Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt chuẩn cho doanh nghiệp

Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có vai trò đặt nền móng giúp doanh nghiệp đứng vững để cạnh tranh trên thị trường đầy biến động. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có một quy trình đạt chuẩn để xây dựng đội ngũ lao động chất lượng, dẫn tới việc đào tạo không đem lại hiệu quả cao, nhân viên tay nghề non kém. Để giải quyết vấn đề này, 1Office chia sẻ đến bạn quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt chuẩn cho doanh nghiệp kèm mẫu kế hoạch đào tạo chuẩn form.

1. Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là gì?

• Đào tạo là hoạt động cung cấp cho người lao động những kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
• Phát triển là hoạt động nhằm chuẩn bị cho người lao động năng lực tiếp cận với những nghiệp vụ mới, mở ra cho họ những tiềm năng để thích ứng với sự thay đổi, phát triển của tổ chức.

Vậy quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng và trang bị cho nhân sự những kỹ năng nghiệp vụ cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc và hướng đến những kết quả cao hơn.

Mục đích của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là giải quyết, khắc phục những vấn đề của hiện tại và chuẩn bị cho sự thay đổi trong tương lai thông qua việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, tận dụng tối đa nguồn tài nguyên con người để phát huy tính hiệu quả của tổ chức.

>> Xem thêm: Review chi tiết TOP 10 phần mềm quản lý đào tạo nhân viên hiệu quả nhất hiện nay

2. Khi nào cần đào tạo và phát triển nhân sự?

Thực tế trong doanh nghiệp phát sinh rất nhiều những tình huống đòi hỏi phải đào tạo và phát triển nguồn nhân lực như:

• Áp dụng các thiết bị, công nghệ kỹ thuật mới vào quy trình làm việc
• Có sự thay đổi trong phương pháp, cách thức làm việc
• Phát triển dòng sản phẩm mới
• Những thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp
• Nhân viên có thành tích thấp, làm việc không hiệu quả
• Doanh nghiệp thiếu hụt nguồn nhân lực
• Giảm thiểu các tai nạn, sự cố trong lao động
• Tạo ra lực lượng lao động đa kỹ năng giúp thúc đẩy sự luân chuyển trong công việc

Xem thêm: Khung năng lực là gì? Cách xây dựng khung năng lực hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

3. Quy trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp từ A đến Z

3.1. Đào tạo

3.1.1. Quy trình đào tạo nguồn nhân lực

Một quy trình đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp đạt chuẩn cần được thực hiện tuần tự và đầy đủ theo các bước sau:

B1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Đây là khâu đầu tiên trong quy trình nhằm xác định xem với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp thì việc đào tạo có cần thiết hay không. Công tác phân tích nhu cầu đào tạo được thực hiện bởi rất nhiều bên liên quan như quản lý các cấp, các chuyên gia đào tạo và người trực tiếp nắm giữ công việc.

Để đánh giá được nhu cầu đào tạo, cần căn cứ vào những yếu tố sau:

• Số lượng nhân viên thiếu hụt kỹ năng
•  Mức độ nghiêm trọng của việc thiếu kỹ năng
•  Tầm quan trọng của kỹ năng
•  Mức độ kỹ năng có thể được cải thiện thông qua đào tạo

Các phương thức xác định nhu cầu đào tạo mà doanh nghiệp có thể sử dụng là:

• Trao đổi với người phụ trách trực tiếp quản lý, giám sát công việc
• Khảo sát nhân viên thông qua phỏng vấn, bảng hỏi,…
• Quan sát quá trình nhân viên thực hiện công việc
• Phân tích báo cáo, ghi chép về kết quả thực hiện công việc

B2: Xác định mục tiêu đào tạo

Bước tiếp theo là chuyển hóa những nhu cầu tồn tại ở trên thành các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được. Các mục tiêu này sẽ là kim chỉ nam định hướng cho các nỗ lực đào tạo và là căn cứ để đánh giá kết quả sau khi hoàn thành chương trình đào tạo.

Muốn xác định được mục tiêu của kế hoạch đào tạo, bạn cần giải quyết những câu hỏi sau:

• Nhân viên sẽ tiếp thu được kiến thức và kỹ năng gì?
• Công việc của nhân viên được cải tiến ra sao?
• Chất lượng nguồn lao động và hiệu quả chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được cải thiện như thế nào?

Một mục tiêu tốt sẽ được quyết định bởi 5 yếu tố trong mô hình SMART gồm: Cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và thời gian thực hiện.

Ví dụ: Giúp nhân viên nắm vững kiến thức và nâng cao năng lực vận hành phần mềm quản lý bán hàng trong 2 tháng, từ đó cải tiến quy trình nhập, kiểm kho hàng chính xác và nhanh gấp 2 lần.

B3: Xây dựng kế hoạch đào tạo

Có thể nói đây là bước quan trọng nhất, quyết định sự thành công của chương trình đào tạo. Xây dựng kế hoạch đào tạo bao gồm rất nhiều khâu từ lên ý tưởng cho đến quyết định phương pháp đào tạo. Để xây dựng được một bản kế hoạch đầy đủ, chi tiết, cần thực hiện những công tác sau.

• Thiết kế tài liệu đào tạo: bao gồm giáo trình đào tạo, slide và các loại tài liệu khác được sử dụng trong quá trình giảng dạy.
• Hoạch định ngân sách dành cho đào tạo: dựa trên số lượng nhân viên được đào tạo, tiền lương trả cho chuyên viên đào tạo, chi phí cho các trang thiết bị, dụng cụ dùng cho giảng dạy,…
• Quyết định phương pháp đào tạo: Bạn nên lựa chọn đa dạng các phương pháp đào tạo, khuyến khích tương tác hai chiều để tránh tình trạng nhân viên bị nhàm chán, khó theo dõi bởi hình thức tiếp thu thụ động, một chiều.

Tham khảo: “Công thức vàng” Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh X2 hiệu quả

B4: Triển khai đào tạo

Công việc tiếp theo là tổ chức đào tạo theo đúng kế hoạch đề ra. Trong quá trình triển khai đào tạo cần chú ý theo dõi phản ứng của học viên để có kế hoạch điều chỉnh nếu cần thiết.

B5: Đánh giá kết quả đào tạo

Giai đoạn cuối cùng trong sơ đồ quy trình đào tạo nguồn nhân lực là đánh giá, nghiệm thu kết quả. Một công cụ phổ biến thường được sử dụng trong giai đoạn này là Mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo của Donald L. Kirkpatrick bao gồm 4 cấp độ:

• Cấp độ 1: Phản ứng (Reaction) – Ở cấp độ này bạn sẽ tiến hành thu thập ý kiến về trải nghiệm học tập của người học. Các câu hỏi được sử dụng để kiểm tra xem người học có cảm thấy thoải mái, thỏa mãn với môi trường và nội dung đào tạo hay không
• Cấp độ 2: Học hỏi (Learning) – Cấp độ này sẽ đo lường việc người học có đạt được những kiến thức, kĩ năng và thái độ sau khi kết thúc chương trình hay không? Phương pháp được sử dụng: bảng câu hỏi, khảo sát, quan sát, kiểm tra lý thuyết, kiểm tra thực hành, đánh giá theo nhóm, tự đánh giá.
• Cấp độ 3: Hành vi (Behavior) – Cấp độ 3 đo lường mức độ hành vi của người được đào tạo có thay đổi sau chương trình đào tạo hay không. Ví dụ: đo lường những kiến thức, kĩ năng và thái độ được học và ứng dụng vào thực tế công việc như thế nào  (trước và sau chương trình)
• Cấp độ 4: Kết quả (Results) – Các dữ liệu về chi phí, năng suất, thu nhập, thời gian cần để thực hiện một công việc cần được thu thập trước và sau khi đào tạo, sau đó so sánh hai kết quả để định lượng kết quả của đào tạo.

Xem thêm: 5 Bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

3.1.2. Các phương pháp đào tạo nhân sự

3.2. Phát triển

3.2.1. Quy trình xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực

B1: Xác định mục tiêu dài và ngắn hạn của tổ chức

Mục đích của quy trình phát triển nguồn nhân lực nhằm trang bị cho người lao động những năng lực cần thiết để bắt kịp với sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi vậy mục tiêu chiến lược dài hạn và ngắn hạn của tổ chức chính là tiền đề để thiết kế lộ trình phát triển cho nhân viên. Những mục tiêu này sẽ quyết định cách thức lực lượng lao động trưởng thành và phát triển trong tương lai.

Nhà quản trị cần vẽ ra bức tranh của doanh nghiệp trong 1 đến 10 năm tới và lan tỏa tầm nhìn tới mọi cấp độ trong tổ chức để nhân viên nhận thức rõ ý nghĩa của chương trình phát triển.

Xem thêm: Xây dựng bản đồ chiến lược nhân sự – Công cụ tối ưu quy trình quản trị nguồn nhân lực

B2:  Kiểm tra các yêu cầu, tiêu chuẩn và sự thay đổi trong công việc

Để đáp ứng được nhu cầu cải tiến của tổ chức, nhiều quy trình và tiêu chuẩn sẽ phải thay đổi theo, thay thế cho những quy chuẩn, phương thức vận hành đã lỗi thời. Vì vậy HR cần phân tích công việc để xác định những yêu cầu mới cần đạt được.

B3: Xác định các hành vi cần thiết để thực hiện công việc

Nhiệm vụ của bạn là xác định các hành vi cần được hiệu chỉnh để hoàn thành công việc một cách tốt nhất, trong đó bao gồm: cách thức thực hiện công việc, tần suất thực hiện và xây dựng một quy trình mẫu để nhân viên có thể dễ dàng học theo.

B4:  Phát triển các mục tiêu hành vi cần đạt được thông qua chương trình phát triển

Sau khi đã thiết kế đầy đủ bộ quy trình vận hành mới, bạn cần giúp nhân viên thay đổi hành vi để đạt được mục tiêu công việc mới thông qua các chương trình phát triển.

Nên nhớ mục đích cuối cùng của phát triển nhân sự là tạo bàn đạp và môi trường thuận lợi để nhân viên làm quen với công việc mới, nên kết quả trọng tâm mà chương trình cần đạt được là tạo ra sự thay đổi cho người tham gia.

3.2.2. 04 chiến lược phát triển nhân lực điển hình mà HR phải biết

Văn hóa nội bộ

Văn hóa nội bộ tuy là yếu tố môi trường nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của đội ngũ nhân sự. Một môi trường văn hóa năng động, khuyến khích tinh thần sáng tạo sẽ thúc đẩy nhân viên phát triển các kỹ năng, năng khiếu cá nhân như khả năng phân tích, đàm phán, viết lách,…

Cử nhân sự đi học bồi dưỡng

Chương trình đào tạo bồi dưỡng được thiết kế dành cho những nhân viên ưu tú, xuất sắc. Mục tiêu của công tác bồi dưỡng là giúp nhân viên tiếp thu và thừa hưởng những công nghệ tiên tiến ở bên ngoài, tạo bàn đạp để trở thành những chuyên gia trong lĩnh vực của họ.

Luân chuyển nhân sự

Việc luân chuyển nhân sự sang các phòng ban khác sẽ tạo cơ hội cho nhân viên tiếp cận với những nghiệp vụ, phương thức làm việc mới. Thử sức ở một lĩnh vực mới vừa giúp nhân viên khai phá được tiềm năng của bản thân, vừa tạo ra một đội ngũ lao động đa kỹ năng và có khả năng thích ứng tốt với sự thay đổi.

Đề bạt nhân sự cho các dự án đặc biệt

Đây là phương pháp phổ biến được dùng để trọng dụng nhân tài. Việc đề cử nhân sự thực hiện các dự án đặc biệt sẽ giúp họ được tiếp cận với quy trình làm việc mới, khác với những công việc hàng ngày, từ đó tích lũy kinh nghiệm và sáng tạo ra những phương pháp mới để thực hiện công việc.

Tham khảo ngay: 5 bước xây dựng lộ trình công danh – Nâng cao chất lượng quản lý nhân sự

4. Mẫu kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Với mong muốn cung cấp cho HR một lộ trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực bài bản, 1Office gửi tới bạn mẫu kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chi tiết, chuẩn form nhất 2022.

TẢI TẠI ĐÂY

5. Chuẩn hóa quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực với giải pháp HRM 1Office

Đào tạo và phát triển nhân sự là một tiến trình liên tục xuyên suốt và đòi hỏi sự hợp tác của nhiều bên liên quan trong doanh nghiệp. Để quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được tối ưu và đem lại hiệu quả cao nhất thì việc áp dụng công nghệ cùng các phần mềm hỗ trợ trong việc giảng dạy là điều cần thiết.

Với mong muốn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, 1Office cung cấp phần mềm HRM giúp quản lý và triển khai các khóa đào tạo nội bộ dễ dàng, khoa học.

• Với tính năng tạo mới các chiến dịch đào tạo, người dùng có thể đưa những thông tin liên quan như thời gian, địa điểm đào tạo, người hướng dẫn và đối tượng tham gia đào tạo để các bên liên quan nắm rõ nội dung của khóa đào tạo.
• Dễ dàng theo dõi tiến trình đào tạo với các trạng thái: Đang thực hiện, Hoàn thành, Lên kế hoạch, Hết hạn,…
• Đánh giá học viên sau đào tạo trực tiếp trên phần mềm với hệ thống bảng tiêu chí đánh giá được thiết kế và tùy chỉnh phù hợp với chương trình đào tạo

Nhân sự là xương sống của doanh nghiệp. Nhân sự có bền thì doanh nghiệp mới vững. Bởi vậy, nắm vững quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là điều kiện tiên quyết nếu muốn xây dựng một đội ngũ lao động lớn mạnh, vững nghiệp vụ, giỏi chuyên môn.

Hy vọng bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho các nhà quản lý câu trả lời cho bài toán đào tạo và phát triển nhân sự của doanh nghiệp. Để được tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu Việt Nam 1Office HRM, vui lòng nhận đăng ký tư vấn miễn phí tại đây:

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp