Chia sẻ kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả từ A-Z
Quản lý dự án đầu tư xây dựng không đơn thuần chỉ là giao việc, giám sát và nghiệm thu kết quả mà là cả một quá trình từ lên ý tưởng cho đến giai đoạn cuối cùng. Kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng mà chúng tôi chia sẻ đến bạn ngay sau đây sẽ giúp ích cho những nhà quản lý cấp cao trong việc xây dựng và quản lý dự án của mình sao cho hiệu quả.
Mục lục
- I. Quản lý dự án đầu tư xây dựng là gì? Tầm quan trọng của quản lý dự án đầu tư
- II. Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng chuẩn xác
- III. Các mô hình quản lý dự án đầu tư xây dựng phổ biến nhất hiện nay
- IV. Nâng cao gấp đôi hiệu quả quản lý dự án đầu tư xây dựng với 5 kinh nghiệm sau
- V. Nâng cao hiệu quả quản lý dự án với phần mềm 1Office
I. Quản lý dự án đầu tư xây dựng là gì? Tầm quan trọng của quản lý dự án đầu tư
1. Quản lý dự án đầu tư xây dựng là gì?
Quản lý dự án đầu tư xây dựng là hoạt động quản trị tất cả các đầu việc để đảm bảo hoàn thành một dự án xây dựng. Cụ thể là những đầu việc từ chuyên môn kỹ thuật xây dựng đến giám sát lập kế hoạch, từng bước từng bước của quá trình làm dự án.
2. Tầm quan trọng của quản lý dự án đầu tư
Kết quả của công việc, thành công của dự án phụ thuộc rất nhiều vào cách quản lý và lên kế hoạch, quán xuyến tiến trình. Quản lý dự án xây dựng là một trong những công việc có vai trò rất quan trọng nhất của một dự án xây dựng, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và tiến độ thực hiện của dự án.
Nhiệm vụ cụ thể của quản lý dự án đầu tư xây dựng là lập kế hoạch triển khai dự án, chờ phê duyệt, xin giấy phép các bên liên quan và lên phương án triển khai. Sau đó nhà quản lý sẽ chuẩn bị đầu tư rồi thực hiện thi công.
Trong ngành xây dựng, để quản lý tốt các dự án xây dựng qua toàn bộ các giai đoạn từ khi bắt đầu tới kết thúc, đòi hỏi nhà quản lý nắm vững các kiến thức chuyên ngành liên quan và sở hữu các kỹ năng sử dụng tốt các công cụ phần mềm quản lý dự án xây dựng cần thiết cho công việc.
II. Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng chuẩn xác
Các dự án đầu tư xây dựng luôn đa dạng về quy mô, ngân sách hay các bên liên quan. Nhưng có một điều cốt lõi không thể thay đổi, chính là quy trình. Quy trình quản lý dự án luôn cần đi theo 5 giai đoạn cơ bản sau để đi đến thành công:
| STT | Tên giai đoạn | Hạng mục công việc | Chi tiết công việc |
| 1 | Giai đoạn bắt đầu | Thiết lập mục tiêu và tính khả thi | Các thành viên ban quản lý vạch ra mục tiêu chung và cụ thể, đo lường tính khả thi khi thực hiện chúng. |
| Thiết kế sơ đồ | Đây là bước tạo ra một bản phác thảo thiết kế xây dựng có đầy đủ các yếu tố: màu sắc, chất liệu, kích thước, không gian… | ||
| Tài liệu hợp đồng | Gồm các bản vẽ, thông số kỹ thuật cuối cùng được người đặt thầu dùng để tiến hành dự án. | ||
| 2 | Giai đoạn tiền xây dựng | Xác định rõ nguồn lực dự án | phạm vi dự án, nhân lực, ngân sách… |
| Làm việc với các bên liên quan, chính quyền địa phương | Lập bảng kế hoạch, gửi đến chính quyền địa phương xác nhận và xin cấp giấy phép, chuẩn bị mặt bằng | ||
| 3 | Giai đoạn mua sắm vật tư | Đặt mua hoặc thuê tất cả các vật tư xây dựng, công cụ, dịch vụ để sẵn sàng thi công | |
| 4 | Giai đoạn xây dựng | Thực thi tất cả kế hoạch | Lựa chọn nhà thầu, kỹ sư uy tín đóng vai trò quan trọng |
| 5 | Giai đoạn kết thúc | Nghiệm thu, kiểm định chất lượng công trình, quyết toán hoàn thành dự án | Nhà quản lý dự án và những người trong ban quản lý sẽ rà soát lại lần cuối những tồn đọng trong quá trình thi công công trình xây dựng, những hạn chế cần khắc phục để rút kinh nghiệm cho các dự án mới trong tương lai. |
III. Các mô hình quản lý dự án đầu tư xây dựng phổ biến nhất hiện nay
| Mô hình | Khái niệm | Ưu điểm | Nhược điểm |
| Mô hình thác nước – Waterfall | Mô hình quản lý dự án liên tiếp, mỗi giai đoạn dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp | Giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh do công việc tại mỗi giai đoạn vì được thực hiện tuần tự và có kiểm tra | Thiếu linh hoạt vì các giai đoạn cần đúng tuần tự, khó khăn nếu muốn thay đổi |
| Quản trị linh hoạt – Agile | Là mô hình ưu tiên tính linh hoạt, chia nhỏ dự án thành chu kỳ con để tập trung cải tiến, từ đó phát triển và hoàn thiện | Tập trung tăng cường tương tác với khách hàng, lắng nghe để ứng phó những thay đổi | |
| Quản trị tinh gọn – Lean | Mô hình quản trị tập trung vào việc tạo giá trị cho đối tác, khách hàng, loại bỏ tối đa những lãng phí trong quá trình sản xuất, xây dựng, cung cấp sản phẩm, dịch vụ. | Giảm tối đa chi phí tồn kho, các hao phí không tạo ra giá trị. | Việc giảm chi phí cũng ảnh hưởng tới vấn đề cung ứng, khi chỉ có số lượng nhỏ hàng tồn kho được lưu trữ sẽ dễ gây gián đoạn trong quá trình xây dựng nếu như nhà cung ứng không đáp ứng đủ hàng liên tục. |
| Quản lý chất lượng dự án – Six Sigma | Mục tiêu của mô hình này là quản lý chất lượng, cải thiện các quy trình dự án, lường trước và ngăn ngừa các lỗi và vấn đề xảy ra ngay khi chưa phát sinh. | Giảm thiểu tối đa lỗi và chi phí sửa hàng, tăng cường sự ổn định về quản trị, gia tăng sự hài lòng cho khách hàng. | Tập trung nhiều vào chất lượng nên không tối ưu về chi phí, đòi hỏi đầu tư nhiều vào hệ thống máy móc, trang thiết bị, các khâu kiểm tra chất lượng chặt chẽ hơn. |
| Xem ngay: Mô hình quản lý dự án là gì? Cách lựa chọn mô hình quản lý dự án chính xác nhất |
IV. Nâng cao gấp đôi hiệu quả quản lý dự án đầu tư xây dựng với 5 kinh nghiệm sau
1. Phương pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả
-
Phân tích và rút kinh nghiệm theo từng giai đoạn thực hiện dự án
Thói quen ghi chép và phân tích thông tin dự án theo từng giai đoạn có vai trò hết sức quan trọng. Không chỉ có sự tỉ mỉ, chu đáo mà người quản lý còn phải có cách quan sát, nắm bắt nhanh nhạy. Thông qua việc nhìn nhận lại những công việc đã thực hiện để rút ra ưu điểm – hạn chế, từ đó khắc phục kịp thời; như vậy mới có thể đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ dự án.
-
Hình thành mối liên kết giữa các thành viên
Việc quan tâm đến người đứng đầu mỗi bộ phận và các thành viên trong nhóm giúp người quản lý nắm bắt bao quát được các công việc, có nguồn số liệu, theo dõi tiến độ, chất lượng hoạt động một cách nhanh chóng, chính xác.
-
Sẵn sàng thay đổi để thích ứng
Với các dự án xây dựng có quy mô càng lớn thì thời gian để hoàn thiện dự án càng dài. Do đó, yếu tố thị trường, yếu tố tự nhiên ít nhiều sẽ có sự ảnh hưởng, kéo theo thay đổi về giá vật liệu, năng suất nhân sự, thời tiết, số lượng vật liệu,… Vì vậy, nhà quản lý cần trong tâm thế sẵn sàng thích nghi với bất kỳ sự thay đổi nào diễn ra.
-
Nâng cao khả năng lưu trữ kết quả công việc
Bằng việc lưu trữ lại kết quả công việc, có thể giúp nhà quản lý có nguồn cơ sở dữ liệu để đối chiếu, so sánh, đánh giá chất lượng cụ thể, chi tiết nhất. Bởi kết quả công việc ở từng giai đoạn, từng bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình hoạt động dự án.
-
Tập trung vào mục tiêu hoàn thiện công trình xây dựng
Tiến độ công trình chính là một trong những yếu tố mang tính quyết định đến mức độ thành công của dự án. Bằng việc đảm bảo tiến độ, góp phần nâng cao uy tín, khẳng định thương hiệu, đi đến sự gắn bó, hợp tác lâu dài.
2. Kỹ năng cần thiết bổ trợ Nhà quản lý dự án
-
Lập kế hoạch linh hoạt, rõ ràng
Kỹ năng xây dựng kế hoạch quản lý dự án đầu tư xây dựng giúp nhà quản lý dự án ứng phó kịp thời với những thay đổi và phát sinh trong quá trình thực hiện làm ảnh hưởng đến ngân sách, tiến độ, chất lượng.
-
Có tầm nhìn rủi ro cao
Những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào và cần một kế hoạch kỹ lưỡng để chuẩn bị cho những tình huống đó. Lường trước những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thi công sẽ giảm bớt những chi phí phát sinh không đáng có, giảm tỷ lệ tai nạn lao động cho con người, dự án sẽ chạy đều nhịp độ và đạt chất lượng tối đa.
-
Khả năng lãnh đạo tốt
Nhân viên cấp dưới tìm đến người quản lý để xin tham vấn lập kế hoạch, thực hiện các quy trình, giám sát công việc, khắc phục các vấn đề phát sinh. Cần có tư duy, kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án xuất sắc để có thể đạt được thành công khi bạn đang quản lý nhiều dự án ở nhiều quy mô, nhiều khách hàng và nhiều nhóm làm việc khác nhau.
-
Nhiệt tình, giao tiếp hiệu quả
Người quản lý dự án nên có sự lạc quan, năng động và nhiệt tình, nâng cao tinh thần và thúc đẩy sự tự tin của đội nhóm, giúp các thành viên có thêm động lực và niềm vui để nuôi dưỡng sự nhiệt tình trong công việc.
Bên cạnh đó, nhà quản lý dự án xây dựng cần có kỹ năng giao tiếp tốt, cả trong và ngoài công trường. Việc sử dụng công nghệ phù hợp cũng có thể hỗ trợ trong giao tiếp.
-
Nắm bắt công nghệ để ứng dụng
Có rất nhiều đổi mới dành cho các nhóm dự án để cải thiện hiệu quả, giao tiếp và chất lượng công trình, trong đó công nghệ chính là sự cải tiến vượt bậc của nền công nghiệp 4.0 dành cho lĩnh vực xây dựng.
| Tham khảo ngay: 5 bí quyết quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp |
V. Nâng cao hiệu quả quản lý dự án với phần mềm 1Office
Theo nghiên cứu của McKinsey, 98% các dự án xây dựng vượt quá ngân sách và 77% trong số đó bị chậm trễ, quá thời hạn đề ra trong hợp đồng. Chính vì vậy các doanh nghiệp xây dựng thi công cần phải áp dụng phần mềm xây dựng vào quản lý doanh nghiệp.
1Office là Phần mềm quản lý dự án tổng thể giúp doanh nghiệp khắc phục được hạn chế của những ứng dụng đơn lẻ, thiếu tính liên kết khu quản lý. Đồng thời, 1Office sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp cho doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu nâng cao hiệu quả thi công.
1Office cho phép quản lý có thể theo dõi tiến độ thực đạt của từng công trình, dự án. Ngoài ra, quản lý có thể lập kế hoạch theo mô hình WBS để kiểm soát được thời gian làm việc. Dễ dàng thiết lập khai báo các bước trong quy trình theo mẫu có sẵn. Định nghĩa, số hóa 100% các loại quy trình. Giao việc tự động theo vị trí, chức năng phòng ban.
Qua bài viết trên, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn tầm quan trọng và kinh nghiệm để quản lý dự án đầu tư xây dựng đạt hiệu quả cao. Hy vọng bằng việc vận dụng những thông tin trên, kinh nghiệm đầu tư của bạn sẽ được trau dồi.
Nếu cần có thêm thông tin hoặc thắc mắc cần tư vấn, giải đáp, bạn có thể liên hệ với hotline: 083 483 8888 hoặc fanpage 1Office để được hỗ trợ.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
