Quy trình đấu thầu là gì? Cách áp dụng cho doanh nghiệp

Trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh, các ngành nghề như xây dựng, dịch vụ, hàng hóa thường xuyên tổ chức đấu thầu để đáp ứng nhu cầu tìm nơi cung ứng dịch vụ tốt nhất mà tối ưu chi phí. Ngoài ra còn là cơ hội cho các nhà thầu thể hiện chất lượng dịch vụ của mình. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chính xác và cụ thể nhất về quy trình đấu thầu.

1. Quy trình đấu thầu là gì?

Quy trình đấu thầu là quá trình cạnh cạnh tranh giữa các nhà thầu trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hoá, xây lắp…  Các hoạt động của quy trình đấu thầu đều dựa trên cơ sở cạnh tranh, công bằng, minh bạch và mang lại hiệu quả kinh tế.

Đấu thầu là phương pháp cạnh tranh kinh doanh công bằng trong thời buổi hiện nay

Trong quá trình tổ chức đấu thầu, người mua (chủ đầu tư) tổ chức đấu thầu để người bán (các nhà thầu) cạnh tranh nhau. Mục đích của người mua là có được hàng và dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu của mình về kỹ thuật, chất lượng với chi phí thấp nhất. Mục tiêu của người bán là có quyền cung cấp hàng hoá dịch vụ đó với giá đủ bù đắp các chi phí đầu vào và đảm bảo mức lợi nhuận cao nhất có thể.

Quy trình đấu thầu được sử dụng phổ biến trong ngành giáo dục, dịch vụ,… đặc biệt là trong xây dựng. Không chỉ với bài viết này, các doanh nghiệp trong ngành xây dựng có thể tìm hiểu các thông tin liên quan về ngành qua bài viết 5 bước quản lý quy trình ngành xây dựng và phần mềm quản lý dự án xây dựng của 1Office.

2. Phương thức đấu thầu phổ biến

Hiện nay phổ biến nhất 2 hình thức hồ sơ trong quy trình đấu thầu là đấu thầu một giai đoạn – 1 túi hồ sơ và một giai đoạn – 2 túi hồ sơ, trong đó:

• Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ thường áp dụng cho những gói thầu đơn giản về mặt kĩ thuật, không có nhiều phương án kĩ thuật để thực hiện, quy mô nhỏ (quy mô nhỏ là gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trị gói thầu không quá 10 tỷ đồng; gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá trị gói thầu không quá 20 tỷ đồng).
• Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ áp dụng đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trị gói thầu trên 10 tỷ đồng và gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá trị gói thầu lớn hơn 20 tỷ đồng.

Tham khảo thêm: Quy trình quản lý dự án theo ISO: 5 giai đoạn triển khai chuẩn quốc tế

3. Các bước của quy trình đấu thầu mới nhất [cập nhật 2025]

Để tham gia vào hoạt động đấu thầu, các doanh nghiệp cần tìm hiểu về quy trình đấu thầu đầy đủ. Một quy trình đấu thầu gồm 5 bước chính như sau:

Mời thầu

Để tiến hành mời thầu, bên mời thầu phải chuẩn bị các công việc sau:

• Sơ tuyển nhà thầu: Việc sơ tuyển nhà thầu nhằm đảm bảo rằng thư mời thầu sẽ được giới hạn trong phạm vi nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu.
• Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Hồ sơ mời thầu bao gồm: thông báo mời thầu; các yêu cầu liên quan đến hàng hoá, dịch vụ đấu thầu; phương pháp định giá, so sánh, xếp hạng, lựa chọn nhà thầu;… Để đảm bảo tính minh bạch và cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu, hồ sơ mời thầu phải đầy đủ thông tin và không được được tự ý sửa chữa. Trong trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin thì phải gửi nội dung cần sửa đổi, thêm bằng văn bản trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu (ít nhất 10 ngày) để các bên dự thầu có thời gian xem xét và điều chỉnh hồ sơ phù hợp.
• Thông báo mời thầu: Để đảm bảo tính cạnh tranh và công bằng, tất cả các gói thầu khi tổ chức đấu thầu phải được công khai rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với các trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế.

Dự thầu

Sau khi thông báo mời thầu công khai, các nhà thầu có nhu cầu tham gia đấu thầu sẽ tiến hành làm thủ tục dự thầu qua hình thức gửi hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cho bên mời thầu. Bên mời thầu có trách nhiệm hướng dẫn cách làm hồ sơ dự thầu cũng như phải bảo mật thông tin trong hồ sơ của bên dự thầu.

Khi dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu các bên dự thầu đóng một khoản tiền đảm bảo dự thầu (dưới dạng đặt cọc hoặc ký quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu) đảm bảo hiệu lực của hồ sơ dự thầu (tỉ lệ đặt cọc không quá 3% tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ).

Trong trường hợp không trúng thầu, bên mời thầu phải trả lại số tiền đã đặt cọc, ký quỹ của bên dự thầu trong thời gian không quá 7 ngày kể từ ngày thông báo kết quả.

Mở thầu

Ngay sau khi đóng thầu (chốt hồ sơ dự thầu) thì nhà thầu sẽ tổ chức mở thầu hoặc theo thời gian đã được ấn định từ trước. Những hồ sơ dự thầu hợp lệ và đúng hạn phải được mở công khai trong quá trình đấu thầu, các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu công khai. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích những nội dung cha rõ trong hồ sơ dự thầu. Việc giải thích hồ sơ dự thầu phải được lập thành văn bản. Khi mở thầu, bên mời thầu và bên dự thầu có mặt phải ký vào văn bản.

Biên bản mở thầu phải có nội dung sau đây: Tên hàng hóa, dịch vụ; ngày, giờ, địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ của bên mở thầu, dự thầu; giá bỏ thầu của bên dự thầu; các nội dung sửa đổi, bổ sung và các nội dung có liên quan nếu có.

Chấm thầu

Trong quá trình chấm thầu, hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng tiêu chí riêng để làm căn cứ đánh giá. Các tiêu chuẩn trên được đánh giá bằng phương pháp cho điểm theo thang điểm hoặc phương pháp khác được ấn định trước khi mở thầu.

Căn cứ vào kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng, lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có điểm ngang nhau thì bên mời thầu có quyền lựa chọn nhà thầu.

Ký kết hợp đồng

Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu.

Bên mời thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng đối với các bên trúng thầu trên cơ sở sau đây: kết quả đấu thầu, các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và các thỏa thuận pháp lý bổ sung (nếu có).

Khi thỏa thuận sau trúng thầu, các bên có thể yêu cầu bên trúng thầu phải đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Số tiền đặt cọc, ký quỹ do bên mời thầu quy định nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng.

4. Những lưu ý trong quy trình đấu thầu

Quy trình đấu thầu dựa trên yếu tố cạnh tranh công bằng – lành mạnh, tuân chỉ theo pháp luật nên cũng có những lưu ý quan trọng cho các bên theo dõi. Dưới đây là một số lưu ý cần thiết khi tìm hiểu về đấu thầu.

Cách tính thời gian trong đấu thầu

• Phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Tối đa 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định.
• Phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu: Sau 3 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, gửi thư mời thầu đến trước thời điểm đóng thầu.
• Chuẩn bị hồ sơ quan tâm: Tối thiểu 10 ngày đối với đấu thầu trong nước và 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời quan tâm được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu.
• Chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển: Tối thiểu 5 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ yêu cầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu.
• Đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển: Tối đa 20 ngày với đấu thầu trong nước và 40 ngày với đấu thầu quốc tế.
• Đánh giá hồ sơ xét tuyển: Tối đa 30 ngày với quy trình đấu thầu trong nước và 40 ngày với quốc tế kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
• Đánh giá hồ sơ dự thầu: Tối đa 45 ngày với trong nước và 60 ngày với quốc tế, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Trong Luật Đấu thầu (Điều 12 Khoản 1 Điểm g và Điểm h) quy định có thể kéo dài thời gian đánh giá HSDT không quá 20 ngày và phải bảo đảm tiến độ thực hiện dự án.

Quy trình đấu thầu qua mạng

Theo xu hướng chuyển đổi số, hiện nay khá phổ biến hình thức hình thức chấm thầu qua mạng, nhất là chuyển đổi số ngành xây dựng và trong thời điểm dịch Covid hạn chế tập trung đông người. Lúc này, các công cụ quản lý dự án được dịp phát huy công dụng.

Quy trình lựa chọn nhà thầu qua mạng được quy định chi tiết tại Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT quy định chi tiết về lựa chọn nhà thầu qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Nó tương tự các bước của quy trình đấu thầu đã nêu trên, chỉ khác ở điểm nhà mời thầu sẽ lập E-HSMT bằng cách đăng nhập vào hệ thống và chọn các mục tương ứng để lập HSMT (Hồ sơ mời thầu). Sau đó bên mời thầu sẽ tiến hành đăng tải E-TBMT và đồng thời phát hành E-HSMT.

Sau khi các nhà thầu đã hoàn thành nộp E-HSDT trên hệ thống và thời gian nộp thầu kết thúc, bên mời thầu sẽ đăng nhập vào hệ thống và chọn gói thầu cần mở theo số E-TBMT. Sau đó, bên mời thầu sẽ tiến hành giải mã E-HSDT của các nhà thầu tham dự. Việc mở thầu phải được hoàn thành trong vòng 2 giờ kể từ thời điểm đóng thầu.

Theo quy định, hình thức đấu thầu qua mạng này chỉ áp dụng với các gói thầu đấu thầu rộng rãi, thuộc lĩnh vực hàng hóa, dịch vụ, tư vấn không quá 10 tỷ đồng; lĩnh vực xây lắp có giá trị không quá 20 tỷ.

KPI đo lường hiệu suất chủ đầu tư trong công tác đấu thầu

Để nâng cao chất lượng quản lý và đảm bảo sự công bằng trong đấu thầu, chủ đầu tư không chỉ cần tuân thủ luật, mà còn nên thiết lập hệ thống KPI và chỉ số đánh giá hiệu quả. Những KPI này giúp đo lường tính minh bạch, tốc độ và chất lượng của toàn bộ quy trình.

Một số KPI thực tiễn bao gồm:

1.Tỷ lệ hồ sơ mời thầu hợp lệ ngay từ lần đầu

• • Chỉ số phản ánh mức độ chuẩn hóa trong khâu chuẩn bị hồ sơ mời thầu.

  • Nếu tỷ lệ hồ sơ hợp lệ cao, nghĩa là điều kiện rõ ràng, ít phải chỉnh sửa hoặc bổ sung.

2.Tỷ lệ hồ sơ dự thầu hợp lệ trên tổng số nộp

• • • Nếu nhiều hồ sơ bị loại ngay từ đầu do lỗi hình thức hoặc tiêu chí quá khắt khe, điều đó cho thấy tiêu chuẩn chưa hợp lý hoặc hướng dẫn chưa rõ ràng.

3. Thời gian trung bình để hoàn tất một gói thầu

• • Tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày ký hợp đồng.

  • Nếu thời gian quá dài, nguy cơ dự án chậm tiến độ, ảnh hưởng giải ngân và mục tiêu phát triển.

4. Tỷ lệ tiết kiệm chi phí so với dự toán ban đầu

• • Đo lường khả năng tối ưu tài chính nhờ đấu thầu cạnh tranh.

  • Tỷ lệ tiết kiệm hợp lý (thường từ 5–10%) cho thấy quy trình minh bạch và hiệu quả.

5. Tỷ lệ khiếu nại, tranh chấp phát sinh

• • KPI quan trọng để đo lường tính minh bạch.

  • Nếu số khiếu nại cao, nghĩa là quy trình mời thầu hoặc chấm thầu có vấn đề cần khắc phục.

6. Tỷ lệ gói thầu bị hủy hoặc phải tổ chức lại

• • Mỗi gói thầu bị hủy đồng nghĩa với chi phí hành chính tăng, mất thời gian và giảm uy tín của chủ đầu tư.

  • KPI này càng thấp càng chứng tỏ quy trình quản lý chuyên nghiệp.

Việc áp dụng KPI giúp chủ đầu tư theo dõi được điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình đấu thầu, từ đó cải tiến liên tục. Khi dữ liệu KPI minh bạch, chủ đầu tư không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo được niềm tin với nhà thầu và cơ quan quản lý, giảm rủi ro pháp lý và tăng tính cạnh tranh.

Quy trình giải quyết khiếu nại trong đấu thầu

Trong hoạt động đấu thầu, khiếu nại gần như là điều khó tránh khỏi, đặc biệt ở những gói thầu có giá trị lớn hoặc nhiều nhà thầu tham gia cạnh tranh. Khiếu nại có thể liên quan đến điều kiện trong hồ sơ mời thầu, tiêu chí đánh giá, quá trình chấm thầu hoặc kết quả lựa chọn nhà thầu. Nếu không xử lý minh bạch và kịp thời, khiếu nại có thể làm chậm tiến độ dự án, ảnh hưởng uy tín của cả chủ đầu tư lẫn cơ quan quản lý.

Theo Luật Đấu thầu số 90/2025/QH15 (có hiệu lực từ 01/07/2025), quy trình giải quyết khiếu nại được chuẩn hóa như sau:

• Bước 1 – Nộp đơn khiếu nại:

  • Nhà thầu có quyền gửi đơn khiếu nại trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận kết quả hoặc phát hiện hành vi vi phạm.

  • Đơn phải bằng văn bản, nêu rõ nội dung, yêu cầu và cung cấp bằng chứng kèm theo.

• Bước 2 – Giải quyết lần đầu bởi chủ đầu tư / bên mời thầu:

  • Tiếp nhận đơn, lập hồ sơ khiếu nại và tổ chức xác minh.

  • Thời hạn trả lời: 7–15 ngày làm việc, có thể kéo dài tối đa 30 ngày với vụ việc phức tạp.

  • Kết quả giải quyết phải được gửi bằng văn bản đến nhà thầu khiếu nại.

• Bước 3 – Khiếu nại lần hai:

  • Nếu không đồng ý, nhà thầu có thể gửi đơn lên cơ quan quản lý cấp trên (ví dụ Bộ KH&ĐT, UBND tỉnh hoặc Bộ chuyên ngành).

  • Thời gian giải quyết: 30–45 ngày, tùy mức độ phức tạp.

• Bước 4 – Khởi kiện ra tòa án hoặc trọng tài:

  • Nếu vẫn không đạt được đồng thuận, nhà thầu có thể khởi kiện theo thủ tục tố tụng dân sự hoặc trọng tài thương mại.

  • Đây là bước cuối cùng, mang tính pháp lý ràng buộc.

Như vậy, quy trình khiếu nại được thiết kế theo cơ chế từ thấp đến cao, từ nội bộ đến pháp lý, giúp giảm tải tranh chấp và tạo cơ hội hòa giải trước khi phải nhờ đến tòa án. Một chủ đầu tư minh bạch thường giải quyết dứt điểm ngay ở vòng đầu, hạn chế rủi ro kéo dài.

Trên đây là những thông tin đầy đủ nhất về quy trình đấu thầu dành cho những lãnh đạo doanh nghiệp và những ai đang quan tâm. Hy vọng qua bài viết này, các nhà quản lý hay các cá nhân tập thể tham gia đấu thầu có thêm kiến thức pháp lý để thực hiện quy trình đấu thầu một cách lành mạnh, hợp pháp.