Phương pháp xây dựng kế hoạch quản lý dự án đầu tư xây dựng

Phương pháp xây dựng kế hoạch quản lý dự án đầu tư xây dựng sẽ giúp chủ đầu tư nắm bắt định hướng, cân đối ngân sách và đánh giá thi công công trình chính xác nhất

Bản kế hoạch quản lý dự án xây dựng là bước nền để nhà quản lý hoạch định dự án tổng thể, giảm thiểu rủi ro cũng như tránh việc lãng phí nguồn lực, tối ưu chất lượng công trình theo tiêu chuẩn. Đáng tiếc thay trong thực tế vận hành, có đến 65% các bản kế hoạch thất bại vì quá nhiều rủi ro mà chủ đầu tư chưa bao giờ nghĩ tới. Vậy có phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án xây dựng nào để triển khai và quản lý công trình xây dựng hiệu quả?

1. Kế hoạch quản lý công trình xây dựng là gì?

Lập kế hoạch quản lý dự án xây dựng là chuỗi các hoạt động được thực hiện liên tiếp để đạt được mục tiêu đã đề ra từ trước.

Kế hoạch quản lý công trình xây dựng là yếu tố không thể thiếu trong công trình xây dựng. Nó giúp hoạch định các chuỗi công việc cần làm, với thời gian và nguồn lực, phương pháp làm tương ứng để đạt được yêu cầu thi công đã đề ra từ đầu. 

Nhờ vào bản kế hoạch quản lý dự án đầu tư xây dựng, những nhân sự liên quan (chủ đầu tư, nhà thầu, đơn vị thiết kế, thi công, cung ứng, vật tư, kho, tài chính …) sẽ cùng hiểu về định hướng triển khai, cân đối dòng tiền và hạn chế những rủi ro xấu từ môi trường khách quan bên ngoài. Đồng thời từ đó, thiết lập ra tiêu chuẩn đánh giá, quản lý và giám sát dự án, kiểm tra chất lượng, tiến độ và mức độ dự án chuẩn chỉ nhất.

Nhà đầu tư cần có phương pháp xây dựng kế hoạch quản lý công trình chi tiết để giúp cho chủ thầu, đơn vị triển khai và các đơn vị tham gia cùng phối hợp hiệu quả để tiến tới triển khai và thi công chắc chắn.

Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Quy trình quản lý dự án theo ISO cho doanh nghiệp

2. Tầm quan trọng của xây dựng kế hoạch quản lý công trình xây dựng

Xây dựng kế hoạch quản lý công trình xây dựng giúp nhà quản lý vạch ra và giám sát những yếu tố tham gia vào đó (nhân sự, tài chính, tiến độ, công việc ….) để đạt được mục tiêu của dự án đúng dự kiến, chi phí và thời hạn như đề ra ban đầu.

Khi tất cả các bộ phận trong dự án xây dựng biết được mục tiêu của chủ đầu tư và vai trò của họ là gì thông qua bản kế hoạch, thì họ sẽ phối hợp và tự triển khai rõ ràng, hợp lý. Nếu không có kế hoạch quản lý công trình, mọi hoạt động sẽ dễ đi chệch hướng và kém hiệu quả

Tạo ra kế hoạch quản lý dự án đầu tư xây dựng sẽ hạn chế được việc chồng chéo và cồng kềnh trong xử lý công việc. Đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng gia tăng tính ổn định, dự báo những rủi ro để có kế hoạch dự phòng, thích ứng phù hợp. 

Doanh nghiệp xây dựng công trình phải giải quyết khối lượng lớn công việc từ thiết kế, bản vẽ đến triển khai thực tế. Mỗi giai đoạn ấy sẽ có tiêu chí quản trị riêng để đánh giá về mức độ, chất lượng hoàn thành và tiến độ thực tế đang như nào. 

Xây dựng bản kế hoạch quản lý dự án xây dựng giúp doanh nghiệp xác định họ cần làm công việc gì trước, việc gì sau, các luồng công việc trong dự án xây dựng đang diễn ra như nào, có cần điều chỉnh hay không. Các doanh nghiệp có phương pháp xây dựng kế hoạch quản lý công trình sẽ đánh giá được chính xác chất lượng nhân sự, chất lượng triển khai dự án dễ dàng.

Hiện nay, các phần mềm quản lý dự án xây dựng đã phát triển với các tính năng lập kế hoạch dự án giúp đơn giản hóa công việc quản lý dự án cho doanh nghiệp. Với giải pháp phần mềm quản lý dự án xây dựng “Make in Việt Nam” 1Office được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong quản lý nhiều dự án thuộc các lĩnh vực khác nhau. Với giao diện thân thiện cùng bộ công cụ theo dõi, giao việc và báo cáo mạnh mẽ, 1Office được xem là giải pháp quản lý dự án hiệu quả cho mọi doanh nghiệp.

3. Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án đầu tư xây dựng

Có rất nhiều phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án đầu tư xây dựng, nhưng tối ưu nhất vẫn là xây dựng kế hoạch quản lý công việc theo cấu trúc từng thành phần của công trình xây dựng.

3.1. Quản lý tổng thể công trình:

– Mục tiêu cần đạt và mức độ khả thi của công trình xây dựng

– Ảnh hưởng của công trình tới các yếu tố xã hội, cộng đồng

– Hoạch định dự án và xin đề xuất phê duyệt

– Triển khai các bước thiết kế bản vẽ công trình

– Tổ chức đấu thầu chọn đơn vị thực thi …

3.2. Quản lý tài chính và nguồn lực 5M:

* Các dòng tài chính:

 – Dự chi tổng chi phí cho toàn công trình

– Hạch toán các dòng chi cụ thể tương ứng với công năng và thời gian sử dụng

– Phương án quản lý dòng tiền, thu chi, vốn, lãi 

* Nguồn lực 5M: 

– Thiết bị máy móc

– Nhân công, đối tác, nhà thầu

– Nguồn tiền

– Quy trình làm việc

– Công nghệ hỗ trợ

3.3. Quản lý thời gian và tiến độ dự án

– Danh sách công việc cần hoàn thành

– Thứ tự hoàn thành theo ưu tiên

– Nguồn lực để triển khai

– Thời gian hoàn thiện

– Mức độ và tiến độ dự án hoàn thành

– Kiểm tra, rà soát và đánh giá

Đọc thêm: Quản lý tiến độ dự án là gì? Quy trình quản lý tiến độ dự án hiệu quả cho các PM – PMA

3.4. Quản lý hồ sơ, hợp đồng xây dựng

– Quản lý theo phân loại hợp đồng: thi công, thiết kế, bán hàng, thiết bị, tư vấn, triển khai ….

– Thỏa thuận, trình ký và đóng dấu 

– Xử lý các vấn đề phát sinh khi triển khai hợp đồng

– Công nợ, đối soát và thanh toán chi phí

– Nghiệm thu và đóng gói hợp đồng

3.5. Quản lý thực thi công trình xây dựng

– Phần thi công xây dựng: chất lượng, tiến độ thực hiện, khối lượng công việc

– Kiểm soát về an toàn xây dựng 

– Quản lý tác động với khu vực địa lý xung quanh, môi trường

– Bảo trì và lắp đặt thiết bị

>> Tham khảo thêm: Công cụ quản lý dự án nào hiệu quả và tiện lợi nhất hiện nay?

3.6. Kế hoạch dự phòng

– Đánh giá tình hình thực tế, thách thức và dự báo rủi ro

– Nguyên nhân và giải pháp 

– Triển khai giải quyết thực tế

Tổng kết:

Mỗi phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án đầu tư xây dựng đều có vai trò và tính ưu việt cho nhà đầu tư khi triển khai thi công. Tùy vào phạm vi, cơ cấu, nhu cầu của công trình để lựa chọn kế hoạch quản lý phù hợp. Nếu còn băn khoăn, liên hệ ngay với 1Office – Nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể để được hỗ trợ tư vấn tận tình và chi tiết nhất. 1Office  tự hào là nền tảng giúp các nhà quản lý có xây dựng kế hoạch quản lý dự án xây dựng tổng thể, tối ưu hiệu suất và chi phí trên thị trường.

Xem thêm: Công cụ quản lý công việc miễn phí – Nên sử dụng hay không?