Hệ thống báo cáo kinh doanh thời 4.0
Báo cáo kinh doanh là công việc quan trọng nhằm tổng hợp và phản ánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu không có báo cáo kinh doanh, chủ doanh nghiệp sẽ không thể nắm được tình trạng lợi nhuận, hiệu suất công việc của từng nhân viên. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn có cái nhìn khái quát hơn về nhiệm vụ và chức năng của từng loại báo cáo cũng như cách tổng hợp báo cáo hiệu quả và chuẩn xác hơn.
Mục lục
I. Báo cáo kinh doanh là gì?
Báo cáo kinh doanh (trong tiếng Anh gọi là Profit and Loss Statement, viết tắt là P&L) là một báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh một cách tổng quát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Đây là loại báo cáo được các chủ thể liên quan đến doanh nghiệp rất quan tâm, vì nó cung cấp các số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kỳ và chỉ ra rằng, các hoạt động đó đem lại lợi nhuận hay bị lỗ, đồng thời nó còn phản ánh tình hình sử dụng các tiềm năng về vốn, nguồn lực, kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp.
II. Các loại báo cáo kinh doanh phổ biến
Trước khi tạo báo cáo kinh doanh, bạn cần xem xét mục đích sử dụng và yêu cầu của cấp quản lý để lựa chọn loại báo cáo phù hợp. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi giới thiệu cho bạn 4 loại báo cáo kinh doanh phổ biến nhất.
1. Báo cáo phân tích
Báo cáo phân tích là công cụ báo cáo kinh doanh sử dụng dữ liệu định tính và định lượng để phân tích hiệu suất của chiến lược kinh doanh hoặc hỗ trợ khi công ty cần đưa ra các quyết định quan trọng. Báo cáo này sẽ bao gồm số liệu thống kê theo thời gian thực cũng như dự báo về tình hình kinh doanh trong thời kỳ tiếp theo.
Nguồn: datapine
Báo cáo phân tích kinh doanh cung cấp đầy đủ dữ liệu bán hàng để đo lường các chỉ số như doanh thu trung bình trên mỗi đơn vị, giá trị lâu dài của khách hàng, chi phí mua lại cũng như các mục tiêu bán hàng cần đạt được. Giá trị của báo cáo phân tích này nằm ở chỗ bạn có thể nắm được dữ liệu đa chiều chỉ trên một bản báo cáo duy nhất. Những dữ liệu này có thể được lọc và tổng hợp từ các khung thời gian theo ngày, tuần, tháng hoặc theo quý, tùy thuộc vào yêu cầu và mục đích sử dụng.
2. Báo cáo nghiên cứu
Một loại báo cáo khác cũng rất phổ biến đó là báo cáo nghiên cứu. Các doanh nghiệp thường sử dụng các loại báo cáo này để dự đoán khả năng tồn tại của một sản phẩm mới, nghiên cứu địa điểm bán hàng mới hoặc mức độ nhận thức của khách hàng về hình ảnh thương hiệu. Để tạo ra loại báo cáo kinh doanh này, các nhà quản lý sẽ liên hệ với các đơn vị nghiên cứu thị trường để thu thập tất cả các thông tin liên quan đến chủ đề được nghiên cứu.
Nguồn: Vinaresearch
3. Báo cáo ngành
Loại báo cáo kinh doanh tiếp theo là báo cáo ngành. Báo cáo này được sử dụng để đo lường hiệu quả hoạt động và khả năng thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những mục tiêu này cần phải dựa trên các giá trị thực tế, đặc biệt là mức độ cạnh tranh của thị trường ngày nay. Bằng cách thực hiện các báo cáo ngành, doanh nghiệp sẽ nắm được bức tranh tổng quan về thị trường ngành như bối cảnh tổng quan, quy mô ngành, các chỉ số kinh tế và xu hướng kinh doanh. Các nhà lãnh đạo sẽ dựa trên các dữ liệu đó để hoạch định các chiến lược trong tương lai và thiết lập mục tiêu về hiệu suất cho nhân viên.
Nguồn: Vietdata
4. Báo cáo tiến độ
Loại báo cáo kinh doanh cuối cùng là báo cáo tiến độ. Loại báo cáo này không nhất thiết phải dựa trên các nghiên cứu chuyên sâu hoặc phân tích nâng cao, mà tập trung vào việc cung cấp bức tranh rõ ràng về hiệu suất của một khu vực hoặc mục tiêu kinh doanh cụ thể. Bản chất của các báo cáo kinh doanh này là để hỗ trợ các cuộc họp hoặc thảo luận kinh doanh. Một ví dụ phổ biến của báo cáo tiến độ là bảng chỉ số KPI của doanh nghiệp.
Nguồn: datapine
III. Tầm quan trọng của báo cáo kinh doanh đối với doanh nghiệp
Đối với bất kỳ chức năng nào và trong bất kỳ ngành nào, các báo cáo kinh doanh không chỉ hữu ích mà còn rất quan trọng đối với mọi hoạt động của công ty.
Phân tích tình hình tài chính
Báo cáo kết quả kinh doanh hỗ trợ người quản lý có được cái nhìn tổng quát về tình hoạt động của công ty. Chúng phản ánh về tài sản, nợ, chi, thu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định.
Với đầy đủ các loại báo cáo trong tay, chủ doanh nghiệp đánh giá tổng quát được tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian qua. Dựa vào đó, phát hiện những khả năng tiềm tàng và là căn cứ quan trọng đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc đầu tư của chủ sở hữu, các nhà đầu tư và tương lai của doanh nghiệp.
Các báo cáo kinh doanh còn phản ảnh rõ ràng về tình hình vốn của doanh nghiệp và khả năng sử dụng vốn thế nào. Từ đó, doanh nghiệp sẽ biết trước được tình hình tài chính để cân đối khi nào cần đi vay và vay thêm bao nhiêu.
Giải quyết vấn đề tồn tại của công ty
Dựa trên các báo cáo kinh doanh, chủ doanh nghiệp đánh giá được tình hình hoạt động của công ty trong thời gian qua để từ đó kịp thời đưa ra biện pháp khắc phục những vấn đề tồn đọng trong sản xuất. Đồng thời, các quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi chất lượng công việc và hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự để đánh giá liệu quy trình vận hành hiện tại liệu đã thực sự hiệu quả chưa. Nếu chưa thì doanh nghiệp có thể dựa trên báo cáo để phát hiện vấn đề phát sinh, điểm tắc nghẽn ở đâu và đưa ra phương án cải thiện.
Hỗ trợ tiếp thị bán hàng
Tổng hợp báo cáo kinh doanh cũng là một trong những hoạt động quan trọng trong việc quản lý bán hàng. Các báo cáo dạng bảng, biểu đồ chi tiết, dễ theo dõi và đưa ra so sánh để người quản lý kịp thời nắm được quy trình của nhân viên bán hàng. Bên cạnh đó, tất cả thông tin về doanh thu bán hàng đều có thể xem bất cứ khi nào nếu muốn. Qua đó, người quản lý phát hiện ra các xu hướng tiêu dùng và đặc biệt là nhóm khách hàng quan trọng, nhóm khách hàng trung thành của cửa hàng để vạch ra những kế hoạch bán hàng phù hợp.
IV. CRM – Giải pháp giúp tối ưu hóa hoạt động bán hàng
Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM – 1Office là một phân hệ trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office. Với hệ thống dữ liệu đồng bộ trên 1 nền tảng duy nhất và tự động cập nhật theo thời gian thực, phần mềm cung cấp những báo cáo báo cáo dạng về dữ liệu khách hàng, doanh số, thu chi phục vụ hoạt động trước, trong và sau bán hàng.
Đặc biệt, các báo cáo của 1Office được hiển thị dưới 4 định dạng: Kanban, Gantt chart, Grid, Danh sách giúp doanh nghiệp nắm được thông tin một cách trực quan, đa chiều và chi tiết nhất.
TRƯỚC BÁN
Ở bước tiếp cận, hệ thống báo cáo sẽ cung cấp dữ liệu về tình trạng của các cơ hội bán hàng theo % để đưa ra kịch bản chăm sóc phù hợp với từng khách hàng, theo dõi sát sao cho đến khi bán hàng thành công.
Bên cạnh đó, tất cả các thông tin về hoạt động của chăm sóc khách hàng của nhân viên như lịch sử trao đổi, call với khách hàng, trao đổi nội bộ,… cũng được cập nhật tự động giúp bảo toàn nguồn tài nguyên khi có sự thay đổi về nhân sự.
Một loại báo cáo nữa được sử dụng trong giai đoạn trước bán đó là đánh giá hiệu quả từng chiến dịch marketing, số lead và chất lượng lead, kênh tạo ra doanh số,… để nhà quản lý có thể đưa ra phương án thay đổi/ bổ sung cho kế hoạch kinh doanh sắp tới.
TRONG BÁN
Báo cáo doanh số sẽ cung cấp đầy đủ những dữ liệu cần thiết giúp nhà quản lý nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp theo thời gian thực đo lường, so sánh doanh số các giai đoạn để biết tình hình phát triển và đưa ra các chiến lược phù hợp để thúc đẩy doanh số. Nhà quản lý cũng có thể từ đó đánh giá năng lực của từng cá nhân, phòng ban và có kế hoạch phân bổ khách hàng phù hợp.
Dựa trên dữ liệu khách hàng, phần mềm sẽ tự động cảnh báo tình trạng công nợ, sắp hết hạn hợp đồng… để có chính sách thu hồi hợp lý.
SAU BÁN
Trong giai đoạn sau bán, chăm sóc khách hàng là một trong những bước quan trọng để quyết định đến việc khách hàng có tiếp tục quay trở lại để mua trong lần tới hay không.
Phần mềm 1Office CRM thông minh sẽ tự động tổng hợp toàn bộ dữ liệu kể từ khi khách hàng bắt đầu sử dụng sản phẩm nhằm mục đích tối ưu hoạt động chăm sóc sau bán cho khách hàng như: gửi tin nhắn hoặc email chúc mừng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách chi tiết…
Báo cáo tiến độ & chất lượng công việc
Không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp mà 1Office CRM còn giúp quản lý nhân viên và quản lý nội bộ tốt hơn. Các nhà quản lý có thể dựa vào hệ thống báo cáo về tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên để có các giải pháp duy trì hiệu suất của đội ngũ nhân sự ở mức cao nhất.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng 1Office còn rất nhiều những tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả bán hàng:
Quản lý dữ liệu khách hàng
- Quản lý và phân loại thông tin khách hàng trên một nền tảng; truy xuất data nhanh chóng.
- Lưu trữ lịch sử của tất cả các giao dịch liên quan đến khách hàng, dự án
- Bảo mật thông tin khách hàng qua tính năng phân quyền truy cập dữ liệu
- Thông tin liền mạch và xuyên suốt giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp
Quản lý bán hàng
- Xây dựng và chỉnh sửa các quy trình bán hàng theo từng giai đoạn kinh doanh
- Quản lý các đối tượng tham gia vào quy trình bán hàng: Báo giá, đơn hàng, hợp đồng, hàng hóa, công nợ, doanh số…
- Tự động tính toán hoa hồng cho sales dựa trên doanh số mang về để liên kết với bảng lương
Quản lý chăm sóc khách hàng
- Xây dựng kịch bản chăm sóc tự động đa kênh, phân chia khách hàng theo từng kịch bản
- Nhắc nhở khi có lịch chăm sóc khách hàng.
- Tự động lưu lại lịch sử chăm sóc liên hệ để tiết kiệm thời gian cho mỗi nhân viên.
Xem thêm: CRM trong quản lý ngân hàng
Với sự hỗ trợ của công nghệ số, quá trình làm báo cáo sẽ hiệu quả và chuẩn xác gần như tuyệt đối, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Cùng với sự chuyển đổi số trong thời kỳ công nghệ 4.0, 1Office CRM đã và đang đồng hành với 3.500 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng với hơn 300.000 người Việt tin dùng, đặc biệt là các khối doanh nghiệp B2B. Chúng tôi tự hào là một trong những phần mềm quản lý CRM được tin tưởng và lựa chọn trong công cuộc chuyển đổi số cho doanh nghiệp Việt Nam.
Để đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM giúp quản lý thông tin, dữ liệu và tối ưu quy trình bán hàng. Bạn vui lòng để lại số điện thoại, đội ngũ chuyên gia của 1Office liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày hôm nay.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
