Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs và start-up bài bản từ A-Z

Hệ thống vận hành doanh nghiệp được ví như xương sống của tổ chức – nơi kết nối toàn bộ hoạt động, con người, quy trình và công nghệ để tạo ra giá trị. Một hệ thống được thiết kế tốt không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn mở ra cơ hội phát triển bền vững, giảm thiểu lãng phí và tối ưu năng suất.Vậy xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Những mô hình vận hành nào đang được ứng dụng phổ biến trên thế giới? Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Vận hành doanh nghiệp là gì? 4 trụ cột chính của hệ thống vận hành doanh nghiệp

Hệ thống vận hành doanh nghiệp là tổng thể các hoạt động, quy trình, công cụ và con người được phối hợp để vận hành tổ chức một cách hiệu quả. Đây chính là “mạch máu” giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững.

Dù ở bất kỳ quy mô hay lĩnh vực nào, một hệ thống vận hành bài bản đều phải được xây dựng dựa trên 4 trụ cột nền tảng sau:

Quy trình

Quy trình chính là mắt xích giúp cho bộ máy vận hành hoạt động trơn tru. Quy trình liên kết những hoạt động đơn lẻ, rời rạc của tổ chức thành một thể thống nhất để tạo nên những kết quả nhất định. Quy trình xác định các bước mà nhân viên cần phải tuân thủ để duy trì và đảm bảo hiệu suất làm việc. Một quy trình bài bản, rõ ràng sẽ đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng trình tự và giảm thiểu tối đa các sai phạm.

Ví dụ: Quy trình phê duyệt đề xuất, quy trình tuyển dụng hay quy trình giao – nhận công việc nội bộ đều cần được chuẩn hóa để tránh sai sót và lặp lại.

Con người

Không có hệ thống nào hoạt động nếu thiếu yếu tố con người. Từ ban lãnh đạo đến nhân viên vận hành, mỗi cá nhân đều là mắt xích quan trọng. Một hệ thống hiệu quả cần đảm bảo nhân sự hiểu rõ vai trò, được phân quyền đúng, đào tạo bài bản và gắn kết với mục tiêu chung.

Trang thiết bị, phần mềm quản trị

Công nghệ và máy móc là vũ khí không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành nếu thiếu đi công cụ, máy móc thiết bị thì rất khó để phát triển và nâng cao năng suất lao động. Với các doanh nghiệp hiện nay thì hệ thống ERP ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Với công nghệ thông minh, phần mềm quản trị này mang đến một cái nhìn tổng thể giúp các nhà quản lý có thể hệ thống hóa quy trình vận hành cho các phòng ban, theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành của bất kỳ bộ phận nào.

Cơ sở hạ tầng

Từ văn phòng, máy móc đến kết nối mạng và môi trường làm việc – cơ sở hạ tầng là điều kiện vật lý để các quy trình được thực thi trơn tru. Doanh nghiệp cần đảm bảo đầu tư hợp lý và đồng bộ để không tạo “điểm nghẽn” trong vận hành.

Xem thêm: 4 chức năng quản trị cần phải biết khi điều hành doanh nghiệp

2. 6 Bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp bài bản

Một hệ thống vận hành bài bản không thể tự hình thành. Doanh nghiệp cần có lộ trình triển khai rõ ràng – từ xác định trọng tâm đến chuẩn hóa quy trình và cải tiến liên tục. Dưới đây là 6 bước thiết yếu để xây dựng hệ thống vận hành vững chắc cho mọi tổ chức.

Bước 1. Xác định các hoạt động trọng yếu trong hệ thống vận hành

Luồng vận hành của tổ chức được định nghĩa bởi hàng loạt các quy trình, công việc. Trong đó các hoạt động chức năng sẽ đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống vận hành, quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của nhà quản trị là xác định đâu là những hoạt động chính trực tiếp tạo ra giá trị và đâu là các hoạt động bổ sung, giúp “bôi trơn” bộ máy vận hành và hỗ trợ cho hoạt động chính.

Thông thường, hệ thống vận hành doanh nghiệp sẽ xoay quanh các hoạt động trọng yếu sau:

• Sản xuất
• Cung ứng
• Vận chuyển
• Tiếp thị & bán hàng
• Dịch vụ

Một công thức được áp dụng phổ biến để xác định những hoạt động, chức năng trọng yếu trong mô hình kinh doanh là nguyên tắc Pareto, còn được gọi là thuyết 20/80. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20% hoạt động sẽ quyết định đến 80% kết quả nhận được. Dựa vào đó, nhà quản lý sẽ tập trung vào 20% hoạt động chính yếu để phát triển hệ thống vận hành doanh nghiệp.

Bước 2. Xây dựng các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu

Quy trình quyết định trình tự và cách thức mà các hoạt động sẽ được thực hiện để tạo ra một kết quả đầu ra nhất định. Các nhân viên sẽ phải tuân thủ chặt chẽ và bám sát vào quy trình để tạo nên luồng vận hành đồng bộ, thống nhất trong tổ chức.

Để xây dựng được một quy trình chuẩn chỉnh, nhà quản trị có thể làm theo mô hình BPM Life Cycle:

• Thiết kế quy trình: Xác định công đoạn nào cần được làm trước, công đoạn nào sẽ được thực hiện theo sau, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ
• Mô hình hóa quy trình: Mô hình hóa quy trình dưới dạng sơ đồ, lưu đồ với các bản vẽ minh họa và hướng dẫn cụ thể
• Triển khai quy trình: Áp dụng quy trình vào hoạt động vận hành của các bộ phận
• Theo dõi, đánh giá: Đánh giá chất lượng và mức độ hiệu quả của quy trình bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc và kết quả đầu ra
• Điều chỉnh, tối ưu: Cải tiến những điểm bất hợp lý trong quy trình

Xây dựng các chính sách quy định để điều chỉnh hành vi, nhận thức của nhân viên theo đúng quy củ. Các chính sách cần được ban hành bao gồm: nội quy làm việc, trách nhiệm báo cáo/ giải trình, quy định phân công công việc,…

Ngoài ra, các tài liệu, biểu mẫu phục vụ cho mọi công tác vận hành cũng cần được đầu tư thiết kế để làm tư liệu cho nhân viên sử dụng cũng như minh chứng cho hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 3. Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót

Ở bước tiếp theo, cần rà soát lại toàn bộ các yếu tố trong hệ thống quản lý doanh nghiệp để tìm ra những vấn đề sai sót, có nguy cơ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Để truy vấn ra nguyên nhân gốc rễ có khả năng xảy ra sai sót, nhà quản trị có thể sử dụng biểu đồ nhân quả Ishikawa (mô hình xương cá). Trong đó, các nguyên nhân gây ra vấn đề được phân loại thành 6 nhóm cơ bản:

• Con người
• Nguyên vật liệu
• Máy móc thiết bị
• Phương pháp
• Chuẩn mực, quy định
• Môi trường

Bước 4. Đề xuất phương án cải tiến, tối ưu

Các phương án khắc phục những vấn đề sai sót, tồn đọng trong mô hình vận hành sẽ được phát triển dựa theo những yếu tố đã xác định được ở biểu đồ xương cá, tương ứng với tiêu chí 6M.

Bước 5. Truyền thông và đào tạo nhân sự

Sau khi đã hoàn thiện hệ thống vận hành, bước tiếp theo là truyền thông và đào tạo đội ngũ nhân sự – những người sẽ “kích hoạt” và đưa bộ máy vận hành vào hoạt động. Cần phải đảm bảo rằng mọi nhân viên hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác vận hành và cung cấp mọi công cụ, chỉ dẫn cần thiết để họ có thể thực hiện một cách hiệu quả.

Bước 6. Triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá

Bước cuối cùng đó là đưa hệ thống vận hành doanh nghiệp vào thực chiến, áp dụng trong công tác sản xuất kinh doanh hàng ngày. Cần lưu ý rằng không một hệ thống vận hành nào có thể hoàn hảo ngay từ ban đầu. Bởi vậy nhà điều hành, trong vai trò là người lãnh đạo trụ cột, phải luôn theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để có những cải tiến, thay đổi cho phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp, bài bản sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:

• Các hoạt động, nghiệp vụ được chuyên môn hóa.
• Các bộ phận, phòng ban có thể liên kết, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ.
• Không có hiện tượng đứt gãy, gián đoạn quy trình.
• Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả với năng suất tối ưu.

Đọc thêm: Micromanagement là gì? Nên hay không nên áp dụng quản lý vi mô trong doanh nghiệp?

3. Các mô hình vận hành doanh nghiệp nổi bật hiện nay

Mô hình tự động, số hóa – xu thế tất yếu của quản trị vận hành

Hiện nay, cùng với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ trên thị trường, mô hình vận hành doanh nghiệp tự động, số hóa đang là xu thế tất yếu của quản trị vận hành. Mô hình vận hành này đã đưa các doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên của công nghệ số với phong cách làm việc tinh gọn, hiệu quả và mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần. Sự cải tiến lớn ở mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại này so với các mô hình truyền thống nằm ở 2 yếu tố:

• Tự động hóa: Tự động các khâu trong quy trình làm việc, thay thế sức người bằng máy móc và trí tuệ nhân tạo, giúp cắt giảm mọi thao tác thủ công, giải phóng sức lao động.
• Số hóa: Số hóa mọi thông tin dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp lên các nền tảng điện toán đám mây và hệ thống máy chủ, hướng đến xây dựng văn phòng không giấy tờ, quản lý và làm việc với thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi.

WFA – Mô hình vận hành doanh nghiệp của tương lai

Kể từ đại dịch COVID-19, mô hình WFA – làm việc từ mọi nơi đã trở thành chuẩn vận hành mới cho hàng triệu doanh nghiệp trên thế giới. Mô hình này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí văn phòng mà còn tạo điều kiện làm việc linh hoạt, giữ chân nhân tài.

• WFH (Work from home) – Làm việc tại nhà
• Satellite Office – Văn phòng vệ tinh
• Neighborhood – Văn phòng chia sẻ
• Mobile Worker – Làm việc di động

Để áp dụng thành công mô hình này, có 2 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú tâm đó là:

• Xây dựng mô hình quản trị nhân sự phù hợp: Bởi bản chất của mô hình WFA là cho phép nhân viên được tùy chọn môi trường và không gian làm việc. Vậy nên điểm mấu chốt là làm thế nào để gắn kết đội ngũ nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả khi không gặp mặt trực tiếp.
• Công nghệ hỗ trợ: Với mô hình WFA, công nghệ chính là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Bởi đó là công cụ được các nhân viên sử dụng hàng ngày để làm việc và kết nối với nhau. Để đảm bảo mô hình hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hệ thống mạng, đường truyền cũng như các phần mềm công việc.

4. Ví dụ về mô hình vận hành doanh nghiệp thành công

Facebook (Meta) là ví dụ điển hình cho một hệ thống vận hành hiện đại – linh hoạt – hướng dữ liệu. Sự thành công toàn cầu của họ không chỉ đến từ sản phẩm công nghệ, mà còn bắt nguồn từ cách tổ chức vận hành bộ máy quy mô lớn với hiệu suất cao.

Công tác quản trị vận hành tại Facebook được phát triển và duy trì dựa trên các chiến lược và mục tiêu về tính hiệu quả và cải tiến liên tục trong tất cả các lĩnh vực mà công ty theo đuổi.

• Cải tiến sản phẩm: Một phần trong chiến lược phát triển của Facebook là liên tục đổi mới sản phẩm của mình. Việc đổi liên tục đưa ra các bản cập nhật mới để tối ưu hóa trải nghiệm và đáp ứng thị hiếu người dùng được coi là một cách tiếp cận chiến lược để đảm bảo khả năng cạnh tranh của công ty trong dài hạn. Ngoài ra, triết lý cải tiến liên tục trong vận hành còn giúp Facebook khắc phục được những lỗ hổng trong sản phẩm và ngày một hoàn thiện hơn.
• Tự động hóa quy trình: Sở hữu các sản phẩm trực tuyến, Facebook đã quyết định áp dụng mô hình tự động hóa trong hoạt động vận hành. Với tiềm lực của một công ty công nghệ, Facebook đã phát triển hệ thống AI để “theo dấu” người dùng, ghi nhận lại sở thích và thói quen của họ để tự động đưa ra những đề xuất phù hợp. Ngoài ra, các trợ lý ảo của Facebook cũng chính là “quân bài” để giữ chân người dùng. Việc ứng dụng công nghệ trong tự động hóa chính là yếu tố cốt lõi giúp Facebook tối ưu trải nghiệm cho khách hàng và tạo nên vị thế của thủ lĩnh trên thị trường công nghệ
• Vị trí chiến lược: Mục tiêu quản trị vận hành của Facebook là tối ưu khả năng tiếp cận với các nguồn lực và thị trường. Trong trường hợp của Facebook, việc tiếp cận thị trường không phải là vấn đề vì các dịch vụ truyền thông xã hội của công ty có thể truy cập trên khắp thế giới thông qua Internet. Bởi vậy, Facebook tập trung xây dựng hệ thống liên kết với các nguồn lực nhanh chóng, dễ dàng nhất. Trụ sở của công ty được đặt tại Thung lũng Silicon – nơi có khả năng tiếp cận tối ưu với nguồn cung cấp thiết bị, thị trường lao động, năng lượng và các điều kiện hoạt động phù hợp với môi trường.
• Phát triển nguồn nhân lực: Mô hình vận hành của Facebook lấy con người làm trung tâm của bộ máy. Bởi vậy, mục tiêu của công ty là duy trì lực lượng lao động chuyên tiềm năng cho hoạt động kinh doanh truyền thông trực tuyến. Ví dụ, Facebook sử dụng chiến lược tuyển dụng liên tục, triển khai các chương trình thực tập cho phép sinh viên làm việc tại văn phòng của công ty.

5. 1Office – Giải pháp tự động hóa vận hành doanh nghiệp hàng đầu thị trường

Trong bộ máy doanh nghiệp, công nghệ là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của hệ thống vận hành. Bởi vậy, ngày càng nhiều các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư vào các phần mềm quản trị để ứng dụng vào bộ máy vận hành của mình.

1Office không đơn thuần là một phần mềm, mà là nền tảng vận hành doanh nghiệp được tích hợp:

• Lowcode Platform – Cho phép doanh nghiệp tự xây quy trình như tưởng tượng: kéo – thả – tạo nghiệp vụ mà không cần lập trình

• AI Agent thông minh – Tự động gợi ý, nhắc việc, tạo báo cáo, kiểm tra sai sót, giúp giảm thao tác thủ công và tăng tốc độ xử lý

• Bộ công cụ All-in-one: Nhân sự (HRM), công việc (Work), tài chính (CRM – Sale – Đơn hàng), truyền thông nội bộ,…

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM

Có thể nói, 1Office là phần mềm quản trị hiện đại cung cấp bộ công cụ chuyên sâu nhất để các nhà quản lý có thể tự tin vận hành doanh nghiệp hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí hoạt động.

Qua bài viết trên 1Office đã cung cấp cho độc giả góc nhìn toàn diện nhất về cách thức vận hành doanh nghiệp.  Đồng thời mang đến giải pháp công nghệ ưu việt nhất giúp các nhà lãnh đạo vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp