Cách hạch toán chi phí vận chuyển chi tiết, dễ áp dụng

Đối với các nhà quản lý, chi phí vận chuyển là một trong những yếu tố được đặt lên hàng đầu bởi ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thu được. Hiểu rõ về khái niệm, cách thức định khoản và tài khoản hạch toán chi phí vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận. Cùng 1Office khám phá những thông tin hữu ích về chi phí vận chuyển trong bài viết này ngay nào!

1. Chi phí vận chuyển là gì?

Chi phí vận chuyển là khoản chi phí phát sinh trong quá trình di chuyển hàng hóa, tài sản từ nơi cung cấp đến địa điểm kho bãi hoặc nơi sử dụng của doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm chi phí vận chuyển chính (như tiền thuê xe, tiền vé tàu, máy bay), chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo quản hàng hóa trong quá trình vận chuyển, và các chi phí liên quan trực tiếp khác.

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho (VAS 02), giá gốc của hàng tồn kho được xác định là tổng giá trị của các chi phí hợp lý phát sinh để đưa hàng tồn kho đến địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc bao gồm: 

• Chi phí mua: Bao gồm giá mua thực tế của hàng hóa, thuế nhập khẩu (nếu có), chi phí vận chuyển, chi phí dỡ hàng, chi phí bảo hiểm vận chuyển, v. v.
• Chi phí chế biến: Bao gồm chi phí lao động trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và các chi phí sản xuất chung trực tiếp được phân bổ cho sản phẩm.
• Các chi phí liên quan trực tiếp khác: Bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp để đưa hàng tồn kho đến địa điểm và trạng thái hiện tại, ví dụ như chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể, chi phí thử nghiệm sản phẩm, v.v.

Chi phí vận chuyển thuộc chi phí mua và là một phần của hàng tồn kho. Ban đầu, chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí liên quan trực tiếp đến đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng và được tính vào nguyên giá tài sản cố định. Vậy nên, chi phí vận chuyển được hạch toán vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài sản cố định tương ứng.

Tham khảo thêm

Chi phí cố định là gì? Ví dụ, Phân loại & Công thức tính FC
Chi phí sản xuất chung là gì? Bao gồm những chi phí nào?
Chi phí sản xuất là gì? Phân loại, Ví dụ và Công thức tính

2. Cách hạch toán chi phí vận chuyển

Theo Chuẩn mực kế toán 03 – Hàng tồn kho, chi phí vận chuyển được chia thành hai nhóm chính:

• Chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua: Nhóm chi phí này liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa, được tính vào giá trị nhập kho của hàng hóa.
• Chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu: Đây là nhóm chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, được tính vào nguyên giá của tài sản cố định.

Chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua

Trong trường hợp chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua, doanh nghiệp sẽ có 3 hướng hạch toán sau:

Nợ	TK 1562 – Chi phí mua hàng hóa chưa thuế GTGT	TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
Có	TK 111 – Tiền mặt TK 112 – Chuyển khoản qua ngân hàng qua  TK 131 – Phải trả bằng tiền khác

Chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu

Nợ	TK 211 – Chi phí mua sắm TSCĐ	TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
Có	TK 111 – Tiền mặt  TK 112 – Chuyển khoản ngân hàng  TK 131 – Phải trả bằng tiền khác

Nếu doanh nghiệp mua nhiều hơn một mặt hàng, chi phí vận chuyển cần được phân bổ cho từng loại mặt hàng trước. Sau đó, kế toán có thể tiến hành hạch toán chi phí riêng cho từng mặt hàng vào giá trị nhập kho hay nguyên giá của chúng. Hiện nay, kế toán viên có thể lựa chọn một trong 3 phương thức nhằm phân bổ chi phí vận chuyển, bao gồm:

• Phân bổ theo tỷ lệ giá trị hàng hóa.

• • Xác định giá trị gốc (bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển) của từng mặt hàng/tài sản.
  • Phân bổ chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng/tài sản dựa trên tỷ lệ giá trị gốc của chúng so với tổng giá trị gốc của tất cả các mặt hàng/tài sản được mua.

Công thức:

Chi phí vận chuyển phân bổ cho mỗi mặt hàng/tài sản = Chi phí vận chuyển tổng * (Giá trị gốc của mặt hàng/tài sản / Tổng giá trị gốc của tất cả các mặt hàng/tài sản)

• Phân bổ theo tỷ lệ khối lượng hàng hóa.

• • Xác định khối lượng của từng mặt hàng/tài sản.
  • Phân bổ chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng/tài sản dựa trên tỷ lệ khối lượng của chúng so với tổng khối lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản được mua.

Công thức:

Chi phí vận chuyển phân bổ cho mỗi mặt hàng/tài sản = Chi phí vận chuyển tổng * (Khối lượng của mặt hàng/tài sản / Tổng khối lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản)

• Phân bổ theo tỷ lệ số lượng hàng hóa.

• • Xác định số lượng của từng mặt hàng/tài sản.
  • Phân bổ chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng/tài sản dựa trên tỷ lệ số lượng của chúng so với tổng số lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản được mua.

Công thức:

Chi phí vận chuyển phân bổ cho mỗi mặt hàng/tài sản = Chi phí vận chuyển tổng * (Số lượng của mặt hàng/tài sản / Tổng số lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản)

3. Các tài khoản sử dụng khi hạch toán chi phí vận chuyển

Trong kế toán, việc hạch toán chi phí vận chuyển liên quan đến nhiều tài khoản khác nhau. Nếu phân bổ đúng tài khoản, doanh nghiệp sẽ phản ánh chính xác bản chất chi phí, giúp báo cáo tài chính minh bạch và dễ kiểm soát.

Thông thường, kế toán sẽ dùng:

• TK 111, 112: Ghi nhận chi phí vận chuyển thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ khi có hóa đơn hợp lệ.
• TK 156: Tính chi phí vận chuyển vào giá trị hàng tồn kho nhập kho.
• TK 641: Chi phí vận chuyển hàng bán tính vào chi phí bán hàng.
• TK 642: Chi phí vận chuyển phục vụ quản lý doanh nghiệp.

Việc chọn đúng tài khoản giúp phân bổ chi phí chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

4. Cách định khoản chi phí vận chuyển trong từng trường hợp

Chi phí vận chuyển phát sinh ở nhiều khâu khác nhau. Nếu không định khoản đúng, doanh nghiệp dễ ghi sai chi phí, dẫn đến lệch báo cáo tài chính. Dưới đây là các trường hợp điển hình:

• Vận chuyển hàng mua về nhập kho: Chi phí này được cộng vào giá trị hàng hóa. Định khoản:
  • Nợ TK 156: Giá trị hàng tồn kho + chi phí vận chuyển
  • Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)
  • Có TK 111/112: Tổng tiền thanh toán
• Vận chuyển hàng bán cho khách: Đây là chi phí bán hàng, không cộng vào giá vốn. Định khoản:
  • Nợ TK 641
  • Nợ TK 133
  • Có TK 111/112
• Vận chuyển phục vụ quản lý doanh nghiệp: Khi chi phí phát sinh cho mục đích quản trị, định khoản vào TK 642.
• Thuê dịch vụ vận chuyển ngoài kèm hóa đơn VAT: Kế toán cần ghi nhận thêm vào TK 331 (Phải trả nhà cung cấp) để phản ánh nghĩa vụ thanh toán.

Mỗi trường hợp khác nhau sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý, do đó việc phân loại chính xác là rất quan trọng.

5. Ví dụ định khoản chi phí vận chuyển

Để kế toán dễ hình dung, có thể tham khảo một số ví dụ thực tế dưới đây:

• Ví dụ 1 – Chi phí vận chuyển khi mua hàng: Doanh nghiệp mua hàng trị giá 100 triệu, phát sinh chi phí vận chuyển 5 triệu, VAT 10%, thanh toán chuyển khoản.
  • Nợ TK 156: 105.000.000đ
  • Nợ TK 133: 500.000đ
  • Có TK 112: 105.500.000đ

Trong trường hợp này, chi phí vận chuyển được cộng thẳng vào giá trị hàng tồn kho.

• Ví dụ 2 – Chi phí vận chuyển khi bán hàng: Doanh nghiệp bán hàng, chịu phí vận chuyển 3 triệu, VAT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
  • Nợ TK 641: 3.000.000đ
  • Nợ TK 133: 300.000đ
  • Có TK 111: 3.300.000đ

Với tình huống này, chi phí vận chuyển được tính vào chi phí bán hàng, không cộng vào giá vốn.

Các ví dụ trên cho thấy cùng là “chi phí vận chuyển” nhưng cách hạch toán có thể khác nhau tùy mục đích phát sinh.

6. Những lưu ý khi hạch toán chi phí vận chuyển

Hạch toán chi phí vận chuyển tưởng đơn giản nhưng dễ sai sót nếu kế toán không cẩn thận. Một số điểm cần đặc biệt lưu ý:

• Chứng từ phải hợp lệ: Doanh nghiệp cần có hóa đơn VAT, phiếu chi hoặc hợp đồng vận chuyển để chứng minh chi phí. Thiếu chứng từ, chi phí có thể bị loại khi quyết toán thuế.
• Phân loại đúng tài khoản: Vận chuyển hàng mua thì vào TK 156, vận chuyển khi bán vào TK 641, vận chuyển cho quản lý thì vào TK 642. Sai tài khoản sẽ dẫn đến báo cáo tài chính sai lệch.
• Tuân thủ quy định thuế: Chỉ những hóa đơn hợp lệ mới được khấu trừ VAT đầu vào.
• Soát xét định kỳ: Doanh nghiệp nên so sánh chi phí vận chuyển theo tháng/quý với doanh thu để phát hiện tình trạng bất thường.
• Ứng dụng phần mềm: Kế toán nên dùng ERP hoặc phần mềm như 1Office để tự động định khoản, tránh sai sót khi nhập liệu thủ công.

Thực hiện đúng những lưu ý này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, hạn chế rủi ro khi kiểm toán và quyết toán thuế.

Bài viết trên, 1Office đã chia sẻ đến bạn cách định khoản và hạch toán hợp lý. Hy vọng bạn có thể áp dụng những kiến thực này vào thực tế và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mình.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Hotline: 083 483 8888

Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn