HR manager là gì? Vai trò và công việc của trưởng phòng nhân sự

Ngày nay, thị trường nguồn nhân lực ngày càng có những những sự cạnh tranh vô cùng gay gắt. Cũng chính vì vậy mà HR Manager ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì đủ nguồn nhân lực, giúp tổ chức vận hành ổn định và hiệu quả. Vậy HR Manager là gì? Trường phòng nhân sự làm những công việc gì? Kỹ năng nào để trở thành HR Manager chuyên nghiệp? Cùng 1Office trả lời từng câu hỏi trong bài viết dưới đây.

1. Vị trí HR Manager là gì?

HR Manager là người quản lý và chịu trách nhiệm lãnh đạo và chỉ đạo các chức năng, nhiệm vụ mà bộ phận Nhân sự (HR) phải đảm nhiệm. Các chức năng này bao gồm: tuyển dụng và phỏng vấn, quản lý tiền lương – công, phúc lợi và nghỉ việc cũng như thực thi các chính sách và quy định của công ty.

Một số nhiệm vụ cụ thể mà HR manager đảm nhiệm:

• Tuyển dụng, phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới trong bộ phận.
• Giám sát quy trình làm việc hàng ngày của từng phòng ban.
• Cung cấp các đánh giá hiệu suất mang tính xây dựng và kịp thời.
• Xử lý kỷ luật và cho thôi việc đối với nhân viên vi phạm các quy định theo chính sách của công ty.

Sau khi đã tìm hiểu HR Manager là gì? hãy cùng tìm hiểu xem trưởng phòng nhân sự đóng vai trò gì trong doanh nghiệp trong phần tiếp theo.

2. Vai trò của HR Manager trong doanh nghiệp

Xây dựng và triển khai kế hoạch tuyển dụng

Đây là một trong những chức năng và nhiệm vụ hàng đầu mà bất kỳ HR nào đều phải thực hiện. Điều này liên quan đến việc tìm kiếm các ứng viên tiềm năng, điều phối tổ chức các cuộc phỏng vấn với những ứng viên đủ tiêu chuẩn và thiết lập một quy trình đào tạo cho các nhân viên mới.

Bên cạnh đó, trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự còn đặc biệt cần phải chú ý tới việc xây dựng, thành lập các báo cáo liên quan tới quá trình tuyển dụng: Chi phí tuyển dụng, các trang web tuyển dụng nào phù hợp nhất với doanh nghiệp, tiến độ thực hiện quá trình tuyển dụng,…

Quản trị nhân sự

• Hợp tác với đội ngũ lãnh đạo để xây dựng chiến lược, kế hoạch và quy trình quản lý nhân nhân sự dài hạn của tổ chức vì nó liên quan đến nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai, kế hoạch tuyển dụng, giữ chân và kế nhiệm.
• Phân tích, nghiên cứu và đề xuất cơ sở cạnh tranh, xây dựng các chính sách liên quan tới lương, thưởng để đảm bảo tổ chức thu hút và giữ chân người lao động.
• Tạo ra các chương trình ​​học tập và phát triển mang lại cơ hội phát triển về chuyên môn, kỹ năng cho nhân viên.
• Duy trì sự tuân thủ của người lao động đối với các quy định việc làm của mà doanh nghiệp và cá nhân phải tuân theo.
• Luôn cập nhật các phương pháp mới, các thay đổi về quy định và các công nghệ mới về nguồn nhân lực, quản lý nhân tài và luật việc làm.
• Lưu trữ hồ sơ để phục vụ các chính sách, quy định được thực hiện.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công.

Tài chính doanh nghiệp

• Theo dõi và cân bằng quỹ lương của từng phòng ban sao cho phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp
• Xây dựng các chế độ lương thưởng, đãi ngộ dành cho người lao động để duy trì sự gắn bó giữa người lao động với tổ chức
• Thực hiện tính công – ca cho người lao động, xây dựng bảng lương, tính toán bảo hiểm cho người lao động.

3. 4 Kỹ năng cần cần có của HR Manager để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

1. Kỹ năng giao tiếp

Nhà quản trị nhân sự sẽ có yêu cầu bắt buộc về cách nói, viết và trình bày rõ ràng, hiệu quả để có thể phục vụ cho quá trình tương tác hằng ngày trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, họ cũng nên là những người biết lắng nghe, thu thập thông tin về nhu cầu của mỗi bên để xây dựng các chiến lược tại nơi làm việc hiệu quả nhất và giúp phát triển các mối quan hệ.

2. Kỹ năng lãnh đạo

Các chuyên gia trong vai trò này dẫn dắt đồng nghiệp và nhân viên công ty trong việc duy trì các chương trình và quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý rủi ro. Họ cũng giám sát các nhóm để đảm bảo mọi người đang hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm của họ đối với tổ chức.

3. Kỹ năng công nghệ

Các nhà quản lý này nên cập nhật các công nghệ và xu hướng mới nổi có thể giúp họ sắp xếp và tự động hóa các quy trình để tăng năng suất.

4. Kỹ năng tổ chức

Các nhà quản lý nguồn nhân lực phải có khả năng đảm đương một loạt trách nhiệm, chẳng hạn như xử lý việc tuyển dụng và tuyển dụng nhân tài, đào tạo nhân viên, quản lý tranh chấp tại nơi làm việc, lập trình lương và phúc lợi.

Xem thêm: Mẫu mô tả công việc Trưởng phòng Nhân sự

4. 4 Xu hướng mới trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp hiện nay

1. HRMS (Human resource manage system)

HRMS là viết tắt của Human resource manage system (Hệ thống quản trị nguồn nhân lực). Đây là một bộ ứng dụng phần mềm được sử dụng để quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của nhân viên.

Các chức năng của hệ thống HRMS:

• Quản lý nguồn lực nhân sự đơn giản, dễ dàng.
• Quá trình quản trị nhân sự của tổ chức sẽ được HR manager thực hiện toàn bộ trên hệ thống.
• Một số hoạt động có thể được thực hiện tự động: Tính công – ca, bảng lương tự động theo công thức được doanh nghiệp cài đặt tùy chỉnh,…
• Quản lý tiến độ làm việc, chất lượng công việc hoàn thành của nhân sự.
• Cung cấp khả năng chạy các báo cáo để theo dõi thông tin nhân sự, hoàn thành báo cáo tuân thủ, phát triển các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường hiệu suất quy trình nhân sự và nhúng các chỉ số nhân sự vào bảng điều khiển tài chính để phân tích, lập kế hoạch và ra quyết định trên toàn công ty.
• Cung cấp khả năng lập kế hoạch và lập ngân sách cho chi phí lực lượng lao động và đo lường dựa trên chi phí thực tế cho cả kịch bản hiện tại và tương lai. Cũng có thể được sử dụng để xác định khoảng cách kỹ năng, lập kế hoạch kế nhiệm và ưu tiên các nỗ lực tuyển dụng.

Tìm hiểu thêm: Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Tiêu chí để lựa chọn HRMS hiệu quả

2. HRIS (Human resource information system)

HRIS áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng quản trị nhân sự và làm cho cả bộ phận nhân sự và tổ chức của họ nói chung hiệu quả hơn. Do đó, họ có thể bắt kịp xu hướng phát triển tại nơi làm việc tốt hơn.

Lợi ích mà HRIS mang lại cho doanh nghiệp:

• Khả năng tham gia nhanh chóng được thực hiện nhờ khả năng tiếp cận thông tin nhanh chóng thông qua thiết bị di động.
• Dễ dàng phân phối các tài liệu cập nhật liên quan đến các chính sách và thủ tục của công ty
• Cải thiện khả năng đào tạo thông qua tích hợp với LMS và các tính năng theo dõi phát triển
• Cải thiện  khả năng theo dõi thời gian và chấm công chính xác nhất
• Giảm thiểu các vấn đề về tuân thủ được hỗ trợ bởi các cảnh báo và các tùy chọn báo cáo tự động
• Khả năng đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong thời gian thực bằng cách sử dụng phân tích và tích hợp dữ liệu của tổ chức.

3. Virtual Working

Các dự báo trong tương lai chỉ ra rằng 28% chuyên gia Mỹ sẽ làm việc hoàn toàn từ xa vào năm 2028 và đây cũng là điều mà người lao động mong muốn.

Các tổ chức vẫn đang tìm ra mô hình làm việc ảo phù hợp nhất với họ, nhưng tất cả đều khẳng định rằng không có cách tiếp cận chung cho tất cả mọi người về cách mọi nhóm hoạt động tốt nhất.

Vì vậy, một số tập đoàn lớn trên thế giới như  Amazon đang cho phép các nhóm riêng lẻ quyết định cách làm việc tốt nhất và hiệu quả nhất cho họ. Một số nhóm thậm chí có thể quyết định làm việc trong metaverse — không gian làm việc thực tế ảo được tích hợp sẵn.

4. Global workforce ( Lao động toàn cầu)

Với sự ra đời của công việc từ xa, chúng tôi cũng dự đoán một xu hướng khác: sự gia tăng của lực lượng lao động được phân bổ trên toàn cầu.

Trong khi trước đây việc thuê một nhân viên từ nước ngoài sẽ mang tính chất phức tạp, thủ tục rườm rà vì các công ty đã quen với việc làm việc từ xa, việc thuê một người từ một múi giờ khác đáng kể sẽ trở nên bình thường hơn.

Bên cạnh đó, việc sử dụng lao động toàn cầu sẽ giúp doanh nghiệp tăng chất lượng thực hiện công việc. Giải pháp quản lý công việc từ xa sẽ giúp người lao động có tinh thần thoải mái khi thực hiện các nhiệm vụ được giao, giờ giấc làm việc linh hoạt giúp họ có thể sắp xếp công việc một cách phù hợp. Với xu hướng này, khi các công ty lớn tuyển nhân sự toàn cầu với điều kiện làm việc từ xa sẽ giúp tổ chức có nhiều lựa chọn ứng viên hơn.

5. Quản trị nhân sự hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng tới thế với 1Office

Với phân hệ HRM của 1Office, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản trị nhân sự bởi tất cả các tính năng đều được xây dựng để phục vụ cho quá trình Chuyển đổi số của tổ chức.

Khi sử dụng 1Office, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được toàn bộ những lợi ích sau trong quá trình quản trị nhân sự:

• Lên hàng loạt mẫu báo cáo nhân sự tự động như: Báo cáo đánh giá nhân sự, Báo cáo công – ca- lương làm việc của nhân sự, Báo cáo tuyển dụng, Báo cáo biến động nhân sự,…
•  Báo cáo nhân sự được thể hiện dưới nhiều dạng: Kanban, Gantt chart,…
• Chấm công – tính lương tự động với công thức tính lương được tùy chỉnh theo doanh nghiệp yêu cầu.
• Hệ thống tự động tổng hợp công ca- giờ làm thêm mà HR không cần phải tự tính toán thủ công.
• Duyệt đơn từ ngay trên hệ thống, có thể duyệt mọi lúc mọi nơi.
• Hồ sơ nhân sự được lưu trữ trên hệ thống hỗ trợ cho quá trình quản lý, tìm kiếm thông tin đơn giản, dễ dàng hơn.
• Quản lý tài sản của doanh nghiệp trực tiếp trên hệ thống, khấu hao tài sản cố định trực tiếp trên hệ thống.

Trên đây là những thông tin giúp bạn có thể phác họa được về một hình mẫu HR Manager là gì trong doanh nghiệp. Quy trình quản lý nhân sự ngày càng được tự động hóa và yêu cầu về kỹ năng của người làm trưởng phòng nhân sự cũng rất cao. Nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận này, các doanh nghiệp hiện nay đẩy mạnh việc đầu tư các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Đối thủ của bạn đang từng ngày đổi mới, vậy còn bạn thì sao? Hãy nhanh tay liên hệ với 1Office – Nền tảng quản trị nhân sự số 1 Việt Nam để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất.

Nhận tư vấn miễn phí

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA