Top 10 Phần mềm quản lý khách sạn toàn diện & hiệu quả

Trong giai đoạn xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, phần mềm quản lý khách sạn là một trợ thủ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú. Đây là một giải pháp đảm bảo chất lượng trải nghiệm của khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này 1Office sẽ giới thiệu tới bạn Top 10 phần mềm quản lý khách sạn toàn diện và tốt nhất, chỉ ra một số tính năng nổi bật cũng như ưu nhược điểm của các phần mềm.

1. Phần mềm quản lý khách sạn tốt cần có những tính năng gì?

Phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả và đáng dùng cần có những tính năng nổi bật sau:

Quản lý đặt phòng:

• Tạo và chỉnh sửa đặt phòng nhanh chóng và dễ dàng
• Hỗ trợ nhiều kênh đặt phòng khác nhau (website, email, điện thoại,…)
• Quản lý tình trạng phòng theo thời gian thực
• Tự động phân bổ phòng phù hợp
• Gửi thông báo xác nhận đặt phòng cho khách hàng

Quản lý khách hàng:

• Quản lý thông tin khách hàng
• Theo dõi lịch sử đặt phòng và thanh toán của khách hàng
• Phân tích hành vi khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ

Quản lý thu chi:

• Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau (tiền mặt, thẻ tín dụng,…)
• Quản lý hóa đơn và chứng từ thanh toán
• Tự động tạo báo cáo doanh thu

Quản lý nhân sự:

• Phân công, nhiệm vụ cho từng nhân viên
• Quản lý ca làm việc và chấm công
• Quản lý lương bổng và thưởng phạt
• Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên

Báo cáo và phân tích:

• Tạo các báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí,…
• Hỗ trợ quản lý phân tích dữ liệu đánh giá chiến lược kinh doanh

2. Top 10+ phần mềm quản lý khách sạn “đáng tiền” nhất

2.1 Phần mềm quản lý điều hành khách sạn 1Office

1Office là phần mềm quản lý điều hành khách sạn toàn diện, dễ sử dụng, được thiết kế nhằm tối ưu hóa tất cả các quy trình từ đặt phòng, thu chi đến quản lý kho và nhân sự. Với giao diện thân thiện, trực quan cùng tính năng linh hoạt, 1Office giúp chủ khách sạn dễ dàng điều hành các công việc hàng ngày và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

1Office cung cấp đầy đủ các tính năng, được chia thành 3 phân hệ giúp giải quyết các bài toán của doanh nghiệp kinh doanh ngành F&B gồm 1Work, 1HRM và 1CRM. Trong đó, 2 phân hệ được sử dụng nhiều nhất gồm:

1HRM – CÔNG CỤ TỐI ƯU HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

• Quản lý tuyển dụng, cho phép tích hợp đồng bộ CV từ các trang tuyển dụng
• Quản lý thông tin lịch phỏng vấn và kết quả đánh giá ứng viên
• Quản lý lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự, lịch sử làm việc, hợp đồng, lương, bảo hiểm v.v…
• Quản lý lưu trữ toàn bộ thông tin hợp đồng lao động, hỗ trợ tích hợp ký số hợp đồng điện tử eContract
• Phân ca làm việc linh hoạt đơn giản
• Tích hợp nhiều hình thức chấm công khác nhau: máy chấm công, GPS, FaceID ….
• Bảng chấm công tính toán tự động 100%
• Tính lương tự động 24/7, 
• Hệ thống đơn từ xin nghỉ online, Quản lý các thông tin nghỉ phép, nghỉ bù tự động
• Tích hợp đi lương qua ngân hàng quân đội MB Bank
• Đánh giá hiệu quả công việc thông qua KPI, OKR  

1CRM – BỘ CÔNG CỤ QUẢN LÝ MỌI NGHIỆP VỤ KINH DOANH VÀ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

• Quản trị Marketing: Quản lý hoạt động, đo lường, tối ưu tỷ lệ chuyển đổi và chi phí Marketing
• Quản lý Khách hàng: Số hóa & phân loại data, Tạo cơ hội và thúc đẩy vòng đời bán hàng, giảm thất thoát chi phí
• Quản lý Bán hàng: Quản lý, kiểm soát quy trình bán hàng, theo dõi và báo cáo doanh số, hoa hồng từng nhân sự
• Quản lý Mua hàng: Quản lý, giám sát quy trình mua hàng, Kiểm soát và quy trình hóa đề xuất mua mới vật tư
• Quản lý Kho hàng: Quản lý xuất, nhập, tồn kho và kiểm soát trực quan toàn bộ kho hàng
• Quản lý Thu chi:  Theo dõi, báo cáo thống kê toàn bộ các loại thu/chi của doanh nghiệp
• Tiện ích tích hợp: Hỗ trợ tích hợp nhiều tiện ích như Tổng đài hotline, SMS, Email, Zalo OA,… nâng cao chất lượng CSKH

2.2 Phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel

Skyhotel là một trong những phần mềm quản lý khách sạn phổ biến, sở hữu nhiều tính năng hữu ích như quản lý sơ đồ khách sạn, loại phòng và giá, dịch vụ và kho, quản lý công nợ, quản lý doanh thu,…, giúp việc điều hành và quản lý khách sạn trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. Skyhotel là phần mềm quản lý khách sạn PMS phù hợp với cả nhà nghỉ, khách sạn lớn nhỏ và resort cao cấp.

Ưu điểm

• Không thể sửa chữa lịch sử thao tác, giúp kiểm soát công việc của nhân viên minh bạch.
• Tính năng dọn phòng trực tuyến: Kết nối với điện thoại của khách, giúp bộ phận dọn phòng hoàn thành nhiệm vụ ngay khi được yêu cầu.
• Tích hợp chat online: Hệ thống chat nội bộ với đầy đủ gợi ý sử dụng.

Nhược điểm

• Giao diện khó nhìn.
• Không hỗ trợ offline
• Cho phép trùng mã phòng, khiến hệ thống không ghi nhận chính xác thông tin khách.

2.2 Phần mềm ezCloudhotel

EzCloudhotel là giải pháp quản lý khách sạn vừa và nhỏ, sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp việc theo dõi và quản lý khách sạn trở nên đơn giản. Đây là ứng dụng dành riêng cho các nhà quản lý khách sạn, homestay… với tính ứng dụng cao và nhiều lợi ích rõ ràng.

Ưu điểm

• Tính năng đa dạng: Tích hợp quản lý đặt phòng, buồng phòng, chuỗi khách sạn, dọn phòng, Email marketing, quản lý hàng tồn kho,…
• Giao diện thân thiện: Thiết kế dễ sử dụng.
• Kết nối toàn diện: Kết nối OTA, khóa từ, booking, Traveloka, chăm sóc khách hàng qua email marketing, hệ thống bán phòng đại lý,…

Nhược điểm

• Menu nhiều mục: Giao diện có nhiều mục nên sẽ khó nhớ.
• Hệ báo cáo phức tạp: Có quá nhiều hệ báo cáo. 

2.3 Phần mềm TCSOFT HOTEL

Một số tính năng nổi bật của TCSOFT HOTEL

• Quản lý nhận và trả phòng: Hỗ trợ quản lý việc nhận, trả phòng và tình trạng đặt phòng.
• Biểu đồ thống kê kinh doanh: Cung cấp các biểu đồ thống kê chính xác về tình hình kinh doanh, hiệu suất phòng theo ngày, tháng, giúp chủ doanh nghiệp điều chỉnh phương hướng kinh doanh kịp thời.
• Quản lý công nợ và thu chi: Theo dõi công nợ, thu chi một cách chi tiết.
• Quản lý đặt phòng: Hỗ trợ quản lý đặt phòng cho cả khách lẻ và khách đoàn.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Sử dụng trên Android, iOS và máy tính.
• Giá phần mềm quản lý khách sạn hợp lý: Gói Premium dành cho khách sạn và homestay, gói Professional dành cho khách sạn mini và nhà nghỉ với mức giá 8,000đ/phòng/tháng.

Ưu điểm

• Dễ sử dụng: Thao tác ổn định, đơn giản, dễ triển khai cho mọi nhân viên.
• Linh động cài đặt giá phòng: Cài đặt các mức giá phòng khác nhau theo ngày, tháng, năm, giá ngày lễ hoặc giờ cao điểm.
• Phân quyền và bảo mật: Phân quyền cho nhiều tài khoản, đồng bộ dữ liệu, mã hóa, đảm bảo tính bảo mật.
• Quản lý dịch vụ kèm theo: Quản lý dịch vụ nhà hàng, phòng karaoke kèm theo khách sạn.
• Báo cáo chi tiết: Hỗ trợ báo cáo tổng hợp và chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, hiệu suất phòng, ca trực của nhân viên và tồn kho nguyên liệu.
• Hỗ trợ 24/7: Hỗ trợ người dùng miễn phí qua UltraViewer và TeamViewer.

Nhược điểm

• Thiếu tính năng đặt phòng trực tuyến: Chưa hỗ trợ đặt phòng và cho phép khách lựa chọn loại phòng ngay trên website khách sạn.
• Phù hợp với quy mô nhỏ: Phần mềm khá đơn giản, chỉ phù hợp với nhà nghỉ, homestay, khách sạn quy mô nhỏ; không đủ tích hợp và tính năng cho các khách sạn lớn, resort hay chuỗi khách sạn.

2.4 Phần mềm Sophia PMS

Phần mềm Sophia PMS do công ty Software Solutions sản xuất, hiện đang được nhiều nhà quản lý khách sạn đánh giá cao nhờ tốc độ truy cập nhanh chóng và bộ công cụ trang bị đầy đủ, chi tiết. Sophia PMS là phần mềm quản lý khách sạn PMS phù hợp cho các mô hình chuỗi như chuỗi khách sạn, chuỗi nhà hàng và chuỗi spa.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Sophia PMS hỗ trợ cả tiếng Anh và tiếng Việt, phù hợp cho các chuỗi khách sạn lớn.
• Giao diện thân thiện: Giao diện sử dụng phân bổ hợp lý, dễ sử dụng.
• Kết nối thiết bị ngoại vi: Kết nối với máy đọc passport, khóa từ, giúp giảm chi phí lắp đặt và lưu trữ dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn.
• Tự động cập nhật: Hỗ trợ xử lý lỗi và cập nhật tự động.
• Bán phòng online: Hỗ trợ bán phòng online qua các bên thứ ba như Agoda,…

Nhược điểm:

• Thông tin không cần thiết: Giao diện chứa nhiều thông tin không quá cần thiết.
• Thiết kế cho khách sạn lớn: Phần mềm chỉ phù hợp với các chuỗi khách sạn lớn, không phù hợp cho các khách sạn vừa và nhỏ, nhà nghỉ hoặc homestay.

2.5 Phần mềm Newway PMS

NewWay PMS là giải pháp phần mềm quản lý dành cho khách sạn, khu nghỉ dưỡng, chuỗi nhà hàng, spa,… được nhiều khách sạn lớn tin dùng. Không chỉ được các chuyên gia trong lĩnh vực đánh giá cao, mà kể từ khi ra mắt, nó đã nhận được sự quan tâm lớn từ báo chí và truyền thông.

Ưu điểm

• Thiết kế giao diện thông minh và dễ sử dụng.
• Cho phép quản lý toàn diện bao gồm cả Quản lý thu chi và báo cáo  kinh doanh 
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt.
• Lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây, đảm bảo không lo mất dữ liệu.

Nhược điểm

• Khó sử dụng cho người mới, quá nhiều tính năng khiến người mới khó làm quen.
• Các quy trình nghiệp vụ phức tạp.
• Chi phí đầu tư ban đầu cao.

2.6 Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất AZ Hotel

AZ Hotel là một phần mềm quản lý khách sạn tối ưu hóa toàn bộ các nghiệp vụ một cách dễ dàng. Với sự chăm sóc đặc biệt từ đội ngũ nhà phát triển của AZ, phần mềm này đã được thiết kế và sáng tạo để đáp ứng nhu cầu quản lý khách sạn trên phạm vi toàn cầu.

Các tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Quản lý toàn bộ thông tin về khách sạn, bảng giá và cấu hình hoạt động như thuế GTGT, khuyến mãi,…
• Dễ dàng quản lý đặt phòng cho khách lẻ và khách đoàn.
• Quản lý việc đặt cọc, hủy cọc và xử lý các trường hợp hủy đặt cọc.
• Tự động tìm kiếm và sắp xếp phòng theo yêu cầu.
• Tiến hành check in, check out cho khách hàng một cách nhanh chóng.
• Quản lý và tra cứu chi tiết thông tin cũng như lịch sử giao dịch của khách đặt phòng.
• Tra cứu thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
• Quản lý chặt chẽ tình trạng của đồ đạc trong phòng.
• Cung cấp các báo cáo dưới dạng biểu đồ hoặc bảng lưới linh động để phân tích tình hình kinh doanh dễ dàng.

2.7 Phần mềm Blue Jay PMS

Blue Jay PMS là phần mềm quản lý khách sạn toàn diện, hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây, cung cấp nhiều tùy chọn phù hợp cho các mô hình kinh doanh như khách sạn, homestay, nhà nghỉ, căn hộ, lều cắm trại (glamping), resort và đặc biệt là chuỗi tài sản đang rất phát triển hiện nay. Blue Jay PMS chú trọng vào việc tự động hóa các kênh bán phòng để gia tăng công suất và tối ưu hóa chi phí cho các khách sạn.

Ưu điểm: 

• Tích hợp tương đối đầy đủ các tính năng quản lý
• Giao diện thân thiện, trực quan, dễ dàng thao tác với các tính năng kéo thả đơn giản, tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ đa nền tảng và thiết bị, cho phép quản lý từ xa

Nhược điểm: Chưa có các phân hệ chức năng dành cho khách sạn quy mô lớn như : Kế toán, nhân sự, office …

2.8 Phần mềm Mona Hotel

Một trong các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng tiếp theo chính là Mona Hotel. Mona Hotel hỗ trợ quản lý cho cả các loại hình khách sạn lớn, chuỗi khách sạn, resort, nhà nghỉ, homestay và cả những khách sạn nhỏ.

Các tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ khách check-in, check-out và đặt phòng trước một cách đơn giản, dễ dàng.
• Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán cho khách hàng.
• Tính toán doanh thu chi tiết cho hàng loạt khách sạn, phù hợp với mô hình chuỗi khách sạn.
• Thống kê báo cáo số lượng nhập – xuất sản phẩm và giá nhập – xuất sản phẩm với dữ liệu đầy đủ, hiển thị rõ ràng, chi tiết.
• Kiểm tra trạng thái phòng hiện có trong khách sạn một cách nhanh chóng.
• Khách hàng có thể liên hệ Website để biết thêm về mức giá phần mềm Newway PMS và được tư vấn chi tiết.

2.9 Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí Intelio

Intelio là phần mềm quản lý khách sạn được phát triển để đáp ứng các nghiệp vụ trong resort và khách sạn chuyên nghiệp. Phần mềm này được đánh giá cao về độ chính xác, tiện lợi, dễ sử dụng và được nhiều nhà quản lý khách sạn trên toàn quốc tin dùng.

Các tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Đặt phòng thuận tiện và nhanh chóng.
• Hiển thị sơ đồ buồng phòng trong nhiều chế độ: theo ngày, theo tháng.
• Cung cấp báo cáo tổng hợp và phân tích về dự kiến công suất phòng, dự báo và tình hình kinh doanh.
• Hỗ trợ hiển thị theo sơ đồ trực quan và linh hoạt giúp quản lý lập kế hoạch làm việc nhanh chóng và chính xác.
• Kiểm tra, cập nhật và điều chỉnh số liệu cuối ngày, in báo cáo thống kê, điều chỉnh trạng thái phòng khi chuyển sang ngày làm việc mới.
• Kiểm tra và báo cáo đầy đủ về các dịch vụ của khách hàng một cách dễ dàng.
• Hỗ trợ hệ thống chăm sóc khách hàng qua SMS và email.

2.10 Phần mềm Smile

Smile PMS là một phần mềm khách sạn được thiết kế cho các khách sạn có quy mô từ 3 đến 5 sao. Smile tích hợp đầy đủ các phân hệ quản lý liên quan đến tiếp thị, lễ tân, đặt phòng, nhà hàng, kế toán, điện thoại, công nợ, kho,…

Ưu điểm

• Phần mềm cung cấp đầy đủ tính năng, hiển thị các thông tin quan trọng về tình trạng phòng, số lượng khách, …
• Báo cáo chi tiết giúp quản lý hiểu rõ hơn về hoạt động của khách sạn.
• Phân quyền linh hoạt giúp người dùng quản lý từng bộ phận một cách hiệu quả.

Nhược điểm

• Thiết kế dành cho khách sạn 3 sao đến 5 sao nên hệ thống khá phức tạp, không dễ sử dụng đối với người không có kinh nghiệm trong ngành khách sạn.
• Phần mềm sử dụng offline nên đòi hỏi chi phí đầu tư công nghệ thông tin và nhân viên IT vận hành cao.
• Hạn chế trong việc kết nối với hệ thống Channel Manager.
• Thiếu tính năng tính tiền theo giờ hoặc theo tháng.

3. Bí quyết lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp

Khi quyết định chọn phần mềm quản lý khách sạn, việc lựa chọn một giải pháp phù hợp là vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả. Một số yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn gồm:

3.1 Có những tính năng cơ bản

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt cần phải có đầy đủ các tính năng quản lý cơ bản như: Quản lý đặt phòng, tình trạng phòng, thanh toán, báo cáo, và quản lý khách hàng. Các tính năng này giúp cho việc điều hành khách sạn trở nên hiệu quả hơn.

3.2 Giá thành hợp lý

Giá thành của phần mềm cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Nó cần phải phản ánh đúng giá trị và lợi ích mà phần mềm mang lại cho khách sạn. Đồng thời, cần phải đảm bảo rằng giá thành của phần mềm là hợp lý và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

3.3 Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản

Giao diện của phần mềm cần phải được thiết kế thân thiện và dễ sử dụng. Việc này giúp cho nhân viên trong khách sạn có thể nhanh chóng thao tác và tương tác với phần mềm một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho việc quản lý.

3.4 Tương thích với nhiều thiết bị

Phần mềm cần phải tương thích hoàn hảo với phần cứng của khách sạn, bao gồm máy tính, máy in, máy quét mã vạch, và các thiết bị khác. Điều này giúp cho việc tích hợp và triển khai phần mềm diễn ra một cách thuận lợi.

3.5 Ưu tiên phần mềm sử dụng công nghệ điện toán đám mây

Sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp cho việc quản lý dữ liệu và truy cập vào hệ thống một cách linh hoạt và tiện lợi. Đồng thời, nó cũng giảm thiểu chi phí đầu tư vào hạ tầng máy chủ và bảo trì.

3.6 Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

Cuối cùng, phần mềm cần phải cung cấp các tính năng hỗ trợ chăm sóc khách hàng như gửi thông báo, quản lý phản hồi khách hàng, và xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng để tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng.

Kết

Trên đây là tổng hợp Top 10 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, đáng dùng nhất và được tin dùng bởi nhiều đơn vị khách sạn, nhà nghỉ uy tín. Hy vọng các thông tin về ưu nhược điểm và các tính năng nổi bật của các phần mềm trên sẽ giúp bạn tìm được một phần mềm phù hợp để sử dụng cho doanh nghiệp mình. Chúc bạn thành công!