Quản lý kho hàng là hoạt động quan trọng mà một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần đặc biệt chú trọng. Nắm rõ cách thức quản lý kho hiệu quả sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chủ chốt giúp tăng trưởng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua bài viết này, 1Office sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về quản lý kho với mong muốn các doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về vai trò của hoạt động này trong kinh doanh.

1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là công việc mà người quản lý cần bảo quản, theo dõi số lượng cũng như chất lượng của hàng tồn kho trong kho. Người quản lý kho sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm đối với kho hàng mà mình quản lý khi xuất kho, nhập kho và tình trạng hư hỏng hay vị trí sắp xếp…

Hoạt động này cần được thực hiện xuyên suốt và thống nhất. Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc tối ưu hóa chi phí, tăng lợi nhuận trong kinh doanh và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Quản lý kho là gì?

2. Các phương pháp quản lý kho hàng cơ bản

Để quản lý kho hàng một cách hiệu quả, các nhà quản lý cần áp dụng những phương pháp tối ưu và sử dụng công cụ phù hợp với doanh nghiệp.

Vận hành quản lý dựa trên kinh nghiệm

Bằng những kinh nghiệm được tích lũy sẵn trên thương trường, các nhà quản lý có thể sử dụng phương pháp này để vận hành kho. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên áp dụng phương pháp này với số ít lượng hàng hóa do độ chính xác không cao.

Quản lý kho bằng sổ sách

Đây là phương pháp được sử dụng cơ bản. Phương pháp này giúp người phụ trách nắm được thông tin về hàng hóa chi tiết, đầy đủ. Tuy nhiên, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm lại thông tin, mất thời gian cập nhật sổ sách khi có các đơn hàng phát sinh. Từ đó, dẫn đến việc dữ liệu thực tế và sổ sách không khớp, dễ thất thoát hàng hóa.

Với doanh nghiệp có số lượng hàng hóa và giao dịch chưa quá lớn, có thể chuyển từ sổ giấy sang file Excel quản lý kho cho doanh nghiệp nhỏ để ghi nhận danh mục hàng, phiếu nhập, phiếu xuất và số lượng tồn theo từng mã hàng. Khi sử dụng, nên cập nhật phát sinh ngay tại thời điểm nhập hoặc xuất, đồng thời đối chiếu định kỳ với số lượng kiểm kê thực tế để hạn chế chênh lệch dữ liệu.

Bên cạnh việc ghi nhận phiếu nhập, phiếu xuất và số lượng tồn, doanh nghiệp cũng cần lưu chứng từ xác nhận quá trình nhận hàng. Biên bản giao nhận hàng hóa là căn cứ để đối chiếu số lượng, chủng loại và tình trạng hàng thực tế, hạn chế chênh lệch giữa chứng từ và số liệu kho.

Quản lý bằng tính năng quản lý kho cùng 1Office

Trong thời đại 4.0, với công nghệ ngày càng phát triển, hoạt động quản lý kho hàng đã được cải tiến vượt bậc bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý thông minh. Với tính năng quản lý kho trong phần mềm 1Office, các nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát trực quan toàn bộ kho hàng, đảm bảo ghi nhận số lượng hàng hóa chính xác.

Với giao diện quản lý, bạn có thể thấy rõ ràng những danh mục sản phẩm cụ thể đến từng thuộc tính sản phẩm. Hơn nữa, 1Office cung cấp cho doanh nghiệp khả năng quản lý kho hàng không giới hạn giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, tra cứu thông tin đến từng kho hàng. Ngoài ra, phần mềm cũng tích hợp ứng dụng cập nhật số liệu hàng tồn và hỗ trợ kiểm kê hàng hóa một cách nhanh chóng.

Khi doanh nghiệp có số lượng mã hàng lớn, nhiều khu vực lưu trữ, tần suất nhập – xuất cao hoặc cần kiểm soát hàng theo lô, hạn sử dụng và vị trí kệ, việc sử dụng hệ thống quản lý kho WMS sẽ giúp chuẩn hóa quy trình, giảm sai sót thủ công và theo dõi hoạt động kho theo thời gian thực.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

Tham khảo: Top 9 phần mềm quản lý kho theo vị trí phổ biến 2026

3. Những lưu ý khi quản lý kho cho chủ doanh nghiệp

Tìm ra phương pháp quản lý kho hàng hợp lý cho doanh nghiệp là chưa đủ. Các nhà quản lý cần lưu ý một vài điểm trong hoạt động vận hành như sau:

3.1 Xác định mức tối thiểu và tối đa cho mỗi mặt hàng

Việc xác định mức tối thiểu và tối đa cho những mặt hàng giúp cho doanh nghiệp tránh được trình trạng nhập hàng quá mức cầu hoặc nhập thiếu số lượng hàng cần thiết dẫn đến có nhiều hàng tồn, giảm doanh thu, …. Một trong những cách khắc phục là doanh nghiệp có thể cố định thời gian nhập hàng.

Ví dụ: Tần suất nhập hàng của doanh nghiệp bạn là 1 tháng 1 lần. Vậy mức tồn kho tối thiểu bạn phải dự trữ cho các đơn hàng phát sinh phải đủ cho 1 tháng. Cụ thể, một ngày, bạn bán được 10 sản phẩm. Vậy lượng hàng doanh nghiệp nên nhập tối đa trong một tháng là 400 sản phẩm và số lượng tối thiểu lưu trữ trong kho là 10 sản phẩm.

3.2 Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Kiểm kê hàng hóa là công việc đầu tiên khi nhắc đến quản lý kho hàng. Kiểm kê kho chính xác giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình kho vận. Qua đó, các nhà quản lý cũng nắm rõ được các thông tin cụ thể về hàng hóa: sản phẩm bán chạy, sản phẩm khan hiếm, sản phẩm bị tồn đọng, ….

Các doanh nghiệp nên đặt ra một lịch trình cố định để kiểm kê hàng hóa thường niên. Hoạt động này đảm bảo độ chính xác về số lượng sản phẩm và giúp nhà lãnh đạo nắm rõ về tình hình kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp để kịp thời điều chỉnh. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày có thể được sử dụng như một công cụ theo dõi, giúp rà soát chênh lệch và xác định nguyên nhân khi số liệu thực tế không trùng khớp.

3.3 Sắp xếp hàng hóa khoa học

Để quản lý kho hàng hiệu quả, bạn cũng nên chú trọng việc sắp xếp hàng hóa trong kho. Cần cân nhắc việc lựa chọn không gian phù hợp để quản lý hàng hóa. Kho hàng gọn gàng giúp doanh nghiệp kiểm soát, dễ lấy ra và chuẩn bị các mặt hàng kịp thời cho các dịp cao điểm như Lễ, Tết, ….

Có 2 phương pháp sắp xếp các kho hàng. Các nhà quản lý có thể xác định từ trước những kệ cố định xếp các mặt hàng. Với phương pháp này, có thể tìm hàng hóa một cách nhanh chóng, thuận tiện nhưng không phù hợp với các kho bãi phải nhập hàng hóa thường xuyên. Ngược lại, với phương pháp sắp xếp hàng hóa linh hoạt, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều diện tích trong kho. Tuy nhiên, sẽ mất thời gian cho khâu sắp xếp hàng hóa theo đúng sơ đồ đã được chuẩn bị sẵn.

Xem thêm: Top 15 phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp

4. Kết luận

Quản lý kho là hoạt động yêu cầu tính chính xác cao. Lựa chọn cho doanh nghiệp phương pháp quản lý kho phù hợp, bạn có thể quản lý kho hàng của mình một cách khoa học, chính xác và hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả vốn lưu động và đạt được các mức lợi nhuận kỳ vọng.