Hệ thống tự động hóa là gì? Ứng dụng tự động hóa trong từng lĩnh vực cụ thể

Chuyển đổi số và tự động hóa đang là một trong những xu thế nổi bật nhất của các doanh nghiệp trên thị trường nhằm tối ưu chi phí, nâng cao năng suất làm việc của người lao động,… Trong bài viết này, hãy cùng nhau tìm hiểu về Hệ thống tự động hóa và những lợi ích mà việc tự động hóa quy trình doanh nghiệp mang lại.

I. Hệ thống tự động hóa là gì?

Có thể nói, Hệ thống tự động hóa là việc sử dụng công nghệ để điều khiển các loại thiết bị, máy móc khác nhau mà không cần nhờ đến sự tác động trực tiếp của con người. Không chỉ vậy, đây còn có thể là việc mã hóa các công việc đơn giản có thể thực hiện tự động trên hệ thống để tránh gây lãng phí nguồn lực nhân sự.

Để có thể có một hệ thống tự động hóa, doanh nghiệp phải tiến hành Tự động hóa quy trình doanh nghiệp của mình.

II. Tầm quan trọng của Hệ thống tự động hóa quy trình doanh nghiệp

1. Tiết kiệm thời gian của người lao động

Với đặc điểm của tự động hóa, Hệ thống quản lý quy trình tự động sẽ hỗ trợ nhân viên và nhà quản lý thực hiện hàng loạt những công việc đơn giản, mang tính chất lặp đi lặp lại, có thể thay thế bằng công nghệ phần mềm như: lưu trữ giấy tờ, ký số, lập báo cáo tự động thông qua các tính năng trên hệ thống,…

Một nghiên cứu chỉ ra rằng rằng nhân viên văn phòng dành 2.12 giờ làm việc cho các công việc hành chính như tìm kiếm thông tin, duyệt thủ tục giấy tờ và xử lý tài liệu. Vì vậy, có thể khẳng định rằng việc tự động hóa quy trình doanh nghiệp sẽ là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian làm việc.

Xem thêm: Giải pháp tự động hóa – Bí kíp tăng năng suất làm việc hiệu quả

2. Hệ thống tự động hóa quản lý công việc giúp giảm chi phí vận hành

Theo như nghiên cứu chỉ ra rằng, các tổ chức mất 20% – 30% doanh thu mỗi năm do các quy trình không hiệu quả. Việc chuyển đổi quy trình kinh doanh từ thủ công sang tự động sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi xảy ra do thao tác con người. Trên thực tế, việc giảm chi phí hoạt động nhờ vào các doanh nghiệp tự động hóa quy trình đã giúp tăng lợi nhuận của công ty lên 8%.

3. Làm quy trình kinh doanh hiệu quả hơn

Khi các nhiệm vụ cồng kềnh được xử lý bằng giải pháp kỹ thuật số, nhiều quy trình có thể được xử lý đồng thời. Bên cạnh đó, việc hệ thống ghi nhận quy trình thực hiện công việc của tổ chức bạn cũng chính là bạn đang thực hiện “chuẩn hóa quy trình”.  Khi một loạt các bước xác định trước được thực hiện nhất quán, vấn đề sai lệch sẽ rất ít xảy ra.

4. Việc quản lý hồ sơ, giấy tờ sẽ đơn giản và dễ dàng hơn

Nhờ vào việc tiến hành thiết kế hệ thống tự động hóa, mỗi giai đoạn thực hiện luôn được ghi lại trên hệ thống. Điều đó giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi các tài liệu liên quan, kiểm tra những dữ liệu cũ
• Thiết lập báo cáo tiến độ công việc tự động
• Kiểm tra khả năng hoàn thành công việc của từng cá nhân

5. Mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Tự động hóa giúp dịch vụ được cung cấp tới khách hàng nhanh hơn, chính xác hơn. Bên cạnh đó, việc doanh nghiệp có hệ thống tự động hóa sẽ giúp việc hỗ trợ khách hàng sẽ ĐƠN GIẢN hơn nhiều khi bạn có thể dễ dàng truy xuất thông tin của họ thay vì mất hàng giờ tìm kiếm giấy tờ.

Là một trong những xu thế mới nhất của làng công nghệ Việt trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Vậy, có những khó khăn nào mà doanh nghiệp gặp phải khi tiến hành Tự động hóa quy trình doanh nghiệp?

III. Xây dựng Hệ thống tự động hóa quy trình cần lưu ý điều gì?

Đối với mỗi mô hình vận hành khác nhau, tư duy và yêu cầu về một hệ thống tự động hóa cũng có sự khác biệt. Tuy nhiên, khi bắt đầu xây dựng mô hình số hóa doanh nghiệp, những vấn đề dưới đây sẽ là những rào cản lớn nhất đối với các tổ chức:

1. Khả năng tương thích và chi phí ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp

Tùy vào mô hình và tuổi đời mà doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quy trình riêng. Vì vậy, khi có nhu cầu ứng dụng tự động hóa vào doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ phải đối mặt là liệu bất kỳ hệ thống mới nào bạn triển khai có kết hợp tốt với các tài nguyên hiện có của bạn hay không. Và bất kể hệ thống cũ và mới tương tác như thế nào, sẽ có chi phí tiền tệ thực tế liên quan đến việc kết hợp hai hệ thống.

2. Tính bảo mật

Áp dụng công nghệ để tiến hành tự động hóa quá trình vận hành sẽ giúp tổ chức làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Nhưng, bên cạnh đó, công ty cũng phải đối mặt với hàng loạt các vấn đề về lỗ hổng thông tin, bảo mật. Để có thể làm chủ được công nghệ, quan trọng nhất là yêu cầu doanh nghiệp của bạn phải có nhân lực hiểu rõ về công nghệ, về quy trình của công ty,.. 

3. Tích hợp cơ sở hạ tầng với hệ thống công nghệ

Việc phát triển thành công các sáng kiến ​​tự động hóa của bạn là điều không thể nếu không có cơ sở hạ tầng linh hoạt, có thể mở rộng.

Tương tự như vậy, tích hợp và tự động hóa đi đôi với nhau – bất kỳ quy trình kinh doanh nào có độ phức tạp nhất định đều có khả năng chạm vào nhiều hệ thống. Điều đó có nghĩa là khả năng kết nối liền mạch các hệ thống trong quy trình làm việc thông minh của bạn là không thể thương lượng.

>>>Bạn sẽ quan tâm: Tất tần tật về công nghệ tự động hóa trong doanh nghiệp

IV. Ứng dụng của tự động hóa quy trình kinh doanh

1. Hệ thống tự động hóa hỗ trợ quy trình Onboarding nhân viên

Việc thu thập dữ liệu của người lao động theo hình thức thủ công sẽ không an toàn, vi phạm các yêu cầu của GDPR. Vì vậy, doanh nghiệp cần tìm kiếm một phần mềm quản trị nhân sự để có thể giúp tổ chức xử lý mọi vấn đề liên quan tới dữ liệu và thông tin của người lao động. Một phần mềm chuyên dụng có thể tiến hành thu thập dữ liệu một cách an toàn, xác thực ID và chia sẻ tài liệu giới thiệu về doanh nghiệp (Phong cách làm việc, văn hóa công ty,…). Khi giai đoạn nhận dạng đã hoàn thành, hợp đồng có thể được gửi tự động và ký số. Cuối cùng, hợp đồng lao động và các tài liệu đính kèm sẽ được lưu trữ an toàn, dễ dàng truy cập và tuân thủ GDPR.

Theo như nghiên cứu chỉ ra, việc sử dụng tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm 76% thời gian và 30% tiền bạc.

2. Hệ thống tự động hóa trong ngành ngân hàng và dịch vụ tài chính

Ngành Tài chính – Ngân hàng đang là một trong những lĩnh vực đi đầu về Chuyển đổi số điển hình như ứng dụng công nghệ KYC của BIDV,…

Theo như nghiên cứu từ các chuyên gia, việc tiếp cận khách hàng thủ công chiếm khoảng ⅕ chi phí cơ sở của các ngân hàng. Trong thời điểm hiện tại, một số ngân hàng đã tiến hành tự động hóa quy trình kinh doanh thông qua việc sử dụng quy trình KYC bằng việc: Xác minh thẻ ID, xác minh khuôn mặt, xác minh sinh trắc học,…

3. Tự động hóa trong việc hỗ trợ tư vấn dịch vụ/ sản phẩm cho người tiêu dùng

Việc trả lời từng phiếu khách hàng theo cách thủ công sẽ khiến nhân viên tốn nhiều thời gian, vì vậy, việc tự động hóa quy trình doanh nghiệp là cần thiết ngay lúc này. Tự động hóa quy trình kinh doanh sẽ cho phép bạn tạo các câu trả lời tiêu chuẩn cho các vấn đề phổ biến có thể được đưa ra cho khách hàng một cách tự động dựa trên từ khóa và các cụm từ.

Nếu bạn hiểu rõ các vấn đề của khách hàng, bạn có thể tự động hóa hơn một nửa số phản hồi phiếu hỗ trợ một cách hợp lý để cải thiện trải nghiệm tiêu dùng sản phẩm, dịch vụ của người tiêu dùng.

V. Xây dựng hệ thống tự động hóa quy trình với 1Office BPA

Là thương hiệu đi đầu về nền tảng quản trị doanh nghiệp, tiên phong trong chuyển đổi số, Event 1Office BPA sẽ cho ra mắt giải pháp tự động hóa quy trình doanh nghiệp. Sự kiện được tổ chức với sự tham gia của hơn 1000 CEO, lãnh đạo cấp cao, các chuyên gia,… Đây chính là một trong những sự kiện nổi bật nhất của làng công nghệ Việt năm 2022.

Giải pháp BPA sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

• Giải pháp chuẩn hóa và số hóa 100% quy trình tại doanh nghiệp, kể cả những quy trình phức tạp nhất
• Vận hành quy trình liên thông liên kết giữa tất cả các phòng ban 1 cách chính xác và hiệu quả
• Đo lường hiệu quả từng bước trong quy trình
• Nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên và giảm thiểu sai sót
• Tự động hóa mọi thao tác trong quản lý và vận hành quy trình
• Đánh giá chính xác năng lực của nhân viên 
• Tăng cường trải nghiệm và thúc đẩy truyền thông nội bộ

Giải pháp 1Office BPA – Tự động hóa 90% quy trình doanh nghiệp

Khó khăn khi doanh nghiệp không chuẩn hóa quy trình

• Nhân viên quên việc, sót việc do không có công cụ cảnh báo.
• Phối hợp thực hiện công việc khó khăn không nhịp nhàng.
• Không đánh giá chính xác được hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Không đánh giá chính xác được hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Không nắm bắt được quy trình đang ở bước nào, có bị chậm không.
• Thủ tục trình duyệt trình ký thủ công, mất nhiều thời gian, lãng phí.

Tầm quan trọng của tự động hóa quy trình trong quản lý doanh nghiệp 4.0

• Chuẩn hóa: Chuẩn hóa, đo lường chính xác giúp cải tiến liên tục.
• Đa nhiệm: Kết hợp dễ dàng nhiều nhiệm vụ, đa phòng ban thực hiện.
• Trải nghiệm: Tăng cường trải nghiệm thúc đẩy truyền thông nội bộ.
• Giảm sai sót: Giảm thiểu sai sót, quên việc, nhân viên biết chính xác nhiệm vụ mình làm.
• Tiết kiệm: Tiết kiệm thời gian, cải thiện năng suất.
• Công bằng: Minh bạch, đánh giá đúng người đúng việc, tránh đổ lỗi cho nhau.

Giải pháp tự động hóa quy trình doanh nghiệp

• Chuẩn hóa và số hóa 100% quy trình tại doanh nghiệp, kể cả những quy trình phức tạp nhất
• Vận hành quy trình liên thông liên kết giữa tất cả các phòng ban 1 cách chính xác và hiệu quả
• Đo lường hiệu quả từng bước trong quy trình từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình
• Ký số mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị chỉ mất 20s
• Tự động hóa mọi thao tác trong quản lý và vận hành quy trình

Đăng ký nhận ưu đãi trải nghiệm Phần mềm 1Office BPA tại đây: