Xử lý văn bản
Bạn muốn truy cập nhanh đến phân hệ Văn bản? Truy cập vào phân hệ văn bản
Nội dung
- Các loại xử lý văn bản
- Tạo mới văn bản
- Xử lý văn bản theo quy trình
- Chuyển tiếp văn bản không theo quy trình
Các loại xử lý văn bản?
Ngoài việc đưa lên phần mềm phục vụ mục đích lưu trữ, quản lý thông tin, người dùng có thể trực tiếp theo dõi, quản lý các luồng xử lý văn bản. Tùy vào loại văn bản, giao diện và các thao tác xử lý sẽ khác nhau:
- Văn bản theo quy trình: Văn bản được xử lý theo các luồng quy trình đã được thiết lập sẵn tại mục Quy trình mẫu văn bản
- Văn bản không theo quy trình: Văn bản được chuyển tiếp, xử lý bằng các tác vụ trực tiếp trên thông tin văn bản, không yêu cầu theo luồng quy trình đã thiết lập sẵn
- Văn bản đã được xử lý, chỉ để lưu: loại văn bản chỉ đưa lên phục vụ mục đích theo dõi, lưu trữ, không thực hiện thao tác xử lý
Tạo mới văn bản
1. Truy cập phân hệ Văn bản
2. Ở trên cùng bên trái, chọn Tạo mới Văn bản
Bảng mô tả các trường dữ liệu trong tạo mới văn bản:
| Trường dữ liệu | Mô tả |
| Sổ văn bản |
Cho phép người dùng cập nhật quản lý văn bản theo danh sách sổ để sử dụng trong đơn vị. Ví dụ như: Sổ công văn, Sổ quyết định, Sổ tổng hợp… , để khi tra cứu, tìm kiếm dễ dàng hơn. |
| Số vào sổ văn bản |
Số tương ứng cho mỗi văn bản khi quản lý theo sổ văn bản |
| Loại tờ trình | Dựa trên danh mục các Loại tờ trình đã cài đặt, có thể chọn loại tờ trình tương ứng cho các văn bản để tiện trong việc quản lý, tra cứu |
| Số ký hiệu | Số ký hiệu (số hiệu văn bản) dựa trên quy định về văn bản hành chính hoặc quy định tại cơ quan/đơn vị |
| Ngày văn bản | Ngày được ghi trên văn bản, thường đối với các văn bản đi lúc tạo mới chưa có thông tin mà sẽ cập nhật lúc phát hành văn bản |
| Ngày phát hành | Ngày thực hiện phát hành văn bản (đối với văn bản đi) |
| Trích yếu | Trích yếu nội dung của văn bản, là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản |
| Độ khẩn | Các mức độ khẩn cấp của văn bản, có thể cài đặt dựa trên quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư hoặc theo mục đích quản lý riêng tại các cơ quan/đơn vị |
| Độ mật | Các mức độ bảo mật của văn bản, có thể cài đặt dựa trên quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư hoặc theo mục đích quản lý riêng tại các cơ quan/đơn vị |
| Thông tin đơn vị nhận | Danh sách các đơn vị nhận (đơn vị bên ngoài) được lấy từ danh bạ nơi nhận/gửi |
| Hình thức chuyển đi | Hình thức chuyển văn bản đến các đơn vị nhận: Email, Fax, Chuyển phát nhanh, Bưu điện, Trực tiếp |
| Loại văn bản |
Chọn loại văn bản theo mục đích quản lý trên hệ thống, bao gồm 3 loại:
|
Lưu ý:
- Các thông tin khi tạo mới văn bản thường sẽ đầy đủ đối với văn bản đến, văn bản đi các thông tin có thể cập nhật tại bước phát hành
Xử lý văn bản theo quy trình
1. Truy cập phân hệ Văn bản
2. Chọn văn bản cần chuyển tiếp > Chuyển tiếp
Bảng mô tả các trường dữ liệu trong chuyển tiếp văn bản:
| Trường dữ liệu | Mô tả |
| Vai trò |
Bao gồm ba loại vai trò khi thực hiện chuyển tiếp văn bản đến cho các cá nhân/phòng ban:
|
Lưu ý:
- Tác vụ Chuyển tiếp sẽ sử dụng đối với loại văn bản không theo quy trình, văn bản xử lý theo quy trình sẽ sử dụng node chuyển tiếp theo cài đặt quy trình mẫu
- Các văn bản đã chuyển tiếp có thể chuyển bổ sung bằng cách chọn tác vụ Bổ sung trên luồng chuyển tiếp văn bản
- Các văn bản đã chuyển tiếp cần thu hồi có thể sử dụng tác vụ Thu hồi trên luồng chuyển tiếp văn bản
Chuyển tiếp văn bản không theo quy trình
1. Truy cập phân hệ Văn bản
2. Chọn văn bản cần chuyển tiếp > Chuyển tiếp
Bảng mô tả các trường dữ liệu trong chuyển tiếp văn bản:
| Trường dữ liệu | Mô tả |
| Vai trò |
Bao gồm ba loại vai trò khi thực hiện chuyển tiếp văn bản đến cho các cá nhân/phòng ban:
|
Lưu ý:
- Tác vụ Chuyển tiếp sẽ sử dụng đối với loại văn bản không theo quy trình, văn bản xử lý theo quy trình sẽ sử dụng node chuyển tiếp theo cài đặt quy trình mẫu
- Các văn bản đã chuyển tiếp có thể chuyển bổ sung bằng cách chọn tác vụ Bổ sung trên luồng chuyển tiếp văn bản
- Các văn bản đã chuyển tiếp cần thu hồi có thể sử dụng tác vụ Thu hồi trên luồng chuyển tiếp văn bản