Cách áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước trong kế toán

Phương pháp nhập trước xuất trước là một trong những phương pháp xuất kho phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Nó tuân thủ theo nguyên tắc hàng hóa được mua trước sẽ được ưu tiên xuất bán trước, và giá xuất kho sẽ được xác định dựa trên giá thực tế của lô hàng đó. Hãy cùng 1Office khám phá chi tiết về phương pháp này trong bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về cách nó hoạt động và ưu nhược điểm của nó.

1. Phương pháp nhập trước xuất trước FIFO là gì?

Phương pháp nhập trước xuất trước (First-in, First-out – FIFO) là một phương pháp quản lý và định giá tài sản, áp dụng nguyên tắc mục hàng hóa nhập trước sẽ được xuất trước. Theo đó, giả định rằng những mục hàng hóa nằm ở kho lâu nhất sẽ được coi là đã bán trước, và chi phí của những sản phẩm cũ nhất sẽ được sử dụng trong quá trình tính toán.

FIFO là phương pháp được áp dụng để xác định giá trị của hàng bán cho một doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng FIFO, doanh nghiệp có thể giảm tồn kho cũ vì hàng hóa được bán theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Điều này mang lại lợi ích là tránh tình trạng tồn kho lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể khi xử lý hàng tồn kho cũ hoặc quá hạn.

Ví dụ: Đối với sản phẩm đồ điện tử, khi chuyển hàng từ kho phân phối đến các cửa hàng, doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất kho các lô hàng đã sản xuất trước.

Đối với mục đích thuế, phương pháp FIFO giả định rằng các tài sản có chi phí lâu đời nhất sẽ được tính vào giá vốn hàng bán (COGS) trong báo cáo thu nhập. Còn lại, các tài sản tồn kho được khớp với những tài sản được mua hoặc sản xuất gần đây nhất.

2. Các đối tượng áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước

Phương pháp FIFO thường được áp dụng với các đối tượng:

• Các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước trong các tình huống khi giá hàng hóa đang ổn định hoặc có xu hướng giảm.
• Các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn nhưng là sản phẩm thiết yếu như thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm…

3. Đặc điểm của phương pháp nhập trước xuất trước

Phương pháp FIFO có những đặc điểm cơ bản sau:

• Phương pháp FIFO tuân theo nguyên tắc dòng tồn kho tự nhiên, nơi những sản phẩm lâu đời sẽ được bán trước  giúp quá trình ghi sổ kế toán diễn ra một cách dễ dàng và giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót so với các phương pháp khác.
• Với phương pháp nhập trước xuất trước, sản phẩm được mua hoặc nhận vào sẽ là sản phẩm đầu tiên được xuất ra. Trong các tình huống lạm phát, FIFO ghi nhận theo giá cũ (thấp hơn giá khi xuất kho do vấn đề lạm phát), có thể dẫn đến việc giảm thu nhập ròng, gây tăng mức thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Phương pháp FIFO tuân theo nguyên lý rằng để tránh lỗi thời, doanh nghiệp sẽ ưu tiên bán các mặt hàng tồn kho cũ nhất trước và giữ lại các mặt hàng mới nhất trong kho. Mặc dù phương pháp này không yêu cầu theo dõi dòng tồn kho thực tế qua toàn bộ quy trình của một doanh nghiệp, nhưng tổ chức cần có khả năng giải thích lý do chọn lựa sử dụng một phương pháp cụ thể để xác định giá trị hàng tồn kho.

Xem thêm: Các phương pháp tính giá xuất kho chi tiết theo Thông tư 200

4. Ví dụ về phương pháp nhập trước xuất trước

Cho ví dụ khác với Công ty ABC, chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng, trong tháng 3/2023:

a.Tồn đầu kỳ: 0 (triệu đồng)

b. Số liệu nhập kho hàng hóa trong tháng:

STT	Ngày/ tháng	Tên hàng	Số lượng (tấn)	Đơn giá (triệu đồng)
1	05/03/2023	Gạch ốp lát	150	10
2	10/03/2023	Sàn gỗ	80	20
3	15/03/2023	Cát xây dựng	200	5

c.Trong tháng, công ty xuất bán hàng với chi tiết:

• Ngày 12/3/2023 xuất bán 100 tấn gạch ốp lát, 50 tấn sàn gỗ
• Ngày 18/3/2023 xuất bán 120 tấn cát xây dựng

Theo phương pháp FIFO, trị giá xuất bán được tính như sau:

Ngày 12/3/2023:

• Trị giá xuất bán 100 tấn gạch ốp lát: (100 x 10) = 1.000 triệu đồng
• Trị giá xuất bán 50 tấn sàn gỗ: (50 x 20) = 1.000 triệu đồng

Ngày 18/3/2023:

• Trị giá xuất bán 120 tấn cát xây dựng: (120 x 5) = 600 triệu đồng

5. Ý nghĩa của phương pháp FIFO trong quản lý hàng hóa

Phương pháp FIFO đặc biệt mang ý nghĩa quan trọng trong lĩnh vực quản lý hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực Logistics. Bằng cách quản lý kho theo phương pháp FIFO, các ưu điểm sau được đạt được:

• Giải quyết vấn đề thời gian điều tra linh kiện hoặc vật liệu đóng gói lỗi: Phương pháp này giúp xác định lô hàng chứa sản phẩm lỗi một cách nhanh chóng, giảm thời gian và công sức trong quá trình xử lý vấn đề.
• Tiết kiệm chi phí tiền phế phẩm:Bằng cách khoanh vùng chính xác lô hàng lỗi, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí phát sinh từ việc xử lý và tiêu hủy sản phẩm không chất lượng.
• Bảo toàn uy tín của công ty: Việc ngăn chặn lưu thông sản phẩm không đạt chất lượng giữ cho uy tín của doanh nghiệp được bảo toàn. Điều này có tác động lớn đến lợi nhuận và thương hiệu của công ty trong tương lai.
• Đảm bảo chất lượng hàng hóa:Sử dụng phương pháp FIFO giúp đảm bảo rằng sản phẩm tốt nhất luôn đến tay người tiêu dùng, giảm nguy cơ phát sinh chi phí tiêu hủy và đồng thời duy trì doanh thu từ hàng hóa bán ra.

Xem thêm: [TẢI MIỄN PHÍ] 5+ mẫu quản lý tài sản bằng Excel chi tiết nhất 2023

6. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp FIFO?

Không phải mọi doanh nghiệp đều phù hợp để áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Việc lựa chọn phụ thuộc vào đặc thù ngành hàng, tình hình giá cả và mục tiêu quản trị tài chính. FIFO sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong một số bối cảnh sau:

Các trường hợp doanh nghiệp nên áp dụng FIFO:

• Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng ngắn: Ví dụ: thực phẩm, đồ uống, dược phẩm, mỹ phẩm. Việc xuất trước những lô hàng cũ giúp tránh tồn kho hư hỏng, giảm thiểu lãng phí.
• Khi giá cả thị trường có xu hướng tăng (lạm phát): FIFO giúp phản ánh tồn kho gần với giá thị trường hiện tại, làm đẹp báo cáo tài chính và tăng giá trị tài sản của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp muốn báo cáo lợi nhuận cao hơn: Vì giá vốn hàng bán (COGS) được tính theo giá nhập cũ (thấp hơn), nên lợi nhuận gộp sẽ cao hơn so với LIFO. Điều này tạo lợi thế khi doanh nghiệp cần thu hút đầu tư hoặc vay vốn.
• Khi doanh nghiệp ưu tiên sự minh bạch và tuân thủ chuẩn mực quốc tế: FIFO được IFRS (Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế) chấp nhận, trong khi LIFO thì không. Do đó, các công ty niêm yết hoặc có yếu tố nước ngoài thường áp dụng FIFO.
• Doanh nghiệp có hệ thống quản lý kho hiện đại: Các phần mềm ERP, kế toán số giúp theo dõi dễ dàng lô hàng nhập trước và xuất trước, giảm sai sót trong tính toán.

Doanh nghiệp nên áp dụng FIFO khi muốn đảm bảo quản lý kho hiệu quả, báo cáo tài chính minh bạch và nâng cao uy tín với nhà đầu tư. Đây là phương pháp đặc biệt phù hợp cho ngành hàng tiêu dùng nhanh, ngành thực phẩm – dược phẩm, cũng như các công ty đang hoạt động trong bối cảnh giá cả tăng cao.

7. Ưu nhược điểm của phương pháp nhập trước xuất trước

7.1 Ưu điểm

Phương pháp FIFO đặc biệt nổi bật với những ưu điểm quan trọng như sau:

• Ước tính trị giá vốn hàng hóa xuất kho mỗi lần: Phương pháp này cho phép doanh nghiệp đánh giá ngay trị giá vốn của hàng hóa khi xuất kho, giúp cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về chi phí liên quan đến từng giao dịch.
• Cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán và quản lý: FIFO giúp doanh nghiệp nhanh chóng cung cấp số liệu cho kế toán, hỗ trợ việc ghi chép và chuyển số liệu thực tế cho các khâu tiếp theo. Điều này tăng tính linh hoạt và chính xác trong quá trình quản lý.
• Giữ giá trị hàng tồn kho sát với giá thị trường: Khi giá cả hàng hóa không thay đổi hoặc có xu hướng giảm, FIFO giúp duy trì giá trị hàng tồn kho tương đối sát với giá thị trường. Điều này làm cho chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán trở nên ý nghĩa và phản ánh thực tế hơn.

7.2 Nhược điểm 

Bên cạnh những ưu điểm của hình thức quản lý FIFO như nêu trên thì chúng vẫn tồn tại một vài nhược điểm khác nhau như:

• Theo phương pháp này, doanh thu được tạo ra chủ yếu bởi giá trị của sản phẩm, vật tư, hàng hóa đã tồn tại trong kho từ lâu. Vậy nó có nghĩa là doanh thu hiện tại có thể không phản ánh đầy đủ các chi phí hiện tại.
• Trong trường hợp doanh nghiệp lớn có nhiều loại mã hàng hóa với lượng lớn và giao dịch nhập xuất liên tục, việc hạch toán có thể trở nên phức tạp và chi phí quản lý cũng như khối lượng công việc hạch toán sẽ tăng lên đáng kể.
• Ngoài ra với hình thức quản lý kho FIFO thì việc tồn đọng lại hàng hóa cũ chưa bán hết mà vẫn phải tiếp tục nhập hàng mới sẽ dẫn đến những hàng cũ càng bán chậm hơn. 

Để đảm bảo độ chính xác khi tính giá hàng hóa xuất kho, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý kho. Phần mềm quản lý kho 1Office cung cấp đầy đủ tính năng, bao gồm liệt kê danh mục từ nhập kho, tồn kho, xuất kho, đến hàng hóa, và hệ thống báo cáo chi tiết. Điều này giúp bạn dễ dàng kiểm soát tình hình kho hàng mà không cần phải mất nhiều thời gian vào việc ghi chép sổ sách hay tính toán thủ công sử dụng Excel.

1Office không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình quản lý kho mà còn giảm bớt bất kỳ băn khoăn nào về việc này. Nếu bạn đang tìm kiếm cách tối ưu hóa quản lý kho của doanh nghiệp, hãy áp dụng 1Office vào quy trình của bạn. Nếu quan tâm, bạn có thể nhận ngay bản dùng thử tính năng quản lý tài chính của 1Office CRM để trải nghiệm và nhận sự tư vấn hoàn toàn miễn phí. 

Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí

8. So sánh phương pháp nhập trước xuất trước với các phương pháp khác

Trong kế toán hàng tồn kho, ngoài phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), doanh nghiệp còn có thể áp dụng nhiều cách tính giá trị hàng hóa khác nhau. Mỗi phương pháp đều có đặc điểm riêng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán (COGS), lợi nhuận và báo cáo tài chính. Việc hiểu rõ sự khác biệt giúp kế toán lựa chọn cách tính phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

Các phương pháp kế toán hàng tồn kho phổ biến khác:

• LIFO (Last In, First Out – Nhập sau xuất trước): Hàng hóa nhập sau cùng sẽ được xuất bán trước tiên. Phù hợp với môi trường giá cả giảm, nhưng ít được áp dụng ở Việt Nam do không tuân thủ chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS).
• Bình quân gia quyền (Weighted Average Cost): Giá vốn hàng bán và hàng tồn kho được tính dựa trên giá trị trung bình của toàn bộ hàng hóa trong kho. Phương pháp này đơn giản, dễ áp dụng, nhưng không phản ánh sát biến động giá.
• Giá đích danh (Specific Identification): Xác định trực tiếp giá vốn cho từng sản phẩm cụ thể, thường áp dụng cho hàng hóa có giá trị lớn hoặc dễ nhận diện (như xe hơi, máy móc, trang sức). Độ chính xác cao nhưng phức tạp khi số lượng hàng nhiều.

So sánh FIFO với các phương pháp khác:

• FIFO vs LIFO: FIFO phản ánh tồn kho gần sát giá thị trường hiện tại, phù hợp trong môi trường lạm phát. LIFO làm tăng giá vốn (COGS), giảm lợi nhuận, nhưng lại giảm thuế phải nộp.
• FIFO vs Bình quân gia quyền: FIFO chính xác hơn khi giá biến động, còn bình quân gia quyền đơn giản hơn nhưng dễ làm sai lệch lợi nhuận nếu giá thay đổi nhiều.
• FIFO vs Giá đích danh: FIFO thuận tiện với hàng hóa số lượng lớn, giá trị thấp – trung bình. Giá đích danh phù hợp với sản phẩm riêng lẻ, giá trị cao.

Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. FIFO nổi bật nhờ khả năng phản ánh giá trị tồn kho sát thực tế và được chấp nhận rộng rãi theo chuẩn mực quốc tế. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù (hàng giá trị cao hoặc muốn tối ưu thuế), các phương pháp khác có thể phù hợp hơn. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ để chọn phương pháp đáp ứng cả chuẩn mực kế toán lẫn mục tiêu quản trị tài chính.

9. Kết

Trên đây là toàn bộ thông tin mà 1Office muốn chia sẻ tới bạn về đặc điểm, các ưu nhược điểm của phương pháp nhập trước xuất trước cho các doanh nghiệp. Hy vọng, qua bài viết này, Quý doanh nghiệp đã có hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp của mình, chúc bạn thành công!