Trao quyền cho nhân viên: Bí quyết, Lợi ích và Giải pháp trao quyền hiệu quả

Trao quyền cho nhân viên không chỉ là một xu hướng quản lý hiện đại mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá. Khi được trao quyền, nhân viên không chỉ là việc hiệu quả, sáng tạo mà còn chủ động và gắn kết với doanh nghiệp lâu dài hơn. Vậy, làm thế nào để trao quyền cho nhân một cách hiệu quả, đảm bảo được hiệu suất? Trong bài viết này, 1Office sẽ chia sẻ tới bạn những bí quyết, chiến lược và phương pháp để các lãnh đạo, quản lý trao quyền hiệu quả, xây dựng đội ngũ vững mạnh!

1. Trao quyền cho nhân viên là gì? 

Trao quyền cho nhân viên hay Employee Empowerment là quá trình nhà quản lý hoặc lãnh đạo uỷ thác quyền hạn, trách nhiệm, và sự tự chủ trong công việc cho nhân viên của mình. Như vậy, trao quyền cho nhân viên không chỉ dừng lại ở việc giao nhiệm vụ, mà còn bao gồm việc cung cấp các công cụ, thông tin và sự hỗ trợ cần thiết để họ có thể tự đưa ra quyết định và đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. 

Ví dụ về việc trao quyền cho nhân viên: 

• Công ty Google: Áp dụng văn hoá trao quyền bằng cách cho phép nhân viên dành 20% thời gian làm việc để thực hiện các dự án mà họ đam mê và yêu thích. Kết quả của chính sách này là sự ra đời của nhiều sản phẩm đột phá như Gmail, Google Maps. 
• Công tích Starbucks: Cho phép nhân viên tại cửa hàng xử lý khiếu nại của khách hàng mà không cần chờ phê duyệt từ cấp trên, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

2. Lợi ích và hạn chế của việc trao quyền cho nhân viên 

2.1. Lợi ích của việc trao quyền 

Tăng cường sự chủ động và sáng tạo 

• Khi được trao quyền, nhân viên sẽ cảm thấy được tin tưởng và chủ động hơn trong việc đưa ra quyết định. Việc này sẽ khuyến khích sự sáng tạo và các giải pháp đột phá trong công việc. 

Nâng cao hiệu suất làm việc 

• Trao quyền sẽ cho phép nhân viên giải quyết công việc nhanh chóng mà không mất quá nhiều thời gian chờ đợi sự phê duyệt từ cấp trên. Điều này làm giảm thiểu thời gian trì trệ, tăng hiệu quả hoạt động và hiệu suất làm việc. 

Xây dựng văn hoá làm việc tích cực

• Bằng việc trao quyền, doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức, từ đó gắn bó và cống hiến lâu dài hơn. Một môi trường trao quyền còn là tiền đề tạo ra sự minh bạch và khuyến khích sự hợp tác để đạt được mục tiêu lớn. 

Giảm gánh nặng quản lý 

• Nhà quản lý có thể tập chung vào các chiến lược dài hạn thay vì sa lầy và mất quá nhiều thời gian vào những nhiệm vụ nhỏ hằng ngày khi đã trao quyền cho nhân viên. Đồng thời, việc trao quyền cũng cho phép nhà lãnh đạo xây dựng thế hệ kế nhiệm tiềm năng trong tương lai. 

Đáp ứng nhu cầu phát triển cá nhân

• Trao quyền chính là cơ hội để nhân viên rèn luyện kỹ năng, thử sức với các nhiệm vụ mới và phát triển sự nghiệp của mình. 

2.2. Hạn chế của việc trao quyền 

Quyết định sai lầm dẫn đến rủi ro 

• Nếu nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc hiểu sai nhiệm vụ công việc, việc trao quyền có thể dẫn đến các sai lầm lớn, gây ảnh hưởng đến kết quả công việc việc và hoạt động của tổ chức. 

Thiếu sự kiểm soát

• Nếu doanh nghiệp và nhà lãnh đạo trao quyền quá mức hoặc không giám sát có thể dẫn đến tình trạng mất kiểm soát. Điều này đặc biệt rủi ro trong các lĩnh vực yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt như tài chính hoặc pháp lý. 

Sự phân bì trong đội nhóm

• Nếu việc trao quyền diễn ra không công bằng hoặc không minh bạch, việc xung đột có thể diễn ra trong nội bộ đội nhóm doanh nghiệp. 

Nguy cơ lạm dụng quyền lực 

• Trong một số trường hợp, nhân viên có thể lợi dụng việc được trao quyền để phục vụ lợi ích cá nhân thay vì lợi ích chung của tổ chức. 

Khó khăn trong huấn luyện giao tiếp

• Không phải nhân viên nào cũng sẵn sàng hoặc đủ kỹ năng để đảm nhận quyền hạn mới được giao. Nếu nhà quản lý không cung cấp đủ công cụ, giải pháp hỗ trợ, việc trao quyền có thể gây phản tác dụng.

3. 9+ Phương pháp giúp trao quyền cho nhân viên một cách hiệu quả 

3.1. Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm 

Nhân viên cần hiểu rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm khi được trao quyền. Một bản mô tả chi tiết về công việc và kỳ vọng sẽ giúp nhân viên có định hướng, mục tiêu và động lực rõ ràng hơn khi làm việc. 

• Ví dụ: Thiết lập KPIs (Key Performance Indicators) cụ thể cho từng dự án hoặc vai trò được giao. 

3.2. Đào tạo và phát triển kỹ năng 

Trao quyền không chỉ đơn thuần là giao quyền hạn mà còn cần trang bị kỹ năng cần thiết để nhân viên có thể thực hiện tốt nhiệm vụ. Doanh nghiệp, nhà quản lý cần có sự đầu tư vào các chương trình đào tạo, workshop chuyên môn để nhân viên có thể tự tin hơn khi nhận trách nhiệm. 

• Ví dụ: Cung cấp khóa học kỹ năng lãnh đạo cho những nhân viên được giao nhiệm vụ quản lý dự án.

3.3. Tạo môi trường tin cậy và hỗ trợ 

Sự tin tưởng là yếu tố cốt lõi của trao quyền. Nhân viên cần cảm thấy rằng họ có sự hỗ trợ từ cấp trên và đồng nghiệp khi cần thiết để có thể thực hiện và hoàn thành công việc. 

• Ví dụ: Thường xuyên tổ chức các buổi họp để lắng nghe phản hồi và giải quyết khó khăn kịp thời.

3.4. Cung Cấp Công Cụ và Tài Nguyên Hỗ Trợ

Nhân viên không thể làm việc hiệu quả nếu thiếu các công cụ, thông tin hoặc tài nguyên cần thiết. Doanh nghiệp nên đảm bảo rằng mọi thứ sẵn sàng để họ hoàn thành nhiệm vụ.

• Ví dụ: Cung cấp phần mềm quản lý công việc như 1Office, Trello hoặc Asana để hỗ trợ theo dõi tiến độ.

3.5. Trao Quyền Từng Bước và Theo Dõi Tiến Độ

Nhân viên nên được bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ hoặc quyền hạn giới hạn để dần quen với trách nhiệm mới. Sau đó, nhà quản lý có thể tăng dần phạm vi trao quyền khi họ đã chứng minh được năng lực.

• Ví dụ: Đặt mốc thời gian để đánh giá kết quả và điều chỉnh nếu cần thiết.

3.6. Khuyến khích và ghi nhận thành tích

Khi nhân viên hoàn thành tốt, xuất sắc nhiệm vụ được giao, hãy công nhận đóng góp của họ. Sự khích lệ này sẽ tăng cường động lực và sự tự tin của nhân viên. 

• Ví dụ: Tổ chức các buổi vinh danh nhân viên xuất sắc hoặc gửi lời khen ngợi trực tiếp.

3.7. Tạo không gian để thử nghiệm và sai lầm 

Một môi trường làm việc giúp nhân viên tự tin, không sợ mắc sai lầm sẽ khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. Thay vì chỉ trích nhân viên, nhà quản lý có thể xem các sai lầm là cơ hội để nhân viên học hỏi và cải thiện. 

• Ví dụ: Đưa ra các giải pháp cải thiện thay vì các biện pháp phạt, kỷ luật nếu nhân viên mắc lỗi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

3.8. Xây dựng văn hoá giao tiếp mở 

Một môi trường giao tiếp cởi mở giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ ý kiến và phản hồi. Điều này giúp cấp trên nắm bắt kịp thời những khó khăn hoặc rủi ro trong quá trình trao quyền.

•  Ví dụ: Tổ chức các buổi họp định kỳ để trao đổi và lắng nghe phản hồi.

3.9. Đo lường hiệu quả thường xuyên 

Liên tục đánh giá kết quả của việc trao quyền cho phép điều chỉnh và cải thiện phương pháp. Các công cụ phân tích như báo cáo công việc, khảo sát nội bộ sẽ cung cấp dữ liệu cần thiết.

• Ví dụ: Sử dụng phần mềm báo cáo hiệu suất để đo lường tiến độ công việc và sự hài lòng của nhân viên.

3.10. Thể hiện vai trò lãnh đạo hướng dẫn

Cấp trên, nhà quản lý cần đóng vai trò là người hướng dẫn thay vì người kiểm soát. Bạn có thể hỗ trợ nhân viên khi cần thiết và để họ tự đưa ra quyết định phạm vi trách nhiệm được giao. 

• Ví dụ: Thay vì giải quyết tất cả vấn đề, nhà quản lý đưa ra gợi ý và hướng dẫn để nhân viên tự tìm giải pháp.

4. Các công cụ, mô hình hỗ trợ trao quyền 

4.1. Các công cụ, phần mềm hỗ trợ trao quyền 

Trong bối cảnh hiện nay, các phần mềm quản lý công việc và quy trình ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc trao quyền cho nhân viên. Những công cụ này không chỉ giúp lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức công việc hiệu quả hơn mà còn tạo điều kiện để nhân tự chủ và phát triển năng lực cá nhân. 

1Work là một trong những giải pháp hàng đầu hiện nay giúp doanh nghiệp trao quyền cho nhân viên một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý công việc với các tính năng nổi bật như: 

• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Mỗi nhân viên đều biết chính xác vai trò và trách nhiệm của mình trong dự án hoặc công việc được giao.
• Tăng tính minh bạch: Cung cấp thông tin đầy đủ, đồng bộ để nhân viên tự ra quyết định mà không cần phải phụ thuộc vào cấp trên.
• Theo dõi tiến độ và hiệu suất: Nhân viên có thể tự kiểm tra hiệu quả công việc, trong khi nhà quản lý dễ dàng giám sát mà không cần can thiệp trực tiếp.
• Cải thiện giao tiếp và phối hợp: Kết nối đội nhóm, giảm thiểu nhầm lẫn và xung đột trong công việc.
• Tích hợp toàn diện:
  Kết nối liền mạch với các module khác như quản lý nhân sự, dự án, và tài liệu, giúp mọi hoạt động đồng bộ trên một nền tảng duy nhất.

4.2. Ứng dụng các mô hình hỗ trợ trao quyền 

4.2.1. RACI: Mô Hình Phân Quyền Rõ Ràng

RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là một framework giúp xác định vai trò và trách nhiệm cụ thể trong từng công việc:

• Responsible: Người thực hiện nhiệm vụ.
• Accountable: Người chịu trách nhiệm chính về kết quả.
• Consulted: Người được tham vấn khi cần.
• Informed: Người cần được cập nhật tiến độ.

Ứng dụng của mô hình:

• Áp dụng RACI vào các dự án phức tạp để tránh nhầm lẫn trong vai trò và trách nhiệm.
• Sử dụng kết hợp với phần mềm như 1Work để theo dõi vai trò và trách nhiệm dễ dàng.

4.2.2. OKRs (Objectives and Key Results) 

OKRs – Phương Pháp Thiết Lập Mục Tiêu: là công cụ định hướng mục tiêu cho nhân viên khi được trao quyền.

• Objectives (Mục tiêu): Những điều cần đạt được (định hướng rõ ràng).
• Key Results (Kết quả then chốt): Cách đo lường sự thành công của mục tiêu.

Ưu điểm của OKRs:

• Giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu lớn và đóng góp của mình trong bức tranh tổng thể.
• Thúc đẩy sự tự chủ và sáng tạo khi nhân viên nắm bắt được kết quả cần đạt.

Ví dụ:

• Objective: Tăng hiệu suất làm việc nhóm.
• Key Results: 100% dự án hoàn thành đúng hạn/Giảm 20% thời gian xử lý công việc qua email.

>>> Xem thêm: OKR là gì? Cách đánh giá theo mô hình OKR chính xác nhất 

5. Những sai lầm phổ biến khi trao quyền

Trao quyền nhưng không đưa ra hướng dẫn rõ ràng

Nhà quản lý giao nhiệm vụ, trách nhiệm cho nhân viên nhưng không cung cấp đủ thông tin về mục tiêu, kỳ vọng, hoặc quy trình thực hiện. Việc này khiến nhân viên cảm thấy bối rối, áp lực, không biết bắt đầu từ đâu dẫn đến kết quả không đạt như kỳ vọng, 

Giải pháp: Đảm bảo mọi nhiệm vụ được giao đi kèm với hướng dẫn chi tiết, mục tiêu cụ thể, và các nguồn lực cần thiết.

Không theo dõi tiến độ và hỗ trợ kịp thời 

Sau khi giao quyền, nhà quản lý “phó mặc” mọi thứ cho nhân viên mà không có cơ chế theo dõi hoặc hỗ trợ khi cần. Điều này khiến công việc bị chậm trễ, sai sót mà không được phát hiện, giải quyết kịp thời. 

Giải pháp: Duy trì các buổi cập nhật tiến độ hoặc sử dụng công cụ quản lý như 1Work để theo dõi công việc và hỗ trợ khi cần.

Trao quyền sai người

Nhà quản lý có thể mắc phải sai lầm giao nhiệm vụ cho nhân viên không có đủ kỹ năng, kinh nghiệm hoặc không phù hợp với trách nhiệm được giao. Hệ quả là hiệu suất giảm sút, tăng áp lực và căng thẳng không cần thiết cho nhân viên. 

Giải pháp: Đánh giá kỹ lưỡng năng lực, kỹ năng, và kinh nghiệm của nhân viên trước khi giao quyền, đồng thời cung cấp đào tạo nếu cần.

Đùn đẩy trách nhiệm 

Khi xảy ra sự cố sau khi trao quyền, người trao quyền có thể “phó mặc” công việc khó khăn mà không hỗ trợ hoặc chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố. Việc này khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực, mất động lực vì họ không nhận được sự hỗ trợ hoặc bảo vệ từ cấp trên.

 Giải pháp: 

• Xây dựng quy trình rõ ràng, trong đó nhà quản lý vẫn chịu trách nhiệm chính và hỗ trợ nhân viên khi cần.
• Đảm bảo nhân viên hiểu rằng họ không bị “đơn độc” mà luôn có sự đồng hành từ đội ngũ và cấp trên.

6. Xu hướng và tương Lai Của Trao Quyền

Trao quyền cho nhân viên không còn là một khái niệm xa lạ mà đã trở thành chiến lược cốt lõi trong quản lý hiện đại. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chuyển mình theo hướng số hóa và linh hoạt, việc trao quyền đang thay đổi mạnh mẽ để phù hợp với các xu hướng và thực tiễn mới.

6.1. Số Hóa và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Việc áp dụng các công cụ và phần mềm quản lý công việc như 1Work, Trello, Asana, hay Microsoft Teams giúp tự động hóa quy trình và minh bạch hóa vai trò, trách nhiệm của từng nhân viên.

• Công cụ số hóa giúp nhân viên nắm rõ công việc của mình trong toàn bộ quy trình.
• Nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, hỗ trợ kịp thời và điều chỉnh khi cần thiết.

6.2. Chú Trọng Vào Tư Duy Agile và Mô Hình Làm Việc Linh Hoạt

Agile không chỉ là phương pháp phát triển phần mềm mà còn trở thành triết lý quản lý, khuyến khích nhân viên chủ động và sáng tạo trong công việc.

• Trao quyền nhiều hơn cho nhân viên trong việc ra quyết định nhanh chóng tại chỗ.
• Các doanh nghiệp áp dụng mô hình Scrum hoặc Kanban để cải thiện hiệu quả làm việc.

6.3. Tăng Cường Cá Nhân Hóa Quy Trình Làm Việc

Doanh nghiệp có thể tạo điều kiện để nhân viên phát huy điểm mạnh và làm việc theo cách phù hợp nhất với cá nhân họ.

• Các chương trình phát triển kỹ năng và kế hoạch công việc cá nhân hóa.
• Sử dụng dữ liệu phân tích (analytics) để hiểu và tối ưu hóa hiệu suất của từng nhân viên.

6.4. Văn Hóa Doanh Nghiệp Khuyến Khích Trao Quyền

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang thực hành văn hóa “open door” để nhân viên tự tin đưa ra ý kiến, đề xuất. Từ đó, xây dựng môi trường làm việc tin cậy, nơi nhân viên cảm thấy an toàn khi được trao quyền và thử thách.

7. Kết luận 

Với sự hỗ trợ của công nghệ và tư duy quản lý hiện đại, trao quyền sẽ không chỉ là giao nhiệm vụ mà còn là cách để doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng đội ngũ. Việc áp dụng linh hoạt các công cụ số, mô hình quản lý và văn hóa trao quyền sẽ giúp doanh nghiệp tạo nên một đội ngũ nhân viên tự chủ, sáng tạo và gắn kết hơn bao giờ hết.