TOP 6 mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật 2026
Sử dụng mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi cá nhân và tránh rủi ro pháp lý. 1Office tặng bạn trọn bộ 6 mẫu đơn chuẩn 2026 dành cho mọi trường hợp, giúp bạn hoàn tất thủ tục nghỉ việc nhanh chóng, đúng luật và chuyên nghiệp nhất.
Mục lục
- Mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
- Mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động gồm những nội dung gì?
- Tải miễn phí 6 mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động chuẩn 2026
- Quy định về thời hạn báo trước theo Bộ luật Lao động 2019 (Cập nhật 2026)
- Những lưu ý khi viết đơn chấm dứt HĐLĐ để tránh tranh chấp pháp lý
- 1Office – Hệ thống quản lý văn bản và đơn từ nghỉ việc tự động hóa
- Câu hỏi thường gặp về đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động
- Kết luận
Mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động (thường được gọi là đơn xin nghỉ việc) là một văn bản hành chính quan trọng do người lao động lập ra để gửi đến người sử dụng lao động (Ban Giám đốc hoặc phòng Nhân sự).
Mục đích của văn bản này là thông báo chính thức về việc người lao động muốn dừng thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi đã cam kết trong hợp đồng lao động trước đó.
Về mặt pháp lý, theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, đây là bước khởi đầu để thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động một cách hợp pháp. Việc gửi đơn giúp xác định chính xác thời điểm thông báo, từ đó tính toán được thời hạn báo trước (3 ngày, 30 ngày hay 45 ngày) theo đúng quy định của pháp luật.
Mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động gồm những nội dung gì?
Một mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định cần bao gồm 5 nội dung chính: Thông tin cá nhân và công ty, lý do chấm dứt hợp đồng, thời gian đề nghị nghỉ việc, nội dung cam kết bàn giao và chữ ký xác nhận của các bên.
Thông tin cá nhân và thông tin công ty
Đây là phần mở đầu bắt buộc để xác định đối tượng thực hiện giao dịch dân sự/lao động.
- Người lao động: Họ và tên, chức vụ, bộ phận/phòng ban đang công tác, mã số nhân viên (nếu có).
- Người nhận đơn: Kính gửi Ban Giám đốc công ty, Trưởng phòng Nhân sự hoặc quản lý trực tiếp.
- Thông tin công ty: Tên đầy đủ của doanh nghiệp theo giấy đăng ký kinh doanh.
Lý do chấm dứt hợp đồng lao động
Bạn không nhất thiết phải viết quá chi tiết về lý do chấm dứt hợp đồng lao động, nhưng cần có một lý do rõ ràng và hợp lý. Một số lý do phổ biến bao gồm:
- Thay đổi định hướng phát triển nghề nghiệp.
- Giải quyết việc gia đình hoặc lý do sức khỏe cá nhân.
- Chuyển nơi cư trú.
- Đã hoàn thành mục tiêu công việc hoặc theo thỏa thuận chung.
Lưu ý: Tránh dùng những ngôn từ tiêu cực, chỉ trích công ty cũ để giữ gìn mối quan hệ chuyên nghiệp.
Thời gian đề nghị nghỉ việc
Thời gian đề nghị nghỉ việc (Ngày cuối cùng làm việc) là nội dung quan trọng nhất để đối chiếu với thời hạn báo trước theo quy định của Bộ luật Lao động. Ngày này sẽ là căn cứ để công ty sắp xếp nhân sự thay thế và tính toán các khoản lương, thưởng, trợ cấp đến ngày làm việc cuối cùng của bạn.
Bạn cần ghi rõ: “Tôi xin được chấm dứt hợp đồng lao động kể từ ngày… tháng… năm…”
Căn cứ vào pháp lý, để đảm bảo ngày này tuân thủ đúng thời hạn báo trước:
- 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn.
- 30 ngày với hợp đồng xác định thời hạn.
- 3 ngày với hợp đồng thử việc.
Nội dung cam kết bàn giao công việc
Để đảm bảo trách nhiệm trước khi rời đi, bạn cần liệt kê hoặc cam kết thực hiện đầy đủ các đầu mục bàn giao trong mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động:
- Danh sách các công việc đang thực hiện và tiến độ hiện tại.
- Danh sách các tài sản, công cụ dụng cụ, tài liệu mà công ty cấp phát.
- Thông tin người tiếp nhận bàn giao (nếu đã có).
Chữ ký và xác nhận của các bên
Để đơn có hiệu lực thi hành, cần có sự xác nhận từ cả hai phía:
- Người lao động: Ký và ghi rõ họ tên.
- Ý kiến của quản lý trực tiếp: Xác nhận về tình hình nhân sự và bàn giao.
- Phê duyệt của Ban Giám đốc/Phòng Nhân sự: Đây là căn cứ để công ty thực hiện các thủ tục chốt sổ BHXH và chi trả các khoản trợ cấp, lương thưởng cuối cùng.
Mẹo nhỏ: Khi gửi đơn, bạn nên chuẩn bị ít nhất 2 bản (1 bản gửi công ty, 1 bản lưu lại có chữ ký xác nhận đã nhận đơn của bộ phận nhân sự) để làm bằng chứng bảo vệ quyền lợi nếu có tranh chấp về thời hạn báo trước.
Để tối ưu hóa quy trình này và loại bỏ hoàn toàn việc ký giấy thủ công rườm rà, doanh nghiệp có thể ứng dụng giải pháp 1Sign của 1Office – Hệ thống chữ ký số tích hợp ngay trên nền tảng quản trị. 1Sign giúp người lao động và lãnh đạo thực hiện ký duyệt đơn từ ngay trên di động, đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối và rút ngắn thời gian phê duyệt chỉ trong vài phút.
Tải miễn phí 6 mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động chuẩn 2026
Mẫu 1: Đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động cơ bản
Đây là mẫu đơn phổ biến nhất, phù hợp cho mọi đối tượng nhân viên văn phòng, công nhân hoặc người lao động phổ thông. Mẫu này tập trung vào sự ngắn gọn, đầy đủ thông tin và đúng quy trình hành chính.
Mẫu 2: Mẫu đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động
Dành cho trường hợp người lao động chủ động xin nghỉ việc theo quyền đơn phương được quy định tại Điều 35 Bộ luật Lao động. Mẫu này nhấn mạnh vào việc tuân thủ thời hạn báo trước để tránh các rắc rối về bồi thường hợp đồng.
Mẫu 3: Mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng vì lý do cá nhân
Nếu bạn nghỉ việc vì các lý do như: chăm sóc gia đình, thay đổi nơi cư trú hoặc vấn đề sức khỏe, mẫu đơn này sẽ giúp bạn trình bày một cách khéo léo, tình cảm nhưng vẫn giữ được sự chuyên nghiệp.
Mẫu 4: Đơn xin chấm dứt hợp đồng dành cho quản lý
Cấp quản lý (Trưởng phòng, Giám đốc bộ phận…) thường có trách nhiệm bàn giao phức tạp và thời hạn báo trước dài hơn. Mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động này bổ sung các phần về bàn giao nhân sự, tài liệu chiến lược và các dự án đang dang dở.
Mẫu 5: Đơn xin nghỉ việc dành cho Giáo viên
Đặc thù của ngành giáo dục là lịch trình theo học kỳ và năm học. Mẫu đơn này được thiết kế dành riêng cho giáo viên tại các trường học, trung tâm đào tạo với các nội dung về bàn giao điểm số, hồ sơ học sinh và kế hoạch giảng dạy.
Mẫu 6: Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh/song ngữ
Dành cho nhân sự làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia (MNCs) hoặc công ty có sếp là người nước ngoài. Mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động sử dụng thuật ngữ nhân sự tiếng Anh chuẩn quốc tế như: Resignation Letter, Notice Period, Handover Process.
Khám phá thêm:
13 Mẫu đơn xin nghỉ việc/thôi việc chuẩn 2026 (File Word, Google Doc)
Mẫu quy định nghỉ phép trong doanh nghiệp
Quy định về thời hạn báo trước theo Bộ luật Lao động 2019 (Cập nhật 2026)
Để việc chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) được coi là hợp pháp, người lao động phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời hạn báo trước. Căn cứ theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn này được phân loại dựa trên loại hợp đồng mà bạn đã ký kết:
Thời hạn báo trước theo loại Hợp đồng lao động
- Ít nhất 45 ngày: Đối với Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
- Ít nhất 30 ngày: Đối với Hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.
- Ít nhất 03 ngày làm việc: Đối với Hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng.
Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù: Thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định riêng của Chính phủ (thường dài hơn so với quy định chung).
Các trường hợp được nghỉ việc ngay (Không cần báo trước)
Theo Khoản 2, Điều 35, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ mà không cần báo trước trong các trường hợp sau đây để bảo vệ quyền lợi của bạn:
- Không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc đã thỏa thuận.
- Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn.
- Bị người sử dụng lao động ngược đãi, đánh đập hoặc có lời nói, hành vi nhục mạ, hành vi làm ảnh hưởng đến sức khỏe, nhân phẩm, danh dự; bị cưỡng bức lao động.
- Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
- Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền.
- Đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định (trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác).
- Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng đến việc thực hiện HĐLĐ.
Xem thêm: 7+ Mẫu đơn xin nghỉ thai sản cho lao động nữ chuẩn quy định
Hậu quả khi vi phạm thời hạn báo trước
Nếu bạn tự ý nghỉ việc mà không tuân thủ thời hạn báo trước nêu trên, việc chấm dứt HĐLĐ sẽ bị coi là đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật. Khi đó, theo Điều 40, bạn sẽ phải:
- Không được hưởng trợ cấp thôi việc.
- Bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo HĐLĐ.
- Bồi thường một khoản tiền tương ứng với tiền lương trong những ngày không báo trước.
- Phải hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có) theo quy định tại Điều 62.
Lưu ý: Hãy luôn đối chiếu kỹ loại hợp đồng của mình và kiểm tra xem có thuộc trường hợp đặc biệt nào không để xác định chính xác ngày gửi đơn, tránh những rủi ro tài chính đáng tiếc.
Những lưu ý khi viết đơn chấm dứt HĐLĐ để tránh tranh chấp pháp lý
Để quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ, đúng luật và không để lại những hệ lụy về tài chính hay pháp lý, bạn cần đặc biệt lưu ý các điểm sau khi soạn thảo và gửi mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động:
Luôn thực hiện bằng văn bản
Theo Điều 35, việc báo trước phải được thực hiện bằng văn bản. Dù bạn đã trao đổi trực tiếp hay nhắn tin với quản lý, một tờ đơn giấy hoặc email chính thức vẫn là bằng chứng pháp lý duy nhất để xác định thời điểm bắt đầu tính thời hạn báo trước. Tránh trường hợp xin nghỉ bằng lời nói khiến công ty xác định là tự ý nghỉ việc.
Xác lập bằng chứng về việc công ty đã nhận đơn
Tranh chấp thường xảy ra khi người lao động bảo “đã gửi đơn”, còn công ty bảo “chưa nhận được”.
- Nếu gửi trực tiếp: Hãy in thành 02 bản, yêu cầu bộ phận Nhân sự hoặc Quản lý ký nhận (ghi rõ ngày nhận) vào bản bạn giữ lại.
- Nếu gửi email: Hãy gửi từ email cá nhân đến email chính thức của công ty, CC cho quản lý trực tiếp và chọn chế độ yêu cầu xác nhận đã đọc.
Tuy nhiên, việc gửi đơn qua email hoặc bản giấy truyền thống vẫn tồn tại rủi ro như: đơn bị thất lạc, bị “bỏ quên” trong hòm thư hoặc gây khó khăn cho việc ký duyệt nếu lãnh đạo đi công tác.
Để khắc phục hoàn toàn tình trạng này, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng 1Office. Hệ thống này cho phép luân chuyển đơn từ tự động và lưu vết toàn bộ lịch sử xử lý. Kết hợp cùng giải pháp ký số 1Sign, việc phê duyệt sẽ được thực hiện ngay trên hệ thống với đầy đủ căn cứ pháp lý, giúp xác lập thời gian nhận và duyệt đơn một cách minh bạch, loại bỏ 100% rủi ro tranh chấp về sau.
Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng!
Ghi chính xác ngày làm việc cuối cùng
Đừng ghi chung chung như “nghỉ vào tháng sau”. Hãy ghi rõ: “Ngày làm việc cuối cùng của tôi tại công ty là ngày… tháng… năm…”.
Hãy tự tính toán sao cho ngày này thỏa mãn thời hạn báo trước (45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày) dựa trên loại HĐLĐ của bạn để tránh bị coi là vi phạm hợp đồng.
Chi tiết hóa nội dung bàn giao (Điều 48)
Căn cứ Khoản 3, Điều 48, người lao động có trách nhiệm bàn giao công việc và tài sản. Trong đơn, bạn nên cam kết thực hiện bàn giao đầy đủ. Lưu ý: Công ty có quyền tạm giữ một phần lương hoặc các khoản thanh toán nếu bạn chưa hoàn tất việc bàn giao tài sản (laptop, thẻ gửi xe, tài liệu mật…) theo quy định nội bộ.
Nêu rõ căn cứ nếu nghỉ việc không báo trước
Nếu bạn thuộc trường hợp được nghỉ việc ngay (như bị nợ lương, bị ngược đãi… theo Khoản 2 Điều 35), hãy ghi rõ lý do này trong đơn. Việc nêu rõ căn cứ pháp lý giúp bảo vệ bạn khỏi việc bị công ty kiện ngược vì vi phạm thời hạn báo trước.
Giữ thái độ chuyên nghiệp đến phút cuối
Dù lý do nghỉ việc có thể không mấy vui vẻ, hãy trình bày đơn với văn phong lịch sự. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình ký duyệt của Ban Giám đốc, giúp bạn dễ dàng lấy lại sổ Bảo hiểm xã hội và các giấy tờ xác nhận kinh nghiệm làm việc sau này.
Tham khảo thêm: 6+ Mẫu Quyết Định Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động 2026 – Tải Ngay & Hướng Dẫn Soạn Thảo Chi Tiết
1Office – Hệ thống quản lý văn bản và đơn từ nghỉ việc tự động hóa
Trong bối cảnh chuyển đổi số năm 2026, việc sử dụng các mẫu đơn giấy truyền thống đang dần được thay thế bằng quy trình điện tử để đảm bảo tính chính xác và bảo mật. 1Office tự hào cung cấp giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp, giúp số hóa toàn bộ hệ thống đơn từ và văn bản hành chính một cách chuyên nghiệp.
Với module Quản lý văn bản của 1Office, quy trình chấm dứt hợp đồng lao động trở nên tinh gọn và đúng luật hơn bao giờ hết nhờ các tính năng ưu việt:
- Tự động hóa phê duyệt: Đơn từ tự động luân chuyển đến đúng cấp thẩm quyền theo quy trình cài đặt; cập nhật trạng thái xử lý theo thời gian thực.
- Ký số chuẩn pháp lý: Cho phép ký duyệt và phát hành quyết định thôi việc ngay trên hệ thống, đảm bảo tính xác thực và rút ngắn thời gian xử lý.
- Lưu trữ tập trung: Toàn bộ HĐLĐ, đơn từ và biên bản bàn giao được quản lý trên nền tảng Cloud với hệ thống phân quyền truy cập chặt chẽ.
- AI bóc tách dữ liệu: Tự động trích xuất thông tin (số văn bản, ngày tháng, trích yếu), giảm thiểu thao tác nhập liệu và sai sót thủ công.
- Sử dụng trên di động: Hỗ trợ nộp và phê duyệt đơn từ linh hoạt mọi lúc mọi nơi qua ứng dụng, đảm bảo quy trình không bị gián đoạn.
Sử dụng 1Office không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa 90% thời gian xử lý thủ tục hành chính mà còn xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp và hiện đại.
Câu hỏi thường gặp về đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động
Đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động có cần ghi rõ thời gian nghỉ việc không?
Có. Đây là căn cứ pháp lý duy nhất để xác định bạn đã tuân thủ đúng thời hạn báo trước (3 ngày, 30 ngày hoặc 45 ngày) theo Điều 35 hay chưa. Nếu không có thời gian cụ thể, công ty sẽ không có cơ sở để chốt bảng lương, thực hiện bàn giao công việc và làm thủ tục trả sổ Bảo hiểm xã hội cho bạn.
Nghỉ việc không báo trước có bị xử phạt hay bồi thường không?
Có. Bạn sẽ không được hưởng trợ cấp thôi việc, phải bồi thường cho công ty nửa tháng tiền lương và một khoản tiền tương ứng với tiền lương trong những ngày không báo trước.
Nếu công ty không ký duyệt đơn nghỉ việc thì người lao động phải làm gì?
Vẫn được nghỉ. Quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ là quyền của người lao động. Bạn hãy gửi đơn qua thư đảm bảo hoặc email chính thức để làm bằng chứng; sau khi hết thời hạn báo trước theo luật (30 hoặc 45 ngày), bạn có quyền nghỉ việc dù công ty không ký.
Những trường hợp nào được nghỉ việc ngay mà không cần báo trước?
Theo Điều 35 Bộ luật Lao động, gồm: Không được trả lương đủ hoặc đúng hạn; bị ngược đãi, đánh đập, nhục mạ hoặc quấy rối tình dục; không được bố trí đúng công việc/địa điểm; lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định bác sĩ; hoặc đủ tuổi nghỉ hưu.
Người lao động được hưởng quyền lợi gì khi chấm dứt hợp đồng lao động?
Được thanh toán đầy đủ tiền lương những ngày làm việc thực tế, tiền phép năm chưa nghỉ hết, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện) và được công ty hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH.
Kết luận
Việc chuẩn bị một mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần, mà còn là cách để bạn bảo vệ quyền lợi pháp lý tối đa và giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. Hy vọng với 6 mẫu đơn chuẩn 2026 và những giải đáp chi tiết về Bộ luật Lao động mà 1Office chia sẻ, bạn đã có thể tự tin hoàn tất quy trình nghỉ việc một cách thuận lợi và êm đẹp nhất.
Hãy nhớ luôn tuân thủ thời hạn báo trước và thực hiện bàn giao đầy đủ để sẵn sàng cho những hành trình mới đầy thành công phía trước!
