[TẢI MIỄN PHÍ] 5 mẫu thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng hay nhất

Một trong những bước quan trọng trong quy trình chăm sóc khách hàng là gửi thư cảm ơn và tri ân đến khách hàng vào những dịp phù hợp. Thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng như một cách để doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng và biết ơn khách hàng đã tin tưởng và ủng hộ sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được tầm quan trọng của việc gửi thư cảm ơn. Trong bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu các mẫu thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng hay nhất.

I. Tại sao nên gửi thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng? 4 hình thức gửi thư cảm ơn phổ biến nhất

1. Tại sao nên gửi thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng?

Việc doanh nghiệp cảm ơn khách hàng sau mỗi lần giao dịch hoặc vào một dịp đặc biệt là cách thể hiện sự trân trọng và lòng biết ơn từ công ty đến khách hàng đã tin tưởng và chọn lựa sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp mình. Vì thế có thể nói rằng, thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động chăm sóc khách hàng.

Cụ thể, gửi thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng giúp:

• Gửi sự tri ân của doanh nghiệp đến khách hàng, từ đó tạo thiện cảm và sự tin tưởng một cách khéo léo.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty, doanh nghiệp. Những bức thư cảm ơn sẽ giúp tạo ấn tượng bạn là nhà cung cấp chuyên nghiệp cho khách hàng.
• Hỗ trợ hoạt động PR sản phẩm và chất lượng chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
• Giúp đội ngũ chăm sóc khách hàng dễ dàng giải quyết những rủi ro phát sinh hơn. Bởi khi đã gây được thiện cảm với khách hàng, nếu có sai sót từ phía công ty có thể dễ dàng thỏa thuận và giải quyết hơn.
• Mở ra nhiều cơ hội hợp tác trong những lần sau giữa doanh nghiệp và khách hàng.

2. 4 hình thức gửi thư cảm ơn khách hàng đã mua sản phẩm phổ biến nhất

Thời đại công nghệ số phát triển như hiện nay cho phép doanh nghiệp có thêm nhiều hình thức gửi thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng. Thay vì chỉ gửi thiệp viết tay như trước, giờ đây doanh nghiệp có thể sử dụng email, SMS điện thoại để gửi thư tri ân trong những dịp đặc biệt.

• Gửi email cảm ơn khách hàng đã mua sản phẩm

Email là phương tiện phổ biến được sử dụng trong hầu hết các công việc cần liên lạc qua lại ngày nay. Vì thế, không có gì khó hiểu khi vô số doanh nghiệp tận dụng những ứng dụng gửi mail hàng loạt để gửi thư cảm ơn đến khách hàng vào mỗi dịp đặc biệt.

Thư cảm ơn khách hàng bằng email thường được lên nội dung ngắn gọn, xúc tích với văn phong hành chính và được gửi bởi các doanh nghiệp lớn đến những khách hàng lâu năm hoặc khách hàng mới của họ.

• Thư cảm ơn viết tay cho những khách hàng đặc biệt

Nếu trước đây việc viết thư tay cảm ơn là phổ biến nhất thì ngày nay thư tay lại được coi là hình thức cảm ơn khách hàng trang trọng và chỉ dùng khi thực sự có dịp đặc biệt. Điển hình nhất là với những khách hàng lớn, có vị trí quan trọng với sự phát triển của công ty. Thư tay cảm ơn và tri ân sẽ được gửi để họ vào những dịp lễ hoặc kỉ niệm giữa khách hàng đó và công ty.

Thư cảm ơn viết tay cần ngắn gọn và đầy đủ ý nghĩa, bố cục đẹp và trang trí trang nhã để tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

• Cảm ơn khách hàng qua SMS

Ngoài email thì việc cảm ơn khách hàng qua tin nhắn cũng được sử dụng phổ biến hiện nay. Gửi lời cảm ơn ý nghĩa và tâm huyết qua tin nhắn điện thoại vừa tiết kiệm thời gian, vừa dễ đến với khách hàng hơn.

Tuy nhiên hình thức gửi thư cảm ơn này chỉ thích hợp với những khách hàng vừa mua sản phẩm/ đăng ký dịch vụ lần đầu. Không nên dùng thường xuyên vì sẽ tạo cảm giác không trang trọng đối với khách hàng.

• Thiệp cảm ơn khách hàng đã sử dụng sản phẩm dịp cuối năm

Vào những dịp Giáng sinh hay Năm mới, những chiếc thiệp cảm ơn với thiết kế xinh xắn cùng những lời chúc, lời tri ân chân thành từ doanh nghiệp gửi đến khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, từ đó tạo thêm nhiều cơ hội để hợp tác và mở rộng trong năm mới.

II. Khi nào nên gửi thư cảm ơn khách hàng đã mua sản phẩm?

Thư cảm ơn có thể gửi đến khách hàng nhiều dịp trong một năm nhưng cần có sự chọn lọc. Nếu không cẩn thận và gửi thư cảm ơn quá nhiều với nội dung mơ hồ, lặp đi lặp lại, khách hàng của bạn sẽ cảm thấy phiền và không đánh giá cao chất lượng phục vụ của doanh nghiệp bạn.

Trong thời gian 1 năm, doanh nghiệp có thể phổ biến cho bộ phận chăm sóc khách hàng gửi thư cảm ơn trong những dịp sau:

• Giáng sinh, năm mới hoặc các dịp lễ lớn
• Cảm ơn những khách hàng mua sản phẩm/ dịch vụ lần đầu để tạo ấn tượng tốt và khéo léo thăm dò về mức độ hài lòng của khách hàng
• Cảm ơn khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ
• Thư cảm ơn khách hàng khi quay lại lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp sau một thời gian dài
• Gửi thư cảm ơn khi nhận được phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ
• Thư cảm ơn khách hàng kèm ưu đãi khi tham gia sự kiện do doanh nghiệp tổ chức

Mỗi dịp đặc biệt sẽ phù hợp với các hình thức gửi thư cảm ơn cũng như nội dung khác nhau. Bộ phận chăm sóc khách hàng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả nội dung, hình thức để gửi đến khách hàng những lời tri ân chuyên nghiệp nhất.

Tham khảo ngay: Các hình thức chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả – Chiến lược CSKH hàng đầu

III. Tải miễn phí 5 mẫu thư cảm ơn khách hàng giúp X3 chất lượng dịch vụ

Để các doanh nghiệp có thể tham khảo và làm giàu thêm kho tàng nội dung thư cảm ơn của mình, 1Office xin gửi tặng miễn phí top 5 mẫu thư cảm ơn khách hàng đã mua sản phẩm chuyên nghiệp nhất 2022.

1. Mẫu thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng sau mỗi lần giao dịch

Mẫu thư cảm ơn thông dụng nhất được sử dụng khi doanh nghiệp muốn gửi thư cảm ơn tới khách hàng sau mỗi lần mua sản phẩm/ dịch vụ. Việc gửi thư cảm ơn thường này được thực hiện thường xuyên, vừa để gửi sự biết ơn tới khách hàng vì đã lựa chọn doanh nghiệp, vừa để duy trì mối quan hệ bền vững với mọi khách hàng.

Những dòng cảm ơn ngắn gọn và xúc tích thường được dùng trong mẫu thư này.

Ví dụ:

“Công ty A trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã đến và lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ của chúng tôi. [Tên công ty] xin gửi tới quý khách lời cảm ơn chân thành nhất tới Quý khách hàng!”

Tải mẫu thư cảm ơn TẠI ĐÂY!

2. Mẫu thư cảm ơn khách hàng đã đưa ra phản hồi cho doanh nghiệp

Chắc hẳn doanh nghiệp nào cũng sẽ muốn nhận được những phản hồi của khách hàng để biết xem khách hàng nghĩ gì về chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, từ đó cải tiến hơn trong tương lai. Sau mỗi phản hồi của khách hàng, dù là tích cực hay tiêu cực, doanh nghiệp nên gửi lời cảm ơn đến những góp ý đó một cách chân thành.

Mẫu thư cảm ơn khách hàng đã góp ý này thường được ứng dụng bới các doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm tiêu dùng. Những lời cảm ơn bạn có thể đưa vào thư là:

“[Tên công ty] chân thành cảm ơn bạn đã đưa ra những ý kiến đóng góp rất bổ ích về [sản phẩm/dịch vụ] của chúng tôi. Chúng tôi xin tiếp nhận những phản hồi của bạn để cải thiện hơn trong thời gian sắp tới.”

Tải mẫu thư cảm ơn TẠI ĐÂY!

Xem thêm: Quy trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng: Các bước triển khai và lưu ý cần biết

3. Thư cảm ơn và chúc mừng dịp cuối năm

Cuối năm khi mọi người đều hân hoan trong không khí Giáng sinh và tất niên chào mừng năm mới. Khi đó, doanh nghiệp nên gửi thư cảm ơn và chúc mừng khách hàng để mối quan hệ với khách hàng thêm thân thiết.

Ví dụ:

“ [Tên công ty] Trân trọng cảm ơn Quý khách đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt một năm qua. Chúc bạn cùng gia đình năm mới mạnh khỏe, hạnh phúc”

“Nhân dịp năm mới sắp tới, [tên công ty] xin gửi sự biết ơn chân thành nhất tới Quý khách hàng. Chúc [tên khách hàng] và gia đình năm mới an khang thịnh vượng và thành công!”

Tải mẫu thư cảm ơn TẠI ĐÂY!

4. Mẫu thư cảm ơn khách hàng đã quay lại mua hàng sau một thời gian dài

Cảm ơn khách hàng đã tin tưởng và tiếp tục lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp bạn vừa cho thấy được sự chuyên nghiệp, lòng biết ơn chân thành, vừa thể hiện doanh nghiệp của bạn có một hệ thống quản lý thông tin khách hàng rõ ràng, hiệu quả.

Bởi không phải doanh nghiệp nào cũng có thể lưu trữ và nhớ được khách hàng nào đã mua sản phẩm/ dịch vụ của mình để có thể gửi thư cảm ơn khi khách hàng đó quay lại sau một khoảng thời gian. Việc gửi thư cảm ơn vào dịp này là hoàn toàn hợp lý.

Tải mẫu thư cảm ơn TẠI ĐÂY!

5. Mẫu thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng là doanh nghiệp lớn

Các doanh nghiệp B2B hiện nay, khách hàng chủ yếu của họ là những doanh nghiệp quy mô từ vừa và nhỏ cho đến lớn. Khác với các khách hàng cá nhân, đối với khách hàng là doanh nghiệp lớn, bạn cần gửi thư cảm ơn một cách trang trọng và đầy đủ ý nghĩa.

Trong thư cảm ơn khách hàng là doanh nghiệp lớn không đơn thuần chỉ cần lời cảm ơn mà còn có thể khéo léo thêm vào một số tính năng sản phẩm để PR một cách khéo léo.

Ví dụ:

“Khi lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ của chúng tôi, Quý doanh nghiệp đã sáng suốt lựa chọn được những tính năng nổi bật như:

• Tính năng nổi bật 1
• Tính năng nổi bật 2
• Tính năng nổi bật 3

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi qua: [cách thức liên lạc]”

Tải mẫu thư cảm ơn TẠI ĐÂY!

IV. Những lỗi cần tránh khi gửi thư cảm ơn khách hàng đã mua sản phẩm

Ngoài việc gửi thư cảm ơn vào những dịp phù hợp để nâng cao khả năng kết nối với khách hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến những lưu ý dưới đây trong quá trình gửi thư cảm ơn để tránh làm phiền khách hàng.

1. Gửi thư cảm ơn vào thời điểm thích hợp trong ngày

Giờ hành chính thường là khung giờ hợp lý để gửi bất cứ thông tin gì tới khách hàng. Đối với thư cảm ơn, bạn nên gửi và khoảng 9h-10h sáng để được khách hàng đón nhận với trạng thái thoải mái nhất.

Đừng gửi thư cảm ơn và giờ nghỉ trưa hoặc những buổi tối mà khách hàng cần sự nghỉ ngơi, không những làm phiến mà còn khiến khách hàng không muốn đọc thư cảm ơn của bạn.

2. Nội dung thư không đúng trọng tâm

Thư cảm ơn mục đích là để tri ân khách hàng và PR một cách khéo léo nếu có thể. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp không hiểu được điều này nên đã gửi thư cảm ơn một cách lan man, mác cảm ơn nhưng thực chất lại đi qua sâu vào quảng bá sản phẩm và chất lượng dịch vụ.

Doanh nghiệp cần lưu ý tình trạng này để chất lượng thư cảm ơn được hoàn thiện, chuyên nghiệp nhất.

3. Gửi thư hàng loạt mà không chỉnh sửa

Trước khi gửi thư cảm ơn tới khách hàng, hãy sửa lại nội dung và bố cục sao cho phù hợp với mục đích tri ân và thông tin doanh nghiệp, thông tin khách hàng muốn gửi đến.

Qua bài viết trên, 1Office đã chia sẻ đến bạn tầm quan trọng của việc gửi thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng vào những dịp quan trọng, cùng với đó là top 5 mẫu thư cảm ơn thông dụng và chuyên nghiệp nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ có ích với doanh nghiệp của bạn trong việc nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Công tác chăm sóc khách hàng luôn đóng vai trò quan trọng và cần có sự sắp xếp, phân bổ công việc cũng như nhắc nhở liên tục để nhân viên chăm sóc không quên nhiệm vụ. Việc gửi thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng cũng cần có sự nhắc nhở như thế để mọi dịp đặc biệt, thư cảm ơn có thể đến với khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Và để làm được điều này, các giải pháp phần mềm giúp quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng đã được đa số các doanh nghiệp hiện nay sử dụng. Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng CRM 1Office chính là giải pháp được hơn 5000 doanh nghiệp lựa chọn. Với những tính năng quản lý thông tin khách hàng tập trung, phân bổ người phụ trách và nhắc nhở chăm sóc thông minh, CRM 1Office đã đồng hành cùng đội ngũ chăm sóc khách hàng của nhiều doanh nghiệp để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA