Top 8 Phần mềm giao việc cho nhân viên, quản lý công việc Online hiệu quả

Giao việc và quản lý công việc trực tuyến ngày càng trở thành xu hướng được các doanh nghiệp ứng dụng. Đặc biệt sau giai đoạn giãn cách xã hội do đại dịch Covid gây nên thì nhu cầu sử dụng các ứng dụng quản lý công việc từ xa đã dần đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp. Tại bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu về Top 8 Phần mềm giao việc và quản lý công việc Online tốt nhất hiện nay nhé.

1. Tại sao nên sử dụng phần mềm giao việc cho nhân viên?

Phần mềm giao việc được hiểu là ứng dụng quản lý công việc, các nhiệm vụ, yêu cầu của công việc từ khi bắt đầu đến kết thúc một cách tốt nhất và đúng thời gian nhất. Mọi quy trình công việc đều được quản lý và truy cập dễ dàng. Dưới đây là lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý công việc:

Công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc đắc lực cho cá nhân

Trong quá trình thực hiện các công việc được giao, chắc bạn đã từng gặp phải vấn đề như công việc quá hạn, quên việc, bỏ sót việc,… Khi sử dụng các App sắp xếp công việc, người dùng có thể xem một cách chi tiết các đầu việc, thời hạn thực hiện của từng đầu việc và báo cáo nhanh chóng kết quả cho người quản lý. Điều này không những giúp bạn có thể bao quát được các công việc cần làm mà còn tránh tình trạng bỏ sót các công việc được giao.

Cung cấp cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị

Khi sử dụng hệ thống giao việc cho nhân viên Online, nhà quản trị sẽ có được một cái nhìn tổng quan về tiến trình thực hiện các hạng mục công việc. Các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực giúp quản lý có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề khi nó phát sinh.

Bên cạnh đó, tính minh bạch trong thực hiện công việc cũng được nâng cao nhờ nền tảng quản lý công việc tự động. Nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự nhờ những báo cáo đầy đủ mà hệ thống cung cấp.

Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm

Một lợi ích tích cực mà phần mềm giao việc – quản lý công việc mang đến chính là gia tăng sự phối hợp giữa các nhóm dự án. Khi mà quy trình quản lý công việc thủ công gây nên nhiều khó khăn trong việc lưu thông dữ liệu giữa các phòng ban, gây nên tình trạng công việc thực hiện chậm hoặc hiệu quả làm việc không cao thì phần mềm quản lý đã giải quyết tốt vấn đề này.

Nhờ dữ liệu được thông suốt cũng như các tính năng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, người dùng có thể thảo luận Online, chỉnh sửa tài liệu công việc trực tiếp ngay trên phần mềm cho dù bạn đang ở bất kỳ đâu.

Với những lý do trên, chắc chắn ứng dụng phần mềm trong quản lý công việc là điều mà doanh nghiệp nào cũng hướng tới. Tuy nhiên, làm thế nào để lựa chọn một hệ thống phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là gợi ý cho bạn:

2. Top 8 Phần mềm quản lý giao việc cho nhân viên tốt nhất hiện nay

2.1 Phần mềm quản lý công việc 1Office

1Office là giải pháp quản lý công việc chuyên nghiệp với đầy đủ các tính năng như tạo công việc, phân công công việc, đặt thời gian cho các công việc, quản lý hiệu quả công việc,… Phần mềm không chỉ hữu ích cho từng cá nhân trong công ty mà còn hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát và tối ưu quy trình làm việc của công ty mình.

Với 1Office, nhà quản lý có thể dễ dàng lập kế hoạch và giao việc cho đúng người, đúng phòng ban ngay trên nền tảng ở mọi lúc mọi nơi. Phần mềm tự động cập nhật đầy đủ các thông số theo từng công việc, từ đó, quản lý có thể đánh giá được hiệu quả công việc giúp tối ưu được chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Giao việc mọi lúc, mọi nơi với mọi thiết bị kết nối Internet
• Giao việc cho từng cá nhân, phòng ban, đội nhóm
• Giao việc từ một kế hoạch, từ kết luận giao ban, hay một đoạn chat
• Đa dạng các phương thức báo cáo tiến độ công việc
• Hệ thống cảnh báo nhắc việc thông minh, tự động tránh tình trạng quên sót việc

Phần mềm quản lý công việc của 1Office còn có thể tự động cập nhật các mẫu báo cáo tiến độ dưới dạng GanttChart & Kanban rất trực quan, khoa học và dễ hiểu. Công việc tự động chạy theo đúng tuần tự của quy trình được thiết lập sẵn trên phần mềm nên dễ dàng kiểm soát tiến độ, theo từng nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Từ quy trình bán hàng, hoạt động marketing, chăm sóc khách hàng, đến quản lý, điều phối hàng hóa kho,… phần mềm đều có thể giúp nhà quản lý có thể nắm bắt và theo dõi tiến độ công việc một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Ngoài những tính năng phân chia công việc chuyên nghiệp. Giá của phần mềm 1Office cũng dễ dàng tiếp cận được đến mọi đối tượng khách hàng hơn so với các phần mềm quốc tế. Tham khảo thêm: Bảng giá phần mềm quản lý công việc mới nhất 2024

Nhận tư vấn & Demo miễn phí

2.2 Phần mềm giao việc Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hóa công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done).

Bạn có thể sử dụng nó để sắp xếp các thẻ ghim vào trong các danh sách khác nhau. Các thẻ ghim đó có thể là nhiệm vụ, ghi chú, dự án, file chia sẻ hoặc bất cứ những gì khác giúp nhóm của bạn hoạt động “teamwork” tốt hơn.

Ngoài ra phần mềm quản lý công việc nhóm này còn được tích hợp: Dropbox, Google Drive, Confluence giúp người dùng có được trải nghiệm trao đổi công việc được thuận tiện nhất.

Ưu điểm:

• Giao diện của nền tảng thân thiện với người dùng, bố trí các tính năng khoa học dễ quan sát.
• Có bản sử dụng Trell miễn phí cho người dùng trải nghiệm.
• Tự động được các thao tác phân công công việc, giúp người dùng tối ưu được thời gian.

Nhược điểm:

Nhìn chung, tính năng của phần mềm giao việc Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như:

• Không có tính năng chat nhóm
• Không có khả năng phân quyền
• Không có báo cáo công việc
• Không hiệu quả khi quản lý thời gian…

2.3 Phần mềm nhắc việc Microsoft To – Do

Đây là phần mềm thuần túy sử dụng cho mục đích nhắc việc, báo cáo tiến độ công việc và có khả năng đáp ứng những nhu cầu ghi nhớ cơ bản nhất của người dùng. Phần mềm quản lý công việc của Microsoft sở hữu tính năng khởi tạo công việc con trong từng mục công việc. Thậm chí, người dùng còn có thể ghi chú và đặt deadline cho từng công việc con.

Ưu điểm:

• Đồng bộ dễ dàng trên đa nền tảng thiết bị điện thoại, máy tính, PC,… nền bạn chỉ cần sử dụng một tài khoản để sử dụng phần mềm.
• Hỗ trợ tính năng lập nhóm thảo luận công việc Online trên hệ thống với số người lên đến 150 người (số liệu tham khảo).
• Dễ dàng tích hợp với các công cụ khác thuộc sản phẩm của nhà cung cấp.
• Có gói miễn phí hoặc tải phần mềm giao việc Microsoft có trả phí trong gói Microsoft 365.

Nhược điểm:

Tuy nhiên, do chỉ là một phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí, nên các tính năng nổi bật như gắn nhãn công việc, bộ lọc tìm kiếm đều bị lược bỏ không thương tiếc trên Microsoft To-Do. Do vậy việc quản lý công việc đã khởi tạo trên ứng dụng trở nên tương đối khó khăn.

2.4 Phần mềm quản lý công việc Asana

Asana là phần mềm giao việc tốt trên thị trường hiện nay, sử dụng trên giao diện ứng dụng web và di động được thiết kế để giúp các nhóm, doanh nghiệp sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc của họ một cách hợp lý nhất và nhanh chóng. Với các tính năng trên, phần mềm quản lý công việc Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau.

 

 

Ưu điểm:

• Phần mềm cho phép người dùng chuyển công việc từ task qua project chỉ bằng vài thao tác đơn giản.
• Công cụ Calendar cho phép nhà quản trị theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc một cách liên tục và trực quan.
• Phần mềm sử dụng được trên các nền tảng điện thoại và máy tính bảng hệ điều hành IOS

Nhược điểm:

Hiện nay phần mềm Asana không có bản hỗ trợ tiếng Việt, khiến người dùng khó khăn trong việc sử dụng các tính năng của nền tảng.

2.5 Ứng dụng quản lý công việc Todoist

Todoist là ứng dụng giao việc trên điện thoại hiệu quả giúp sắp xếp, quản lý công việc dễ dàng. Phần mềm có thể đồng thời phân loại tác vụ theo deadline, tag, dự án nhanh trong khi bạn đang nhập dữ liệu mới. Bạn có thể đồng thời phân loại tác vụ theo deadline, tag, dự án nhanh trong khi đang nhập dữ liệu mới trên phần mềm nhắc nhở công việc online này.

Tuy nhiên, tính năng phân chia công việc con (subtask) chưa hoạt động hiệu quả, khiến người sử dụng gặp khó dễ trong việc khởi tạo các công việc phức tạp, có nhiều phân nhánh. Giao diện và tính năng chính là là 2 mặt bị hạn chế lớn nhất của Todoist.

2.6 Any.do – Ứng dụng nhắc việc miễn phí

Any.DO là một ứng dụng quản lý công việc Online giúp người dùng nhớ tất cả những công việc và nhiệm vụ phải làm hằng ngày. Nó liệt kê danh sách các công việc, đánh dấu chúng làm rồi hay chưa và tùy chỉnh nhắc nhở vào những thời điểm bạn cài đặt.

Phần mềm sở hữu giao diện “drag & drop” hiện đại, hỗ trợ người dùng để sắp xếp trình tự của các tác vụ theo độ ưu tiên khác nhau; hay đánh dấu tình trạng công việc chỉ bằng thao tác kéo thả trên điện thoại.

Ưu điểm: 

• Giao điện quản lý đơn giản, dễ dàng sử dụng.
• Có thể đánh dấu các công việc đã hoàn thành hoặc xóa bỏ các công việc chỉ bằng vài thao tác.
• Tính năng tổng hợp danh sách các đầu việc cần làm giúp người dùng dễ dàng phân công công việc.
• Hỗ trợ các tùy chọn âm thanh nhắc nhở

Nhược điểm:

Tuy nhiên, các tính năng quản lý giao việc cho nhân viên chuyên sâu như gắn nhãn tình trạng công việc, sắp xếp theo tính chất hay khởi tạo subtask đều bị lược bỏ. Phần mềm Any.DO chỉ đóng vai trò chỉ là một ứng dụng nhắc việc đơn thuần.

2.7 Nền tảng quản lý giao việc Wrike

Wrike có đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án,… Phần mềm giao việc của Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) với các tài liệu đính kèm, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột… Đây được đánh giá là một trong những giải pháp quản quản lý phân việc hiệu quả cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ.

Ưu điểm:

• Phần mềm có đầy đủ các tính năng quản lý công việc như: Tạo công việc, Giao việc, Chỉ định người thực hiện – Người quản lý, liên kết các đầu việc với nhiều dự án có liên quan,…
• Có tính năng lập kế hoạch công việc và theo dõi tiến độ dự án tổng thể hoặc theo dõi tiến độ các đầu việc nhỏ.
• Hỗ trợ xuất các mẫu biểu đồ báo báo quản lý dự án.

Nhược điểm:

Tuy nhiên, để có thể sử dụng một số quyền nâng cao như quyền tạo, sửa và tùy chỉnh Workflow, quyền xem lịch làm việc của người khác,… thì chỉ có phiên bản trả phí. Gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Một mức giá khá cao để được sử dụng trọn vẹn phần mềm này.

2.8. Zwork

Zwork là nền tảng cho phép bạn quản lý công việc và tiến độ dự án một cách hiệu quả. Với giao diện thân thiện với người dùng, phần mềm giao việc trực tuyến này cho phép bạn tạo lập các hạng mục công việc, thiết lập thời gian và phân chia công việc đến từng nhân viên một cách nhanh chóng chỉ với vài tao tác.

Ngoài ra, tính năng chia sẻ tài liệu thông minh là ưu điểm của Zwork. Nó giúp người dùng chia sẻ nhanh chóng các tài liệu công việc cũng như cho phép chỉnh sửa tài liệu trực tuyến để dễ dàng hơn trong việc trao đổi giữa các nhân viên.

3. Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm giao việc hiệu quả, dễ sử dụng

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp quản lý nghiệp cụ giao việc, quản lý công việc trong doanh nghiệp, cá nhân. Vì vậy làm sao để lựa chọn được một công cụ giao việc phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Cùng tham khảo các tiêu chí được chúng tôi liệt kê dưới đây để có thể ứng dụng phần mềm giao việc Online cho doanh nghiệp hiệu quả:

• Tính năng:

Một phần mềm tốt phải được tích hợp đầy đủ các tính năng như: lập kế hoạch, tạo công việc, giao việc, theo dõi trạng thái, phân quyền, lưu trữ dữ liệu, khả năng tích hợp dễ dàng với các nền tảng khác,…

• Tính dễ sử dụng:

Giao diện phần mềm phải thân thiện với người dùng với các chức năng được thiết lập một cách khoa học giúp người dùng dễ quan sát. Phần mềm cần hỗ trợ tiếng Việt để không gây khó khăn trong quá trình sử dụng.

• Chi phí phần mềm:

Nghiên cứu kỹ giá thành của từng gói mua theo tháng, theo năm hoặc giá dịch vụ cần mua thêm để sử dụng phần mềm (nếu có). Điều này giúp doanh nghiệp có kế hoạch ngân sách phù hợp để ra quyết định ứng dụng giải pháp phần mềm.

• Dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp:

Trong quá trình sử dụng hệ thống chắc chắn sẽ có những lỗi phát sinh không thể lường trước. Lúc này bạn cần đến sự hỗ trợ của nhà cung cấp. Vì vậy, trước khi triển khai ứng dụng phần mềm giao việc, hãy tìm hiểu kỹ các dịch vụ hỗ trợ từ phía nhà cung cấp.

• Tính khả thi khi triển khai:

Trước khi triển khai hệ thống, hãy nghiên cứu kỹ xem nền tảng có tương thích với cơ sở công nghệ của công ty hay không. Hoặc phần mềm có khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp không. Vì mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô và một quy trình hoạt động riêng. Điều này cũng đòi hỏi nhu cầu về tính năng của phần mềm quản lý công việc là khác nhau.

• Thương hiệu của nhà cung cấp:

Tất nhiên rồi, khi lựa chọn một giải pháp phần mềm, bạn nên tìm hiểu độ uy tín cũng như những kết quả mà nhà cung cấp đã đạt được.

• Mức độ phổ biến của nền tảng:

Cần tìm hiểu phần mềm của nhà cung cấp có được triển khai cho nhiều doanh nghiệp hay không? Phần mềm triển khai cho nhóm doanh nghiệp nào là chủ yếu?

Trên đây là các phần mềm giao việc và quản lý công việc tốt nhất được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Hy vọng qua bài viết này bạn có thể lựa chọn cho mình một nền tảng quản lý công việc phù hợp. Nếu bạn đang băn khoăn không biết lựa chọn giải pháp quản lý công việc nào cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được các chuyên gia tư vấn tận tình.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA