10 Công Cụ Quản Lý Dự Án Hiệu Quả Và Tốt Nhất Năm 2023

Công cụ quản lý dự án là một trong những giải pháp được ưa chuộng và sử dụng phổ biến cho cá nhân, doanh nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm giúp quản lý dự án hiệu quả, tăng năng suất làm việc của nhân viên và tiết kiệm tối đa thời gian trong quá trình đo lường đánh giá, dự án. Tuy nhiên công cụ quản trị dự án nào hiệu quả và dễ sử dụng nhất khi phải lựa chọn giữa hàng ngàn phần mềm hiện nay? Hãy cùng 1Office tìm câu trả lời ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

1. Công cụ quản lý dự án là gì?

Công cụ quản lý dự án được hiểu là những phần mềm, ứng dụng hỗ trợ cá nhân/nhóm/doanh nghiệp quản lý công việc, theo dõi tiến độ và đánh giá công việc trong suốt quá trình thực hiện dự án. Hiện nay có nhiều loại công cụ quản trị dự án như: công cụ tính phí, công cụ không tính phí chia theo từng chức năng như: công cụ quản lý tổng thể/ đầu tư, chia theo lĩnh vực như: phần mềm quản lý dự án xây dựng/sản xuất…. Nhưng hầu hết các công cụ quản lý dự án hiện nay đều đáp ứng những tính năng theo quy trình cơ bản sau: 

• Lập kế hoạch dự án
• Thực hiện dự án
• Theo dõi và giám sát dự án
• Đánh giá kết quả dự án

>> Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Quy trình quản lý dự án theo ISO cho doanh nghiệp

2. Các công cụ quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Như đã nói ở trên, có rất nhiều công cụ quản lý dự án phù hợp tùy theo độ phức tạp, lĩnh vực của dự án. Để đáp ứng nhu cầu của người dùng, 1Office sẽ điểm danh một số công cụ quản trị dự án phổ biến, được nhiều người sử dụng, bao gồm cả bản tính phí và miễn phí để doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn, phù hợp với ngân sách của mình.

2.1 Công cụ quản lý dự án miễn phí

Quản lý dự án bằng Excel

Excel là một trong những công cụ quản lý dự án miễn phí và được ưa chuộng nhất hiện nay. Với thao tác đơn giản, dễ sử dụng, Excel giúp người dùng tạo lập và theo dõi những quy trình đơn giản, không phức tạp. Ngoài ra, Excel còn cho phép nhiều người dùng có thể truy cập cùng lúc (với bản excel online) và thêm, bớt người vào dự án bằng cách mở quyền truy cập cho từng cá nhân sử dụng.

Nhược điểm:

• Không thể gắn tài liệu hay lưu trữ nhiều dữ liệu trên 1 file excel
• Không có tính năng thông báo cho các thành viên khi có dữ liệu được update
• Giao diện bị bó hẹp, không có nhiều dạng triển khai so với khi sử dụng phần mềm
• Khó khăn khi sử dụng bằng di động
• Chỉ phù hợp để quản lý dự án cá nhân hoặc nhóm có quy mô nhỏ

Công cụ quản lý dự án bằng Trello (bản miễn phí)

Trello là phần mềm quản lý dự án có cả bản tính phí và miễn phí. Với bản miễn phí, Trello cho phép người dùng sử dụng trọn đời mà không phải mất một khoản chi phí nào. Tuy nhiên người dùng chỉ được sử dụng các tính năng và dung lượng nhất định.

Một số tính năng chính nằm trong gói sử dụng miễn phí của Trello:

• Cho phép đính kèm tệp dưới 10MB/file
• Cho phép thêm các nhiệm vụ (Task) vào bảng công việc hàng ngày
• Quản lý không giới hạn số bảng, danh sách công việc được tạo
• Sử dụng 10 bảng nhóm để quản lý công việc nhóm.

Tham khảo ngay: Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc

3. Công cụ quản lý dự án có tính phí

Nếu doanh nghiệp, dự án của bạn phức tạp và có tính chuyên môn cao thì việc lựa chọn các công cụ quản lý dự án có tính phí sẽ có tính chuyên môn hóa sâu hơn, tiện ích đa dạng hơn. Dưới đây là một số công cụ quản trị dự án hiệu quả, chuyên nghiệp và tiện lợi.

3.1 Công cụ quản lý dự ấn Jira Software

JIRA là một công cụ phần mềm quản lý dự án xây dựng Oline, công việc từ công ty phần mềm Atlassian. Phần mềm được thiết kế giúp người dùng lập kế hoạch và theo dõi dự án bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả).

Tuy nhiên phần mềm còn tồn tại một số nhược điểm như: Giao diện còn phức tạp, khó sử dụng khi chưa được đào tạo, làm quen về phần mềm mất nhiều thời gian. Đặc biệt, phần mềm chỉ giới hạn về một số lĩnh vực nhất định, chỉ phù hợp với các team công nghệ, phát triển phần mềm, hoặc các team làm việc theo phương pháp agile.

Chi phí ứng dụng phần mềm Jira sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác. Bạn có thể lựa chọn một số phương án như sau: Đối với các nhóm nhỏ: 10 USD/ tháng/ người cho nhóm tối đa 10 người. Đối với các nhóm đang phát triển: 75 USD/ tháng/ người cho nhóm tối đa 15 người.

3.2 Công cụ quản lý dự án Monday

Là một trong những công cụ quản lý dự án hiệu quả trên thị trường hiện nay. Phần mềm phù hợp với các phòng ban, các thành viên làm việc từ xa bằng và tích hợp mọi thông tin trên một nền tảng, giúp nhà quản lý bao quát được toàn bộ công việc dễ dàng để đưa ra các quyết định quan trọng.Tuy nhiên, phần mềm chỉ phù hợp với các đội nhóm phải làm việc từ xa, có quy mô vừa và lớn.

Hiện nay, Monday chỉ hỗ trợ 4 gói giải pháp khác nhau về mức độ chuyên sâu tính năng bao gồm: gói Basic ($8/tài khoản/tháng), Standard ($10/tài khoản/tháng), Pro ($16/tài khoản/tháng) và Enterprise (liên hệ với nhà cung cấp để nhận báo giá). Đây là mức giá cao mà không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng chi trả.

3.3 Công cụ quản lý dự án 1Office

Công cụ quản lý dự án 1Office là một trong những công cụ quản lý dự án hiệu quả, chuyên nghiệp nhất hiện nay. Sở hữu nhiều tính năng, ưu điểm vượt trội, phần mềm giúp người quản lý có thể quản lý toàn bộ dự án, công việc trên một nền tảng duy nhất. Từ đó, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả dự án tiện lợi, chính xác và thao tác mọi lúc, mọi nơi dễ dàng.