Business Intelligence (BI) là gì? Lợi ích và hoạt đông của BI

Nếu hàng ngày, hàng tháng bạn phải vật lộn với các chỉ số đo lường mà vẫn không theo kịp những tiến bộ trong phân tích dữ liệu, bạn cần biết đến Business Intelligence. Business Intelligence chính là sự kết hợp giữa kỹ năng, quy trình, ứng dụng phần mềm để giúp các doanh nghiệp hưởng lợi từ việc phân tích dữ liệu kinh doanh và có quyết định thúc đẩy tăng trưởng và lợi nhuận. Vậy Business Intelligence là gì và nó giúp cho doanh nghiệp của bạn như thế nào, cùng tìm hiểu trong bài viết này.

1. Business Intelligence là gì?

Theo nghiên cứu về thực tế KPI của các doanh nghiệp, chỉ 36% các nhà lãnh đạo sử dụng KPI một cách rộng rãi trong toàn tổ chức của mình. Họ đều có KPI để làm rõ mục tiêu và đo lường thành công chúng. Tuy nhiên, họ thường không có cách đo lường tiêu chuẩn và phải vật lộn để theo kịp những tiến bộ trong phân tích dữ liệu, báo cáo quản trị doanh nghiệp. Hiệu quả của việc quản trị đến từ việc quản lý dữ liệu một cách thông minh. Đó là lý do vì sao bạn cần quan tâm đến Business Intelligence là gì.

Business Intelligence (viết tắt là BI) là một hệ thống dựa trên công nghệ để phân tích dữ liệu cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà lãnh đạo, quản lý để đưa ra quyết định sáng suốt để tạo ra các cơ hội mới cho doanh nghiệp. BI chính là bao gồm việc kết hợp phân tích dữ liệu kinh doanh, khai thác dữ liệu, trực quan hóa dữ liệu, công cụ dữ liệu, cơ sở hạ tầng, các phương pháp để cải tiến tốc độ hoạt động doanh nghiệp.

Xem ngay: Cách xây dựng báo cáo quản trị cho doanh nghiệp

2. Business Intelligence hoạt động như thế nào?

Các công cụ hỗ trợ Business Intelligence (BI) tập hợp nhiều nguồn dữ liệu lại với nhau. Nó cho phép các doanh nghiệp có được những hiểu biết sâu sắc hơn và thông minh. Mục đích là để tạo ra cơ hội mới và có thể thành công hóa.

Các loại công cụ Business Intelligence bao gồm: Bảng tính, bảng điều khiển kỹ thuật số, phần mềm báo cáo và truy vấn, phần mềm trực quan hóa dữ liệu, phần mềm quản lý hiệu suất công ty, tiện ích trên mobile và nhiều công cụ khác.

Quy trình 5 bước của hệ thống phân tích kinh doanh Business Intelligence:

• Bước 1: Nguồn dữ liệu được tích hợp vào đám mây lưu trữ
• Bước 2: Các tập dữ liệu được sắp xếp và chuẩn bị để phân tích
• Bước 3: Người dùng chạy các truy vấn phân tích dựa trên dữ liệu
• Bước 4: Kết quả được hiển thị đồng bộ, trực quan hóa trên trang tổng quan hoặc dạng báo cáo.
• Bước 5: Doanh nghiệp của bạn có thể lập ra kế hoạch và đưa ra quyết định cho tương lai hoặc giai đoạn mới dựa trên dữ liệu tổng quan và sau phân tích.

Các nguồn dữ liệu mẫu được sử dụng để xây dựng thông tin kinh doanh có thể bao gồm:

• Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM
• Thông tin chuỗi cung ứng
• Bảng điều khiển hiệu suất bán hàng
• Phân tích tiếp thị
• Dữ liệu trung tâm cuộc gọi

Từ những định nghĩa trên có thể thấy Business Intelligence đem lại nhiều giá trị cho người lãnh đạo của doanh nghiệp nói riêng và cho doanh nghiệp nói chung. Vậy lợi ích cho doanh nghiệp mà bạn hưởng được từ Business Intelligence là gì?

3. Business Intelligence mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?

BI mang lại nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây được coi là hệ thống tốt nhất để các doanh nghiệp nhỏ và vừa tạo lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển vượt bậc. Dưới đây là 5 lợi ích cho doanh nghiệp khi ứng dụng công nghệ phân tích kinh doanh:

3.1 Xác định mục tiêu theo đối tượng dễ dàng hơn

Hoạt động kinh doanh sẽ gặp nhiều khó khăn trong các khâu phân loại đối tượng mục tiêu và chăm sóc khách hàng sao cho hiệu quả. Vậy nên ứng dụng Business Intelligence vào quản trị doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng xác định được các loại khách hàng. Bởi vì, các doanh nghiệp nhỏ hiện có cơ hội quảng bá dịch vụ đến nhiều đối tượng hơn, bằng cách sử dụng các cơ hội trực tuyến khác nhau. Chính vì thế sẽ sinh ra nhiều nguồn khách hàng và cách tiếp cận khác nhau.

Phần mềm BI có thể thu thập dữ liệu khách hàng, cho phép các nhà quản lý xác định những người mua hoàn hảo. Đồng thời, bạn có thể đưa sản phẩm và dịch vụ đến với thị trường mục tiêu hiệu quả nhất để thúc đẩy bán hàng và tăng lợi nhuận.

3.2 Xác định xu hướng thị trường

50% nhóm và khách hàng có nhiều khả năng sử dụng các công cụ Business Intelligence hơn sau đại dịch so với trước đây. Doanh nghiệp có thể phát triển lợi thế cạnh tranh bằng cách xác định các cơ hội mới và thiết lập chiến lược dựa trên dữ liệu.

Bạn có thể tận dụng dữ liệu thị trường bên ngoài với dữ liệu nội bộ để phát hiện các xu hướng bán hàng mới bằng cách:

• Phân tích dữ liệu khách hàng
• Phân tích điều kiện thị trường
• Đưa ra các vấn đề kinh doanh hiện tại và tiềm ẩn.

3.3 Tăng doanh thu và giảm chi phí dư thừa

Lợi ích thứ hai của Business Intelligence Đó chính là cơ hội thúc đẩy tăng doanh thu và cắt giảm các chi phí dư thừa. Một là BI cho phép bạn thiết lập KPI hoặc mục tiêu phù hợp và cần đạt được với chiến lược kinh doanh. Khi bạn đang sử dụng BI một cách hiệu quả, bạn có nhiều khả năng nhìn thấy bức tranh tổng quan của hoạt động kinh doanh. Có nghĩa là bạn sẽ nhìn thấy khả năng doanh thu có đang tăng lên.

Bên cạnh đó, Hệ thống kinh doanh thông minh Business Intelligence cũng giúp bạn tìm cách cắt giảm chi phí dư thừa. Chẳng hạn, bạn đang tốn kém quá nhiều chi phí cho các chiến dịch marketing nhưng không đem lại hiệu quả. Dựa trên những dữ liệu tổng hợp tập trung bạn có thể dễ dàng cân đối lại chi phí và các hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó, bạn có thể tập trung nguồn vốn cho các hoạt động có khả năng đem lại doanh số tốt cho doanh nghiệp.

Bạn sẽ quan tâm: Hệ thống báo cáo kinh doanh thời 4.0

3.4 Tạo lợi thế cạnh tranh và tốc độ

Việc không giải quyết các vấn đề với độ chính xác và tốc độ có thể có tác động bất lợi đến doanh nghiệp của bạn. Bằng cách sử dụng công nghệ phân tích kinh doanh thông minh BI, bạn có thể tận dụng dữ liệu để đảm bảo các bên liên quan chính nhận được thông tin họ cần vào đúng thời điểm. Cuối cùng là đẩy tốc độ thời gian đưa ra quyết định cho hoạt động sắp tới.

Theo dõi hoạt động bán hàng và tiếp thị của đối thủ cạnh tranh, tạo ra các cách để tạo sự khác biệt cho các sản phẩm và dịch vụ. Xử lý một lượng lớn dữ liệu một cách hiệu quả cũng sẽ mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh. Sử dụng công cụ Business Intelligence có thể giúp bạn lập ngân sách, lập kế hoạch và dự báo hiệu quả hơn nhiều so với đối thủ của mình.

3.5 Tạo điều kiện thuận lợi cho cộng tác trong kinh doanh

Với phần mềm quản lý dữ liệu kinh doanh thông minh, các nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ dễ dàng hơn trong việc xuất và chia sẻ dữ liệu. Trong một doanh nghiệp, sẽ có rất nhiều dự án cần thực hiện. Tức là bạn cần có một hệ thống thông minh như một mô hình scrum khoa học, nơi giao tiếp, hợp tác và cộng tác liên tục là chìa khóa để thúc đẩy hoạt động kinh doanh phía trước, điều quan trọng là tất cả thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập vào dữ liệu cập nhật, có liên quan và sử dụng dữ liệu đó trong thời gian thực.

3.6 Thúc đẩy văn hóa dữ liệu

Việc mất và thao tác dữ liệu là rất phổ biến đối với doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải giữ cho dữ liệu được tập trung và trong tầm kiểm soát. Với Business Intelligence, bạn có thể đảm bảo rằng đúng người có quyền truy cập vào đúng dữ liệu mà ban lãnh đạo doanh nghiệp cung cấp.

3.7 Khắc phục trách nhiệm giải trình & hợp lý hóa quy trình

Hệ thống Business Intelligence ấn định trách nhiệm giải trình trong tổ chức doanh nghiệp. Bởi vì phải có người trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu đối với kết quả hoạt động của doanh nghiệp so với mục tiêu đã đặt ra. Hệ thống này cũng giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể thông qua các tính năng BI điển hình như bảng điều khiển, thẻ điểm, thẻ tag,…

BI cũng loại bỏ tất cả sự phức tạp liên quan đến các quy trình kinh doanh. Nó cũng tự động hóa phân tích bằng cách đưa ra các phân tích dự đoán, lập mô hình máy tính, đo điểm chuẩn và các phương pháp luận khác.

Trong kỷ nguyên số, nếu doanh nghiệp của bạn không đón đầu xu hướng hội nhập quản trị kiểu mới nhất định sẽ không tạo ra được đà cạnh tranh để phát triển. Việc tiếp nhận, nghiên cứu và ứng dụng những thuật ngữ mới vào hoạt động kinh doanh càng đem lại giá trị mới cho doanh nghiệp của bạn.

Tuy nhiên, để có cái nhìn tổng quan nhất và đi vào thực tế về Business Intelligence hay còn gọi “trí tuệ kinh doanh” cùng tìm hiểu các ứng dụng phần mềm BI hiện nay.

Tham khảo thêm: TOP 8 phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

4. Chức năng của BI trong doanh nghiệp

Thông thường, hệ thống Business Intelligence được ứng dụng trong các doanh nghiệp để thực hiện các chức năng chính sau đây:

1. Hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu (Decision support)
2. Báo cáo tùy theo các truy vấn (Query and reporting)
3. Phân tích trực tuyến (Online analytical)
4. Phân tích thống kê (Statistical analysis)
5. Đưa ra các dự đoán về xu hướng (Forecasting)
6. Khai phá tri thức dữ liệu (Data mining)

Lưu ý: BI được xem là công nghệ phân tích kinh doanh, tuy nhiên hệ thống này có thể được ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau như giáo dục, y tế,…

5. Hệ thống BI phù hợp với các doanh nghiệp

Trước khi đưa ra quyết định ứng dụng Business Intelligence một cách tối ưu cho doanh nghiệp của bạn, cần biết đến các xu hướng của BI

5.1 Xu hướng Business Intelligence hiện nay

• Trí tuệ nhân tạo – AI:

AI hiện đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp do trí tuệ con người thực hiện. Khả năng này đang được tận dụng để đưa ra phân tích dữ liệu thời gian thực hiện và báo cáo bảng điều khiển.

• BI cộng tác:

Phần mềm BI kết hợp với các công cụ cộng tác, bao gồm truyền thông xã hội và các công nghệ mới nhất khác giúp tăng cường khả năng làm việc và chia sẻ của các nhóm để đưa ra quyết định hợp tác.

• BI nhúng:

BI nhúng cho phép tích hợp phần mềm BI hoặc một số tính năng của nó vào một ứng dụng kinh doanh khác để nâng cao và mở rộng chức năng báo cáo của nó.

• Điện toán đám mây:

Nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm BI khi được cung cấp điện toán đám mây. Trong vòng 5 năm tới, dự đoán các chỉ tiêu cho phân tích dựa trên đám mây sẽ tăng nhanh hơn 4 đến 5 lần.

Như vậy, để bắt kịp với xu hướng mới các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm Business Intelligence nào vào quản trị doanh nghiệp?

5.2 Phần mềm quản lý hoạt động bán hàng toàn diện tốt nhất hiện nay

Trên thị trường ngày nay có rất nhiều phần mềm Business Intelligence khác nhau, tập hợp các quy trình, công nghệ chuyển đổi dữ liệu, mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thông minh. Tuy nhiên, nó lại không hoàn toàn quản lý tập trung trên một hệ thống.

Hiện nay đã có hơn 5000 doanh nghiệp trên toàn quốc đã lựa chọn tin dùng phần mềm CRM của 1Office. Tính năng của phần mềm quản lý hoạt động bán hàng được 1Office xây dựng với đa dạng các tính năng cho phép người dùng theo dõi và điều chỉnh các chiến dịch Marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng, mua hàng, báo cáo ngay trên 1 hệ thống duy nhất. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý bán hàng CRM còn được tích hợp trực tiếp với phân hệ Workplace nhằm nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận trong hoạt động bán hàng.

• CRM: Phân hệ quản lý tất cả nghiệp vụ kinh doanh từ A – Z như quy trình tiếp cận khách hàng cho đến chăm sóc khách hàng thường xuyên. Phân hệ này có khả năng giúp cho mọi người dùng tận dụng các nghiệp vụ để dễ dàng xác định các loại báo cáo kinh doanh hiệu quả.
• Workplace: Mạng xã  hội nội bộ và tài nguyên làm việc. Trong phân hệ này bao gồm cả quy trình làm việc của từng cá nhân và phòng ban giúp nhà quản lý dễ dàng phân công việc và theo dõi tiến độ công việc như thế nào.

Ngoài ra, đối với phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office, bạn có thể:

• Tiết kiệm chi phí khi chỉ chi trả cho một phần mềm thay vì phải mua nhiều phần mềm riêng lẻ.
• Dễ dàng quản lý và xử lý dữ liệu tập trung trên một hệ thống.
• Đảm bảo an toàn về quyền riêng tư hoặc phân quyền người theo dõi, xử lý.
• Mọi dữ liệu đều được phân tích và lưu trữ trên điện toán đám mây.
• Truy cập dễ dàng trên mọi thiết bị như mobile, PC, laptop, máy tính bảng.

Nói chung, bài viết này đã phần nào lý giải Business Intelligence là gì và lợi ích của nó khi được thực hiện trong các doanh nghiệp. Để quá trình phân tích dữ liệu hiện tại và lưu trữ toàn bộ hệ thống lịch sử và cuối cùng là đưa ra chiến lược mới, cơ hội mới cho lợi thế cạnh tranh cần ứng dụng phần mềm thông minh và hiệu quả. Liên hệ qua Hotline: 083 483 8888 để được tư vấn trực tiếp về phần mềm Business Intelligence ứng dụng trong doanh nghiệp hiện nay.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp