Kỹ Năng Đàm Phán: Nghệ Thuật Thông Minh Để Giành Ưu Thế

Đàm phán là một phần không thể thiếu trong cuộc sống, đặc biệt là tại môi trường làm việc. Tuy vậy, không ít người e ngại và chủ động tránh né hoạt động này thiếu sự tự tin, thiếu kỹ năng và gặp vấn đề trong kiểm soát cảm xúc. Để có những bước nhảy vọt trong sự nghiệp, bạn cần cải thiện và phát triển kỹ năng này. Hãy đồng hành cùng 1Office trong bài viết này và khám phá xem làm sao để cải thiện kỹ năng đàm phán trong kinh doanh nhé!

1. Kỹ năng đàm phán là gì?

Kỹ năng đàm phán hay còn gọi là negotiation skills là khả năng, phương pháp giúp các bên đạt được kết quả thỏa thuận. Thông qua quá trình trao đổi quan điểm giữa các bên nhằm thỏa mãn yêu cầu và lợi ích của các bên liên quan. Kỹ năng đàm phán là tập hợp của các kỹ năng mềm bao gồm giao tiếp, thuyết phục, lập kế hoạch,….

Trong mọi ngành nghề, đặc biệt là kinh doanh, làm chủ kỹ năng đàm phán đóng vai trò quan trọng. Nó là một phần trong quá trình xây dựng nên phong cách lãnh đạo. Đàm phán trong kinh doanh không chỉ là đối thoại giữa các bên để đạt được một thỏa thuận chung. Mà một người đàm phán hiệu quả là một người có thể tạo ra cơ hội hợp tác giữa hai bên, tạo ra giá trị cho doanh nghiệp khác và đòi hỏi những yêu cầu lợi ích cho doanh nghiệp mình.

2. Vai trò quan trọng của kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán đóng vai trò quyết định nhằm giải quyết các xung đột, mâu thuẫn về lợi ích khi một hoặc nhiều đối tác không chấp nhận đi đến thỏa thuận. Sau đây là một số vai trò cụ thể của kỹ năng này:

• Giúp giải quyết xung đột và tranh chấp: Môi trường công việc luôn tiềm ẩn những bất đồng về quan điểm và lợi ích. Kỹ năng đàm phán giúp bạn giải quyết các vấn đề này một cách hiệu quả, tìm ra tiếng nói chung và xây dựng giải pháp phù hợp với các bên. Như vậy thay vì tranh chấp căng thẳng, gay gắt, kỹ năng đàm phán giúp bạn trao đổi cởi mở hơn, nhanh chóng thấy hiệu quả công việc.
• Xây dựng mối quan hệ hữu nghị hợp tác: Kỹ năng đàm phán giúp bạn thấu hiểu và thể hiện thiện chí hợp tác với các bên. Từ đó, xây dựng lòng tin và phát triển các mối quan hệ hữu nghị, tiến đến hợp tác bền vững.
• Tạo ra giá trị và tăng lợi ích cho các bên: Kỹ năng này cũng giúp bạn khai mở trí tuệ, sáng tạo và linh hoạt hơn. Nhờ vậy, tạo ra những giá trị chung và lợi ích tối đa cho tất cả các bên. Ngoài ra, đảm bảo hiệu quả vì thu được lợi ích tốt nhất cho bản thân và tổ chức.
• Phát triển cá nhân và những kỹ năng chuyên môn: Để làm chủ kỹ năng đàm phán, người lãnh đạo cần tìm hiểu và thành thạo rất nhiều các kỹ năng mềm như: giao tiếp, lắng nghe, tư duy phản biện, … từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt, đứng đắn và mang về những lợi ích lớn với doanh nghiệp.

3. Khám phá 4 hình thức đàm phán phổ biến

Để làm chủ kỹ năng đàm phán, bạn nên khám phá bốn hình thức phổ biến dưới đây. Sau đó, đặt những câu hỏi nhằm đánh giá các hình thức đàm phán phù hợp giải quyết vấn đề của doanh nghiệp bạn. Đây chính là một trong nhiều cách rèn luyện kỹ năng thông qua tình huống.

3.1 Đàm phán có nguyên tắc

Đàm phán có nguyên tắc cho phép các bên tham gia tiến đến thỏa thuận phù hợp nhất dựa trên các nguyên tắc, lợi ích bao gồm các yếu tố dưới đây:

• Thỏa thuận đôi bên cùng có lợi: Đây là nguyên tắc then chốt để thành công trong đàm phán. Thay vì chỉ tập trung vào lợi ích riêng lẻ, cách tiếp cận này hướng đến việc tìm kiến giải pháp đáp ứng nhu cầu và mong muốn của tất cả các bên tham gia. Không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được thỏa thuận, nguyên tắc này còn giúp các doanh nghiệp giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài.
• Tập trung vào lợi ích: Hướng đến thành công khi đàm phán, tuy nhiên cần đặc biệt chú ý đến lợi ích doanh nghiệp bạn để tránh mang về bất lợi cho doanh nghiệp. Người tham gia đàm phán có thể thể hiện nhu cầu, mong muốn về mặt lợi ích khi tham gia đàm phán có nguyên tắc.
• Phân biệt rõ ràng cảm xúc cá nhân và giải quyết vấn đề chung: Đám phàn là cuộc hội thoại giữa người với người. Không thể tránh được sự khác nhau trong quan điểm khi giao tiếp. Bạn cần tập trung vào vấn đề cần giải quyết thay vì cảm xúc. Khi cảm xúc bị chi phối, bạn có thể dễ dàng đưa ra những hành động thiếu suy nghĩ, dẫn đến bế tắc và mâu thuẫn.
• Tính khách quan: Khi tham gia đàm phán, các bên có thể sử dụng những tiêu chí khách quan làm nền tảng cho cuộc đàm phán có lợi.

3.2 Đàm phán nhóm

Đây là hình thức đàm phán phổ biến nhất trong kinh doanh. Thông thường, cuộc đàm phán nhóm gồm hai hoặc nhiều bên có chung mục tiêu và lợi ích, cùng nhau đàm phán với một bên khác. Ví dụ như nhóm nhân viên đàm phán với ban lãnh đạo về mức lương và phúc lợi. Trong hình thức đàm phán này, có thể sử dụng các kỹ năng đàm phán cơ bản như xây dựng mối quan hệ, lắng nghe tích cực và thỏa hiệp.

3.3 Đàm phán đa đối tác

Đàm phán đa đối tác phức tạp hơn đàm phán nhóm. Nó bao gồm nhiều hơn 2 bên với mục đích và lợi ích khác nhau. Họ cùng tham gia đàm phán để đạt được thỏa thuận chung. Bởi có nhiều bên tham gia khác nhau nên dẫn đến việc phải giải quyết nhiều quan điểm và mâu thuẫn cần giải quyết. Thông thường, một cuộc đàm phán đa đối tác đòi hỏi các kỹ năng đàm phán cao cấp hơn và có thể dẫn đến kết quả mà không phải tất cả các bên đều hài lòng nhưng đều có thể chấp nhận được. Ví dụ như đàm phán thương mại quốc tế giữa các quốc gia.

3.4 Đàm phán đối đầu

Hình thức này cho phép mỗi bên tham gia tập trung vào việc tranh đấu để đảm bảo lợi ích của bản thân. Sẵn sàng sử dụng các chiến thuật cứng rắn để đạt được mục tiêu của mình. Thông thường, bên đàm phán tích cực sẽ thu được thỏa thuận phục vụ cho lợi ích của họ. Dưới đây là một số chiến thuật đàm phán đối đầu:

• Thương lượng cứng: Đây là chiến thuật thường được sử dụng khi một bên một bên muốn đạt được mục tiêu của mình mà không cần phải thỏa hiệp nhiều. Để áp dụng, bạn có thể: Đặt ra yêu cầu cao hơn với mức bạn muốn, Áp đặt thời hạn và yêu cầu đối phương ra quyết định nhanh chóng; Thể hiện sự tự tin để đối phương thấy bạn không dễ dàng nhượng bộ.
• Hứa hẹn tương lai: Bạn có thể hứa hẹn một hoặc nhiều lợi ích trong tương lai với đối phương để đổi lại những thỏa thuận mà bạn đang nhắm đến ở hiện tại. Đây hoàn toàn có thể là một con dao hai lưỡi với bạn. Bởi bạn bắt buộc phải thực hiện được những hứa hẹn trước đó. Nếu không, bạn sẽ làm hỏng lòng tin với đối phương và khó khăn trong các đàm phán sau này.
• Tỏ ra mất hứng thú: Sau một thời gian đàm phán, bạn có thể tỏ ra không hứng thú với việc ký kết thỏa thuận để đòi hỏi các bên nhượng bộ. Bạn có thể thể hiện thái độ qua một vài chi tiết như nhìn đồng hồ, thử dài, … Tuy nhiên những hành động này có thể khiến đối phương cảm thấy bị xúc phạm. Hãy cân nhắc khi thực hiện nhé!

Mỗi chiến thuật đàm phán đều có ưu và nhược điểm riêng. Bạn cần sáng suốt để lựa chọn chiến thuật phù hợp với từng tình huống cụ thể. Hãy trung thực và tôn trọng đối phương trong suốt quá trình đàm phán. Đừng quên mục tiêu cuối cùng khi sử dụng các kỹ năng đàm phán là đi đến một giải pháp mà cả hai bên đều có thể chấp nhận được.

4. Các phương pháp đàm phán phổ biến trong kinh doanh

Để một cuộc đàm phán có thể ký kết được các thỏa thuận và vận hành trơn tru cũng cần một số phương pháp. Sau đây, hãy cùng 1Office tìm hiểu về 2 phương pháp đàm phán trong kinh doanh thôi nào!

Cơ sở	Đàm phán phân tán	Đàm phán tích hợp
Định nghĩa	Là phương pháp đàm phán mà các lợi ích được phân chia cho các bên đối tác tham gia đàm phán. Thông thường chỉ có số ít đối tác tham gia cảm thấy hài lòng về những lợi ích nhận được từ thỏa thuận.	Đàm phán tích hợp được sử dụng nhằm đưa ra các giải pháp cho các bên cùng có lợi, hướng đến thỏa thuận win – win.
Chiến lược	Giữ quan hệ cạnh tranh	Giữ quan hệ hợp tác
Tài nguyên	Cố định	Không cố định
Định hướng	Thắng – Thua	Thắng – Thắng
Động lực	Tư lợi và lợi nhuận mang tính cá nhân	Lợi ích và lợi ích đôi bên
Vấn đề	Chỉ tập trung vào một vấn đề duy nhất tại thời điểm thảo luận	Nhiều vấn đề được thảo luận cùng một lúc
Môi trường giao tiếp	Kiểm soát và chọn lọc	Cởi mở và xây dựng
Mối quan hệ	Độ ưu tiên thấp	Độ ưu tiên cao

5. 7 quy tắc đàm phán cần nắm trong kinh doanh

5.1 Quy tắc 1: Hãy thương lượng trong mọi cuộc đàm phán

Khả năng thương lượng sẽ mang đến lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp bạn. Trong một cuộc đàm phán, sẽ có những lúc doanh nghiệp không ở thế chủ động. Thương lượng sẽ giúp bạn điều hòa lại sức nóng từ buổi đàm phán đó, thỏa thuận lại các điều khoản để doanh nghiệp mình không chịu thiệt về mặt lợi ích và dần đi đến ý kiến thống nhất.

5.2 Quy tắc 2: Thu thập đầy đủ thông tin về đối tác

Trước khi tham gia đàm phán, hãy đảm bảo bạn đã có trong tay thông tin về đối tác, những thông tin và các vấn đề pháp lý xoay quanh cuộc đàm phán. Nó giống như một chiếc chìa khóa để bạn hiểu rõ về các bạn cùng tham gia đối thoại thông qua nhiều kênh khác nhau. Từ đó, bạn có thể hiểu rõ bối cảnh đàm phán, có thể làm gì để bảo vệ lợi ích bên bạn, … không chỉ trước khi thực hiện đàm phán mà còn trong khi đàm phán.

5.3 Quy tắc 3: Đàm phán theo nguyên tắc Win – Win

Đàm phán theo nguyên tắc Win – Win được thực hiện khi và chỉ khi các bên tham gia đều đạt được nguyện vòng đã đề ra trước đó. Để đạt được kết quả tốt, cần lưu ý:

• Tôn trọng đối tác của bạn: Một trong những nguyên tắc trong kinh doanh chính là không được phép xúc phạm đối phương. Người lãnh đạo cần thiết lập chương trình làm việc theo thứ tự, tuần tự và cần đặc biệt chú ý giới hạn của đối tác để không phạm phải sai lầm.
• Xây dựng mối quan hệ hợp tác: Hãy cố gắng xây dựng mối quan hệ làm ăn bền đẹp với các đối tác trước khi cuộc đàm phán diễn ra. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng thỏa mãn các nhu cầu của đối tác trong cuộc đàm phán.
• Thấu hiểu động cơ thực sự của đối tác: Hãy cố gắng nhìn thấu những ý định, động cơ ẩn sau những yêu cầu và đòi hỏi của đối tác. Bạn có thể cân nhắc để vừa có thể mong muốn của đối tác vừa không ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp mình. Khi đã làm chủ được kỹ năng đàm phán, bạn sẽ có những cơ hội chiến thắng trong thỏa thuận.

5.4 Quy tắc 4: Nhượng bộ cần dựa trên nguyên tắc trao đổi

Nhượng bộ trong quá trình đàm phán chính là một chiến thuật khéo léo để đạt được thành công trong một cuộc đàm phán. Tuy nhiên, bạn cần chú ý rằng, nếu một cuộc đàm phán diễn ra với sự nhượng bộ đơn phương từ phía doanh nghiệp bạn, bạn không những đã thất bại bước đầu mà còn tự đưa mình vào thế bị động.

Lưu ý rằng, dù mong muốn thỏa thuận được thành lập, đối phương cứng rắn ra sao thì cũng cần phải tỉnh táo để không quá nhượng bộ. Hãy quan sát và dự đoán ý định cũng như phương pháp, hình thức đàm phán đối tác sử dụng để đối phó một cách sáng suốt.

5.5 Quy tắc 5: Nâng cao phạm vi đàm phán theo từng bước

Sau khi lên kế hoạch cụ thể để thực hiện cuộc đàm phán, bạn cần bình tĩnh để tiến hành từng bước và giải quyết từng vấn đề. Hãy làm rõ mindset của bản thân trước khi đặt ra các đầu mục của vấn đề để thảo luận.

Hãy đi giải quyết các vấn đề theo mức độ quan trọng để hiểu được quan điểm của đối tác và hòa hợp với lợi ích, mong muốn của bạn. Trong trường hợp, đối tác muốn đánh lạc hướng bạn bằng các câu hỏi khác nhau, hãy bình tĩnh trả lời và quay lại vấn đề chính. Từ đó, nâng cao đáng kể hiệu quả và tăng tính chủ động của cuộc đàm phán.

5.6 Quy tắc 6: Tạo cho đối tác có tâm lý thỏa mãn chiến thắng

Hãy tạo cho đối tác tâm lý thỏa mãn chiến thắng. Đàm phán không chỉ là một cuộc chiến để đạt được những thỏa thuận về mặt lợi ích của các bên mà còn về tâm lý.

Trong trường hợp doanh nghiệp bạn chiếm thế thượng phong, hãy đánh giá cao những gì đối tác của bạn đã thể hiện qua cuộc đàm phán. Không nên dồn ép đối tác hoặc phô trương chiến thắng của mình. Như vậy sẽ khiến doanh nghiệp bạn gặp khó khăn trong tương lai khi phải tiếp tục làm việc và đàm phán với đối tác này.

Tạo cho đối tác cảm giác chiến thắng sẽ giúp họ thoải mái hơn, có lợi hơn cho các lần hợp tác tiếp theo. Bởi vậy, dù kết quả như thế nào, hãy bắt tay chúc mừng đối phương và tạo cho đối phương cảm giác hài lòng và sẵn sàng hợp tác cho những lần sau.

5.7 Quy tắc 7: Luôn đặt câu hỏi

Đừng ngại đặt những câu hỏi xoay quanh các vấn đề liên quan đến thỏa thuận. Tuy nhiên, hãy đặt câu hỏi một cách thông minh. Đây chính là cơ hội để bạn thu thập thông tin về đối tác, tìm sơ hở của họ và kịp thời điều chỉnh kế hoạch để tránh sai sót.

Ngoài ra, việc đặt câu hỏi sẽ giúp các bên làm việc với nhau minh bạch, rõ ràng và thoải mái hơn. Từ đó, dễ dàng thấu hiểu và đáp ứng được những nhu cầu về lợi ích, cùng nhau ký kết thỏa thuận.

6. Làm sao để phát triển kỹ năng đàm phán cho nhà lãnh đạo

Là một người lãnh đạo, làm chủ kỹ năng đàm phán là không thể thiếu. Giao tiếp và thỏa thuận hiệu quả không chỉ giúp mang về cho doanh nghiệp những hợp đồng có giá trị lớn với những lợi ích đi kèm cùng những mối quan hệ hợp tác lâu dài. Bởi tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán, không ít người đặt câu hỏi “Làm sao để phát triển kỹ năng đàm phán?”. Thấu hiểu tâm lý đó, 1Office chia sẻ đến bạn bí quyết giúp nhà lãnh đạo phát triển kỹ năng đàm phán một cách toàn diện.

6.1 Kỹ năng giao tiếp

Phát triển kỹ năng giao tiếp là điều kiện tiên quyết để phát triển khả năng đàm phán. Giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp các bên tham gia buổi đàm phán hiểu rõ nhu cầu và những mong muốn về lợi ích của doanh nghiệp bạn mà ngược lại, giúp bạn thấu hiểu đối phương. Từ đó đưa ra các phản hồi phù hợp, đúng cách và tạo ấn tượng tích cực trong mắt đối phương.

6.2 Kỹ năng lập kế hoạch

Để cuộc đàm phán được diễn ra một cách trơn tru và đi đến thỏa thuận, cần lập một kế hoạch nhằm chuẩn bị tốt hơn và giải quyết các tình huống phát sinh. Để thực hiện lập kế hoạch, cần thông qua các bước gồm phân tích thông tin, dữ liệu, đưa ra mục tiêu và quy trình đàm phán cụ thể.

Lập kế hoạch trước cho buổi đàm phán giúp bạn tránh những tình huống khó xử nếu không đạt được thỏa thuận mong muốn. Ngoài ra, bạn có thể có cái nhìn tổng quan nhất về cuộc đàm phán và giúp các bên đưa ra các đề xuất và yêu cầu một cách có hệ thống. Từ đó, tăng khả năng thuyết phục đối phương đối phương đồng ý với lập trường của mình.

6.3 Giải quyết vấn đề

Trong quá trình đàm phán, các bên liên quan có thể có những nút thắt khó gỡ hoặc đối mặt với những mâu thuẫn giữa các lợi ích và mục tiêu khác nhau. Đây là lúc kỹ năng giải quyết vấn đề phát huy tác dụng.

Với kỹ năng này, bạn sẽ có thể phân tích và đánh giá chung tình huống, đồng thời xác định nguyên nhân. Từ đó, bạn có thể dễ dàng tìm ra các hướng giải quyết phù hợp, thương lượng và thỏa hiệp nhưng vẫn phải đảm bảo những lợi ích cho doanh nghiệp.

6.4 Khả năng thích ứng

Nó sẽ giúp bạn nhanh chóng thích ứng với môi trường và kịp thời thay đổi để đối phó với những tình huống khó khăn. Cùng kỹ năng đàm phán, khả năng này có thể giúp bạn đưa ra những chiến lược khác nhau để đạt được mục tiêu đàm phán tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể.

Nếu không thể thích ứng được với các tình huống mới và đưa ra giải pháp thích hợp, người lãnh đạo sẽ gặp khó khăn trong việc thỏa thuận được những lợi ích cho doanh nghiệp và không đạt được mục tiêu theo kỳ vọng ban đầu.

6.5 Kiểm soát cảm xúc

Khi đối mặt với các tình huống căng thẳng, áp lực con người có thể bị bộc phát cảm xúc. Đó là lý do cần kiểm soát về mặt cảm xúc để làm chủ kỹ năng đàm phán. Quản lý cảm xúc trong các cuộc đàm phán rất cần thiết để giữa hòa khí và giúp các bên giữa tinh thần thoải mái, tập trình thực hiện mục tiêu chính. Từ đó có thể đưa ra những quyết định đúng đắn phù hợp với tình hình.

7. Kết

Bài viết trên đã chia sẻ đến bạn những thông tin xoay quanh kỹ năng đàm phán. 1Office đã gửi đến bạn những nội dung chi tiết đi từ định nghĩa cơ bản đến những bí quyết để các nhà lãnh đạo cải thiện kỹ năng này trong kinh doanh. Không ngừng học hỏi, tiếp thu những tri thức mới để phát triển bản thân chính là phát triển doanh nghiệp bạn.