Jira là gì? Cẩm nang quản lý công việc hiệu quả bằng Jira

Trong bối cảnh làn sóng công nghệ 4.0 đang phủ sóng khắp các doanh nghiệp Việt, việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. JIRA, với những tính năng vượt trội, đang dần trở thành công cụ hàng đầu giúp các đội ngũ phát triển phần mềm tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Hãy cùng 1Office khám phá Jira là gì, phần mềm này đem lại những lợi ích, giá trị gì trong việc quản lý dự án, công việc trong doanh nghiệp.

1. Jira là gì?

Jira là một nền tảng phần mềm quản lý dự án và quản lý công việc được phát triển bởi Atlassian. Nó được thiết kế để giúp các đội ngũ phát triển phần mềm, nhóm dự án và các tổ chức khác quản lý công việc, theo dõi tiến độ và hợp tác hiệu quả.

Nói một cách đơn giản, Jira là công cụ giúp bạn:

• Tổ chức công việc: Xác định nhiệm vụ, ưu tiên, và phân công cho các thành viên trong nhóm.
• Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ thực hiện công việc, lên kế hoạch và điều chỉnh nếu cần.
• Hợp tác: Giúp các thành viên trong nhóm tương tác, trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau.
• Quản lý dự án: Lên kế hoạch, theo dõi và quản lý hiệu quả các dự án.
• Phân tích dữ liệu: Thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất và đưa ra các quyết định tốt hơn.

2. Những tính năng cơ bản của phần mềm Jira là gì?

Jira sở hữu nhiều bộ tính năng hữu ích giúp phần mềm này trở thành một trong những công cụ mạnh mẽ và linh hoạt nhất thị trường trong việc quản lý dự án, theo dõi lỗi, tối ưu quy trình, đặc biệt phù hợp với nhiều loại dự án và nhóm làm việc khác nhau. 

Một số tính năng nổi bật nhất của Jira có thể kể đến như:

• Hệ thống quản lý công việc linh hoạt: Hỗ trợ nhiều phương pháp quản lý công việc khác nhau, bao gồm Scrum, Kanban, và Waterfall.
• Hệ thống theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ, lên kế hoạch và điều chỉnh nếu cần.
• Hỗ trợ cộng tác: Hỗ trợ các tính năng như chat, thông báo, và giao tiếp nhóm.
• Quản lý dự án: Hỗ trợ các tính năng như lên kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và điều phối các hoạt động.
• Phân tích dữ liệu: Thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất và đưa ra các quyết định tốt hơn.
• Quản lý và theo dõi tiến độ dự án: Báo cáo thống kê với nhiều loại biểu đồ khác nhau, phù hợp với nhiều loại hình dự án và đối tượng người dùng.
• Quản lý các tasks, bugs, cải tiến, tính năng mới, hoặc bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
• Xây dựng quy trình làm việc tương thích với yêu cầu của từng dự án.

3. Ưu nhược điểm của phần mềm Jira là gì?

Jira là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, đặc biệt phù hợp với các dự án Agile và đội ngũ phát triển phần mềm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ về các ưu nhược điểm của Jira  trước khi quyết định sử dụng.

4. Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng Jira

Jira là phần mềm sử dụng tiếng Anh và chứa nhiều thuật ngữ chuyên ngành công nghệ. Ngoài các thuật ngữ cơ bản như “user story” (nhu cầu người dùng), “bug” (lỗi) và “task” (tác vụ), người mới bắt đầu nên làm quen với các khái niệm quan trọng sau:

• Sprint: Chu kỳ làm việc ngắn hạn (2-4 tuần) tập trung hoàn thành các phần nhỏ của sản phẩm, bao gồm lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế và triển khai.
• Backlog: Danh sách tổng hợp các “user story,” lỗi và tính năng cần thực hiện cho một sản phẩm hoặc sprint cụ thể.
• Scrum: Phương pháp Agile chia quá trình phát triển thành các sprint lặp lại để quản lý công việc hiệu quả hơn.
• Scrum of Scrums: Kỹ thuật mở rộng Scrum áp dụng cho các dự án lớn với nhiều đội ngũ làm việc cùng nhau.
• Board: Công cụ trực quan hiển thị tiến độ công việc theo quy trình làm việc cụ thể, có thể tùy chỉnh theo các phương pháp Agile khác nhau (ví dụ: Scrum, Kanban).
• Burndown Chart: Biểu đồ thể hiện tiến độ công việc đã hoàn thành so với khối lượng công việc ước tính ban đầu trong một sprint.
• Daily stand-up: Cuộc họp ngắn (15 phút) vào đầu ngày làm việc để các thành viên cập nhật tiến độ và kế hoạch công việc.
• Epic: Đại diện cho một mục tiêu lớn, thường được chia thành nhiều “user story” nhỏ hơn để thực hiện trong nhiều sprint.
• Issue: Đơn vị công việc cơ bản trong Jira (task, bug, story, epic) được theo dõi trong suốt vòng đời của nó.
• Swimlane: Công cụ trực quan giúp phân loại và sắp xếp công việc theo nhóm hoặc tiêu chí nhất định.
• Velocity: Chỉ số đo lường khả năng hoàn thành công việc của một đội trong một khoảng thời gian nhất định.

5. Hướng dẫn sử dụng Jira cho người mới bắt đầu

Bước 1: Tạo tài khoản Atlassian tại link: https://id.atlassian.com/login

Bước 2: Thiết lập tài khoản Atlassian của bạn.

Bước 3: Đăng nhập vào Jira và chọn Tạo một dự án mới

Bước 4: Trả lời một số câu hỏi cơ bản để thiết lập JIRA cho nhóm của bạn.

Bước 5: Chọn tên dự án và khung mẫu như Scrum hoặc Kanban, v.v. cho dự án của bạn.

6. Hướng dẫn tạo issue trong JIRA

Tạo issue trong JIRA là một quy trình đơn giản nhưng quan trọng để quản lý công việc hiệu quả. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Chọn nút Tạo màu xanh lam nằm ở đầu mỗi trang.

Bước 2: Nhập mô tả ngắn gọn về sự cố trong phần Tóm tắt.

Bước 3: Hoàn thành tất cả các trường bắt buộc và tất cả các trường bắt buộc khác. Khi hoàn tất, hãy chọn Tạo.

7. Giải pháp hàng đầu thay thế Jira – Phần mềm quản lý công việc và dự án 1Work

Cả Jira và 1Work của 1Office đều là những công cụ quản lý dự án theo phương pháp Agile, cung cấp các tính năng lập kế hoạch, cộng tác, báo cáo và tích hợp. Tuy nhiên, 1Work nổi bật với khả năng đáp ứng nhu cầu cho mọi loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam, đồng thời khắc phục được những nhược điểm của Jira:

• Chi phí: 1Work có gói Freemium cho phép tối đa 20 tài khoản sử dụng đầy đủ tính năng trong 12 tháng mà không mất phí bản quyền, phù hợp với ngân sách của các doanh nghiệp Việt.
• Dễ dàng sử dụng: Giao diện tiếng Việt thân thiện và đội ngũ hỗ trợ tận tâm giúp người dùng nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo 1Work, bất kể quy mô doanh nghiệp.
• Tiện lợi và hiệu quả: 1Work đơn giản hóa quá trình cài đặt và triển khai, tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp. Đồng thời, các tính năng như cập nhật kết quả và bình luận trực tiếp trên từng đầu việc giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, ngay cả với những dự án nhỏ.
• Với những ưu điểm vượt trội này, 1Work là một giải pháp quản lý công việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Với những ưu điểm vượt trội này, 1Work tự tin là một giải pháp quản lý công việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam.

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Work!

8. Kết

Jira có thể sẽ là phần mềm phức tạp với người mới sử dụng phần mềm quản lý công việc, dự án nhưng khi đã sử dụng quen thì Jira luôn là công cụ “chất” đối với mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hy vọng, qua bài viết dưới đây thì 1Office đã có thể phần nào giúp bạn hiểu thêm nhiều hơn về phần mềm Jira là gì cùng những tính năng và ưu nhược điểm của phần mềm này.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm hay giải pháp quản lý công việc, dự án thì 1Office sẵn sàng hỗ trợ với thiết kế giao diện tối ưu dễ sử dụng cho mọi doanh nghiệp Việt. Vượt trội tính năng All IN One đáp ứng mọi yêu cầu sử dụng của một công cụ quản lý công việc toàn diện.