INNO: SỐ HÓA TOÀN DIỆN, TẠO ĐÀ TĂNG TRƯỞNG VỚI 1OFFICE

“Tôi rất hài lòng với sự hỗ trợ đắc lực của 1Office trong công tác quản lý, vận hành. Mọi công tác từ tuyển dụng, chấm công – tính lương, quản lý quy trình, dự án,… đều được diễn ra trơn tru, hiệu quả. Giờ đây, chúng tôi có thể bắt đầu ngày làm việc mới chỉ với một nền tảng quản lý duy nhất là 1Office” – Ông Nguyễn Tuấn Ngọc, Phó chủ tịch HĐQT Công ty cổ phần INNO chia sẻ.

Được thành lập từ 2008, Công ty Cổ phần INNO là một trong những công ty tư vấn thiết kế có quy mô lớn tại Việt Nam, từng thực hiện tổng thầu và tham gia thiết kế nhiều dự án lớn như: Landmark 81, F1 Grand prix Hà Nội, Vinhomes Ocean Park, Vinpearl Phú Quốc, FLC Quy Nhơn…

Trải qua 14 năm thành lập và phát triển, công ty Cổ phần INNO hiện có gần 300 CBCNV tại Hà Nội và Hồ Chí Minh. Đồng thời sở hữu hệ thống công ty liên kết trong hệ sinh thái Tư vấn thiết kế với khoảng 200 cán bộ.

Ngay từ những ngày đầu thành lập, INNO đã xác định việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ là một trong những “đòn bẩy” cho sự tăng trưởng và phát triển vượt bậc của công ty. Do đó, công cuộc chuyển đổi số tại INNO đã được triển khai từ sớm và liên tục được duy trì, phát triển với việc ứng dụng nhiều công nghệ, nền tảng khác nhau trong cả công tác quản trị và sản xuất.

Với sự quyết đoán của Ban lãnh đạo và sự đồng lòng của toàn bộ CBNV, INNO đã đạt được một số thành tựu nhất định trong công cuộc số hóa toàn diện doanh nghiệp, tối ưu các khâu quan trọng trong vận hành như phê duyệt đơn từ, thanh toán hợp đồng và quản lý dự án. 

Tuy nhiên, sau thời gian dài vận hành, bên cạnh những chuyển biến tích cực như trên thì INNO cũng xuất hiện các bất cập liên quan đến sự phân mảnh dữ liệu trên nhiều nền tảng. 

Bài toán khó trong quản lý nhân sự và quy trình

“INNO hiện đang áp dụng rất nhiều quy trình, mỗi bộ phận và từng nghiệp vụ đều có quy trình riêng. Tuy nhiên, do chưa có công cụ để quản lý và vận hành nên tất cả còn thiếu sự đồng bộ và hiệu quả chưa cao” – Ông Nguyễn Tuấn Ngọc, Phó chủ tịch HĐQT Công ty cổ phần INNO chia sẻ.

Trong các quy trình mà INNO đang áp dụng, nghiệm thu thanh toán đang là “điểm nóng” nhức nhối trong vận hành của công ty. Do chưa có công cụ quản lý và tự động hóa quy trình các bước, quá trình trao đổi thông tin giữa các bộ phận như sản xuất, kỹ thuật đấu thầu, thu hồi công nợ và phía chủ đầu tư thường xuyên xảy ra tình trạng đứt gãy, thiếu liền mạch và thống nhất. Bên cạnh đó, công tác nghiệm thu của INNO cũng gặp nhiều khó khăn khi các giai đoạn phát triển dự án thường kéo dài, chồng chéo về tiến độ.

Ngoài những thách thức trong quản lý quy trình, INNO cũng gặp phải bài toán khó trong công tác tính lương và tuyển dụng – bàn giao nhân sự. 

Ông Bùi Văn Quang, Giám đốc Tài Chính INNO cho biết: “Hiện tại, việc tính lương hàng tháng ở INNO đang được thực hiện theo cách thức thủ công. Các phòng ban sẽ chủ động lập bảng lương và gửi cho bộ phận kế toán tổng hợp để trình ban lãnh đạo phê duyệt. Điều này gây mất thời gian của nhiều bộ phận và tính chính xác không thực sự đảm bảo”.

Khi tiếp nhận một nhân sự mới hay tiến hành bàn giao nghỉ việc, các phòng ban cần thực hiện nhiều thủ tục khác nhau, có tính chất lặp đi lặp lại. Song do chưa có nền tảng số hóa toàn diện và quản lý tập trung nên việc xử lý các thủ tục trên thường kéo dài và kém hiệu quả.

Tăng tốc quy trình, tối ưu quản lý nhân sự cùng 1Office

Vận hành doanh nghiệp là một bài toán mang tính tổng thể, mỗi nghiệp vụ đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, cần sử dụng dữ liệu của nhau để giải quyết vấn đề. Do đó, việc chia nhỏ bài toán tổng thể xét về bản chất sẽ chỉ đáp ứng yêu cầu mang tính cục bộ và thời điểm. Còn xét về dài hạn, cách làm này sẽ gây tình trạng dữ liệu phân tán rời rạc, thiếu liên kết, dù cố lắp ráp vẫn tiềm ẩn sự lỏng lẻo, trúc trắc và thiếu đồng bộ, rất khó để khai thác hiệu quả.

Với nhu cầu cần khắc phục triệt để các vấn đề trên, Ban lãnh đạo INNO đã tìm kiếm một giải pháp công nghệ đáp ứng tốt 3 điều kiện quan trọng: Số hóa toàn diện doanh nghiệp, có khả năng tùy biến cao và quản trị tổng thể các bài toán vận hành. Và 1Office chính là “ứng cử viên” được Ban lãnh đạo đánh giá là phù hợp nhất đối với doanh nghiệp mình.

Nhờ 1Office, việc quản lý nhân sự của INNO được tối ưu, đạt được hiệu quả về mặt thời gian, chi phí và nguồn lực bỏ ra. Thay vì phải chờ tổng hợp công từ các phòng ban như trước, bộ phận kế toán có thể tổng hợp tự động thông qua hệ thống 1Office, căn cứ trên dữ liệu về ngày công và đơn từ online của từng nhân viên.

Sau khi chốt bảng lương, kế toán chỉ cần thực hiện một bước phê duyệt trực tuyến qua ban lãnh đạo và cài đặt trả lương tự động trên 1Office. Tất cả quá trình từ tổng hợp công đến chuyển lương chỉ vỏn vẹn trong 4-5 giờ đồng hồ, thay vì là 1-2 tuần như trước đây.

Bên cạnh đó, INNO cũng có quy trình mẫu đối với các trường hợp nghỉ việc và tuyển mới. Các công việc checkout được liệt kê rõ ràng kèm yêu cầu cụ thể ngay trên hệ thống để nhân sự có thể thực hiện đúng và đủ theo trình tự, nhà quản lý cũng dễ dàng hơn trong kiểm tra, đối soát. 

Các giấy tờ – thủ tục cũng được xét duyệt online giúp quá trình bàn giao không còn bị kéo dài và áp lực như trước. Sau khi tiến hành đầy đủ các bước, phần mềm sẽ tự động xóa tài khoản nhân sự trên hệ thống nhằm đảm bảo tính bảo mật cho nội bộ INNO.

“Kể từ khi sử dụng 1Office. Chúng tôi đã thực hiện số hóa rất nhiều quy trình để gắn vào các công việc cụ thể, trên cơ sở đó theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện theo thời gian thực, luồng thông tin được mô tả rất cụ thể giúp BLĐ và những người liên quan nắm rõ được tình trạng và diễn biến của các công việc cần giải quyết. Chúng tôi cũng cảm thấy rất thích thú với việc có thể tùy biến Quy trình theo cách mà mình muốn” – Ông Bùi Văn Quang, Giám đốc Tài chính INNO hào hứng chia sẻ. 

Tự hào là công ty tư vấn thiết kế đi đầu trong Chương trình Chuyển đổi số quốc gia của Chính phủ, Công ty Cổ phần INNO bày tỏ mong muốn lan tỏa đến các đơn vị, doanh nghiệp khác về giá trị và hiệu quả của công nghệ. “Trong thời đại mới, công nghệ chính là chìa khóa để mỗi doanh nghiệp tối ưu vận hành, nắm giữ cơ hội phát triển trong tương lai. Chúng tôi rất vui mừng khi được đồng hành cùng 1Office số hóa toàn diện, mở lối thành công” – Ông Nguyễn Tuấn Ngọc, Phó chủ tịch HĐQT Công ty cổ phần INNO kết luận.