Quản lý tiệm vàng là gì? Vai trò của phần mềm quản lý tiệm vàng

Trong muôn vàn các loại hình đầu tư hiện nay, thì vàng được coi là loại đầu tư an toàn để tạo giá trị tích cóp. Các tiệm vàng từ đó càng phát triển mạnh, luôn cải thiện mô hình kinh doanh để đạt mục tiêu sinh lời. Ứng dụng các phần mềm quản lý tiệm vàng

Quản lý tiệm vàng là gì? 

Quản lý tiệm vàng là các hoạt động liên quan đến quản trị và vận hành của tiệm. Từ đó giúp tối ưu năng suất và đạt hiệu quả doanh thu. Đa số các tiệm vàng hiện nay lựa chọn quản lý theo cơ cấu của tiệm vì tính đơn giản và khoa học.

Các hạng mục chính cần quản lý đối với tiệm vàng: 

– Quản lý bán hàng: bao gồm quản lý đơn hàng hàng ngày, tỉ lệ mua, thanh toán,… Doanh thu bán hàng trên ngày, bán trên sản phẩm nào nhiều nhất. 

– Quản lý kho trang sức: xuất nhập kho, hàng tồn, lượng trang sức bán ra, phân loại chi tiết. Lượng hàng nhập kho, thời điểm, chủng loại nhập …

– Quản lý đối tác cung ứng: danh mục đối tác, công nợ, hạn thanh toán, dòng tiền …

– Quản lý nhân sự: lương, KPIs, chấm công,…

Thực trạng quản lý tiệm vàng hiện nay

Số lượng tiệm vàng ngày càng mở rộng. Ở xã hay phường nào cũng đều thấy có. Tiệm vàng ngoài chức năng mua – bán cũng đáp ứng đc nhiều nhu cầu khác. Như đổi tiền, cầm đồ, định giá trang sức, thiết kế bộ trang sức … 

Hầu hết quy mô các tiệm vàng hiện nay thường là kinh doanh hộ gia đình, nhỏ, lẻ. Với quy mô ấy, họ ưu tiên các phương thức quản lý truyền thống để tiết kiệm chi phí nhất. Một số ít thì dùng phần mềm quản lý tiệm vàng theo kiểu máy móc, truyền thống. Nhưng cũng từ đây mà các phát sinh xảy đến càng nhiều. Điển hình như: 

• Thất thoát trang sức không rõ lý do

Khối lượng nhập kho lớn nhưng phiếu xuất – nhập kho bằng tay thủ công. Chỉ có phiếu giấy để ghi nhận. Mà phiếu bằng giấy có thể mất, sửa đổi, … Dẫn đến thực kiểm bằng số lượng phiếu nhập nhưng lại ít hơn so với số lượng nhà cung cấp giao tới. Và chủ tiệm vàng phải chịu thiệt hại mất hàng. 

• Dòng thu – chi thực tế không khớp với sổ báo cáo 

Kho lưu phiếu thu chi thủ công, hàng tá giấy tờ thu – chi được lưu mà không phân loại. Khi tìm đến từng loại giấy tờ để nhập báo cáo sẽ dễ bị thất lạc, mất thời gian tìm. Đối với những loại thu – chi không lưu giấy tờ sẽ không có chứng từ. Và kế toán sẽ báo dòng thực tế chi không khớp với giấy tờ báo cáo. Cả tiệm lại mất công sức giải quyết. 

• Dồn dập công nợ phải trả trong cùng một thời điểm

Công nợ ghi vào sổ chi nội bộ, dẫn đến thống kê lâu và phức tạp. Khi ấy các tiệm thường lâu lâu mới thống kê lần cho đỡ mất thời gian. Nên khi thống kê thì có những nhà cung cấp quá lâu rồi chưa trả, dòng tiền phải trả quá lớn. Mà các hạng mục khác vẫn phải chi cùng. Như vậy làm cho dòng tiền tài chính của doanh nghiệp bấp bênh.

• Nhân viên gian lận để trục lợi

Vàng, trang sức… là mặt hàng có giá trị cao. Nên nếu nới lỏng quản lý thì sẽ xảy ra trường hợp nhân viên gian lận, nghi kỵ nhau. Nhân viên khai khống tài sản khi xảy ra thất thoát. Chủ đầu tư đau đầu tìm nguyên nhân, giải pháp. Điều này đòi hỏi phải có phần mềm quản lý tiệm vàng để xử lý tối đa các vấn đề trên

Vai trò của phần mềm quản lý tiệm vàng

Với hàng tá những vấn đề phát sinh trong quản trị tiệm vàng, đòi hỏi phải có công cụ quản lý tối ưu. Phần mềm quản lý tiệm vàng là giải pháp ứng dụng công nghệ để quản lý. Với đặc thù về xử lý dữ liệu, thống kê nhanh chóng.. phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và tránh lãng phí tiền bạc.

Vai trò tiêu biểu của phần mềm quản lý tiệm vàng có thể kể đến như: 

  – Thống kê dữ liệu bán hàng chuẩn xác

Giờ đây các đơn hàng được cập nhật hàng giờ lên hệ thống tự động. Từng loại trang sức, vàng bán, chi phí giá bán được như nào. Và doanh thu thực nhận sẽ khớp với báo cáo bán hàng. Đặc biệt vì là hệ thống online nên sẽ phân quyền chỉnh sửa. Nên chỉ quản lý cấp cao mới thay đổi được. Còn nhân viên thường sẽ chỉ nhập liệu. 

– Cập nhật trực tuyến đến từng chứng từ xuất – nhập kho

Thay vì nhập chứng từ điền tay và có rủi ro mất cắp, thì giờ đây việc lưu trữ online cực kỳ tiện lợi. Phần mềm sẽ cho nhập hoặc xuất chứng từ lên trên hệ thống, và mặc định kéo vào lưu kho. Khi cần chỉ cần gõ theo tên hoặc mã trong vài giây là ra. Đặc biệt, vì là lưu trên hệ thống, nên sẽ hạn chế chỉnh sửa linh tinh. Giúp cho chứng từ được chính xác, rõ ràng theo từng thời điểm.

– Quản lý công nợ minh bạch, khoa học

Quản lý công nợ khoa học với CRM quản trị. CRM cho phép quản lý đối tác theo chủng loại, giá trị, thời điểm hợp tác, tỉ lệ chiết khấu .. Và số công nợ đang làm với nhà cung cấp trang sức. Khi số lượng vượt sẽ có báo động hoặc cảnh báo để nhà quản lý cân đối tài chính và rải ngân phù hợp.

– Trợ lý ảo nhắc việc nhân viên

Chẳng còn lo nhân viên quên việc, vì phần mềm đã cập nhật các quy trình quản lý công việc tự động. Dựa trên dữ liệu cài đặt sẵn, hệ thống đã đồ thị hóa thành dạng quy trình cũng như phân việc trên đó. Nhân viên làm theo phân công, cũng như có những cảnh báo nhắc nếu quá hạn. 

Tóm lại, phần mềm quản lý tiệm vàng sẽ giúp chủ cửa hàng tối ưu quản lý, mang lại doanh thu tốt hơn. Đặc biệt, phần mềm sẽ tiết kiệm chi phí nhân sự quản lý, để tự động hóa theo các kịch bản quản lý. Liên hệ ngay với 1Office hoặc liên hệ hotline  083 483 8888 để được tư vấn. 

Xem thêm: 

https://1office.vn/10-kinh-nghiep-quan-ly-tiem-vang-moi-nhat-2021/