Thiết kế tổ chức: Nguyên tắc và quy trình thiết kế tổ chức nhà quản trị cần nằm lòng
Trong môi trường đầy thử thách và biến động hiện nay, thiết kế tổ chức là điều kiện bắt buộc để các doanh nghiệp thích ứng với sự thay đổi liên tục và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên, thiết kế tổ chức là một quá trình phức tạp và đầy thách thức, đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải am hiểu về các nguyên tắc cốt lõi và cách thức tiến hành để đảm bảo cho bộ máy doanh nghiệp vận hành hiệu quả và không ảnh hưởng tới quy trình kinh doanh hiện tại. Vậy trong thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần chú ý những yếu tố gì? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.
Mục lục
1. Định nghĩa về thiết kế tổ chức
1.1. Thiết kế tổ chức là gì?
Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng và định hình một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược kinh doanh và điều kiện môi trường thực tế của tổ chức đó, nhằm mục đích tối ưu bộ máy vận hành để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất. Thiết kế cơ cấu tổ chức bao gồm những vấn đề cơ bản nhất của tổ chức như mục tiêu hoạt động, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, phạm vi quyền hạn, cách thức vận hành, các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ đối với từng vị trí chức danh,…
Công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có tư duy toàn diện về hệ thống, cấu trúc, con người, thước đo hiệu suất, quy trình, văn hóa và kỹ năng.
1.2. Tầm quan trọng của thiết kế tổ chức
Theo nghiên cứu của Deloitte, thiết kế tổ chức là mối quan tâm hàng đầu của 90% lãnh đạo cấp cao bởi nó đóng vai trò quan trọng trong quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Điều này có thể được lý giải dựa trên 2 khía cạnh:
- Khi các doanh nghiệp phát triển, các quy trình, cấu trúc và hệ thống cũ sẽ không còn đủ khả năng để đáp ứng quy mô và nhu cầu hoạt động. Bởi vậy, tái cơ cấu tổ chức là công việc cần thiết nhằm cải tiến, nâng cấp bộ máy vận hành, tạo đà bứt phá cho doanh nghiệp.
- Sự thay đổi nhanh chóng của thị trường với sự phát triển đột phá của công nghệ và các xu hướng mới khiến cho các mô hình kinh doanh truyền thống trở nên lỗi thời. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị sẵn sàng tâm thế để thích ứng kịp thời bằng cách tự đổi mới bản thân thì sớm hay muộn cũng sẽ bị đào thải. Bởi vậy thiết kế cơ cấu tổ chức mang ý nghĩa chiến lược quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp trên thị trường.
2. Bản chất của thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Một nghiên cứu từ McKinsey & Company đã chỉ ra rằng: chỉ có chưa đến 25% công ty thành công trong việc tái thiết tổ chức, 44% “hụt hơi” ngay sau khi tiến hành và ⅓ không đạt được mục tiêu doanh nghiệp và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của hầu hết các công ty này bắt nguồn từ phương pháp tiếp cận. Thông thường, các doanh nghiệp trong quá trình tái tổ chức chỉ tập trung vào các hệ thống kỹ thuật, điển hình là tái cấu trúc hệ thống phân cấp – sơ đồ tổ chức.
Đây là cách tiếp cận đúng, nhưng chưa đầy đủ về cách thiết kế tổ chức. Về bản chất, thiết kế cơ cấu của một tổ chức hoàn chỉnh cần được xác định dựa trên góc nhìn tổng thể, đa chiều và bao gồm 2 thành phần chính:
- Thành phần cơ cấu (structural component): Các hệ thống kỹ thuật liên quan đến cách thức thực hiện công việc, quy trình làm việc, cấu trúc và công nghệ
- Thành phần con người (human component): Các hệ thống xã hội liên quan đến văn hóa kinh doanh, lãnh đạo, con người và bộ kỹ năng của họ.
Bởi vậy, để đạt được thành công và hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp cần phải quan tâm đồng đều đến cả thành phần cơ cấu và con người trong quá trình thiết kế và vận hành tổ chức.
Bật mí 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh cho mọi doanh nghiệp
3. 5 nguyên tắc vàng trong thiết kế tổ chức doanh nghiệp
3.1. Nguyên tắc chuyên môn hóa
Nguyên tắc này yêu cầu sự rõ ràng và rành mạch trong việc xác định các vai trò chức năng của tổ chức. Mỗi bộ phận sẽ đứng ra đảm nhiệm một vai trò, chức năng nhất định trong bộ máy vận hành của tổ chức như marketing, nhân sự, sản xuất,… Việc đảm bảo tính chuyên môn hóa sẽ cho phép các thành viên tập trung vào lĩnh vực và họ làm tốt nhất, đồng thời đảm bảo cho tổ chức vận hành với hiệu suất cao nhất do các kỹ năng và kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ được thực hiện thành thạo.
3.2. Nguyên tắc phối hợp
Việc thiết kế tổ chức cần phải đảm bảo được tính liên kết giữa các bộ phận. Nguyên tắc này cho phép cá nhân, đội nhóm từ các bộ phận phòng ban khác nhau có thể phối hợp nhịp nhàng và dễ dàng giao tiếp, chia sẻ thông tin trong một số hoạt động cụ thể.
Đối với một số tổ chức, cách thức phối hợp sẽ được xác định dựa trên một số quy chuẩn được thiết lập sẵn. Trong khi số khác lại linh hoạt theo các dự án hoặc dựa trên yêu cầu công việc.
3.3. Nguyên tắc phù hợp
Nguyên tắc này chỉ ra rằng các nhiệm vụ nên được phân bổ cho người hoặc nhóm phù hợp nhất để thực hiện chúng.
Điều này có nghĩa là Giám đốc điều hành không nhất thiết phải tham gia vào mọi quyết định – đặc biệt là những quyết định liên quan đến kiến thức chuyên môn của một đơn vị bộ phận. CEO sẽ tập trung vào bức tranh toàn cảnh và cân bằng các quyết định phức tạp có tác động đến toàn bộ tổ chức và chiến lược.
3.4. Nguyên tắc kiểm soát và cam kết
Nguyên tắc này đề cập đến việc việc tổ chức cần có sự cân bằng giữa kiểm soát hiệu quả và duy trì được sự tham gia và cam kết của nhân viên. Nghĩa là các cấp quản lý sẽ chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều phối các hoạt động và kiểm soát tiến độ công việc của nhân viên. Mặt khác, các thành viên sẽ có trách nhiệm với những công việc thuộc phạm vi của mình và đảm bảo tính cam kết với các kết quả.
3.5. Nguyên tắc đổi mới và thích ứng
Cơ cấu tổ chức phải đủ linh hoạt để thích ứng với môi trường biến động. Bởi vậy trong quá trình thiết kế tổ chức, nhà lãnh đạo cần phải xác định được đâu là những bộ phận cố định và đâu là bộ phận có thể linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi. Thông thường bộ phận “đóng khung” sẽ là cấp lãnh đạo và những nhóm phối hợp chức năng sẽ có khả năng thay đổi linh động nhất.
Xây dựng bộ máy vận hành doanh nghiệp trơn tru hiệu quả với:
>> Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs và start-up bài bản từ A-Z
4. Quy trình thiết kế tổ chức bài bản từ A-Z cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định bối cảnh và chẩn đoán
Để bắt đầu quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức, nhà quản trị cần xác định được bối cảnh và môi trường mà tổ chức đang hoạt động, từ đó có những nhìn nhận, đánh giá tổng quan để xác định được các thách thức, cơ hội và hạn chế của mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại. 2 khía cạnh cần được quan tâm trong bước này bao gồm:
- Đánh giá môi trường bên ngoài
Bao gồm bất kỳ thay đổi nào về nhu cầu của khách hàng, bối cảnh pháp lý, phân tích đối thủ cạnh tranh,… Mô hình PESTEL là công cụ lý tưởng giúp xác định được tất cả những yếu tố tác động đến doanh nghiệp từ môi trường bên ngoài.
- Đánh giá và chẩn đoán môi trường nội bộ
Ở đây, nhà quản trị cần làm nổi bật được những khía cạnh mà con người, hệ thống hoặc quy trình không phù hợp với chiến lược, đồng thời xác định nguồn gốc cốt lõi của các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Bước 2: Xác định nhiệm vụ chiến lược
- Đặt ưu tiên chiến lược
Ưu tiên về chiến lược sẽ quyết định cách thức mà doanh nghiệp sẽ sử dụng để đạt được sứ mệnh của mình. Thông thường, các ưu tiên chiến lược sẽ tập trung vào việc mang lại lợi ích, giá trị cho khách hàng.
- Đặt ưu tiên hoạt động
Quyết định cách thức mà bộ máy tổ chức và các nguồn lực nội bộ sẽ hoạt động để đạt được mục tiêu doanh nghiệp tiêu chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành bước này, doanh nghiệp cũng có thể tập hợp nhóm thiết kế và đặt ra các tiêu chuẩn và cách thức vận hành của nhóm.
Bước 3: Thiết kế tổ chức chiến lược
- Định hướng thay đổi
Xác định cơ cấu tổ chức hiện tại của doanh nghiệp cần thay đổi như thế nào để đáp ứng được các ưu tiên chiến lược và hoạt động mới.
- Phát triển và khám phá các mô hình thay thế
Làm việc với các nguồn lực nội bộ để tìm ra các mô hình cơ cấu tổ chức khả thi và thử nghiệm với các phương thức làm việc khác nhau. Mỗi mô hình hoạt động sẽ phát huy ưu điểm và tồn tại những hạn chế tùy thuộc vào quy mô đặc điểm của từng doanh nghiệp.
>> Tìm hiểu ngay 8 loại mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất thế giới
- Xác định vị trí công việc và phân loại nguồn lực
-
- Liệt kê tất cả các công việc cần thiết để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh và mục tiêu chiến lược của tổ chức
- Xác định vai trò của các bộ phận chức năng và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng hạng mục công việc.
Bước 4: Thiết kế sơ đồ tổ chức
Chỉ khi tất cả các quyết định thiết kế chiến lược đã được đưa ra thì giờ mới là lúc xem xét việc xây dựng sơ đồ tổ chức.
- Phát triển các nhóm và liên kết
Nhóm các vai trò thành các nhóm và phòng ban, đồng thời xác định các đầu mối liên kết để đảm bảo cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Đầu mối liên kết này có thể là trưởng nhóm, trưởng bộ phận hoặc một thành viên được chỉ định.
- Thiết kế khung quản trị chi tiết
Cơ cấu và phân định vai trò quản lý và lãnh đạo trong toàn doanh nghiệp, bao gồm trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm giải trình của các cấp.
Bước 5: Tiến hành chuyển đổi cơ cấu tổ chức
Khi tất cả các nền tảng đã được đặt ra, đã đến lúc lập kế hoạch và triển khai cơ cấu tổ chức mới.
- Chuẩn bị cho các rủi ro
Trong quá trình chuyển dịch cơ cấu tổ chức, chắc chắn sẽ có những rào cản, rủi ro xảy ra do sự thay đổi trên quy mô toàn doanh nghiệp. Bởi vậy, để quá trình chuyển đổi diễn ra thành công, nhà quản trị cần phải lường trước những nguy cơ có thể cản trở hoạt động vận hành và chuẩn bị sẵn những giải pháp để ứng phó.
- Xây dựng kế hoạch chuyển đổi
Sau khi đã xác định được tất cả các rào cản, nhà quản trị và nhóm thiết kế cần tạo ra một kế hoạch tổng thể để chuyển hoạt động kinh doanh từ mô hình hiện tại sang mô hình cơ cấu tổ chức mới.
- Xây dựng chiến lược truyền thông
Thông thường, mọi người sẽ dè chừng hoặc cảm thấy bị đe dọa trước sự thay đổi. Điều này có thể gây ra tâm lý bất an, không chắc chắn cho đội ngũ nhân sự. Khi đó, một chiến lược truyền thông toàn diện là điều cần thiết để thu hút mọi người tham gia và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin tổng quan về thiết kế tổ chức và hướng dẫn quy trình chi tiết, tối ưu nhất. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm quản trị hàng đầu thị trường, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
- Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
