Top 10 phần mềm chữ ký số được doanh nghiệp tin dùng hiện nay

Chữ ký số đang trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp ký kết văn bản, thực hiện giao dịch điện tử và xử lý các thủ tục hành chính nhanh chóng, an toàn hơn. Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm và dịch vụ chữ ký số với tính năng, chi phí và phương thức sử dụng khác nhau. Vậy đâu là giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp? Bài viết dưới đây của 1Office sẽ tổng hợp Top 10 phần mềm chữ ký số hiệu quả hiện nay, đồng thời phân tích những tính năng nổi bật để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm chữ ký số là gì?

Phần mềm chữ ký số là giải pháp công nghệ hiện đại giúp tối ưu hóa quy trình xác thực, mang lại lợi ích đột phá về tốc độ giao dịch, tiết kiệm nguồn lực tài chính và thiết lập rào cản bảo mật vững chắc cho mọi hoạt động điện tử của doanh nghiệp.

Những lợi ích vượt trội của phần mềm chữ ký số trong các giao dịch có thể kể đến như:

Tiết kiệm thời gian

Chữ ký số từ xa cho phép doanh nghiệp ký hợp đồng và làm việc với các đối tác một cách nhanh chóng, an toàn mà không cần mất thời gian gặp mặt trực tiếp.

Đối với các giao dịch điện tử khác như kê khai nộp thuế, hóa đơn điện tử, các thủ tục hành chính,… thì cá nhân chỉ cần ngồi tại nhà với thiết bị có kết nối Internet là có thể hoàn tất các thủ tục này.

Tiết kiệm chi phí

Việc sử dụng phần mềm chữ ký số giúp giảm 70% mức chi phí so với cách thức ký truyền thống. Thay vì tốn một khoản chi phí lớn cho việc in ấn giấy tờ, chuyển phát hay lưu trữ hồ sơ… doanh nghiệp có thể tận dụng chi phí đó cho các mục đích khác ý nghĩa hơn.

Tăng tính bảo mật

Trong môi trường mở cửa mạng Internet như hiện nay, việc lưu hành các thông tin mật trên mạng rất dễ xảy ra tình trạng bị leak, bị ăn cắp hoặc giả mạo thông tin. Với các mã khóa bảo vệ có tính bảo mật cao, phần mềm chữ ký số giữ vai trò đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử, giúp doanh nghiệp yên tâm làm việc.

Cải thiện hiệu suất công việc

Khi sử dụng phần mềm chữ ký số doanh nghiệp, sẽ không còn tình trạng hàng chồng giấy tờ, công văn tồn đọng cần sắp xếp thời gian để giải quyết. Nhờ đó, việc quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu cũng đơn giản hơn rất nhiều, giúp nâng cao hiệu suất công việc.

Top 10 phần mềm chữ ký số hiệu quả hiện nay

Dưới đây là những phần mềm chữ ký số uy tín được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng.

Chữ ký số 1Sign

Thay vì phải tạo văn bản trên một hệ thống, chuyển sang phần mềm khác để ký rồi tiếp tục lưu trữ tại một nơi riêng, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quy trình trên 1Sign. Giải pháp chữ ký số của 1Office được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc, cho phép người dùng tải tài liệu, thiết lập người ký, thực hiện ký số và lưu trữ ngay trên một nền tảng duy nhất.

1Sign hỗ trợ ký số trên nhiều loại tài liệu như hợp đồng, chứng từ, văn bản nội bộ và có thể kết nối với các hình thức ký số phổ biến như Token, HSM, SmartCA. Người dùng cũng có thể theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực, nhận cảnh báo khi cần phê duyệt hoặc ký, đồng thời tra cứu hồ sơ sau ký thuận tiện.

Toàn bộ tài liệu sau khi ký được lưu trữ tập trung, hỗ trợ phân loại, tìm kiếm và trích xuất theo thời gian, phòng ban hoặc nghiệp vụ. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tình trạng phân tán chứng từ, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy và nâng cao khả năng kiểm soát, bảo mật dữ liệu.

Một số ưu điểm nổi bật của 1Sign:

• Ký số mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị.
• Hỗ trợ nhiều hình thức ký số: Token, HSM, SmartCA.
• Tích hợp trực tiếp vào quy trình, tự động hóa luồng trình ký và phê duyệt.
• Hỗ trợ ký nhiều loại văn bản, hợp đồng và chứng từ.
• Theo dõi trạng thái ký, thời gian và người ký để thuận tiện truy vết.
• Lưu trữ tài liệu tập trung, dễ dàng tìm kiếm và trích xuất.
• Đảm bảo an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý của giao dịch điện tử.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

Chữ ký số Misa

MISA eSign hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện ký số trên nhiều loại hồ sơ, chứng từ điện tử như hóa đơn, báo cáo thuế và văn bản ngay trên điện thoại. Giải pháp cũng cho phép nhiều người cùng ký trên một tài liệu, phù hợp với các quy trình cần phê duyệt qua nhiều cấp. Ngoài ra, MISA eSign hỗ trợ xuất hóa đơn tại nhiều địa điểm khác nhau, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp có mô hình hoạt động phân tán.

Chữ ký số FPT-CA

FPT-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số do Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT cung cấp. Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nhiều nghiệp vụ điện tử như kê khai và nộp thuế, khai báo hải quan, giao dịch bảo hiểm xã hội và phát hành hóa đơn điện tử. FPT-CA phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký số trong các thủ tục hành chính và giao dịch điện tử thường xuyên.

Chữ ký số Viettel-CA

Viettel-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số do Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội cung cấp. Giải pháp được sử dụng trong nhiều hoạt động điện tử như kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, đấu thầu trực tuyến và các giao dịch ngân hàng, chứng khoán. Với hệ sinh thái dịch vụ đa dạng, Viettel-CA phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên thực hiện thủ tục hành chính và giao dịch trực tuyến.

Chữ ký số BKAV-CA

BKAV-CA là dịch vụ chữ ký số do Tập đoàn Công nghệ Bkav phát triển, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện ký số trong các dịch vụ công và giao dịch điện tử. Một điểm đáng chú ý là BKAV-CA được tích hợp với hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước, hỗ trợ các đơn vị thực hiện giao dịch thuận tiện hơn.

Tuy nhiên, với hình thức chữ ký số qua USB Token, người dùng vẫn cần kết nối thiết bị với máy tính để thực hiện ký. Giải pháp cũng có hạn chế trong việc hỗ trợ nhiều người ký trên cùng một tài liệu và theo dõi tiến độ ký của từng người.

Chữ ký số VNPT-CA

VNPT-CA là giải pháp chứng thực chữ ký số do VNPT cung cấp, được sử dụng trong nhiều hoạt động giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Chữ ký số có thể được ứng dụng để ký hợp đồng, văn bản thỏa thuận, thực hiện các thủ tục hành chính và giao dịch kinh doanh trực tuyến.

Bên cạnh hệ thống dịch vụ đa dạng, VNPT cũng cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn cài đặt cho người dùng. Tuy nhiên, chi phí sử dụng là yếu tố doanh nghiệp nên cân nhắc, đặc biệt với các tổ chức mới thành lập hoặc có ngân sách hạn chế.

Chữ ký số Vina-CA

Vina-CA là nhãn hiệu chữ ký số của công ty Cổ Phần chữ ký số ViNa. Đơn vị được biết đến với thủ tục đăng ký đơn giản chỉ cần giấy CMND của công ty hoặc giấy phép đăng ký bán hàng scan gửi cho nhà cung cấp là hoàn tất thủ tục đăng ký.

Phần mềm chữ ký số New-CA

Dù là một trong tên tuổi khá mới trên thị trường nhưng NewCA vẫn được nhiều khách hàng lựa chọn bởi mức giá hợp lý và chất lượng ổn định. Không chỉ cung cấp chữ ký số cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mà NewCA còn cung cấp dịch vụ chữ ký số dành riêng cho cho thiết bị HSM, hóa đơn điện tử, CBNV trong tổ chức.

Chữ ký số EFY Việt Nam

EFY-CA là giải pháp chữ ký số cho phép người dùng thực hiện ký số trên các văn bản, ký số trong nhiều giao dịch điện tử: kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai hải quan, bảo hiểm xã hội, các giao dịch thương mại, hóa đơn điện tử… giúp quá trình được nhanh chóng, an toàn với độ an toàn, bảo mật cao.

Xem thêm: Chữ ký số và hóa đơn điện tử

Chữ ký số Safe-CA

Các dịch vụ mà SAFE-CA cung cấp bao gồm:

• Chứng thư số cá nhân: Trong môi trường điện toán loại chứng thư này sử dụng để nhận diện người mua hàng cá nhân.
• Chứng thư số tổ chức/doanh nghiệp: Được sử dụng để nhận diện các chủ thể doanh nghiệp. Loại chữ ký số này được tạo ra chứng thư số này có giá trị pháp lý như con dấu.

Các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm chữ ký số

Để lựa chọn phần mềm chữ ký số phù hợp, doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí sau:

• An toàn và bảo mật: Chữ ký số được sử dụng để xác thực danh tính của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, đồng thời có giá trị trong các giao dịch điện tử. Vì vậy, cần ưu tiên giải pháp có cơ chế bảo mật tốt, đảm bảo an toàn cho dữ liệu và thông tin ký số trong các nghiệp vụ như kê khai thuế, BHXH, xuất hóa đơn điện tử, ký hợp đồng và giao dịch trực tuyến.
• Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng: Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề liên quan đến cài đặt, kết nối hoặc thao tác ký. Nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, phản hồi nhanh sẽ giúp hạn chế gián đoạn công việc và đảm bảo tiến độ xử lý hồ sơ, chứng từ.
• Uy tín của nhà cung cấp: Nên lựa chọn phần mềm đến từ đơn vị có thương hiệu, kinh nghiệm và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Một nhà cung cấp uy tín không chỉ đảm bảo chất lượng dịch vụ mà còn có khả năng hỗ trợ lâu dài và cập nhật giải pháp theo nhu cầu thực tế.
• Tính năng và khả năng tích hợp: Ngoài khả năng ký số, doanh nghiệp nên xem xét các tính năng đi kèm như quản lý quy trình ký, theo dõi trạng thái, lưu trữ và tra cứu tài liệu. Giải pháp có khả năng tích hợp với các phần mềm quản trị, kế toán, hóa đơn điện tử hoặc hệ thống nghiệp vụ sẽ giúp giảm thao tác thủ công và tối ưu quy trình.
• Chi phí sử dụng: Cần so sánh chi phí đăng ký, gia hạn và các khoản phí phát sinh giữa các nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp có mức giá phù hợp với nhu cầu sử dụng và quy mô hoạt động thay vì chỉ dựa vào chi phí ban đầu.
• Khả năng sử dụng linh hoạt: Ưu tiên giải pháp cho phép ký số trên nhiều thiết bị, hỗ trợ ký từ xa và không phụ thuộc hoàn toàn vào USB Token. Điều này giúp người dùng có thể xử lý văn bản, hợp đồng và chứng từ nhanh chóng ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.