốn thời gian và thiếu chính xác

• Thu thập dữ liệu thủ công: Việc thu thập dữ liệu từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp rất tốn thời gian và công sức. Dữ liệu thường không đầy đủ và không chính xác, ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo.
• Báo cáo thủ công: Việc tạo báo cáo bằng Excel rất tốn thời gian và công sức. Báo cáo thường thiếu trực quan và không đầy đủ thông tin, khiến ban lãnh đạo khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Thiếu tính cập nhật: Báo cáo thủ công thường không được cập nhật thường xuyên, dẫn đến việc ban lãnh đạo không nắm bắt được tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Phương thức quản lý thủ công và hệ thống giao nhận công việc thiếu hiệu quả đã kìm hãm sự phát triển của Weilaiya. Việc thiếu hệ thống báo cáo thống kê chính xác và cập nhật khiến ban lãnh đạo gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định. Chuyển đổi số bằng cách áp dụng hệ thống quản lý thông minh là giải pháp cần thiết giúp Weilaiya giải quyết những rào cản này và hướng đến sự phát triển bền vững trong tương lai.

3. Hành trình Weilaiya số hoá toàn bộ doanh nghiệp cùng 1Office

Weilaiya đã có một bước ngoặt ngoạn mục khi bắt tay chuyển đổi số toàn bộ doanh nghiệp cùng 1Office. Hệ thống quản lý thông minh của 1Office đã mang đến cho doanh nghiệp này những lợi ích to lớn, giúp Weilaiya nâng cao hiệu quả hoạt động và bứt phá.

Đánh giá hiệu quả công việc “trong tầm tay”

1Office cung cấp hệ thống báo cáo trực quan, giúp ban lãnh đạo Weilaiya dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên, bộ phận. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định khen thưởng, động viên kịp thời, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

Giao nhận việc “nhanh như chớp”, không lo sót việc

Với 1Office, việc giao nhận công việc trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết. Hệ thống giúp tự động hóa quy trình, thông báo đến người nhận và theo dõi tiến độ thực hiện. Nhờ vậy, Weilaiya hoàn toàn yên tâm không lo sót việc, đảm bảo tiến độ chung của dự án.

Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả

1Office giúp Weilaiya tiết kiệm thời gian chấm công, tính lương hàng tháng. Nhân viên dễ dàng theo dõi bảng công, bảng lương của mình một cách minh bạch, rõ ràng. Hệ thống cũng giúp hạn chế thời gian giải quyết đơn từ, khiếu nại, nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên.

Quy trình công việc “trơn tru” như ý

1Office giúp Weilaiya tối ưu hóa quy trình công việc, loại bỏ các bước thủ công rườm rà, tăng cường sự kết nối và phối hợp giữa các bộ phận. Nhờ vậy, quy trình hoạt động trở nên trơn tru, hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Weilaiya đã có một quyết định sáng suốt khi lựa chọn 1Office là người đồng hành trong hành trình chuyển đổi số của mình bởi sự phù hợp và hiệu quả với mô hình vận hành doanh nghiệp:

• 1Office đáp ứng tốt nhu cầu quản lý nội bộ của doanh nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề tồn tại trước đây.
• Giải pháp tổng thể, có sự liên kết giữa các phân hệ và tính năng, giúp đồng bộ dữ liệu dễ dàng.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi và sử dụng hệ thống hiệu quả.

Với những lợi ích to lớn đó, Weilaiya đã khẳng định vị thế của mình trên thị trường và hướng đến những mục tiêu phát triển xa hơn trong tương lai. Chuyển đổi số cùng 1Office là minh chứng cho hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp. Câu chuyện của Weilaiya là lời khuyên cho những doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi số. Hãy lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp để có thể gặt hái được những thành công như Weilaiya.