Thiết kế trải nghiệm nhân viên toàn diện – Chiến lược “giữ chân nhân tài” hiệu quả

Ngoài mức thu nhập có thể đạt được khi làm việc, hành trình trải nghiệm của nhân viên được coi là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự gắn bó của họ với tổ chức, doanh nghiệp. Hiểu được điều này, nhiều công ty hiện nay đã chú trọng đầu tư hơn vào công tác tối ưu trải nghiệm nhân viên để từ đó giữ chân nhân tài, giảm chi phí tuyển dụng và tiết kiệm thời gian. Vậy trải nghiệm nhân viên là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp có thể tạo một hành trình trải nghiệm thực sự ý nghĩa cho nhân viên? Hãy cùng 1Office tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây! 

I. 3 yếu tố chính tác động đến hành trình trải nghiệm nhân viên

1. Trải nghiệm nhân viên là gì?

Trải nghiệm nhân viên (Employee Experience – EX) là thuật ngữ chỉ toàn bổ quá trình làm việc, tương tác và gắn bó của một nhân viên tại tổ chức, doanh nghiệp. Quá trình trải nghiệm này bắt đầu từ giai đoạn còn là ứng viên đến khi trở thành nhân viên chính thức hoặc cựu nhân viên của công ty.

Cụ thể, trải nghiệm nhân viên (EX) bao gồm:

PEX – Trải nghiệm công việc	Là những va chạm thực tế của nhân viên với công việc mình đảm nhiệm tại công ty. Thông thường, trải nghiệm công việc được thiết kế với mục tiêu có hệ thống, rõ ràng, minh bạch, thích hợp để mọi nhân viên tại vị trí phân công thể hiện năng lực chuyên môn, các kỹ năng cần thiết.
TEX – Trải nghiệm môi trường	Môi trường làm việc tại doanh nghiệp cũng là một trong những yếu tố góp phần xây dựng trải nghiệm của nhân viên. Cụ thể, trải nghiệm môi trường sẽ bao gồm phong cách làm việc, quy định của công ty.
EEX – Trải nghiệm cảm xúc	Yếu tố cảm xúc quyết định rất nhiều đến hành trình trải nghiệm của nhân viên tại doanh nghiệp. EEX là những suy nghĩ của nhân viên hướng tới công việc, tới cách tương tác giữa đồng nghiệp với nhau.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay khá mơ hồ về trải nghiệm nhân viên và thường nhầm lẫn khái niệm này với công tác “gắn kết nhân viên” trong các công ty, tổ chức. Để phân biệt rõ ràng 2 khái niệm này, bạn có thể hiểu rằng gắn kết nhân viên là một trong những hoạt động cần thiết giúp doanh nghiệp tăng cường trải nghiệm nhân viên. Khi nhân sự các phòng ban gắn kết, tương hỗ lẫn nhau hiệu quả, trải nghiệm làm việc của nhân viên cũng từ đó trở nên ý nghĩa và bổ ích hơn.

>> Quản lý và phát triển đội ngũ nhân sự ổn định trong dài hạn với:

10 cách quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp không thể thiếu!

2. 3 yếu tố chính tác động đến trải nghiệm nhân viên

Khi một nhân sự đã ứng tuyển và làm việc cho doanh nghiệp, mọi yếu tố dù lớn hay nhỏ đều ít nhiều tác động đến hành trình trải nghiệm của họ. Tuy nhiên, có 3 khía cạnh chính sẽ góp phần xây dựng trải nghiệm của nhân viên:

• Văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa làm việc, giải trí và tương tác giữa các nhân viên của mỗi doanh nghiệp đều đa dạng và có tính đặc trưng riêng. Đó là sự pha trộn giữa phong cách lãnh đạo của cấp quản lý và cách làm việc của nhân viên.

Văn hóa doanh nghiệp chính là những ấn tượng đầu tiên của nhân viên khi làm việc tại công ty. Nếu nhân viên có thể cảm nhận được phong cách làm việc và tính gắn kết nhân viên trong doanh nghiệp tốt, họ sẽ có thêm động lực để cố gắng hoàn thành tốt công việc và hoàn thiện bản thân hơn.

Tuy nhiên nếu ngay từ giai đoạn ban đầu nhân viên đã có ấn tượng không tốt về văn hóa doanh nghiệp thì rất dễ sinh ra năng lượng tiêu cực, nản chí và không gắn bó được lâu dài với công ty. Chính vì vậy, văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng tạo nên trải nghiệm nhân sự trong doanh nghiệp.

• Không gian làm việc 

Thay vì việc để nhân viên ngồi làm trong văn phòng tẻ nhạt với 4 bức tường, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã cải tiến văn phòng làm việc với không gian mở, thoáng mát với nhiều khu vực giải trí, thư giãn hơn cho nhân viên. Nhờ đó mà nhân viên cảm thấy thoải mái hơn, năng suất làm việc cũng từ đó tăng cao.

Ngoài ra, việc linh hoạt giữa giờ làm việc ở công ty và làm việc online cũng là một yếu tố giúp nhân viên có trải nghiệm làm việc tốt hơn về không gian – nơi họ có thể thoải mái và làm việc hiệu quả.

• Quá trình tiếp cận và ứng dụng công nghệ của doanh nghiệp

Thực tế hiện nay cho thấy rằng nhiều nhân viên có khả năng chuyên môn cao luôn muốn cống hiến cho những tổ chức phát triển, có tầm nhìn rộng lớn và tiệm cận với sự phát triển ngày càng nhanh của thời đại. Một trong số đó là sự phát triển về công nghệ số, ứng dụng những thành quả công nghệ vào quá trình làm việc.

Những doanh nghiệp biết nắm bắt tình hình phát triển của công nghệ, đầu tư cho công tác tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên trên nền tảng số sẽ tăng cường trải nghiệm nhân viên, giúp nhân viên có trải nghiệm làm việc trong môi trường hiện đại, thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển bền vững.

 Trải nghiệm thử các tính năng của 1Office HRM

II. Vì sao trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) lại quan trọng?

Hiện nay, công tác tối ưu trải nghiệm nhân viên đã trở thành xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn thúc đẩy tăng trưởng thì cần phát triển và giữ gìn lực lượng nhân sự chất lượng. Để làm được điều này, nâng cao chất lượng trải nghiệm nhân viên chính là một bước đi chiến lược mà doanh nghiệp cần đầu tư kỹ lưỡng, bởi trải nghiệm tốt sẽ giúp:

• Tăng khả năng gắn kết, tương tác, tạo động lực làm việc cho nhân viên

Trải nghiệm nhân viên được đánh giá là chất lượng chỉ khi nhân viên đó được làm việc và cống hiến trong một tập thể đoàn kết, gắn bó mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau cùng phát triển. Chính vì thế, công tác nâng cao chất lượng trải nghiệm nhân viên sẽ góp phần thúc đẩy sự gắn kết giữa các nhân viên, các phòng ban và giữa nhân viên với cấp quản lý.

• Truyền cảm hứng sáng tạo cho nhân viên

Trải nghiệm làm việc tốt và ý nghĩa giúp nhân viên có thể phát huy khả năng của mình một cách tối ưu nhất để đạt được kết quả xuất sắc. Từ những trải nghiệm tuyệt vời đến từ không gian làm việc, từ môi trường hiện đại đến văn hóa làm việc chuyên nghiệp, cảm hứng sáng tạo của nhân sự cũng sẽ phát huy.

• Thu hút và giữ chân nhân tài

Như đã nhắc đến ở trên, hiện nay tiền lương và trợ cấp không hẳn là yếu tố quyết định đến sự gắn bó của nhân viên đối với doanh nghiệp. Để có thể giữ chân những nhân sự chất lượng, có trách nhiệm và tinh thần cống hiến, doanh nghiệp cần xây dựng và đầu tư để họ có trải nghiệm làm việc tốt nhất, xứng đáng với công sức họ đã bỏ ra.

• Giảm thiểu chi phí tuyển dụng

Khi tăng cường trải nghiệm nhân viên, doanh nghiệp sẽ tăng cao khả năng giữ chân nhân tài, nhờ đó phòng tuyển dụng không phải tốn thêm chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới cho các vị trí khác nhau.

• Phát triển văn hóa doanh nghiệp – Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức

Khi nhân viên có được trải nghiệm làm việc tốt nhất, họ cũng sẽ ý thức được mình cần đóng góp người lại để xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, chất lượng hơn. Từ đó doanh nghiệp cũng xây dựng được cho riêng mình hình ảnh chuyên nghiệp, môi trường làm việc lý tưởng mà nhân viên nào cũng muốn cống hiến.

Thiết kế trải nghiệm nhân viên đóng vai trò quan trọng là thế, nhưng làm thế nào doanh nghiệp có thể xây dựng được hành trình trải nghiệm cho nhân sự khoa học và ý nghĩa nhất để mọi nhân viên đều có thể phát triển? Câu trả lời sẽ được bật mí ngay sau đây.

>> Đọc thêm: 10 tuyệt chiêu khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên

III. Phương pháp thiết kế trải nghiệm nhân viên hoàn hảo theo từng giai đoạn

1. Giai đoạn Tuyển dụng

Ứng tuyển vào vị trí công ty đang tuyển là giai đoạn đầu tiên trong hành trình trải nghiệm của ứng viên với doanh nghiệp. Khi đó, để trải nghiệm của ứng viên trong tuyển dụng được tối ưu nhất, nhà tuyển dụng của doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch tuyển dụng chỉn chu với từng bước chuyên nghiệp.

Cụ thể:

1	Đăng tin tuyển dụng	Tin tuyển dụng phải xúc tích nhưng đủ hấp dẫn, thể hiện rõ mục đích tuyển dụng, quyền lợi và trách nhiệm của từng vị trí để thu hút được sự chú ý của những ứng viên chất lượng;  Giải đáp những thắc mắc của ứng viên về công việc nhanh chóng, rõ ràng với thái độ tích cực.
2	Sàng lọc CV	Diễn ra trong nội bộ phòng tuyển dụng, không ảnh hưởng đến trải nghiệm của ứng viên
3	Thông báo kết quả	Chuẩn bị sẵn form thông báo kết quả vòng CV đến những ứng viên đạt yêu cầu với nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ, rõ ràng để chuẩn bị cho vòng phỏng vấn.
4	Phỏng vấn	Đây là buổi gặp mặt quan trọng và là nền tảng để ứng viên cảm nhận về phong cách làm việc và văn hóa doanh nghiệp của công ty. Phòng nhân sự cần lưu ý chuẩn bị chu đáo:  Đúng giờ  Không gian phỏng vấn yên tĩnh Trang phục nhà tuyển dụng phù hợp với văn hóa công ty  Thái độ phỏng vấn tích cực, tôn trọng ứng viên  Chia sẻ được những giá trị và những điểm mạnh trong tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp đến ứng viên
5	Thông báo kết quả phỏng vấn	Có thể thông báo qua email hoặc điện thoại. Lưu ý rằng không nên chỉ thông báo kết quả đến những ứng viên trúng tuyển mà còn cần gửi thông báo đến những ứng viên chưa phù hợp để họ không phải chờ đợi và ảnh hưởng xấu đến hình ảnh công ty.

Bí quyết tăng cường trải nghiệm nhân viên trong giai đoạn tuyển dụng:

• Đặt mình vào vị trí ứng viên để thấu hiểu những điều ứng viên mong muốn khi ứng tuyển vào vị trí trống của một công ty, tổ chức. Từ đó có phương án tuyển dụng tốt nhất.
• Ưu tiên chia sẻ những thông tin chính, hữu ích nhất cho ứng viên, tránh trường hợp ứng viên không rõ thông tin về những vấn đề cần thiết.
• Tìm hiểu và thu thập thông tin ứng viên từ nguồn đáng tin cậy để hiểu hơn về tính cách và năng lực chuyên môn của ứng viên.

2. Giai đoạn Hội nhập

Hội nhập là thời gian ứng viên trúng tuyển được đào tạo văn hóa doanh nghiệp và làm quen với công việc tại công ty. Ở thời điểm này nhân viên cần thời gian để bắt nhịp với luồng công việc, phong cách làm việc cũng như quy định của doanh nghiệp. Lãnh đạo doanh nghiệp lúc này cần chỉ đạo phòng ban thực hiện các bước cơ bản sau:

1	Giới thiệu nhân viên mới tới toàn thể phòng ban, công ty	Chào mừng nhân viên mới với thái độ niềm nở, tích cực để tạo cảm giác thoải mái nhất cho nhân viên.
2	Tổ chức đào tạo văn hóa doanh nghiệp	HR là bộ phận chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên mới về những quy định chung của công ty. HR cần làm rõ quy định thưởng, phạt mà nhân viên cần chấp hành.
3	Giới thiệu và phổ biến luồng công việc	Nhân viên mới sẽ làm việc trực tiếp với phòng ban của mình. Người hướng dẫn sẽ phổ biến những thông tin cơ bản về công việc đến thành viên mới.

Bí quyết nâng cao chất lượng trải nghiệm nhân viên khi hội nhập:

• Cung cấp đầy đủ thiết bị, công cụ làm việc tới nhân viên.
• Giới thiệu và hướng dẫn sử dụng những phần mềm mà công ty đang sử dụng.
• Khéo léo khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên đối với chương trình đào tạo cũng như quá trình hướng dẫn để cải thiện hơn.

>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí kíp để 85% nhân viên mới chiến đấu hết mình vì công ty

3. Giai đoạn Phát triển và thăng tiến

Sau khi đã làm quen với môi trường làm việc cũng như bắt nhịp được với luồng công việc tại công ty, nhân viên lúc này sẽ bước vào khoảng thời gian thể hiện năng lực để phát triển và thăng tiến hơn. Đây là giai đoạn mà nhân viên tự chủ động với công việc và trau dồi bản thân để hoàn thành nhiệm vụ của mình, thể hiện giá trị mang lại cho doanh nghiệp.

Khi đó, với tư cách lãnh đạo, bạn cần:

• Xây dựng và vạch rõ lộ trình thăng tiến cho từng vị trí công việc và phổ biến đến nhân viên một cách minh bạch để cùng theo dõi, đánh giá
• Liên tục đánh giá chất lượng công việc của nhân viên để nhìn nhận một cách khách quan năng lực của họ thông qua kiến thức chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm
• Tìm hiểu nguyện vọng thăng tiến của nhân viên trong tương lai để có định hướng phát triển gắn với tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp
• Tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực, tổ chức đào tạo và chia sẻ để họ phát triển hơn

Xem thêm: 5 bước xây dựng lộ trình công danh – Nâng cao chất lượng quản lý nhân sự

4. Giai đoạn Giữ chân nhân tài

Sau thời gian từ 3-5 tháng, với những gì nhân viên đã thể hiện ở tiến độ và kết quả công việc, ban lãnh đạo lúc này sẽ tiến hành đánh giá để biết được những nhân viên có năng lực và những nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu công việc.

Đối với những nhân viên chất lượng và được ghi vào danh sách những “nhân tài đặc biệt”, doanh nghiệp cần có chiến lược giữ gìn và phát triển những nhân viên như thế để họ tiếp tục phát huy năng lực và khả năng sáng tạo, cống hiến cho doanh nghiệp hơn trong tương lai.

Cụ thể:

• Thỏa thuận mức lương thưởng xứng đáng với năng lực và sự cống hiến của nhân viên.
• Sẵn sàng đưa ra những đãi ngộ đặc biệt cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, mang lại giá trị nhất định cho công ty.
• Tạo cơ hội phát triển và thể hiện năng lực của nhân viên bằng việc để họ thử sức với những dự án lớn, vạch ra chiến lược phát triển cho công ty.

Đọc thêm: Nghệ thuật giữ chân nhân viên giỏi giúp giảm 80% tỷ lệ nhân sự nghỉ việc

5. Giai đoạn Rời bỏ

Đối với những nhân viên được đánh giá là chưa phù hợp với yêu cầu của công ty sau một thời gian làm việc, cấp lãnh đạo cần có những hình thức nhắc nhở đúng mực để giúp họ nhận thức được vấn đề của bản thân và cải thiện hơn.

Trong trường hợp doanh nghiệp cần phải thay thế vị trí nhân sự đó bằng một người mới để cải thiện hiệu quả công việc, hãy trao đổi một cách thẳng thắn với nhân viên đó trên tinh thần xây dựng và chia tay họ.

Thực hiện tốt các bước được chia sẻ trên trong từng giai đoạn, doanh nghiệp chắc chắn sẽ khiến hành trình trải nghiệm của nhân viên trở nên có ý nghĩa hơn, từ đó tăng khả năng thu hút và giữ chân nhân tài để doanh nghiệp có cơ hội tiến xa hơn trên thị trường.

IV. Nâng cao trải nghiệm làm việc số chuyên nghiệp cho nhân viên với 1Office

Môi trường công nghệ là một trong những yếu tố tác động mạnh mẽ tới trải nghiệm làm việc của nhân viên tại bất cứ doanh nghiệp nào. Môi trường làm việc số là không gian trực tuyến bao quát toàn bộ hạng mục công việc mà nhân viên cần thực hiện, đồng thời hỗ trợ nhân viên tương tác, trao đổi với nhau mọi lúc mọi nơi.

Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ cũng như xu hướng làm việc 4.0, đa số các doanh nghiệp đều ý thức được tầm quan trọng của môi trường làm việc số hóa và đầu tư mạnh hơn vào công tác ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp để toàn thể nhân viên có thể làm việc nhanh chóng, dễ dàng hơn. Đây là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài và phát triển hơn trong tương lai.

1Office là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp được lựa chọn và sử dụng rộng rãi bởi hơn 5000 doanh nghiệp cả nước. Với công cụ quản lý quản lý mạng nội bộ WORKPLACE của 1Office, toàn thể nhân viên công ty có thể:

• Dễ dàng cập nhật các hạng mục công việc của mình, trao đổi và tương tác trực tiếp để hoàn thành công việc đúng tiến độ
• Lộ trình thăng tiến được cập nhật chi tiết để mỗi nhân viên nắm bắt được và có động lực phát triển hơn
• Theo dõi và báo cáo được cập nhật tự động, trực quan, minh bạch, nhân viên sẽ không cần làm báo cáo thủ công thường xuyên, gây mất tập trung trong quá trình làm việc
• Hệ thống nhắc nhở tự động giúp nhân sự sắp xếp thời gian hoàn thành công việc đúng tiến độ

Tất cả những tính năng trên đã giúp doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc số hiện đại, giúp chất lượng trải nghiệm nhân viên tại nơi làm việc được nâng cao.

Đặc biệt hơn, tính năng quản lý mạng tổng thể của 1Office còn là trợ thủ đắc lực giúp ban lãnh đạo tối ưu công tác tuyển dụng, quản lý và lưu trữ hồ sơ, theo dõi và đánh giá nhân sự một cách chính xác, toàn diện nhất, mang đến cho nhân viên trải nghiệm làm việc tối ưu nhất. Mọi thông tin chi tiết về phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office nói chung và tính năng HRM nói riêng, bạn đọc vui lòng liên hệ:

 Nhận tư vấn miễn phí

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp