15 mẫu bảng chấm công hàng ngày hiệu quả, dễ sử dụng

Mẫu bảng chấm công hàng ngày là biểu mẫu quan trọng trong doanh nghiệp, là cơ sở để đánh giá tính chuyên cần trong công việc và hiệu suất làm việc của từng nhân sự trong công ty, tính lương cho nhân viên. Cùng tham khảo 15 Mẫu bảng chấm công hàng ngày mới nhất hiện nay, định dạng File excel, word của 1Office trong bài viết dưới đây.

1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày mới nhất

Bảng chấm công hằng ngày là hình thức đánh giá chấm công phổ biến đối với nhân viên hiện nay. Phương pháp này thường được thực hiện hai lần mỗi ngày để ghi lại thời điểm bắt đầu và kết thúc làm việc của nhân viên, giúp cập nhật chính xác số giờ làm việc trong ngày.

Ngoài ra, mẫu bảng chấm công hàng ngày cũng giúp quản lý theo dõi công việc một cách thuận lợi, đồng thời tạo động lực cho nhân viên giữa môi trường làm việc. Dưới đây là hình ảnh minh họa cho bảng chấm công hàng ngày của bộ phận Nhân sự.

Tải mẫu bảng chấm công hàng ngày Mẫu 1 (File excel)

Tải mẫu bảng chấm công theo ngày Mẫu 2 (File excel)

2. Mẫu bảng chấm công theo thông tư 200

Mẫu bảng chấm công này được xây dựng dựa trên các quy định của Thông tư 200, bao gồm thông tin về ngạch bậc lương hoặc cấp bậc, chức vụ. Bảng này áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế.

Văn bản này chi tiết theo dõi số giờ làm việc theo từng hạng mục như công theo thời gian, công theo sản phẩm, và công hưởng BHXH. Điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp duy trì sự chính xác và minh bạch về các khoản lương, phụ cấp, đồng thời thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

Tải mẫu bảng chấm công hàng ngày theo thông tư 200 (File excel)

3. Mẫu bảng chấm công theo thông tư 133

Bảng chấm công theo mẫu số 01a-LĐTL, Thông tư 133/2016/TT-BTC được thiết kế với mục đích theo dõi công việc theo các cấp bậc nhân viên. Đây là một mẫu bảng đơn giản nhưng vẫn đảm bảo sự minh bạch trong quản lý thời gian làm việc, thời gian nghỉ, và thời gian làm thêm giờ.

Mẫu này khác biệt so với mẫu theo Thông tư 200 ở điểm áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm cả các doanh nghiệp siêu nhỏ.

Tải mẫu bảng chấm công hàng ngày theo thông tư 133 (File doc)

4. Mẫu bảng chấm công hàng ngày theo thông tư 177

Bảng chấm công theo Thông tư 177 có sự tương đồng lớn với các mẫu theo Thông tư 200 và 133, tuy nhiên, phần mục quy ra công được thiết kế gọn gàng hơn. Bảng này chia thành 3 loại công bao gồm số công hưởng lương theo thời gian, số công nghỉ không lương, và số công hưởng BHXH.

Tải mẫu bảng chấm công hàng ngày theo thông tư 177 (File doc)

5. Mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng Excel

Để thực hiện việc chấm công cho nhân viên, mỗi công ty sẽ tạo ra các bảng chấm công khác nhau phù hợp với đặc điểm nhân sự hoặc lĩnh vực cụ thể. Trong quá trình xây dựng bảng chấm công, quan trọng là đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn nhất định. Điều này giúp tránh những sai sót và vấn đề bất cập trong quá trình chấm công. Một File Excel chấm công cơ bản thường bao gồm các thông tin như mẫu dưới đây.

Tải mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng Excel 

6. Mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng Word

Bảng chấm công cũng có thể được thiết lập trên Word và áp dụng cho mọi phòng ban, bộ phận trong công ty. Tuy nhiên, bảng chấm công trên Word chỉ hỗ trợ nhập dữ liệu thủ công hoặc in ra để điền tay, không thể tự động tính toán theo công thức khi cần thiết. Mẫu bảng này thích hợp cho các tổ chức với quy mô nhân sự nhỏ và quy trình tính giờ làm đơn giản.

Tải mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng Word

7. Mẫu bảng chấm công sản xuất

Mẫu bảng chấm công này được tạo để theo dõi giờ làm của công nhân trong các phân xưởng sản xuất. Mẫu này được thiết kế một cách đơn giản, dễ sử dụng, bao gồm thông tin về ca làm, giờ tăng ca, công chính thức và công làm thêm. Vào cuối tháng, quản lý và tổ trưởng có thể dễ dàng tổng kết số giờ làm và tính toán lương cùng các phúc lợi tương ứng.

Tải mẫu bảng chấm công sản xuất (File excel)

8. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng chấm công làm thêm giờ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình tính lương và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc các công ty thường xuyên thực hiện giờ làm thêm. Việc theo dõi làm thêm giờ ngoài giờ hành chính cung cấp cơ sở để tính thời gian nghỉ bù cho người lao động hoặc quy đổi thành tiền lương.

Tải mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (File excel)

9. Mẫu bảng chấm công theo tuần

Để kiểm soát giờ làm một cách chặt chẽ và chính xác hơn, cũng như hạn chế các xung đột có thể xảy ra, bộ phận Nhân sự có thể áp dụng mẫu bảng chấm công theo tuần. Mặc dù mẫu này không phổ biến, nhưng nó rất thích hợp cho các doanh nghiệp tính lương theo tuần hoặc cần phải báo cáo tiến độ định kỳ hàng tuần. Trong quá trình sử dụng mẫu này, quan trọng là lưu ý đến ngày bắt đầu và ngày kết thúc của tuần.

Tải mẫu bảng chấm công theo tuần (File excel)

10. Mẫu bảng chấm công theo ca

Mục đích của bảng chấm công này là theo dõi tình hình ngày công làm việc theo ca của công nhân. Mẫu này hỗ trợ người quản lý theo dõi đồng thời ca làm việc của từng nhân viên và số lượng nhân viên trong mỗi ca. Nhờ vào thông tin này, người quản lý có thể phân bổ lại ca làm việc một cách hiệu quả hơn, tránh tình trạng thừa thiếu nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc.

Tải mẫu bảng chấm công theo ca (File excel)

11. Mẫu bảng chấm công theo giờ

Chấm công theo giờ là phương pháp quản lý thời gian làm việc một cách chặt chẽ, được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Trên bảng chấm công theo giờ, thời gian ra vào của nhân viên được ghi rõ theo từng ngày hoặc theo từng ca làm việc. Thông qua việc này, nhà quản lý có thể đánh giá chính xác tình hình chuyên cần của nhân viên và áp dụng biện pháp nhằm nâng cao tinh thần tuân thủ nội quy của doanh nghiệp.

Bên cạnh thông tin cơ bản, bảng chấm công theo giờ cũng có thể bao gồm các chi tiết như số phút đi muộn, về sớm, số giờ làm thêm, và thời gian nghỉ phép. Dựa trên những dữ liệu này, bộ phận Nhân sự và Kế toán có thể thực hiện các quy trình liên quan đến các phúc lợi nhân sự như tính lương làm thêm theo quy định và quản lý nghỉ bù.

Tải mẫu bảng chấm công theo giờ (File excel)

12. Mẫu bảng chấm công hàng ngày giáo viên theo số giờ dạy

Nhiều trường học và cơ sở giáo dục thường tính công của giáo viên dựa trên số giờ dạy, và bảng chấm công này sẽ hỗ trợ bạn theo dõi chi tiết một cách chính xác nhất. Mẫu này đặc biệt phù hợp cho các trung tâm ngoại ngữ, cơ sở giáo dục tư nhân, cũng như doanh nghiệp giáo dục hoạt động cả trong và ngoài nước.

Tải mẫu bảng chấm công giáo viên theo số giờ dạy (File excel)

14. Mẫu bảng chấm công giáo viên theo giờ ra vào

Bảng báo cáo chấm công tự động này bao gồm nhiều trang (sheet), khi giờ ra vào được cập nhật tại trang DATA, thì tình hình làm việc theo thời gian cuối tháng cũng được tự động cập nhật dưới dạng biểu đồ tại trang DASHBOARD.

Tải mẫu bảng chấm công giao viêm theo giờ ra vào (File excel)

15. Mẫu bảng chấm công hàng ngày tiếng Anh

Mẫu bảng chấm công bằng tiếng Anh này được thiết kế cho các doanh nghiệp nước ngoài và tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam. Các công ty mong muốn sử dụng tiếng Anh trong quá trình hoạt động cũng có thể áp dụng mẫu bảng này. Lưu ý rằng để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu, HR và nhân viên cần phải được hướng dẫn cách sử dụng bảng và đọc thông tin trong bảng bằng tiếng Anh.

Tải mẫu bảng chấm công hàng ngày tiếng Anh (File excel)

Tải mẫu bảng chấm công hàng ngày tiếng Anh (File doc)

16. Những tác dụng của bảng chấm công có ích cho doanh nghiệp

Bảng chấm công thường được hiểu đơn giản là công cụ tính lương, nhưng trên thực tế, nó còn mang lại nhiều giá trị quản trị sâu hơn nếu biết khai thác đúng cách. Khi được phân tích và kết hợp với các dữ liệu quản lý khác, bảng chấm công trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp: theo dõi hiệu suất làm việc, đảm bảo tuân thủ pháp luật, và còn rất nhiều lợi ích khác nữa. Những lợi ích này giúp nhà quản lý không chỉ “ghi nhận thời gian” mà còn hiểu đúng giá trị nhân sự tạo ra, từ đó đưa ra các quyết định nhân sự công bằng, minh bạch và hiệu quả hơn.

Quản lý hiệu suất và năng suất lao động qua bảng chấm công:

• Bảng chấm công hàng ngày giúp doanh nghiệp biết được nhân viên đi làm đầy đủ, làm bao nhiêu giờ, nhưng làm nhiều chưa chắc đã mang lại hiệu suất cao. Theo báo cáo của Gallup 2022, chỉ có 21% nhân viên toàn cầu thực sự cảm thấy gắn kết với công việc, dù họ đều làm việc đủ giờ. Con số này chứng minh rằng chấm công chỉ phản ánh được “thời gian”, chứ không phản ánh trọn vẹn “giá trị” mà nhân viên tạo ra.
• Ví dụ, một nhân viên có thể làm việc tới 10 giờ/ngày nhưng KPI vẫn thấp. Nguyên nhân có thể đến từ việc workload bị phân bổ sai, kỹ năng chưa đủ để xử lý, hoặc quy trình phối hợp trong team còn kém hiệu quả. Ngược lại, cũng có nhân viên hoàn thành KPI sớm mà không cần phải tăng ca quá nhiều, bởi họ biết cách ưu tiên công việc và sử dụng thời gian hợp lý.
• Do đó, quản lý cần kết hợp dữ liệu từ bảng chấm công với công cụ quản lý công việc và KPI để có cái nhìn toàn diện. Sự đối chiếu này giúp phân biệt rõ giữa “nhân viên làm nhiều giờ” với “nhân viên tạo ra giá trị thực sự”, từ đó điều chỉnh khối lượng công việc, phân bổ lại nhiệm vụ hoặc đào tạo bổ sung để tối ưu năng suất.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm chấm công trên Excel đơn giản, dễ hiểu

Hỗ trợ tuân thủ pháp luật lao động:

• Bảng chấm công hàng ngày không chỉ phục vụ tính lương, mà còn là tài liệu pháp lý quan trọng để doanh nghiệp chứng minh sự tuân thủ quy định của pháp luật. Theo Luật Lao động Việt Nam, thời giờ làm việc bình thường của người lao động không được quá 48 giờ/tuần. Ngoài ra, tổng số giờ làm thêm cũng bị giới hạn: không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày, không quá 40 giờ/tháng, và tối đa 200–300 giờ/năm tùy ngành nghề.
• Trong bối cảnh đó, bảng chấm công trở thành căn cứ để chứng minh rằng doanh nghiệp đã trả lương đúng, tính công chuẩn và không vi phạm giới hạn giờ làm. Khi có đoàn thanh tra lao động hoặc kiểm toán, việc xuất trình bảng chấm công minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, đồng thời củng cố uy tín với nhân viên.
• Thực tế đã có những trường hợp doanh nghiệp bị phạt vì không lưu giữ hồ sơ chấm công hoặc khai gian giờ làm để tránh trả tiền tăng ca. Đây là sai lầm nghiêm trọng, không chỉ khiến công ty đối diện với chế tài hành chính, mà còn làm giảm lòng tin của nhân viên và ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu tuyển dụng.

Làm dữ liệu liên kết với KPI/OKR:

• Nếu chỉ dùng bảng chấm công để tính lương, doanh nghiệp mới khai thác một phần nhỏ giá trị của nó. Khi gắn dữ liệu chấm công với hệ thống KPI/OKR, quản lý sẽ có bức tranh đầy đủ hơn về hiệu quả làm việc: nhân viên nào đi làm đầy đủ, thậm chí làm thêm giờ liên tục nhưng kết quả lại chưa đạt kỳ vọng, và ngược lại, ai là người tối ưu thời gian để đạt thành tích cao.
• Ví dụ, một nhân viên Sales có số ngày công đầy đủ, thậm chí thường xuyên làm overtime, nhưng doanh số vẫn thấp. Đây là tín hiệu cho thấy vấn đề không nằm ở sự chăm chỉ, mà có thể đến từ thiếu kỹ năng bán hàng, chiến lược tiếp cận khách hàng sai, hoặc thị trường được phân bổ chưa phù hợp. Từ đó, quản lý có cơ sở điều chỉnh mục tiêu, phân bổ lại thị trường hoặc đào tạo kỹ năng cần thiết.
• Thông điệp quan trọng ở đây là: bảng chấm công không chỉ để tính lương, mà còn là nguồn dữ liệu chiến lược giúp doanh nghiệp ra quyết định nhân sự chính xác hơn. Khi được kết hợp với KPI/OKR, chấm công trở thành công cụ quản trị hiệu suất thực sự, giúp doanh nghiệp cân bằng giữa “thời gian bỏ ra” và “giá trị tạo ra”.

>> Tham khảo các mẫu chấm công theo ca khác: Mẫu Bảng Chấm Công Theo Ca Chuẩn Form 2023【Tải Ngay】

17. Bảng chấm công do ai lập?

Trong hầu hết doanh nghiệp, bảng chấm công thường do bộ phận nhân sự (HR) hoặc phòng hành chính lập để theo dõi ngày công, giờ làm việc và tình hình lao động của nhân viên. Với doanh nghiệp nhỏ hoặc tổ sản xuất, việc này có thể do tổ trưởng, quản lý trực tiếp đảm nhiệm, sau đó bàn giao cho kế toán tổng hợp. Việc lập bảng chấm công không chỉ là trách nhiệm hành chính đơn thuần mà liên quan trực tiếp đến quản lý nhân sự, tính lương và tuân thủ pháp luật, tùy mô hình công ty, nhiều vị trí có thể tham gia quá trình này:

Bộ phận Nhân sự (HR) hoặc Phòng Hành chính:

• Nhóm được theo dõi: Toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
• Mục đích: HR là nơi tiếp nhận và tổng hợp dữ liệu chấm công từ các phòng ban, từ đó chuẩn hóa thành bảng công chính thức để tính lương và phúc lợi.
• Lợi ích mang lại: Đảm bảo minh bạch, hạn chế tranh chấp giữa nhân viên và doanh nghiệp; tạo cơ sở rõ ràng cho việc trả lương đúng hạn và đúng quy định. Đây cũng là tài liệu HR có thể dùng để làm báo cáo lao động với cơ quan nhà nước.

Quản lý trực tiếp / Trưởng phòng:

• Nhóm được theo dõi: Nhân viên trong phạm vi phòng ban phụ trách.
• Mục đích: Kiểm soát sự hiện diện, kỷ luật giờ giấc và mức độ tham gia dự án. Quản lý trực tiếp thường là người ký xác nhận công trước khi chuyển cho HR.
• Lợi ích mang lại: Giúp phòng ban vận hành chặt chẽ, tránh tình trạng nhân viên đi muộn, về sớm hoặc “đi làm hộ”. Ngoài ra, số liệu này còn được dùng để đối chiếu với KPI/OKR của phòng.

Tổ trưởng / Quản đốc phân xưởng (đối với DN sản xuất):

• Nhóm được theo dõi: Công nhân trực thuộc tổ/ca sản xuất.
• Mục đích: Ghi nhận chi tiết từng ca làm, số giờ tăng ca, nghỉ phép, nghỉ đột xuất… Tổ trưởng thường là người nắm sát tình hình lao động nhất.
• Lợi ích mang lại: Cung cấp dữ liệu thực tế và tức thì để tránh gian lận công, làm căn cứ tính lương sản phẩm, đồng thời giúp doanh nghiệp đo lường năng suất dây chuyền sản xuất.

Bộ phận Kế toán:

• Nhóm được theo dõi: Dựa trên dữ liệu đã được HR/Quản lý cung cấp.
• Mục đích: tính toán Lương, thưởng, phụ cấp, khấu trừ bảo hiểm và thuế TNCN.
• Lợi ích mang lại: Đảm bảo việc chi trả minh bạch, công bằng, đúng pháp luật; giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót tài chính và nâng cao sự tin tưởng của nhân viên.

>> Tham khảo bảng chấm công theo giờ khác: Cách làm bảng chấm công theo giờ bằng Excel【+5 mẫu File】

18. Vì sao chấm công lại gây nhiều rắc rối cho doanh nghiệp?

Trong quá trình vận hành, việc chấm công tưởng chừng chỉ là thao tác hành chính đơn giản nhưng lại nảy sinh khá nhiều rắc rối. Doanh nghiệp thường gặp các tình huống như nhân viên quên chấm công, chấm công hộ, bảng công tổng hợp thủ công dễ sai sót, ca kíp thay đổi phức tạp hoặc tăng ca không được ghi nhận đầy đủ. Những vấn đề này không chỉ khiến HR và kế toán mất nhiều thời gian xử lý mà còn dễ dẫn đến tranh chấp, giảm niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, các khó khăn trên hoàn toàn có thể khắc phục. Doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình chấm công rõ ràng, tăng cường kiểm soát ở cấp quản lý trực tiếp, đồng thời áp dụng công nghệ như phần mềm HRM để tự động hóa việc ghi nhận công. Nhờ đó, dữ liệu trở nên minh bạch, giảm thiểu gian lận và giúp quá trình tính lương – thưởng trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.

Nếu các bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn, có thể xem thêm bài viết: Các vấn đề chấm công nhân viên và cách xử lý cho doanh nghiệp. Bài này sẽ phân tích từng vấn đề cụ thể và đưa ra hướng xử lý phù hợp để doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý nhân sự.

19. Những chỉ số KPI quan trọng cần theo dõi trong chấm công

Chấm công không chỉ là công cụ hành chính để tính lương, mà còn là nguồn dữ liệu quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tính kỷ luật, năng suất và mức độ gắn kết của nhân viên. Dưới đây là các chỉ số KPI mà doanh nghiệp nên thường xuyên giám sát:

Tỷ lệ đi muộn & thời gian đi muộn trung bình

• Ý nghĩa: Cho thấy mức độ tuân thủ giờ giấc và văn hóa kỷ luật trong tổ chức.

• Cách đo lường:

  • Tỷ lệ đi muộn = (Số lượt đi muộn / Tổng số lượt làm việc) × 100%

  • Thời gian đi muộn trung bình = Tổng số phút đi muộn / Tổng số lượt đi muộn

• Ví dụ: Nếu một nhân viên đi muộn 5 lần/tháng, tổng cộng 60 phút → trung bình đi muộn 12 phút/lần.

Tỷ lệ nghỉ không phép / nghỉ sớm

• Ý nghĩa: Thể hiện mức độ cam kết và trách nhiệm của nhân viên.

• Cách đo lường:

  • Tỷ lệ nghỉ không phép = (Số ngày nghỉ không phép / Tổng số ngày công) × 100%

  • Tỷ lệ nghỉ sớm = (Số lần về sớm / Tổng số ngày công) × 100%

• Ứng dụng: HR có thể dùng chỉ số này để cảnh báo sớm tình trạng thiếu gắn kết hoặc kỷ luật yếu.

Tỷ lệ chấm công hợp lệ / chính xác

• Ý nghĩa: Đánh giá mức độ tin cậy của dữ liệu chấm công, đặc biệt khi áp dụng hệ thống điện tử.

• Cách đo lường:

  • Tỷ lệ hợp lệ = (Số lần chấm công hợp lệ / Tổng số lần chấm công) × 100%

• Ví dụ: Nếu tổng cộng 1.000 lượt chấm công, trong đó 950 hợp lệ → tỷ lệ hợp lệ 95%.

Tổng số giờ làm thêm so với chỉ tiêu

• Ý nghĩa: Giúp kiểm soát khối lượng công việc & tuân thủ luật lao động (giới hạn giờ làm thêm).

• Cách đo lường:

  • Tổng số giờ làm thêm = Giờ làm việc thực tế – Giờ làm việc chuẩn.

• Ứng dụng:

  • Quản lý tránh tình trạng lạm dụng làm thêm giờ.

  • Đảm bảo cân bằng giữa hiệu quả công việc và sức khỏe nhân viên.

Độ tin cậy & tính minh bạch của dữ liệu chấm công

• Ý nghĩa: Xác định liệu dữ liệu chấm công có phản ánh đúng thực tế hay không.

• Cách đo lường:

  • So sánh dữ liệu chấm công trên hệ thống với báo cáo thực tế (giấy, GPS, quản lý trực tiếp).

  • Theo dõi số lần phát sinh sai sót, sửa dữ liệu hoặc báo cáo bất thường.

• Ứng dụng: Tạo cơ sở minh bạch khi có tranh chấp về lương, kỷ luật, hoặc kiểm tra từ cơ quan quản lý lao động.

20. Cách tối ưu bảng chấm công để nâng cao hiệu quả quản lý

Một bảng chấm công hiệu quả không chỉ phục vụ mục đích tính lương chính xác mà còn là công cụ quan trọng trong quản trị nhân sự toàn diện. Dữ liệu chấm công chuẩn xác giúp doanh nghiệp theo dõi kỷ luật lao động, phân tích năng suất và ra quyết định quản lý nhân sự chính xác hơn. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần tối ưu bảng chấm công ở các khía cạnh sau:

Chuẩn hóa dữ liệu & quy trình cập nhật công

Doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình chấm công rõ ràng, thống nhất để tránh sai lệch và giảm tranh chấp giữa nhân viên – quản lý – HR.

• Thiết lập quy trình chuẩn: xác định rõ thời gian chấm công (đầu ca, cuối ca), đối tượng ghi nhận và người phê duyệt.

• Đảm bảo tuân thủ thống nhất: toàn bộ nhân viên, quản lý và phòng nhân sự phải áp dụng cùng một quy định.

• Xây dựng SOP (Standard Operating Procedure): văn bản hóa các bước thực hiện để giảm sai sót và tăng tính minh bạch.

Kết hợp công nghệ hiện đại

Việc áp dụng công nghệ giúp tự động hóa, giảm gian lận và tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu thủ công.

• Máy chấm công: vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt cho văn phòng và nhà máy.

• App mobile có GPS: hỗ trợ nhân viên làm việc ngoài site, công tác hoặc remote.

• QR code check-in: phù hợp cho ngành bán lẻ và dịch vụ.

Lợi ích: hạn chế tình trạng “chấm công hộ”, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, tiết kiệm thời gian nhập liệu cho HR.

Tích hợp bảng công với hệ thống tính lương – KPI – báo cáo nhân sự

Một bảng công hiện đại cần liên thông với các hệ thống khác để tối ưu hiệu quả quản trị.

• Hệ thống tính lương: dữ liệu công tự động đổ về bảng lương, giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.

• KPI / OKR: gắn kết dữ liệu chuyên cần với đánh giá hiệu suất làm việc.

• Báo cáo nhân sự: hỗ trợ quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu minh bạch.

Định kỳ kiểm tra & đánh giá dữ liệu

Ngay cả khi đã ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp vẫn cần thường xuyên kiểm soát dữ liệu để phát hiện bất thường.

• Soát xét dữ liệu định kỳ: hàng tuần và hàng tháng để phát hiện sai lệch.

• Phân tích xu hướng: theo dõi tỷ lệ đi muộn, nghỉ không phép, tăng ca vượt mức.

• Ứng dụng dữ liệu: làm căn cứ cảnh báo sớm và điều chỉnh chính sách nhân sự (ví dụ: bố trí ca kíp hợp lý, bổ sung phúc lợi, hoặc siết chặt kỷ luật).

Như vậy, tối ưu bảng chấm công không chỉ dừng ở việc quản lý giờ giấc, mà còn góp phần xây dựng một hệ thống nhân sự minh bạch, hiệu quả và bền vững.

19. Tự động hóa chấm công với 1HRM

Nếu việc chấm công bằng Excel gây khó khăn và tốn nhiều thời gian, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng các phần mềm công nghệ. Trong số nhiều giải pháp, 1HRM Chấm công được đánh giá là một sản phẩm hiện đại với nhiều tính năng ưu việt, giúp quản lý chấm công nhân sự trở nên cực kỳ đơn giản và thuận tiện.

Đăng ký trải nghiệm tính năng tự động chấm công của 1Office HRM

Tính năng quản lý chấm công tập trung đẩy dữ liệu chấm công nhanh chóng vào mẫu bảng chấm công hàng ngày, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian tổng kết công hàng tháng. Nhân sự có thể theo dõi chi tiết thời gian làm việc và báo cáo tình trạng đi muộn về sớm, giúp nhà quản lý nắm bắt chi tiết hiệu suất làm việc của nhân sự.

• Phần mềm chấm công 1HRM này cho phép chấm công đa dạng hình thức vân tay, khuôn mặt, thẻ từ, GPS,… trực tiếp trên ứng dụng, rất phù hợp cho các công ty có nhân sự thường xuyên di chuyển hoặc làm việc từ xa.
• Quá trình chấm công của nhân sự làm theo ca kíp hoặc tại nhiều chi nhánh trở nên đơn giản hơn, với dữ liệu được tổng hợp trên một phần mềm, giúp dễ dàng xuất dữ liệu và tính lương. Nhân viên có thể tạo đơn xin nghỉ phép, đi sớm hoặc về muộn ngay trên phần mềm, loại bỏ hoàn toàn các thủ tục thủ công.
• Bảng báo cáo chấm công được tạo ra trực quan và dễ nhìn, giúp ban lãnh đạo theo dõi thời gian làm việc của từng cá nhân và đưa ra các chính sách phù hợp.=

Phần mềm còn hỗ trợ việc đồng bộ hóa chấm công và bảng lương giữa các chi nhánh trong doanh nghiệp, tự động tạo bảng lương hàng tháng. Khung bảng lương và công thức tính lương có thể dễ dàng tạo và quản lý ngay trên phần mềm, giúp rút ngắn thời gian tính lương và đảm bảo sự hiệu quả.