6 khó khăn hay gặp phải khi quản lý cửa hàng tạp hóa
Đã qua thời mà bán hàng tạp hóa đi kèm với hình ảnh tính lẩm nhẩm trong đầu. Cửa hàng nào “hiện đại” hơn thì ghi chép hóa đơn rồi đưa cho khách. Thời đại 4.0 hiện nay, liệu hình thức trên còn được ứng dụng không?
Các cửa hàng tạp hóa đang cố gắng chuyển mình để hiện đại hóa cửa hàng. Trong quá trình đó, việc quản lý cửa hàng tạp hóa gặp những khó khăn gì? Liệu có nên sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp vào quản lý cửa hàng tạp hóa hay không? Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Mục lục
Quản lý cửa hàng tạp hóa là gì?
Cửa hàng tạp hóa là nơi cung cấp những nhu yếu phẩm phục vụ cho cuộc sống hằng ngày của chúng ta. Tại các thành phố lớn, chúng ta thường dễ dàng mua ở các cửa hàng tiện ích hay siêu thị mini. Nhưng ở vùng nông thôn, chúng ta chỉ có thể mua ở các cửa hàng tạp hóa. Vậy đâu là cơ hội để phát triển cho những cửa hàng tạp hóa đang quản lý theo kiểu truyền thống?
Các vấn đề đặt ra cho chủ cửa hàng tạp hóa
Kinh doanh cửa hàng tạp hóa, cửa hàng tiện ích, siêu thị mini, với số lượng mặt hàng nhiều. Bạn phân loại mặt hàng như thế nào? Giá nhập vào là bao nhiêu? Giá bán ra là bao nhiêu? Còn bao nhiêu hàng cũ còn ở trong kho? Hàng loạt các câu hỏi được đặt ra với các nhà kinh doanh.
Các cửa hàng thường sử dụng các phương pháp tính toán doanh thu – lợi nhuận truyền thống như ghi chép sổ sách, thống kê bằng Excel. Nhưng liệu cách tính toán này có còn phù hợp với thời hiện nay. Phương pháp kinh doanh này có hạn chế gì? Cùng tìm hiểu những khó khăn trong quản lý cửa hàng tạp hóa dưới đây.
Các khó khăn trong quản lý cửa hàng tạp hóa
Quá tải về lượng hàng hóa, khó kiểm soát
Đã gọi là kinh doanh cửa hàng tạp hóa thì chắc chắn sẽ có rất nhiều mặt hàng. Với những cửa hàng nhỏ, số mặt hàng có thể là cả trăm mặt hàng. Nhưng những cửa hàng lớn hay siêu thị, số mặt hàng lên đến cả nghìn mặt hàng. Chưa kể đến việc giá của sản phẩm thay đổi liên tục. Bạn có bị “loạn” lên trong “đống” hàng hóa của cửa hàng không?
Thanh toán chậm, mất thời gian khi đông khách
Không chỉ đa dạng về mặt hàng, mà mỗi mặt hàng lại có rất nhiều mẫu mã, chủng loại, giá cả khác nhau. Lấy ví dụ như bia, có rất nhiều nhãn hàng như Bia Hà Nội, Heniken, Sài Gòn,… Mỗi một loại bia lại có những giá khác nhau. Làm gì để chủ cửa hàng hay nhân viên bán hàng kiểm soát tốt tất cả.
Nếu bạn cùng lúc thanh toán cho nhiều khách hàng với số lượng lên tới hàng trăm mặt hàng thì sổ sách sao có thể ghi chép một cách chính xác. Việc nhầm lẫn là điều rất dễ xảy ra.
Chưa kể đến việc khách vào mua nhiều cùng một lúc. Trong tình huống “hỗn loạn” đó, bạn có thể nhớ nhầm giá cả. Như vậy việc kinh doanh của bạn chẳng phải đã bị lỗ rồi hay sao.
Khó kiểm soát mặt hàng, không rõ là hàng còn hay hết
Bạn sẽ trả lời rằng sổ sách sẽ giúp bạn thống kê mặt hàng đúng không? Sổ sách giúp bạn một phần nhưng với lượng hàng hóa khổng lồ, lượng hàng hóa tồn kho là bao nhiêu? Hàng nhập vào bao nhiêu? Bạn có nắm hết không?
Chính vì có nhiều hàng hóa nên việc nắm được số lượng tồn kho của mỗi mặt hàng thực sự là một thách thức với chủ cửa hàng. Nhiều cửa hàng thấy mặt hàng nào hết thì lấy, khách đến hỏi thì hôm sau mới lấy. Tư duy đó không sai. Nhưng điều đó đúng nếu như bạn không muốn phát triển cửa hàng, chỉ muốn dừng lại ở quy mô nhỏ lẻ.
Xem thêm: Làm thế nào để quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ
Không bao giờ thoát ra khỏi cửa hàng
Bán hàng ngồi trong cửa hàng nhiều sẽ quen, chỉ mỗi bạn nắm được tình hình cửa hàng. Sản phẩm này giá bao nhiêu? Sản phẩm kia còn không? Nhưng bạn sẽ nhận ra vấn đề khi một ngày nào đó bạn có việc bận, không ai quản lý cửa hàng hộ bạn. Vậy là phải đóng cửa hàng vì không có ai có thể quản lý cửa hàng giúp bạn.
Ngoài ra nếu bạn muốn mở rộng kinh doanh cửa hàng, việc thuê thêm nhân viên là điều hiển nhiên. Nếu bạn vẫn quản lý cửa hàng tạp hóa theo kiểu truyền thống, để đào tạo một nhân viên bán hàng nhớ từng mặt hàng, giá của mặt hàng phải mất cả tháng.
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất hiện nay
Cách quản lý tiệm tạp hóa hiệu quả
Phải xây dựng mô hình quản lý bán hàng hiện đại
Những cửa hàng tạp hóa muốn mở rộng quy mô kinh doanh, chủ cửa hàng tạp hóa cần phải thay đổi mô hình kinh doanh, quản lý. Thay thế cách thức quản lý truyền thống sang phương pháp quản lý hiện đại. Từ đó có thể bắt kịp với thời đại hiện nay.
Cửa hàng tạp hóa cần có sự thay đổi về không cửa hàng. Việc trưng bày sắp xếp sản phẩm nên tiện để quản lý hơn. Khách hàng có thể tự lựa chọn sản phẩm mà không có sự giám sát từ nhân viên bán hàng.
Sử dụng các thiết bị quản lý hiện đại
Sau khi bạn trưng bày hàng hóa một cách khoa học, bạn nên ứng dụng với một vài thiết bị thông minh như máy đọc mã vạch, mã in đơn,… Từ đó giúp bạn thanh toán nhanh chóng, hiệu quả, tránh sai sót. Việc phục vụ khách hàng được cải thiện và nâng cao.
Bạn nên lắp đặt hệ thống theo dõi tại những góc khuất, những nơi bạn không nhìn thấy. Điều đó không chỉ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý cửa hàng mà còn đảm bảo an ninh cho khách hàng.
Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng vào thanh toán
Sử dụng phần mềm vào buôn bán là cách hiệu quả nhất. Bạn sẽ luôn tiết kiệm được lượng lớn thời gian và kiểm soát tốt thao tác bán hàng. Phần mềm sẽ luôn cập nhật số lượng hàng hóa còn trong kho.
Mọi thông tin của sản phẩm, số lượng hàng, giá cả được cập nhật liên tục trên phần mềm. Giúp chủ cửa hàng quản lý mọi thông tin logic, chi tiết. Không những vậy, phần mềm còn cung cấp báo cáo về doanh thu. Từ đó, chủ cửa hàng có thể cân đối được hàng hóa, tài chính.
Xem thêm: Cách quản lý tiệm vàng cho chủ doanh nghiệp mới
Ứng dụng 1Office khi quản lý cửa hàng tạp hóa
Ứng dụng phần mềm vào việc quản lý cửa hàng tạp hóa là một lựa chọn phù hợp nếu bạn đang muốn mở rộng quy mô cửa hàng. Phần mềm 1Office là một giải pháp tổng thể cho cửa hàng của bạn. Đây sẽ là một công cụ đắc lực giúp bạn từ khâu bán hàng đến quản lý cửa hàng.
Thao tác nhập kho, xuất kho được kiểm soát dễ dàng
Với mỗi đơn hàng được bán ra, số lượng hàng hóa sẽ được cập nhật ngay trên kho hàng. Vì thế có thể dễ dàng kiểm soát mặt hàng nào còn, mặt hàng nào hết. Khâu kiểm kho từ đó cũng dễ hơn nhiều. Cũng từ đây mà nhân viên hoặc chủ cửa hàng có thể có những kế hoạch nhập hàng cho phù hợp.
Báo cáo nhanh chóng, chính xác hằng ngày
Nhờ tính năng tổng hợp báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý mà việc kiểm soát tình hình cửa hàng trở nên dễ dàng hơn. Từ đó, bạn sẽ có được những phân tích, nhận định về cửa hàng. Đưa ra những quyết định đúng phù hợp với cửa hàng của bạn. Những quyết định đúng đắn ở thời điểm phù hợp luôn là những lựa chọn tốt nhất.
Bán hàng nhanh, tránh gây thất thoát
Đông khách bây giờ cũng không phải là nỗi lo của bạn. Thay vì mất thời gian để kiểm tra giá của mỗi sản phẩm, đặt bút hay bấm máy để tính tổng tiền. Sử dụng phần mềm bán hàng tạp hóa sẽ giúp bạn tránh được những nhầm lẫn, sai sót và nâng cao phản hồi tích cực của khách với cửa hàng của bạn.
Sau khi dùng mã vạch để quét sản phẩm, phần mềm sẽ lập tức cập nhật dữ liệu về đơn hàng gồm thông tin sản phẩm, giá tiền,… Hóa đơn sẽ được in ra ngay sau khi có tổng tiền. Bạn vừa có thể kiểm soát tốt các mặt hàng đã bán, khách hàng vừa có thể dễ dàng kiểm tra lại hàng hóa đã mua.
Tính toán được doanh thu của cửa hàng
Bán hàng tạp hóa thường có khách mua lẻ một vài món đồ. Nhiều khi người chủ cũng không biết doanh thu, lời, lỗ bao nhiêu. Với báo cáo chi tiết của 1Office, bạn sẽ biết được về tình hình kinh doanh ngay lập tức.
