Tất tần tật về phòng hành chính nhân sự bạn cần nắm rõ

Phòng hành chính nhân sự là phòng ban chịu trách nhiệm trực tiếp các hoạt động và vấn đề liên quan đến nhân sự và quản lý nhân lực. Trong bài viết dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ với bạn tất tần tật về phòng nhân sự như: cơ cấu tổ chức, sơ đồ tổ chức, chức năng, quy trình làm việc,… Tìm hiểu ngay!

1.  Phòng hành chính nhân sự là gì?

Phòng hành chính nhân sự hay phòng nhân sự được gọi với tên tiếng Anh là Human Resources and Administration Department. Đây là phòng ban chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn nhân lực của toàn doanh nghiệp hoặc tổ chức. Đồng thời, phòng ban này sẽ trực tiếp giải quyết các vấn đề hành chính văn phòng như quản lý hồ sơ, công tác lễ tân, công lương,…

2. Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Thuộc một trong những phòng ban nòng cốt, phòng hành chính nhân sự quản lý mọi hoạt động và thông tin liên quan đến toàn bộ nhân sự của doanh nghiệp. Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự cụ thể như sau: 

2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ tiếp nhận và quản lý hồ sơ, giấy tờ dưới 2 dạng sau: 

• Hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân sự: thông tin nhân sự, hợp đồng lao động, bảng công lương, đơn từ (đơn vắng mặt, đơn xin nghỉ việc,…),… 
• Hồ sơ, giấy tờ khác: công văn, giấy tờ đề nghị, tài liệu từ các bên chuyển đến doanh nghiệp.  

Trong quá trình quản lý hồ sơ và giấy tờ, phòng nhân sự cần thực hiện các hoạt động như sau:  

• Thu thập và xử lý hồ sơ đầy đủ và chính xác: Bao gồm thông tin cá nhân, bằng cấp, giấy tờ tùy thân, hợp đồng lao động và các tài liệu khác cần thiết. 
• Lưu trữ hồ sơ và giấy tờ an toàn và khoa học: Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ và đảm bảo tính bảo mật của thông tin. 
• Bảo mật thông tin: Phòng HR cần đảm bảo rằng hồ sơ và giấy tờ được bảo mật và không lộ thông tin ra bên ngoài.
• Cập nhật thông tin: Khi có sự thay đổi trong thông tin cá nhân, bằng cấp, hợp đồng lao động hoặc các tài liệu khác, phòng nhân sự phải tiến hành cập nhật và điều chỉnh hồ sơ tương ứng.
• Lưu giữ và tiêu hủy dữ liệu, thông tin nhân sự: Căn cứ vào thời gian lưu trữ và tiêu hủy dữ liệu theo quy định pháp luật và quy định của doanh nghiệp, phòng hành chính nhân sự tiến hành phân loại dữ liệu để tiến hành hủy bỏ hoặc tiếp tục lưu giữ dữ liệu.  

2.2. Công tác lễ tân

Công tác lễ tân của phòng hành chính nhân sự chủ yếu thực hiện những hoạt động như: 

• Tiếp đón nhân viên mới, ứng viên tuyển dụng và khách hàng: Chào đón và hướng dẫn khách đến vào văn phòng hoặc khu vực phù hợp.
• Cung cấp thông tin cơ bản: Cung cấp thông tin cơ bản về công ty hoặc tổ chức, ví dụ như giới thiệu tổ chức, thông tin liên hệ và hướng dẫn đến các khu vực khác trong văn phòng.
• Hỗ trợ thông tin nhân sự: Cung cấp thông tin cơ bản về nhân sự, chính sách nhân sự và quy trình nội bộ. Đồng thời, phòng nhân sự sẽ giải đáp các câu hỏi về lương, chế độ phúc lợi, giờ làm việc và các vấn đề liên quan khác.
• Sắp xếp và đặt lịch cuộc hẹn: Sắp xếp và đặt lịch hẹn cho các cuộc phỏng vấn, buổi họp hoặc các sự kiện liên quan đến nhân sự. 
• Đảm bảo cơ sở vật vật: Trang bị đầy đủ vật phẩm văn phòng, mua sắm văn phòng phẩm và giải quyết các vấn đề kỹ thuật liên quan đến thiết bị văn phòng.

2.3. Xử lý bảng lương

Phòng nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp đến vấn đề lương thưởng của nhân sự. Bộ phận này sẽ tính toán và xử lý bảng lương cho nhân sự. Bao gồm các hoạt động như:

• Tính công lương cho nhân sự hàng ngày.
• Theo dõi bảng công và bảng lương.
• Lên danh sách lương thưởng nhân sự hàng tháng, quý, năm.
• Chi trả và thanh toán tiền lương đúng hạn.
• Phụ cấp cho nhân sự (nếu có).

Lưu ý: Các hoạt động phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách công ty.

2.4. Lưu giữ cơ sở dữ liệu, hồ sơ nhân viên

Công tác lưu giữ dữ liệu và hồ sơ nhân sự đều do phòng hành chính nhân sự phụ trách. Không những đảm bảo lưu giữ đầy đủ dữ liệu và hồ sơ về mặt số lượng, phòng hành chính nhân sự còn phải đảm bảo về tính bảo mật của dữ liệu. Một số nhiệm vụ chính như:   

• Quản lý hồ sơ nhân viên: Bao gồm hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, thông tin liên hệ, giấy tờ tùy thân, lịch sử làm việc, quá trình đào tạo và phát triển, kỷ luật lao động và các thông tin khác liên quan đến nhân viên.
• Cập nhật thông tin nhân viên thường xuyên: Bao gồm thông tin cá nhân, thay đổi về tình trạng hôn nhân, địa chỉ liên lạc, thay đổi vị trí công việc, thay đổi lương và các thông tin khác. 
• Bảo mật thông tin: Sử dụng các biện pháp an ninh thông tin như quản lý quyền truy cập, mật khẩu, mã hóa dữ liệu và các biện pháp bảo vệ khác.
• Lưu trữ dễ dàng: Phân loại và sắp xếp thông tin theo nguyên tắc 5s văn phòng như tên, phòng ban, vị trí công việc hoặc thời gian làm việc. Sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu để quản lý và tìm kiếm thông tin nhân sự dễ dàng hơn. 
• Tuân thủ quy định về bảo mật và quyền riêng tư: Đảm bảo chấp hành các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, quyền truy cập và sử dụng thông tin theo quy định của pháp luật và quy định của doanh nghiệp.

2.5. Quản lý tài sản, thiết bị

Quản lý tài sản và thiết bị là một nhiệm vụ quan trọng của Phòng Hành chính Nhân sự để sắp xếp, sử dụng và bảo vệ tài sản và thiết bị của tổ chức. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, phòng hành chính nhân sự cần thực hiện các hoạt động sau:

• Xác định và đăng ký tài sản và thiết bị: Bao gồm tạo danh sách tài sản, ghi nhận thông tin liên quan như tên, số lượng, giá trị và mô tả chi tiết của từng tài sản hoặc thiết bị.
• Kiểm kê và theo dõi: Kiểm kê định kỳ để đảm bảo rằng các tài sản và thiết bị được giữ trong tình trạng tốt, không mất mát hoặc hư hỏng. Đồng thời, phòng nhân sự sẽ theo dõi và ghi nhận các thông tin về việc di chuyển, sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế tài sản và thiết bị.
• Bảo trì và bảo dưỡng: Xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì, liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ và theo dõi quá trình sửa chữa và bảo trì. Quá trình này nhằm đảo bảo các thiết bị được hoạt động tốt và kéo dài tuổi thọ của thiết bị. 
• Quản lý mượn, trả và di chuyển: Quản lý quá trình mượn và trả các tài sản và thiết bị của nhân sự. Bao gồm: thông tin về người mượn, thời gian mượn và trả, và kiểm tra tình trạng tài sản trước và sau khi mượn
• Bảo vệ tài sản và thiết bị: Đảm bảo các tài sản và thiết bị được bảo mật và an toàn. Bao gồm việc thực hiện các biện pháp bảo mật vật lý như khóa, giám sát an ninh, kiểm soát truy cập,…

3. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự

Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự bao gồm 4 bộ phận: bộ phận tuyển dụng; bộ phận nhân lương thưởng và phúc lợi (C&B); bộ phận hành chính; bộ phần đào tạo và phát triển (L&D). Thông tin chi tiết về từng phòng ban sẽ được 1Office bật mí ngay trong nội dung dưới đây! 

3.1. Bộ phận tuyển dụng

Bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến công tác tìm kiếm và chiêu mộ nhân tài phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể như: 

• Xác định nhu cầu tuyển dụng
• Đăng tuyển và quảng bá vị trí công việc
• Sàng lọc hồ sơ
• Tiến hành phỏng vấn
• Kiểm tra thực tế và tham chiếu
• Đề xuất ứng viên

– Mức lương giao động trong khoảng 7.000.000 VNĐ – 15.000.000 VNĐ/ tháng.

3.2. Bộ phận nhận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Đúng với tên gọi của bộ phận C&B, bộ phận này sẽ phụ trách các nội nội dung liên quan đến quản lý mức lương, thưởng, chính sách bảo hiểm của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Cụ thể như:

• Thiết lập chính sách lương thưởng và phúc lợi
• Quản lý hệ thống lương thưởng
• Quản lý chế độ phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm y tế, nghỉ phép, hỗ trợ tài chính,…
• Thực hiện và quản lý các chương trình nhân viên như tổ chức sự kiện, chương trình thưởng, hoạt động tập thể và các chương trình khuyến khích sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp.
• Cung cấp thông tin, hướng dẫn, tư vấn và giải đáp về lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên và các bên liên quan.

– Mức lương giao động trong khoảng 8.000.000 VNĐ – 15.000.000 VNĐ/ tháng.

3.3. Bộ phận hành chính

Bộ phận Hành chính giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động hành chính và vận hành hàng ngày. Nhiệm vụ chính của phòng ban này bao gồm:

• Quản lý và tổ chức hoạt động của văn phòng như lập kế hoạch, quản lý thư từ, điện thoại, email, lưu trữ tài liệu,…
• Lưu trữ và quản lý các tài liệu, hồ sơ và thông tin của doanh nghiệp. 
• Quản lý và duy trì các cơ sở vật chất của tổ chức bao gồm tài sản, thiết bị và phương tiện. 
• Mua sắm, bảo trì và sửa chữa các thiết bị, máy móc cần thiết.
• Quản lý và theo dõi các hợp đồng và thỏa thuận với các đối tác, nhà cung cấp và nhân viên. 
• Tổ chức và điều hành các sự kiện, hội nghị, buổi gặp gỡ và các hoạt hoạt động nội bộ.
• Hỗ trợ, xử lý và giải đáp những vấn đề của nhân sự trong công ty như nghỉ phép, bảo hiểm xã hội, chứng từ,…

– Mức lương của trưởng phòng Hành chính Nhân sự giao động trong khoảng 25.000.000 VNĐ – 30.000.000 VNĐ/ tháng.

3.4. Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D)

Mọi hoạt động trong bộ phận đào tạo và phát triển (L&D) nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự tổng thể và toàn diện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm. Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của bộ phận đào tạo và phát triển (L&D):

• Phân tích và đánh giá nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. 
• Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực (Xác định mục tiêu, nội dung, phương pháp và tài liệu đào tạo,…)
• Tổ chức và triển khai các chương trình đào tạo. Bao gồm: thời gian, hình thức, địa điểm, đăng ký, đối tượng tham gia và phương thức đánh giá hiệu quả.
• Cung cấp các khóa học, buổi đào tạo và huấn luyện để phát triển năng lực và kỹ năng của nhân viên. 
• Đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo.
• Phát triển các hoạt động chia sẻ kiến thức – kinh nghiệm – kỹ năng trong nội bộ.

– Mức lương giao động trong khoảng 9.000.000 VNĐ – 20.000.000 VNĐ/ tháng.

5. Vai trò của phòng hành chính nhân sự

Có thể thấy, phòng hành chính nhân sự bao gồm 4 bộ phận, tương ứng với những nhiệm vụ chuyên biệt. Các bộ phận sẽ phối hợp nhịp nhàng với nhau trong quy trình làm việc chung sau: 

5.1. Lập và trình duyệt yêu cầu tuyển dụng

– Thời điểm thực hiện: Khi các bộ phận trong tổ chức cần nhân lực mới để đáp ứng nhu cầu công việc.

– Nhiệm vụ: Lập yêu cầu tuyển dụng dựa trên thông tin về vị trí công việc, yêu cầu và tiêu chí tuyển dụng. Trình duyệt yêu cầu tuyển dụng đến ban lãnh đạo để nhận quyết định chính thức.

– Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận tuyển dụng. 

5.2. Tiến hành tuyển dụng

– Thời điểm thực hiện: Sau khi yêu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt.

– Nhiệm vụ: Triển khai các hoạt động tuyển dụng như đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và đánh giá ứng viên bằng phiếu đánh giá phỏng vấn. 

– Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận Tuyển dụng.

5.3. Thực hiện các thủ tục thử việc

– Thời điểm: Sau khi ứng viên được chọn sau quá trình tuyển dụng.

– Nhiệm vụ: Thực hiện các thủ tục thử việc như lập hợp đồng thử việc, cam kết bảo mật thông tin, đào tạo và giới thiệu công việc. 

– Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận Hành chính.

5.4. Ký hợp đồng lao động

– Thời điểm thực hiện: Sau khi ứng viên đã vượt qua giai đoạn thử việc.

– Nhiệm vụ: Lập và ký hợp đồng lao động chính thức với nhân viên. Đồng thời, liên hệ với các bên có liên quan để đăng ký chế các độ bảo hiểm, đãi ngộ, phụ cấp cho nhân sự mới.

– Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận Hành chính.

5.5. Tiến hành đánh giá nhân viên

– Thời điểm thực hiện: Thực hiện định kỳ trong quá trình làm việc của nhân viên.

– Nhiệm vụ: Đánh giá nhân viên để đánh giá hiệu suất làm việc và đóng góp của nhân viên. 

– Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D).

>> Xem thêm: 11 phương pháp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên phổ biến

5.6. Giải quyết các chế độ, chính sách cho nhân viên

– Thời điểm thực hiện: Trong suốt quá trình làm việc của nhân viên.

– Nhiệm vụ: Giải quyết các chế độ và chính sách liên quan đến nhân viên. Bao gồm quản lý lương thưởng, chế độ phúc lợi, chế độ nghỉ phép, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác.

– Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận Nhận lương thưởng và Phúc lợi (C&B).

5.7. Quản lý hồ sơ nhân viên

– Thời điểm thực hiện: Trong suốt quá trình làm việc của nhân viên.

– Nhiệm vụ: Quản lý và bảo mật hồ sơ nhân viên. Bao gồm theo dõi, cập nhật và lưu trữ thông tin như hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động và lịch sử công việc.

– Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận Hành chính.

Trên đây là toàn bộ thông tin về phòng hành chính nhân sự. Hy vọng nội dung bài viết giúp bạn đọc có thể hiểu hơn về phòng nhân sự cũng như các thức hoạt động của nó. Chúc bạn thành công!