Quy trình đánh giá hiệu suất công việc qua 6 bước đơn giản

Đánh giá hiệu suất công việc không chỉ là thước đo giá trị để xác định mức lương thưởng mà còn là nền tảng để xây dựng kế hoạch phát triển năng lực cho từng cá nhân nhân sự. Muốn đánh giá hiệu suất công việc một cách hiệu quả và chính xác, bạn cần thực hiện quy trình này một cách bài bản, có hệ thống và phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình. Hãy cùng 1Office khám phá 6 bước trong quy trình đánh giá hiệu suất công việc cùng các phương pháp phổ biến giúp thực hiện đánh giá này một cách chính xác nhé.

1. Hiểu rõ quy trình đánh giá hiệu suất công việc

Quy trình đánh giá hiệu suất công việc là một chuỗi các bước hoặc giai đoạn được thực hiện để đo lường, phân tích và đánh giá hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên trong một tổ chức. Mục tiêu của quy trình này là xác định mức độ hoàn thành công việc, phát hiện ra điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, và đưa ra những phản hồi cũng như kế hoạch phát triển cá nhân nhằm cải thiện hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Quy trình này thường được thực hiện hàng năm hoặc nửa năm một lần và đóng vai trò quan trọng trong việc:

• Công nhận và khen thưởng những nhân viên có thành tích tốt.
• Xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên để từ đó đưa ra các giải pháp đào tạo và phát triển phù hợp.
• Cải thiện hiệu quả công việc của cá nhân và tập thể.
• Tăng cường động lực cho nhân viên.
• Lập kế hoạch cho sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
• Cung cấp cơ sở để đưa ra quyết định về việc thăng chức, tăng lương, thưởng phạt,…

2. Tại sao cần thực hiện đánh giá hiệu suất công việc định kỳ?

Việc thực hiện đánh giá hiệu suất công việc định kỳ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân sự. Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá một cách thường xuyên để đạt được những lợi ích như:

• Giúp giảm lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực trong vận hành công ty, tổ chức.
• Giúp giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa các khoản chi về thời gian, công sức, tài chính…
• Giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất tổng thể khi nhân viên, thông qua đánh giá hiệu suất, hiểu rõ cách sử dụng nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đề ra.
• Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực nhờ đánh giá hiệu suất, từ đó nhận diện nhóm nhân viên có hiệu suất thấp để tiến hành đào tạo bổ sung hoặc đưa ra quyết định nhân sự như thuyên chuyển vị trí, giảm lương thưởng, sa thải, tuyển dụng mới…
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên còn giúp doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Liên tục tối ưu hóa hiệu suất tổng thể sẽ giúp doanh nghiệp vượt trội và dẫn đầu thị trường.

3. Các phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

>>> Xem thêm: 11 phương pháp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên phổ biến

3.1 Đánh giá theo mục tiêu (Management by Objectives – MBO)

Phương pháp đánh giá theo mục tiêu MBO tập trung vào việc thiết lập các mục tiêu cụ thể mà nhân viên cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Phương pháp MBO (Management by Objectives) phù hợp sử dụng cho các công ty, tổ chức với các mục tiêu sau:

• Chính xác và khách quan: MBO có thể trở thành công cụ đánh giá hiệu suất nhân viên một cách chính xác và khách quan.
• Đánh giá chính xác hiệu suất: Giúp nhân viên nhìn nhận rõ ràng về hiệu suất và những nỗ lực công việc của họ trong bức tranh phát triển chung của tổ chức.
• Liên kết tới mục tiêu: Giúp nhân viên kết nối việc thực hiện các mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của công ty, từ đó cải thiện hiệu suất và khả năng tập trung nguồn lực của tổ chức.
• Tăng cường khả năng tập trung và hiệu quả: Giúp cải thiện khả năng tập trung cao độ và sử dụng nguồn lực hiệu quả để đạt được mục tiêu của nhân viên.

Ưu điểm:

• Rõ ràng và đo lường được: Mục tiêu cụ thể giúp nhân viên biết chính xác những gì họ cần đạt được.
• Tạo động lực: Nhân viên có mục tiêu rõ ràng thường sẽ có động lực hơn để hoàn thành công việc.
• Đánh giá công bằng: Hiệu suất được đo lường dựa trên việc đạt được mục tiêu, giảm thiểu sự thiên vị.

Nhược điểm:

• Tốn nhiều thời gian và công sức: Thiết lập và theo dõi mục tiêu đòi hỏi nhiều thời gian và sự cam kết từ cả hai bên.
• Thiếu linh hoạt, cứng nhắc: Nếu mục tiêu được đặt ra không phù hợp hoặc thay đổi, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc điều chỉnh. ngoài ra cũng không phù hợp với những công việc liên quan tới sáng tạo hoặc không thể đo lường bằng các mục tiêu cụ thể.

3.2 Phương pháp Đánh giá 360 độ

Phương pháp đánh giá 360 độ là phương pháp đánh giá nhân viên thông qua việc thu thập ý kiến phản hồi và feedback từ nhiều nguồn khác nhau như: đồng nghiệp, quản lý trực tiếp, cấp dưới, các phòng ban khác, khách hàng, đối tác…

Ưu điểm:

• Toàn diện: Cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu suất của nhân viên từ nhiều góc độ khác nhau.
• Phát triển cá nhân: Nhân viên nhận được phản hồi chi tiết và đa dạng, giúp họ nhận thức rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu.
• Cải thiện giao tiếp: Khuyến khích văn hóa phản hồi cởi mở trong tổ chức.

Nhược điểm:

• Tốn thời gian và chi phí: Thu thập và xử lý phản hồi từ nhiều nguồn đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực.
• Khả năng thiên vị: Phản hồi từ đồng nghiệp có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố cá nhân.
• Khó quản lý thông tin: Đòi hỏi kỹ năng quản lý và phân tích dữ liệu tốt để tránh hiểu lầm hoặc xung đột.

3.3 Đánh giá theo năng lực (Competency-Based Evaluation)

Đánh giá theo năng lực là phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các năng lực cụ thể cần thiết cho công việc, bao gồm kỹ năng, kiến thức, và hành vi. Phương pháp này tập trung vào việc xác định và đo lường các năng lực quan trọng mà nhân viên cần có để thực hiện công việc hiệu quả.

Ưu điểm:

• Tập trung vào năng lực: Giúp nhân viên nhận thức rõ các năng lực cần thiết và tập trung vào việc phát triển chúng.
• Công bằng và minh bạch: Đánh giá dựa trên các tiêu chí cụ thể và khách quan.
• Phù hợp với chiến lược: Đảm bảo nhân viên có các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu chiến lược của công ty.

Nhược điểm:

• Phức tạp và tốn kém: Thiết lập các tiêu chí năng lực và đánh giá chúng đòi hỏi nhiều công sức và nguồn lực.
• Chủ quan: Đánh giá năng lực có thể bị ảnh hưởng bởi sự chủ quan của người đánh giá.
• Khó đo lường: Một số năng lực mềm, như kỹ năng lãnh đạo hoặc giao tiếp, khó đo lường một cách chính xác.

4. 6 bước quy trình đánh giá hiệu suất công việc chính xác, công bằng

Bước 1: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc

Bước đầu tiên trong quy trình đánh giá công việc tại bộ phận nhân viên là thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc. Bộ tiêu chuẩn này sẽ được sử dụng làm cơ sở để đánh giá hiệu suất thực tế của nhân viên. Bằng cách so sánh kết quả thực tế của nhân viên với bộ tiêu chuẩn, nhà quản lý sẽ biết rõ nhân viên đang đạt hiệu suất như thế nào và có đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức hay không.

>>> Xem thêm: Bộ tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc chi tiết cho doanh nghiệp

Để thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc phù hợp, bạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Rõ ràng: Tiêu chí đánh giá cần rõ ràng, hạn chế tối đa nguy cơ gây nhầm lẫn khi triển khai đánh giá.
• Dễ hiểu: Mọi bộ phận, phòng ban, cả quản lý và nhân viên đều có thể nhanh chóng hiểu về tiêu chí đánh giá.
• Đo lường được: Kết quả đánh giá sẽ được tổng hợp để lãnh đạo đưa ra quyết định nhân sự, do đó tiêu chí đánh giá cần có thể đo lường, định lượng và dễ dàng tổng hợp.
• Có khả năng kiểm chứng: Tiêu chí cần đảm bảo khả năng kiểm chứng để đánh giá công việc nhân viên một cách khách quan và chuẩn xác nhất.
• Công bằng: Tiêu chí đánh giá của các nhân viên cùng một vị trí, một bộ phận cần giống nhau. Tiêu chí đánh giá cần đảm bảo công bằng để tránh xung đột và vướng mắc từ phía nhân viên trong quá trình triển khai đánh giá.
• Có thể đạt được: Tiêu chí đánh giá nên trong khoảng mà nhân viên có thể đạt được, phù hợp với thực tế nguồn lực của công ty và nhân viên. Ví dụ, với chất lượng sản phẩm và nguồn lực hiện tại của công ty, nhân viên kinh doanh có thể đạt doanh thu hợp đồng ký mới khoảng 10 tỷ đồng/năm. Nếu bạn đặt ra tiêu chí là 50 tỷ đồng/năm thì sẽ bất khả thi và không phù hợp với thực tế.

Bước 2: Truyền thông bộ tiêu chí với tất cả nhân viên

Bạn nên truyền đạt và chia sẻ với nhân viên về tiêu chuẩn đánh giá công việc mà công ty mong muốn họ đạt được. Khi nhân viên hiểu rõ vai trò công việc và biết chính xác công ty kỳ vọng gì ở họ, họ sẽ nỗ lực đúng hướng, đạt hiệu suất và hiệu quả công việc cao hơn.

Việc truyền đạt tiêu chuẩn nên được thực hiện ngay từ khâu tuyển dụng. Khi xác định một vị trí công việc cần tuyển dụng mới, bạn nên yêu cầu các bộ phận chuyên môn chỉ rõ tiêu chuẩn về kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí đó. Tuyển dụng đúng người ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí phát sinh trong dài hạn như chi phí đào tạo và tuyển dụng lại.

Trong quy trình đánh giá công việc, bước truyền đạt tiêu chuẩn đánh giá nên được thực hiện trước kỳ đánh giá khoảng 1–2 tuần, hoặc trong khoảng thời gian phù hợp với từng doanh nghiệp, để nhân viên kịp thời nắm bắt và chuẩn bị cho kỳ đánh giá.

Bước 3: Xác định hiệu suất thực tế của nhân viên

Để xác định hiệu suất thực tế của nhân viên, bạn cần đảm bảo quá trình theo dõi liên tục kết quả công việc trong suốt chu kỳ đánh giá (3/6/12 tháng). Việc theo dõi hiệu suất nhân viên nên diễn ra liên tục trong toàn bộ chu kỳ đánh giá, chứ không chỉ diễn ra trong khoảng 1–2 tuần trước kỳ đánh giá.

Bước 4: So sánh với bộ tiêu chuẩn công việc

Sau khi xác định được hiệu suất thực tế của nhân viên, bạn hãy so sánh hiệu suất này với bộ tiêu chuẩn công việc. Điều này giúp bạn xác định nhân viên có đạt được kỳ vọng của công ty hay không.

Về cách thức so sánh, bạn có thể yêu cầu nhân viên tự hoàn thành form đánh giá trước. Sau đó, quản lý và nhân viên sẽ cùng ngồi lại để đánh giá và thảo luận nhằm đạt được kết quả chuẩn xác nhất với thực tế.

Với cách thực hiện này, nhân viên sẽ có cơ hội được thể hiện quan điểm của mình trong phần đánh giá công việc. Công việc của họ cũng sẽ được nhìn nhận chuẩn xác hơn từ chính góc độ của người thực hiện.

Bước 5: Thảo luận với nhân sự về kết quả đánh giá

Mục đích của bước số 5 – thảo luận về kết quả là giải quyết các vấn đề công việc mà nhân viên gặp phải. Qua đó, nhà quản lý có thể thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn, tăng động lực, hiệu suất và hiệu quả làm việc.

Bước này cũng tạo cơ hội cho nhà quản lý và nhân viên cùng chia sẻ góc nhìn về kết quả làm việc. Nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về kết quả đánh giá, tránh các xung đột hoặc vướng mắc có thể phát sinh.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tiến hành đánh giá nhân viên nhưng thiếu hoặc chưa thực hiện phù hợp bước thảo luận về kết quả, dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên. Họ có thể không hiểu tại sao công ty lại đánh giá công việc của họ như vậy, dẫn đến việc xin nghỉ hoặc làm việc trong trạng thái bức xúc, chống đối, và suy giảm hiệu suất.

Hãy xem bước thảo luận về kết quả là cơ hội để cả nhà quản lý và nhân viên thẳng thắn chia sẻ quan điểm, nhằm xác định kết quả đánh giá phù hợp nhất với thực tế công việc của nhân viên. Thiếu bước này, công ty khó đạt được mục tiêu cốt lõi của quy trình đánh giá công việc, đó là gia tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Bước 6: Đưa ra quyết định

Ở bước này, quy trình sẽ bao gồm cuộc thảo luận để bộ phận nhân sự tham gia đóng góp ý kiến, cung cấp thông tin và ban lãnh đạo đưa ra các quyết định về khen thưởng, thăng chức, cách chức, hay chuyển đổi vị trí công việc của nhân viên.

5. Lưu ý trong quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên là một nhiệm vụ phức tạp. Bạn nên lưu ý một số chi tiết dưới đây khi triển khai đánh giá:

• Tần suất đánh giá: Theo cách đánh giá truyền thống, tần suất đánh giá thường theo chu kỳ quý, hai lần một năm hoặc thậm chí chỉ một lần một năm. Tần suất này khó giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng và kịp thời hiệu suất của nhân viên. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện đã chuyển sang phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM). Với CPM, nhà quản lý tiến hành đánh giá hiệu suất hàng tuần, giúp nhân viên cải thiện hiệu suất ngay lập tức và trong tương lai.
• Đánh giá chính xác: Khách quan và minh bạch là nguyên tắc hàng đầu để đảm bảo việc đánh giá hiệu suất nhân viên đạt kết quả chính xác. Chỉ khi có được kết quả chính xác, công ty mới có thể thiết lập, xác định hoặc điều chỉnh kế hoạch phát triển và tối ưu hóa nguồn lực tổ chức một cách phù hợp và kịp thời.
• Đánh giá hiệu suất làm việc hiệu quả: Quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên chỉ được xem là hiệu quả khi cung cấp cơ sở mới để người quản lý thiết lập mục tiêu mới cho nhân viên. Đồng thời, thông qua đánh giá, nhân viên có được nhận thức tích cực về công việc như: cần hoàn thiện gì, cần cố gắng như thế nào về kiến thức, kỹ năng và thái độ trong công việc để đạt được mục tiêu và sự kỳ vọng của tổ chức.

6. Kết

Trên đây là toàn bộ quy trình đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất chuẩn xác, đúng hướng, phù hợp và đạt được hiệu quả cao. Hi vọng những thông tin trên giúp ích được cho bạn trong các kỳ đánh giá hiệu suất nhân viên tiếp theo.