5+ Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong thời đại số
Nền kinh tế số cùng cuộc cách mạng 4.0 đã và đang tạo ra một thế trận mới đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những bước đi táo bạo để tiến vào kỷ nguyên số. Muốn vậy, các tổ chức cần lấy con người làm mũi nhọn phát triển nhằm tạo ra nguồn nhân lực số hùng mạnh giúp tạo đà cho chuyển đổi số. Vậy quản lý nhân sự trong thời đại số như thế nào mới thực sự hiệu quả và tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho các HR bức tranh toàn cảnh về ngành nhân sự trong kỷ nguyên số và gợi ý các giải pháp giúp tối ưu công tác quản lý nhân sự 4.0.
Mục lục
I. Thực trạng bài toán quản lý nhân sự trong thời đại số
1. Nguồn nhân lực thế hệ mới tạo động lực cho phát triển nhân sự
Thị trường nguồn nhân lực tại Việt Nam đang dần có những chuyển biến trong cơ cấu nhân sự với sự gia nhập của những nhân lực trẻ tuổi – điển hình là Gen Z – thế hệ thức thời, nhanh nhạy trước những xu hướng mới. Theo báo cáo của PWC Vietnam, nhân sự thế hệ Z sở hữu nhiều kỹ năng phù hợp cho việc phát triển nguồn nhân lực số, đồng thời họ cũng rất sẵn sàng cho việc chuyển đổi số với 72%. Sức trẻ và tính cách ưa sáng tạo, thử thách từ nguồn nhân lực thế hệ mới này hứa hẹn là nhân tố tiềm năng giúp các tổ chức xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự số.
Tuy nhiên để thành công trong việc dẫn dắt nguồn nhân lực số đòi hỏi các nhà quản trị nói chung và người làm nhân sự nói riêng cần đưa ra những chiến lược lãnh đạo quyết đoán, tạo điều kiện để thúc đẩy tư duy thử nghiệm, luôn sẵn sàng ứng biến trước mọi rủi ro, đồng thời xây dựng văn hóa tin tưởng thông qua việc trao quyền và khuyến khích sự tham gia của nhân sự.
2. Toàn cầu hóa, mạng lưới hệ thống và số hóa đòi hỏi các hình thức cộng tác mới
Với tốc độ thay đổi chóng mặt của thế giới “VUCA” (Biến động, Không chắc chắn, Phức tạp, Mơ hồ) thì các phương pháp có tính linh hoạt, hệ thống toàn cầu hóa doanh nghiệp khiến cho việc tổ chức hệ thống nhân sự trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Hiện nay, hệ thống vận hành nhân sự truyền thống theo dạng cấp bậc vẫn chiếm ưu thế trong các doanh nghiệp. Với hệ thống này, quy trình làm việc được thực hiện theo quy mô khép kín, khiến cho các cá nhân và phòng ban làm việc riêng rẽ, thiếu sự liên kết, làm ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định. Email vẫn là phương tiện liên lạc chính dù nó không còn phù hợp với xu thế làm việc trong thời đại ngày nay.
Những biến động khôn lường của thị trường, những thách thức trong bối cảnh của toàn cầu hóa đòi hỏi các doanh nghiệp và bộ phận HR phải xây dựng được một hệ thống nhân sự vững chắc, có khả năng truyền tin tức thì và cho phép cộng tác nhóm mọi lúc mọi nơi.
3. Tồn đọng đầu tư trong quy trình đào tạo nâng cao
Kỷ nguyên số đã mở ra vô vàn cơ hội tiếp cận tri thức, kéo theo đó là sự thay đổi trong yêu cầu công việc. Những yêu cầu mới từ thị trường và xu hướng tiêu dùng đòi hỏi nhân sự phải liên tục nâng cao kỹ năng và trình độ của họ.
Do đó, quản lý nhân sự trong thời đại số cần có sự đổi mới trong phương pháp học tập và đào tạo. Thế nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đào tạo theo Mô hình thác nước (Waterfall) truyền thống. Đây là quy trình phát triển dạng dòng chảy, phải thực hiện từng giai đoạn theo thứ tự nghiêm ngặt. Hạn chế của cách thức tiếp cận này là thiếu linh hoạt, khi xuất hiện vấn đề phát sinh thì quy trình sẽ phải bắt đầu lại từ đầu.
Bên cạnh đó, hình thức đào tạo truyền thống (có giảng viên đứng lớp) vẫn rất phổ biến tuy nhiên nó không còn phù hợp với bối cảnh hiện tại. Việc đào tạo giờ đây không chỉ là trách nhiệm của người sử dụng lao động mà ngay cả người lao động cũng cần phải chủ động nâng cao kiến thức của bản thân. Vì vậy, các doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn nữa cho nguồn nhân lực để họ có thể nhanh chóng thích nghi với chuyển đổi số.
4. Phòng nhân sự quản lý thủ công, lạc hậu
Ngày nay, bộ phận nhân sự đặc biệt là phòng Hành chính vẫn đang duy trì cách làm việc thủ công trên giấy tờ và Excel. Quy trình làm việc của bộ phận quản trị nhân sự bị trì trệ và tồn đọng chủ yếu là do sự thiếu sót trong trang bị kỹ thuật – công nghệ khiến các công việc thường ngày vẫn phải thực hiện một cách thủ công. Một ví dụ điển hình đó là đơn xin nghỉ phép vẫn lưu hành dưới hình thức văn bản giấy và phải có chữ ký của quản lý trực tiếp sau đó mới chuyển đến phòng hành chính nhân sự. Điều này chưa thực sự phản ánh đầy đủ tầm quan trọng mang tính chiến lược của công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.
Một cuộc khảo sát về tốc độ số hóa bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp đã cho thấy 82% người được hỏi đã trả lời rằng phòng ban của họ vẫn làm việc trên giấy hoặc Excel. Nhiều doanh nghiệp chưa áp dụng phần mềm quản lý dù nó giúp tự động hóa quy trình nhân sự và giảm khối lượng công việc của các phòng ban. Để tiếp tục phát triển như một đối tác chiến lược của công ty và bắt kịp với làn sóng 4.0 thì bộ phận nhân sự bắt buộc phải số hóa quy trình làm việc.
>> Xem thêm: Giải pháp quản lý nhân sự trong sản xuất – tăng 200% năng suất lao động
II. Quản lý nhân sự thời đại 4.0: 4 xu hướng phổ biến nhất
1. Quản trị nhân sự dựa trên dữ liệu
Dữ liệu nhân sự là tài sản quý giá nhất của mỗi doanh nghiệp. Trong bối cảnh số, cách thức khai thác nguồn tài nguyên này sẽ quyết định năng lực cạnh tranh và sự sống còn của doanh nghiệp trên thị trường. Bởi vậy, xu hướng thịnh hành nhất đang được nhiều nhà quản lý 4.0 quan tâm đó là số hóa dữ liệu nhân sự và tự động hóa quy trình quản lý.
Các hồ sơ nhân sự được số hóa trong suốt vòng đời nhân sự sẽ cho phép tự động hóa nhiều tác vụ quản trị mà trước đây được xử lý thủ công. Thông qua hệ thống tự động, nhân viên có thể tiếp cận các quy trình nhân sự một cách chủ động và minh bạch, chẳng hạn như chấm công, nghỉ phép hoặc chi phí đi lại. Điều này giúp bộ phận nhân sự tập trung vào các khía cạnh quan trọng trong chiến lược tuyển dụng, phát triển nhân sự và tổ chức. Nhờ đó, bộ phận nhân sự có thể gắn kết mật thiết với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Tối ưu quy trình tuyển dụng bằng nền tảng số và trí tuệ nhân tạo
Để giành phần thắng trong cuộc đua săn nhân tài và chuẩn bị nguồn lực hùng hậu cho đội ngũ nhân sự số thì xây dựng thương hiệu tuyển dụng (Employee Branding) là chiến lược đang được các doanh nghiệp dốc sức đầu tư với các hình thức quảng cáo tuyển dụng trên nền tảng số. Các nhà tuyển dụng tiếp cận ứng viên bằng cách xây dựng câu chuyện xung quanh thương hiệu của mình, tận dụng review từ những nhân sự đang làm việc tại công ty để lan tỏa văn hóa doanh nghiệp trên đa dạng các kênh truyền thông mạng xã hội và các trang tin việc làm.
Bên cạnh đó, trong thị trường tuyển dụng, tốc độ phản ứng nhanh là yếu tố quan trọng giúp thu hút những nhân tài hàng đầu. Để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, các chuyên viên “săn đầu người” đã bắt đầu sử dụng phỏng vấn trực tuyến, xây dựng kho thông tin tuyển dụng bằng cách liên kết dữ liệu từ các kênh tuyển dụng, tiến hành đánh giá trực quan bằng cách ứng dụng AI tự động bóc tách dữ liệu từ hồ sơ ứng viên gửi về. Có thể nói, công nghệ số và trí tuệ nhân tạo chính là bước tiến lớn giúp “nâng tầm” công tác tuyển dụng của doanh nghiệp.
3. Các nền tảng giao tiếp hiện đại cho phép cộng tác từ xa và toàn cầu hóa doanh nghiệp
Quy trình làm việc nhóm diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn nhờ sự hỗ trợ của hệ thống mạng và các nền tảng công nghệ mới. Sự linh động trong thời gian và địa điểm cũng đang dần thay đổi cách thức làm việc truyền thống trong mỗi doanh nghiệp. Hệ thống Email lỗi thời đang được thay thế bằng các nền tảng giao tiếp hiện đại như Slack, Confluence, Jira hoặc Microsoft Teams, cho phép làm việc nhóm trực tuyến giữa các phòng ban, công ty và quốc gia. Các nền tảng này được hỗ trợ và bổ sung bởi hệ thống AI, công cụ robot.
Làm việc theo nhóm đòi hỏi những nhân viên có thực lực và làm việc linh hoạt với tất cả các thành viên trong nhóm. Hiệu suất của các cá nhân và nhóm liên tục được đo lường dựa trên chỉ số KPI; các cuộc đánh giá thường niên cũng cần được thực hiện. Hệ thống đo lường hiệu suất được liên kết với hệ thống phản hồi và khảo sát. Các doanh nghiệp cần nhận thức được rằng, chỉ khi họ đánh giá chính xác năng lực của nhân viên và lập kế hoạch định hướng nghề nghiệp phù hợp thì mới có thể giữ chân nhân viên lâu dài.
4. Theo đuổi kiến thức là mục tiêu phát triển dài hạn của nhân sự
Bộ phận nhân sự có thể tập trung đẩy mạnh tiến trình phát triển của nhân viên hơn trước, văn hóa đào tạo trong doanh nghiệp cũng đã có những thay đổi đáng kể.
Thay vì giảng dạy trực tiếp theo kiểu truyền thống, các phương pháp học tập cá nhân hóa đã xuất hiện chẳng hạn như nền tảng học trực tuyến, hình thức học tập chia nhỏ, các trò chơi điện tử ứng dụng, podcast hoặc video ngắn có thể xem bất kỳ lúc nào. Bằng cách này, công ty sẽ tạo cơ hội cho nhóm nhân sự chuyên môn có thể tự chủ trong quá trình học tập và đào tạo liên tục.
Xem thêm: Quy trình thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bài bản nhất cho doanh nghiệp
III. Giải pháp giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong thời đại số cho các HR
1. Biến quản trị nhân sự số thành một lợi thế cạnh tranh mang tính chiến lược
Nguồn nhân sự số có đóng góp to lớn trong việc tạo ra giá trị và vị thế vững chãi cho doanh nghiệp trong nền kinh thế số. Để biến quản trị nhân sự thành một lợi thế cạnh tranh mang tính chiến lược đòi hỏi các doanh nghiệp phải thúc đẩy số hóa nguồn nhân lực.
Số hóa và chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Điều này đòi hỏi các giải pháp dài hạn dựa trên sự đồng thuận giữa cấp quản lý và đội ngũ nhân sự. Bắt đầu từ việc số hóa hồ sơ nhân sự, chính sách thủ tục và tự động hóa các quy trình quản lý.
Cần lưu ý rằng quản lý nhân sự trong thời đại số không dừng lại ở việc trang bị những phần mềm, công cụ tân tiến nhất cho nhân viên hay số hóa các quy trình vận hành. Thay vào đó, quản lý nhân sự trong thời đại số phải bắt đầu từ tư duy thay đổi trong mỗi con người. Sự thay đổi để thích nghi với thời cuộc, thị trường nhân sự tài năng và sự cạnh tranh sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, năng suất hơn cho doanh nghiệp.
2. Trang bị các kiến thức và kỹ năng số
Muốn tối ưu hiệu quả của công tác quản lý nhân sự trong thời đại số thì trước hết các nhà quản lý phải là những người tiên phong, đi đầu để dẫn dắt đội ngũ nhân sự số. Để làm được điều này, đội ngũ quản lý cần phải được trang bị kỹ năng số, năng lực số và tâm thế số để trở thành bộ khung vững chắc trong chuyển đổi số quản trị nhân sự.
Một số kiến thức và kỹ năng số cần thiết bao gồm:
- Hiểu biết và liên tục cập nhật về các xu hướng HR 4.0 trên thế giới
- Kỹ năng hoạch định chiến lược quản lý nhân sự trong thời đại số
- Khả năng sử dụng các phần mềm, công cụ số để quản lý nhân sự
- Tư duy định hướng dữ liệu
3. Đổi mới và tính nhạy bén trong quản trị nguồn nhân lực
Sự đổi mới là cả một quá trình mang tính cốt lõi của công tác quản lý nhân sự trong thời đại số. Vì thế, nhà quản trị cần triển khai các phương pháp đề cao tính nhanh nhạy. Một ví dụ cụ thể là áp dụng Design Thinking (Tư duy thiết kế) trong việc xác định nhu cầu của người dùng (nhân viên, cấp quản lý,…) nhằm đáp ứng các nhu cầu đó một cách tốt nhất. Đây là phương pháp tiếp cận và giải quyết vấn đề dựa trên tư duy hình ảnh để hữu hình hóa các giải pháp.
Để áp dụng tư duy thiết kế vào quản trị nhân sự, cần trải qua các bước sau:
(1) Thấu cảm (Empathy)
Hãy bắt đầu tư duy thiết kế bằng cách nhìn nhận các vấn đề dưới góc độ của nhân sự và đồng cảm với họ. Bằng cách này, nhà quản lý có thể hiểu rõ nhân viên cần gì và mong muốn gì khi làm việc, từ đó làm cơ sở để nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên. Một số câu hỏi gợi ý mà HR có thể sử dụng trong giai đoạn này như sau:
- Nhân viên của tôi có cảm thấy được lắng nghe?
- Nhân sự có được trao quyền và tham gia vào những quyết định quan trọng?
- Họ có những trải nghiệm công việc nào đáng nhớ?
(2) Xác định (Define)
Sau khi đã tập hợp được một lượng lớn thông tin về nhu cầu của nhân viên, người làm nhân sự sẽ cần tiến hành phân tích dữ liệu để xác định được đâu và vấn đề cốt lõi của đội ngũ nhân lực.
(3) Lên ý tưởng (Ideate)
Ideate chính là việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề đã xác định ở bước 2. Quá trình lên ý tưởng đòi hỏi sự đột phá và khả năng sáng tạo của người làm nhân sự. Đừng giới hạn bản thân hoặc trí tưởng tượng của mình, giải pháp tối ưu nhất có thể đến từ ý tưởng “điên rồ” nhất.
(4) Tạo mẫu (Prototype)
Thử nghiệm các ý tưởng trên quy mô mẫu nhỏ. Có thể tiến hành triển khai giải pháp cho một bộ phận, phòng ban hoặc một nhóm.
(5) Kiểm tra (Test)
Tiến hành quan sát, đánh giá kỹ lưỡng những kết quả thu được trong quá trình thử nghiệm để đo lường tính khả thi, hiệu quả của các giải pháp.
4. Xây dựng môi trường số nâng tầm trải nghiệm làm việc
Để nuôi dưỡng và phát triển một đội ngũ nhân sự số bền vững thì kiến tạo môi trường phù hợp và nâng cao trải nghiệm làm việc số cho nhân viên là ưu tiên hàng đầu.
Một môi trường làm việc số cần được xây dựng dựa trên nền tảng văn hóa sâu rộng của doanh nghiệp, với sự hỗ trợ của dữ liệu số. Bằng cách thu thập và khai thác dữ liệu nhân sự thông qua các công cụ số, doanh nghiệp sẽ phát triển các chiến lược quản trị thiết thực, phù hợp và bám sát với nhu cầu của nhân viên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và tối ưu hóa trải nghiệm làm việc xuyên suốt vòng đời nhân sự.
5. Ứng dụng công cụ số trong quản trị nguồn nhân lực
Sự thành công của quá trình số hóa và chuyển đổi số là chìa khóa quyết định sự tồn tại và phát triển của mọi doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đúng với lĩnh vực nhân sự – một lĩnh vực chưa được số hóa trên diện rộng. Trong đó, ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự chính là chìa khóa cốt lõi để vận hành thành công hệ thống quản lý nhân sự trong thời đại số.
Ưu điểm vượt trội của các giải pháp công nghệ số trong quản trị nguồn nhân lực đó là khả năng chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình quản lý nhân sự, giúp tiết kiệm một khối lượng lớn thời gian và công sức cho bộ phận HR.
Ví dụ với quy trình tính lương nhân viên, thay vì phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để lập bảng lương theo cách truyền thống thì với phần mềm quản trị nhân sự, các dữ liệu cần dùng để tính lương như ngày công, KPI, hệ số lương của từng nhân sự sẽ được tự động cập nhật và tính toán để sinh ra bảng lương chính xác và nhanh gọn. Như vậy, nhờ sự “vào cuộc” của công nghệ số, một quy trình tính lương mất 2 – 3 ngày được rút ngắn xuống chỉ trong vài giờ đồng hồ.
IV. 1Office HRM – Giải pháp tối ưu công tác quản lý nhân sự trong thời đại số
1Office – Giải pháp quản trị tổng thể với hệ thống quản lý nhân sự thông minh HRM chính là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý nhân sự trong thời đại số. Với các tính năng chuyên sâu cùng các công cụ và kho tài nguyên phong phú, 1Office HRM là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản trị, từ đó tạo nên lợi thế cạnh tranh trên thị trường:
- Đánh giá thành tích nhân viên minh bạch, công bằng thông qua bộ tiêu chí KPIs, OKRs được xây dựng phù hợp với quy chuẩn của doanh nghiệp
- Lập bảng lương tự động, nhanh chóng, trả lương trực tiếp trên phần mềm liên kết với ngân hàng MB Bank
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp với mạng nội bộ – cầu nối giữa nhân viên với nhà quản lý
Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin tổng quan về quản lý nhân sự trong thời đại số, đồng thời giới thiệu giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả giúp tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm quản trị nhân sự hàng đầu thị trường, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
- Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
