8 nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả, nâng cao tính khả thi với công thức vàng 5W1H2C5M

“If You Fail to Plan, You Are Planning to Fail.” (Nếu thất bại trong việc lập kế hoạch thì đồng nghĩa với việc bạn đang lên kế hoạch cho sự thất bại của mình.) Không phải kế hoạch nào cũng có thể giúp doanh nghiệp chạm đến thành công. Luôn có những trở ngại khiến cho bản kế hoạch chỉ “nằm trên giấy”, dẫn tới kết quả không được như mong đợi. Nếu không muốn “chuẩn bị cho sự thất bại” của tổ chức, nhà quản trị cần tuân thủ những nguyên tắc lập kế hoạch sau đây.

1. 3 sai lầm khiến kế hoạch của các Manager thiếu khả thi và “nằm trên giấy”

1.1. Kế hoạch không thực tế

Một mục tiêu quá xa vời hay những công việc không phù hợp với khả năng là nguyên nhân của một bản kế hoạch thất bại. Điều này sẽ dễ gây mất tinh thần cho nhân viên, khiến họ nản lòng vì bỏ ra rất nhiều công sức nhưng mục tiêu vẫn “ngoài tầm với”.

1.3. Kế hoạch quá chung chung

Kế hoạch với những định hướng mơ hồ và không có chỉ dẫn cụ thể sẽ dễ khiến nhân viên “lạc lối”, không xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, từ đó dẫn tới hiệu suất thực hiện không cao.

1.2. Không có phương án dự phòng

Một bản kế hoạch cứng nhắc, chỉ dẫn tới một kết quả luôn ẩn chứa nguy cơ thất bại. Trên thực tế, luôn có những tình huống phát sinh nằm ngoài khả năng kiểm soát của con người. Nếu không có phương án để ứng phó kịp thời sẽ gây hoang mang cho nhân viên là khiến cho mọi cố gắng trước đó “sụp đổ”.

Nếu kế hoạch của bạn đang gặp phải những vấn đề trên đây thì có lẽ bạn sẽ cần một bộ nguyên tắc lập kế hoạch và một khung tham chiếu cụ thể cho bản kế hoạch của mình. Trước hết, hãy tham khảo quy trình lập kế hoạch và những tiêu chí cần chú ý trong bài viết dưới đây:

Xem thêm: 5 bước lập kế hoạch chiến lược – Những điều cần chú ý khi lập kế hoạch chiến lược

2. Lập kế hoạch không khó với công thức 5W1H2C5M

5W1H2C5M là một trong những công thức kiểu mẫu được coi là “xương sống” giúp định hình một bản kế hoạch hoàn chỉnh. Hãy tư duy và trả lời hết những câu hỏi dưới đây trước khi bắt tay vào lập kế hoạch:

• Why? (Tại sao?): Tại sao cần phải lập ra kế hoạch này? Mục tiêu hướng đến của kế hoạch là gì?
• Who? (Ai?): Những ai sẽ tham gia vào kế hoạch này?
• What? (Cái gì?): Để thực hiện kế hoạch cần triển khai những đầu công việc nào?
• When? (Khi nào?): Khi nào bạn bắt tay vào để thực hiện kế hoạch? Khi nào thì kế hoạch kết thúc?
• Where? (Ở đâu?): Kế hoạch sẽ diễn ra ở đâu?
• How? (Như thế nào?): Triển khai cụ thể kế hoạch như thế nào?
• Check (Kiểm tra): Ai sẽ kiểm tra đánh giá kế hoạch? Kiểm tra bằng cách nào?
• Control (Kiểm soát): Kế hoạch được kiểm soát ra sao? Đâu là điểm kiểm soát trọng yếu?
• Money (Tài chính): Nguồn lực tài chính nào được sử dụng để thực hiện kế hoạch?
• Man (Nguồn nhân lực): Những ai sẽ là người thực hiện kế hoạch và ai sẽ là người hỗ trợ để thực hiện kế hoạch?
• Method (Phương pháp): Thực hiện kế hoạch bằng những công cụ, phương pháp nào?
• Material (Nguyên vật liệu): Nguyên vật liệu nào sẽ được sử dụng để phục vụ cho kế hoạch?
• Machine (Máy móc): Máy móc, công nghệ nào sẽ được áp dụng để thực thi kế hoạch?

Xem thêm: OGSM là gì? Mẹo ứng dụng và biểu mẫu OGSM chi tiết, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

3. 8 nguyên tắc lập kế hoạch giúp “đánh đâu thắng đó”

3.1. Nguyên tắc hướng tới mục tiêu

Đây là một trong những nguyên tắc lập kế hoạch quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Theo nguyên tắc này, mọi kế hoạch phải có những đóng góp tích cực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu này cần phải đáp ứng đủ 5 yếu tố của mô hình SMART bao gồm:

• Tính cụ thể: Đối tượng, và cách thức thực hiện cần được thể hiện rõ ràng trong mục tiêu của bản kế hoạch. VD: Tăng số lượng người theo dõi fanpage bằng cách chạy quảng cáo trên Facebook.
• Tính đo lường được: Mục tiêu cần đưa ra những số liệu cụ thể, định lượng được để theo dõi, đo lường tiến độ thực hiện. VD: Tăng lượng người theo dõi fanpage lên 15%.
• Tính khả thi: Mục tiêu cần phù hợp với các nguồn lực hiện có, và có thể thực hiện được. VD: Chi thêm tiền cho quảng cáo Facebook trong phạm vi ngân sách cho phép, từ đó tăng lượt người tiếp cận và nhấn theo dõi fanpage.
• Tính liên quan: Mục tiêu đặt ra cần phù hợp với định hướng và tình trạng của công ty. VD: Nếu doanh nghiệp đang muốn mở rộng tệp khách hàng thì khi số lượng người theo dõi fanpage tăng thì sẽ có nhiều người tiếp cận và biết đến sản phẩm hơn, độ nhận diện thương hiệu cũng được nâng cao.
• Thời gian thực hiện: Mục tiêu sẽ được thực hiện trong bao lâu? VD: Trong quý 1 năm 2022.

3.2. Nguyên tắc ưu tiên

Để kế hoạch không bị trễ tiến độ, nhà quản trị cần đánh giá và sắp xếp các đầu công việc theo mức độ quan trọng từ cao xuống thấp, ưu tiên giải quyết các công việc quan trọng hơn. Cụ thể, bạn có thể sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để phân loại công việc theo cấp độ thực hiện như sau:

• Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc mà bạn cần hoàn thành trước tiên. VD: Hoàn thành đề xuất dự án đến hạn vào ngày mai.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn cần sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn. VD: Thu thập góp ý phản hồi của khách hàng để cải tiến sản phẩm.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Chuyển cho người khác làm. VD: Lập biên bản cuộc họp.
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc. VD: Lướt web, cập nhật trạng thái trên mạng xã hội.

3.3. Nguyên tắc linh hoạt

Kế hoạch phải có tính linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó nhanh tùy theo hoàn cảnh và ngăn chặn, giảm thiểu được những tổn thất không đáng có.

VD: Trong giai đoạn dịch bệnh diễn biến phức tạp làm gián đoạn kế hoạch, có thể thay đổi hình thức thực hiện từ offline sang online để đảm bảo tiến độ.

3.4. Nguyên tắc cân đối

Các mục tiêu đề ra phải phù hợp với nguồn lực, khả năng thực hiện mục tiêu đó để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa, lãng phí nguồn lực hay công việc chồng chéo nhau.

VD: Để thu về 200 lượt đăng ký email nhận tài liệu trang 1 tháng thì 10-20 email cần được gửi mỗi ngày, do 1 nhân sự đảm nhiệm.

3.5. Nguyên tắc thời gian

Khi xác định mục tiêu cho tổ chức, thời hạn để đạt được các mục tiêu này cần phải được xác định rõ ràng. Các công việc thực hiện cần phải được tuân thủ đúng thời gian, tránh tình trạng “cháy” kế hoạch. Công việc này đòi hỏi các thành viên phải quản lý thời gian một cách hiệu quả. Có thể chia một công việc lớn thành những deadline nhỏ để luôn kiểm soát được tiến độ thực hiện.

3.6. Nguyên tắc về yếu tố giới hạn

Khi lập kế hoạch cần cân nhắc đến những nhân tố giới hạn khả năng thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp. Việc của nhà quản trị là dự đoán những khó khăn, hạn chế của nguồn lực gây cản trở kế hoạch và tìm ra biện pháp khắc phục, phương án thay thế.

VD: Doanh nghiệp cần cân nhắc xem liệu có đủ nguồn lực đáp ứng cho kế hoạch hay không. Nếu không thì nên xem xét đến phương án thuê ngoài hoặc tăng ca làm việc của nhân viên.

3.7. Nguyên tắc hợp tác

Trong quá trình xây dựng kế hoạch, cần có sự hợp tác đầy đủ của các nhà quản trị các cấp từ thấp đến cao để kế hoạch có thể được thực hiện một cách hiệu quả. Sự tham gia đầy đủ của các thành viên giúp doanh nghiệp có được sự nhất trí về các cơ sở tiền đề để lập kế hoạch và có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện.

3.8. Nguyên tắc cam kết

Và cuối cùng, một kế hoạch dù có hoàn hảo đến mấy cũng không thể thành công nếu như các thành viên không có ý thức thực hiện. Bởi vậy, trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo các bộ phận, cá nhân thực hiện đúng các cam kết ghi trong kế hoạch.

4. Lập kế hoạch hiệu quả với phần mềm lập kế hoạch công việc WORKPLACE của 1Office

Bên cạnh các nguyên tắc lập kế hoạch nêu trên thì việc sử dụng phần mềm lập kế hoạch công việc WORKPLACE là một giải pháp ưu việt, hiệu quả giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian, công sức trong việc lập kế hoạch. Phân hệ WORKPLACE của 1Office sở hữu nhiều tính năng thông minh, vượt trội, giúp bạn theo dõi tiến độ, nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc một cách dễ dàng như:

• Công cụ lập kế hoạch hỗ trợ người dùng lên kế hoạch công việc cụ thể và thực tế, vận hành dễ dàng và đem lại hiệu quả cao nhất.
• Phân công công việc tự động cho từng người hoặc nhóm người theo vị trí công việc, phòng ban.
• Cập nhật công việc tự động vào lịch biểu cá nhân, giúp nhân viên có thể theo dõi sát sao công việc của mình dễ dàng.
• Tự động cập nhật tiến độ, đầu việc giúp nhà quản lý nắm được chi tiết tình hình công việc.
• Báo cáo công việc trực quan dưới dạng màn hình như Dashboard, Gantt Chart, báo cáo động.

Như vậy, nội dung trên đã giới thiệu tới bạn đọc về các nguyên tắc lập kế hoạch và giải pháp lập kế hoạch hiệu quả với phân hệ WORKPLACE của 1Office. Có thể thấy, việc xây dựng kế hoạch khoa học sẽ giúp mỗi cá nhân, doanh nghiệp có hướng đi, chiến lược rõ ràng để từ đó đạt được mục tiêu đề ra.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA