Đại chiến Covid-19: Quản lý nhân sự và làm việc từ xa

Dịch bệnh Covid-19 một lần nữa lại làm khiến cho hầu hết doanh nghiệp phải “chao đảo” tìm cách ứng biến với tình hình. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp bắt buộc phải yêu cầu làm việc trực tuyến tại nhà để đảm bảo an toàn. Điều này đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp, tổ chức phải nhanh chóng thích nghi và chuyển mình kịp thời để vững vàng vượt qua mùa dịch. 

Thách thức mùa Covid 

Trong nhiều năm trở lại đây, đối mặt với sự phát triển của công nghệ và đặc biệt là “cơn sóng” của dịch bệnh Covid-19 khiến cho con người bắt buộc phải đi vào guồng quay công việc đòi hỏi về năng suất và tác phong chuyên nghiệp hơn để đảm bảo sự sống còn của doanh nghiệp. 

Dịch bệnh kéo đến kéo theo rất nhiều ảnh hưởng tiêu cực đối với toàn bộ lĩnh vực như: y tế, kinh tế, giáo dục, sản xuất, thời trang, xây dựng… Hầu hết mọi doanh nghiệp bắt buộc phải yêu cầu nhân viên làm việc từ xa để đảm bảo an toàn về sức khỏe và vận hành doanh nghiệp không bị gián đoạn. Tuy nhiên, làm việc từ xa như thế nào để đạt hiệu quả và quản lý nhân sự từ xa như thế nào để vận hành quy trình trơn tru chính là bài toán cần giải quyết ngay lúc nào đối với các nhà quản lý, lãnh đạo.

Rào cản giao tiếp

Nhân viên thường có xu hướng ngại giao tiếp với đồng nghiệp và đặc biệt leader, lãnh đạo cấp cao có thể do ấn tượng giao tiếp hoặc sợ bản thân gặp sai lầm. Điều này dẫn đến sự nhầm lẫn, mất lòng tin, thậm chí là gây ra mâu thuẫn trong một nhóm, mối quan hệ giữa các đồng nghiệp hoặc bộ phận với nhau không đoàn kết và khoảng cách giữa nhân viên và cấp quản lý ngày càng xa cách.

Nếu làm việc từ xa, rào cản về việc trao đổi công việc càng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Đây cũng là lý do khiến cho công việc dễ bị đình trệ, kém hiệu quả, tiến độ công việc không đạt. Nhà quản lý khó có thể theo dõi, giám sát và đun đốc tiến độ công việc.  Lâu ngày sẽ sinh ra tình trạng “lười giao tiếp” và thậm chí là lười làm việc ở hầu hết nhân viên làm việc từ xa.

Hiệu suất công việc cam kết thấp 

Theo nhiều đánh giá từ các chuyên gia giới kinh doanh, Việt Nam vẫn chưa xây dựng được văn hóa làm việc từ xa và đảm bảo được hiệu suất công việc đúng deadline. Đây luôn là vấn đề nhức nhối dành cho các CEO, cấp lãnh đạo, quản lý.

Ngay cả khi làm việc tại văn phòng doanh nghiệp, nhân viên cũng dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố về mặt cảm xúc, điều kiện làm việc, tác động từ môi trường, con người… Như vậy, khi nhân viên làm việc tại nhà hoặc bất cứ đâu rất khó để kiểm soát thời gian làm việc của họ, thậm chí tình trạng xao nhãng khi làm việc dẫn đến kết quả không như mong đợi. Khi muốn liên hệ và báo cáo công việc thì nhân sự của mình như đang “chơi trò trốn tìm”.

Sự rời rạc về phần mềm quản lý

Khi làm việc từ xa, lãnh đạo phải liên tục giao việc, theo dõi qua các công cụ trực tuyến như zalo, facebook, skype, viber… Như vậy có quá nhiều công cụ phần mềm để theo dõi, quá nhiều nhóm chat hoạt động để quản lý và có quá nhiều đầu việc để giám sát.

Ngoài ra, các vấn đề lớn khác như phía nhân viên gặp sự cố về ứng dụng, giới hạn về phần mềm (không phải nhân viên nào cũng sử dụng phần mềm giống nhau), giới hạn về việc tham gia vào các nhóm công việc (không phải nhân viên nào cũng được thêm vào nhóm công việc một cách công bằng, rõ ràng).

Chính vì thế, doanh nghiệp cần sắp xếp hợp lý các ứng dụng của doanh nghiệp để đảm bảo nhân việc đều có quyền truy cập, nắm bắt thông tin đầy đủ, theo dõi công việc và hoàn thiện một cách hiệu quả.

Bảo mật thông tin và rò rỉ dữ liệu nội bộ

Làm việc từ xa hay là việc trên các công cụ truyền thống như: giấy tờ, tệp file lưu trữ trên máy tính, trên các công cụ mạng xã hội trực tuyến… đều rất dễ bị virus xâm nhập hoặc các trường hợp tiêu cực đánh cắp thông tin. Yếu tố bảo mật thông tin thương hay bị doanh nghiệp bỏ quên và nhân viên có thể vô tình để rò rỉ dữ liệu nội bộ ra bên ngoài. Điều này hoàn toàn gây nguy hiểm cho sự an toàn dữ liệu, thất thoát lớn đối với doanh nghiệp.

Với tình huống đặc biệt quan trọng này, doanh nghiệp cần bộ công cụ quản lý riêng để đảm bảo về sự an toàn, kiểm soát và quản lý dữ liệu, nắm bắt phạm trù thông tin thuộc về nhân sự dễ dàng.

Giải pháp quản trị doanh nghiệp làm việc từ xa

Với thông điệp “Ở nhà làm việc trên 1Office”, 1Office hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa hiệu quả trong quy trình làm việc thông qua sự cộng tác giữa các nhân viên, phòng ban khi làm việc từ xa.

Đây là thời điểm vàng để doanh nghiệp tận dụng tối đa sự hỗ trợ của công cụ giúp chuyển đổi số, làm việc từ xa hiệu quản hơn. Tuy nhiên, là một người lãnh đạo bạn cần phải:

– Tập trung quản lý công việc, không quản lý thời gian: Mỗi nhân sự đều có hiệu quả làm việc khác nhau, điều quan trọng là đánh giá năng suất làm việc, hiệu quả làm việc đạt tiêu chuẩn và mục tiêu đã đề ra.

– Xây dựng cách thức kiểm tra hàng ngày: Giám sát công việc, trạng thái công việc hoàn thành thông qua điện toán đám mây bằng nền tảng quản trị tổng thể giúp truy cập dữ liệu, tình hình làm việc mỗi ngày đến đâu của nhân viên.

– Thúc đẩy văn hóa giao tiếp: Cần một công cụ để thúc đẩy tinh thần làm việc, nắm bắt các nội quy, thưởng – phạt công minh như thế nào, xây dựng sự đoàn kết gắn bó giữa các bộ phận khác nhau.

– Đánh giá và giữ chân nhân tài: Lãnh đạo cần đánh giá chỉ số KPI, chất lượng công việc, năng suất cống hiến và quy trình cố gắng của từng nhân viên để có chế độ, lương thưởng rõ ràng, giữ chân người có năng lực, đào thải người yếu kém.

– Công cụ làm việc thích hợp: Tránh việc gặp nhiều rắc rối, tốn kém thời gian và chi phí, lãnh đạo cần quản lý thông qua một công cụ tích hợp đầy đủ các tính năng, yêu cầu, mục đích của doanh nghiệp.

Để giải quyết toàn bộ khó khăn cho doanh nghiệp trong mọi điều kiện, bối cảnh và đặc biệt là trong thời đại phải “chiến đấu” với dịch bệnh Covid-19, 1Office – Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể tích hợp bộ công cụ quản lý trên một nền tảng:

– Workplace: Cung cấp công cụ, tài nguyên cho nhân viên làm việc.
+ Số hóa và vận hành tất cả quy trình.
+ Lập kế hoạch công việc, giao việc tự đồng, giám sát, theo dõi tiến độ công việc.
+ Đánh giá hiệu quả công việc, cá nhân/phòng ban.
+ Truyền thông và giao tiếp nội bộ.

– HRM: Cung cấp bộ công cụ cho công tác quản trị nguồn nhân lực.
+ Quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự (hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội…) trực tuyến, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất.
+ Xử lý triệt để các bài toán đơn từ (đơn nghỉ việc, đơn nghỉ ốm, thai sản…) giúp tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian rà soát, xử lý công lương cho nhân sự.
+ Quản lý quy trình tuyển dụng, đánh giá năng lực nhân sự.

– CRM: Bộ công cụ hỗ trợ quản lý các nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh.
+ Hỗ trợ hoạt động marketing, chăm sóc khách hàng trước – trong và sau bán hàng
+ Quản lý hoạt động mua hàng, bán hàng và nhập xuất kho.
+ Quản lý hoạt động thu chi nội bộ, công nợ khách hàng.

– Báo cáo – Automation: Là nơi cài đặt tất cả những vấn đề liên quan đến tự động hóa doanh nghiệp như cảnh báo tự động, nhắc việc tự động, quy trình duyệt…

Chương trình ưu đãi tháng 6:

Hưởng ứng chiến dịch “Đẩy lùi Covid-19 nhờ chuyển đổi số nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp”, 1Office thực hiện chương trình:

→ Tặng 2 THÁNG MIỄN PHÍ sử dụng phần mềm 1Office cho đơn vị ký hợp đồng trong tháng 6.

→ Miễn phí khởi tạo cho tất cả các đơn vị ĐÀO TẠO và DU LỊCH.

Đăng ký tư vấn miễn phí tại đây: https://1office.vn

Hotline tư vấn 24/7: 083.483.8888

Mô hình làm việc từ xa đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu hoạt động, nhanh chóng ứng dụng công nghệ số cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. Đây là thời điểm vàng để để mỗi doanh nghiệp chuyển đổi số vượt qua mọi khó khăn, phát triển nội lực và dễ dàng thành công hơn.

Ai ở đâu ở yên đó đã có 1Office lo!