Review 10 phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng đang ngày được nhiều doanh nghiệp áp dụng để giải quyết bài toán giữ chân và tăng tỷ lệ khách quay lại mua hàng. Việc áp dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng không đơn thuần là chỉ là sử dụng 1 công cụ, nó còn liên quan đến quy trình kinh doanh và phương thức làm việc của đội ngũ nhân sự.

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp, bài viết dưới đây sẽ “định vị” những khó khăn thường gặp trong quản lý chăm sóc khách hàng cũng như đưa ra những giải pháp phần mềm tốt nhất hiện nay.

I. Các khó khăn trong quản lý chăm sóc khách hàng

Để giúp cho việc quản lý khách hàng về sau trở nên trơn tru và dễ dàng hơn, doanh nghiệp cần cải thiện và nắm rõ những vướng mắc ban đầu. Sau đây là những khó khăn trong quản lý chăm sóc khách hàng mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải. 

1. Thiếu cái nhìn toàn diện về khách hàng

Việc không có được cái nhìn tổng thể về khách hàng bắt đầu từ vấn đề lưu trữ phân tán. File thông tin khách hàng không đồng nhất, tập trung mà lưu riêng lẻ ở trên nhiều hệ thống bán hàng, kênh điện tử, các máy nhân viên kinh doanh. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi tìm hiểu khách hàng để đưa ra chiến lược chăm sóc phù hợp. 

2. Khó khăn trong việc khai thác dữ liệu khách hàng tiềm năng

Việc cập nhật dữ liệu khách hàng phân tán sẽ dẫn tới việc khai thác khách hàng gặp nhiều khó khăn.

VD: Rất nhiều công ty hiện nay đang thực hiện khai thác thông tin khách hàng để bán hàng crossing-sales (bán hàng chéo), up-sales (bán hàng gia tăng giá trị hay đưa ra pricing strategy. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp không lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng thì việc khai thác này sẽ gặp khó khăn.

Điều này làm cho việc quản trị nguồn thông tin kém hiệu quả. Nếu quản lý không tốt, không khai thác được nhóm khách hàng tiềm năng thì doanh nghiệp sẽ đánh mất nguồn khách hàng to lớn. Hãy tìm ra nguồn khách hàng và phân loại đâu là tệp bạn muốn hướng tới nhất, sau đó đánh mạnh vào phân khúc này sẽ giúp bạn nhanh chóng có được vị thế trên thị trường.

3. Dễ mất thông tin khách hàng khi nhân viên nghỉ việc

Đây cũng là tình trạng thường gặp của rất nhiều công ty hiện nay. Nếu chỉ cập nhật thông tin khách hàng thủ công trên file Excel, thì khi nhân viên quản lý khách hàng nghỉ việc sẽ mang theo toàn bộ những dữ liệu khách hàng mà nhân viên này đang quản lý, dẫn đến việc công ty bị mất 1 số lượng khách hàng không nhỏ.

Vì thế, nếu sử dụng phần mềm quản lý CRM, công ty sẽ không phải lo lắng về vấn đề này nữa. Ngay cả khi nhân viên nghỉ việc thì thông tin khách hàng và lịch sử chăm sóc vẫn được lưu trữ đầy đủ trên phần mềm. Nhà quản lý có thể chuyển đổi dữ liệu sang cho nhân viên khác và mọi hoạt động kinh doanh vẫn sẽ tiếp diễn như trước mà không bị ảnh hưởng nhiều. 

4. Báo cáo thủ công mất nhiều thời gian

Báo cáo được làm thủ công quá nhiều cũng là tình trạng thường gặp trong 1 doanh nghiệp. Đây là khâu đòi hỏi sự nhanh chóng, chính xác và tức thời. Tuy nhiên, vì lưu trữ dữ liệu phân tán nên việc làm báo cáo của doanh nghiệp thướng tốn rất nhiều thời gian và thiếu chính xác (với số lượng hồ sơ khách hàng lớn thì càng dễ gặp sai sót).

5. Khó khăn trong theo dõi, đánh giá hiệu quả của nhân viên

Các quản lý cấp trung luôn có nhu cầu cần biết các nhân viên của mình hôm nay đi đâu, gặp ai, kết quả thế nào để cùng phối hợp giải quyết nếu cần. 

Tuy nhiên, đa phần quy trình quản lý công việc hiện nay vẫn thực hiện thủ công chứ chưa được chuyên nghiệp (vd nhân viên vẫn báo cáo công việc bằng miệng, bằng emai hoặc file Excel). Bên cạnh đó, việc tổng hợp báo cáo hằng ngày để phục vụ cho khâu tính lương hoa hồng hay đánh giá nhân viên sau này cũng sẽ gặp khó khăn, mất nhiều thời gian.

Xem thêm: Xây dựng quy trình chăm sóc Khách hàng chuẩn và chuyên nghiệp

II. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm CRM?

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng là một công cụ hỗ trợ chuyên biệt để theo dõi và duy trì mọi dữ liệu liên quan đến khách hàng. Nó hỗ trợ doanh nghiệp từ bước tiếp cận, lập kế hoạch, triển khai cho đến đánh giá. Mọi bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đều có thể tận dụng lợi thế của CRM để triển khai kế hoạch, chia sẻ thông tin để tối ưu hiệu suất làm việc.

1. Quản lý dữ liệu khách hàng logic

Thông tin khách hàng cần được cập nhật và lưu trữ liên tục mỗi ngày để phục vụ cho việc truy xuất dữ liệu, kiểm tra trạng thái đơn hàng, thanh toán. Việc sử dụng CRM thay thế cho những bảng tính excel sẽ làm tăng tốc độ và giảm thời gian xử lý dữ liệu. Nhân viên chỉ cần nhập liệu một lần duy nhất và theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng trên phần mềm. Thậm chí không chỉ một mà nhiều người có thể kiểm tra dữ liệu này để đảm bảo việc chăm sóc khách hàng không bị gián đoạn. 

Không chỉ vậy, phần mềm CRM Online còn giúp doanh nghiệp phân loại khách hàng ra thành từng nhóm đối tượng cụ thể nhằm đưa ra chính sách chăm sóc hợp lý.

2. Duy trì và cải thiện mối quan hệ khách hàng

Phần mềm chăm sóc khách hàng tự động thu thập và lưu trữ tất cả dữ liệu khách hàng một cách đầy đủ và chi tiết nhất. Vì vậy, doanh nghiệp có thể dựa vào những thông tin này để tương tác và thiết lập mối quan hệ với khách hàng nhanh chóng và dễ dàng. 

3. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Thay vì việc phải tốn hàng giờ thậm chí cả ngày để phân tích các số liệu về khách hàng, tình hình kinh doanh, phần mềm CRM có thể ngay lập tức cung cấp cho bạn một báo cáo ngắn gọn và chi tiết về các hoạt động liên quan đến khách hàng. Điều này giúp các doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để cải thiện sự hài lòng của khách hàng và cải thiện doanh số bán hàng.

4. Cải thiện lợi nhuận cho doanh nghiệp

Hầu hết các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng đều cải thiện lợi nhuận của mình sau 3-6 tháng triển khai. CRM phù hợp với các doanh nghiệp có hành trình bán hành nhiều bước đòi hòi phải có sự chăm sóc và tương tác với khách hàng liên tục.

Tìm hiểu thêm về Trải nghiệm khách hàng là gì? Chỉ số đo lường và chiến lược tối ưu giúp doanh nghiệp gia tăng điểm chạm với khách hàng.

III. Review top 10 phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng

Tại Việt Nam có rất nhiều giải pháp quản lý chăm sóc khách hàng để bạn xem xét, lựa chọn. Mỗi giải pháp có những thế mạnh cũng như hạn chế riêng. Dưới đây là tổng hợp 10 phần mềm CRM tốt nhất được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhất hiện nay.

1. Phần mềm 1Office

Là phân hệ quản lý chăm sóc khách hàng trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office. Với sự am hiểu về không chỉ phần mềm CRM mà còn về các mô hình, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, 1Office CRM đã được hơn 5.000 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn với hơn 600.000 nhân sự Việt tin dùng, đặc biệt là các khối doanh nghiệp B2B.

1Office CRM cung cấp những tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời của khách hàng trước bán – trong bán – sau bán:

• Cập nhật, quản lý và lưu trữ thông tin toàn bộ khách hàng trên phần mềm giúp cho quá trình tra cứu khách hàng nhanh chóng.
• Thêm người phụ trách cho quá trình quản lý tình trạng khách hàng dễ dàng.
• Hỗ trợ tạo thông tin đơn hàng, hợp đồng trực tuyến ngay trên phần mềm,
• Phần mềm chăm sóc khách hàng Online với các chức năng như: gửi email, gọi điện hay nhắn tin cho khách hàng, ký duyệt báo giá, hợp đồng ngay trên hệ thống tiện lợi. Để ký kết hợp đồng nhanh chóng, bạn có thể áp dụng chữ ký số doanh nghiệp để ký tá mọi văn bản, hợp đồng mọi lúc, mọi nơi nhanh chóng.
• Tích hợp với bảng lương của nhân viên kinh doanh, tự động thống kê lương thưởng hoa hồng chính xác cho từng nhân viên. 

Bằng việc xây dựng và tùy chỉnh các quy trình bán hàng thông qua phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng, giải pháp chăm sóc khách hàng CRM 1Office giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi quy trình phức tạp nhất, nắm bắt mọi cơ hội bán hàng tại mọi thời điểm, giúp tăng hiệu quả chăm sóc bán hàng nhanh chóng.

Với giao diện đơn giản và thân thiện, bám sát với đặc thù nghiệp vụ của các doanh nghiệp Việt Nam, 1Office sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất cho mọi doanh nghiệp Việt.

 Nhận tư vấn & Demo phần mềm miễn phí

2. Phần mềm chăm sóc khách hàng NextX

Nếu xét về phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng, thì chắc chắn bạn nên tìm hiểu thêm về NextX. NextX hiện tại là phần mềm uy tín trên thị trường trong mảng hệ thống chăm sóc khách hàng tự động, quản lý khách hàng chia lead tự động…

Điểm mạnh nhất của NextX có lẽ là hệ thống mobile app mạnh mẽ, rất khác biệt so với thị trường hiện tại, cùng tính năng hỗ trợ cho quản lý và chăm sóc khách hàng.

Đối với bài toán CSKH

1. Tạo lịch CSKH cá nhân hóa, tức là lịch CSKH sẽ được tạo tự động theo khách hàng, hành vi mua hàng của khách hàng, các sản phẩm mà khách hàng mua, tất cả đều được tạo tự động.
2. Hệ thống quản lý công việc chăm sóc khách hàng, báo cáo các công việc CSKH quá hạn…
3. Một trong điểm mạnh khác của NextX là hệ thống tích hợp luôn tổng đài CSKH NextX Call Center ngay trong một nền tảng duy nhất, điều này nếu các doanh nghiệp cần tùy biến cao thì việc tích hợp các bên sẽ khó khăn, nếu chỉ trong duy nhất một nền tảng thì tùy biến sẽ tốt hơn.
4. Tạo ticket tự động qua cổng thông tin portal, hoặc nhân viên CSKH có thể tạo ticket từ mobile app NextX Call Center hoặc tạo ticket từ hệ thống phần mềm.

3. Salesforce CRM

Salesforce CRM là phần mềm quản lý khách hàng hoàn chỉnh với các tính năng rộng và bao quát gồm marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng và IT. Trong hỗ trợ marketing, phần mềm CRM Salesforce cung cấp các tính năng như email marketing, mạng xã hội, quảng cáo, tiếp thị qua di động…

Hạn chế của Salesforce CRM đối với doanh nghiệp Việt Nam là không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt, cho nên người dùng Việt sẽ phải gặp một số bất tiện trong quá trình sử dụng phần mềm.

Xem thêm: Lựa chọn giải pháp CRM doanh nghiệp vừa và nhỏ để đạt hiệu quả tối ưu

4. Phần mềm chăm sóc khách hàng Zoho CRM

Zoho CRM là giải pháp thuộc công ty Zoho Corporation của Ấn Độ. Phần mềm cung cấp nhiều tính năng quản lý quan hệ khách hàng như: lưu trữ thông tin khách hàng, lên kế hoạch làm việc và chăm sóc khách hàng. Bên cạnh đó, hệ thống quản trị quan hệ khách hàng này còn tích hợp tính năng quản lý dự án, hợp đồng và kiểm tra thời gian hoàn thành công việc nhanh chóng.

Zoho cung cấp phiên bản CRM miễn phí cho ba người sử dụng trở xuống và có chi phí dao động từ $12 đến $35 cho mỗi người sử dụng/tháng tương ứng với các gói tiêu chuẩn, chuyên nghiệp, và cao cấp.

5. Phần mềm Hubspot CRM 

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng miễn phí Hubspot CRM cho phép theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý quy trình và tiến trình bán hàng, quản lý quá trình làm việc của đội ngũ kinh doanh và đặc biệt quản lý các tương tác giữa khách hàng với doanh nghiệp trên 1 nền tảng. 

Bản miễn phí của Hubspot vẫn có nhiều tính năng nhưng hầu hết không hoạt động đầy đủ như với bản trả phí. Khả năng tùy chỉnh của hệ thống cũng bị hạn chế nên khó điều chỉnh tùy biến cho phù hợp doanh nghiệp nhỏ. 

6. Hệ thống chăm sóc khách hàng Sugar CRM

Phần mềm Sugar CRM giúp cập nhật thông tin chính xác khi khách hàng tương tác với doanh nghiệp, tự động hóa các tác vụ lặp lại. Đồng thời, phần mềm giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng nhanh chóng, cung cấp các báo cáo về khách hàng theo thời gian thực dễ dàng.

Tuy nhiên, SugarCRM không có nhiều tính năng phong phú nên chỉ phù hợp với những doanh nghiệp cực nhỏ (tối đa 10 người) mới có thể sử dụng được.

Xem thêm: Cấu trúc hệ thống quản trị quan hệ khách hàng CRM – Kinh nghiệm lựa chọn CRMS hiệu quả

7. CRM Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics đáp ứng những nhu cầu cơ bản trong quản lý CRM như lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi quá trình bán hàng… Điểm mạnh của CRM Microsoft Dynamics là tích hợp được với các ứng dụng thuộc hệ sinh thái của Microsoft như Office, Outlook… vì thế rất tiện dụng. 

Tuy nhiên có phản hồi không thích giao diện người dùng của Dynamics CRM bởi điều này khiến người dùng gặp nhiều khó khăn trong việc sử dụng phần mềm này để quản lý. Bên cạnh đó, phần mềm cũng không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt. 

8. Giải pháp chăm sóc khách hàng Freshworks CRM

Freshworks CRM là phần mềm vận hành trên nền tảng đám mây, cung cấp cho doanh nghiệp bức tranh tổng quan nhất về khách hàng. Phần mềm được đánh giá cao bởi tính đơn giản, giao diện thân thiện với người dùng.

Các tính năng chính của Freshworks CRM bao gồm: theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý bán hàng, theo dõi sự kiện. Người dùng cũng có thể gửi hàng loạt email cá nhân hóa và theo dõi các hoạt động trên những email này. Hộp thư đến cũng sẽ tự động ưu tiên các email từ các khách hàng tiềm năng đang đợi phản hồi.

9. Less Annoying CRM

Less Annoying CRM hiện là hệ thống hiện đại và thông minh được nhiều doanh nghiệp nhỏ áp dụng. Phần mềm giúp bạn quản lý liên hệ, theo dõi khách hàng tiềm năng hiệu quả. Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý leads theo dạng phễu dễ dàng. Mọi thông tin về lịch biểu và công việc hiển thị trên một giao diện trực quan. 

Điểm trừ đó là ứng dụng chỉ hoạt động trên thiết bị di động nên chưa thực sự mang đến nhiều tiện ích cho người dùng.

10. Phần mềm quản lý khách hàng Insightly

Bên cạnh những tính năng cơ bản của một phần mềm CRM, Insightly có điểm nổi trội là tích hợp với các ứng dụng của Google, Gmail, và Google Drive giúp việc quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả và chuyên sâu hơn. 

Tuy nhiên phần mềm chỉ miễn phí cho 3 người dùng với đầy đủ các tính năng cơ bản đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu muốn sử dụng các tính năng nâng cao hơn, doanh nghiệp cần trả phí với gói Standard là 12$, Professional 20$.

11. Phần mềm Apptivo CRM

Apptivo CRM mang đến đầy đủ các công cụ phục vụ cho chiến dịch CRM. Phần mềm nhắm đến doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ muốn bắt đầu triển khai CRM vì nó dễ sử dụng ngân sách không quá lớn. 

Tạm kết

Trong bối cảnh thị trường có nhiều biến động như hiện nay, sự cạnh tranh về chỗ đứng cũng như khách hàng đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhanh chóng ứng dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng để tiếp cận, giao tiếp với khách hàng hiệu quả hơn. 

Đăng ký trải nghiệm phần mềm 1Office CRM để quản lý thông tin, dữ liệu và tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Bạn vui lòng để lại số điện thoại và đội ngũ chuyên gia của 1Office sẽ liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày hôm nay.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube : https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA