Dashboard là gì? 5 Bước xây dựng Dashboard nhanh chóng nhất

Trong thời đại số, dashboard không chỉ là bảng tổng hợp dữ liệu, mà còn là công cụ quản trị chiến lược giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ dashboard là gì, vai trò thực tiễn trong doanh nghiệp, cũng như cách ứng dụng hiệu quả thông qua phần mềm như 1Office – nền tảng giúp trực quan hóa dữ liệu, nâng cao hiệu suất và tinh giản quản lý toàn diện.

1. Dashboard là gì?

Dashboard là bảng điều khiển trực quan, giúp tổng hợp và trình bày dữ liệu dưới dạng biểu đồ, bảng hoặc chỉ số. Nó cho phép người dùng theo dõi hiệu suất công việc, đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu thời gian thực.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm báo cáo công việc tốt nhất giúp lập báo cáo nhanh chóng và trực quan

2. Phân biệt giữa dashboard và report

Nhiều người thường nhầm lẫn dashboard là một dạng report. Tuy nhiên, dashboard và report là khái niệm hoàn toàn khác nhau. Chúng sẽ phục vụ cho từng nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp, cụ thể như sau: 

3. Vai trò của Dashboard đối với doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số 4.0, việc sử dụng dashboard đã trở thành một phần tất yếu của hoạt động doanh nghiệp và quản lý thông tin. Vai trò của dashboard đối với doanh nghiệp là: 

• Theo dõi nhiều KPI và chỉ số cùng một lúc: Dashboard giúp tổng hợp thông tin và thống kê từ nhiều nguồn theo thời gian thực tế. Từ đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt, quản lý dòng tiền và quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp hiệu quả hơn mà không tốn kém nhiều thời gian và công sức.
• Trình bày số liệu trực quan và dễ hiểu hơn: Thay vì phải đọc những con số rời rạc, Dashboard thể hiện dữ liệu dưới dạng biểu đồ và hình ảnh trực quan và nổi bật. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng hiểu được thông tin. 
• Hỗ trợ tính năng chia sẻ và cộng tác: Dashboard cho phép người dùng chia sẻ đến những đối tượng có liên quan theo mong muốn. Khi đó, nhà quản lý và nhân sự có thể nắm bắt thông tin kịp thời, nhanh chóng và đồng bộ. 
• Giúp cho việc làm báo cáo dễ dàng hơn: Dashboard giúp doanh nghiệp tạo tự động các báo cáo dựa trên dữ liệu đã có. Doanh nghiệp sẽ không cần phải tổng hợp hay tìm kiếm các thông tin từ đầu. 
• Tối ưu cho các thiết bị di động: Dashboard cho phép theo dõi và quản lý từ cả điện thoại và laptop. Khi đó, người dùng có thể theo dõi thông tin mọi lúc, mọi nơi và cập nhật dữ liệu thời gian thực.

>> Xem thêm: Giá vốn bán hàng là gì?

4. Các loại định dạng Dashboard phổ biến nhất hiện nay

Nhìn chung, dashboard được hiển thị dưới dạng biểu đồ, số liệu và hình ảnh. Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau, Dashboard được chia thành 7 loại phổ biến sau: 

4.1. Business Dashboard (Phân tích kinh doanh)

Business Dashboard là bảng điều khiển chứa thông tin của doanh nghiệp liên quan đến các mảng như tài chính, bán hàng, quản lý, tiếp thị và nhân sự. Nó giúp doanh nghiệp có một góc nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh.

Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể quản lý tổng thể hoạt động và tối ưu hóa quyết định kinh doanh. Từ đó giúp quản lý phát triển chiến lược mới, dự báo thị trường, theo dõi hiệu suất doanh nghiệp, và xác định các vấn đề cần khắc phục.

Thông thường, Business Dashboard được sử dụng bởi các giám đốc điều hành, ban lãnh đạo và những người tham gia vào việc quản lý chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.

4.2. Executive Dashboard (Bảng điều hành chuyên môn)

Executive Dashboard là bảng điều hành cung cấp các thông tin tổng quan cụ thể về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó hiển thị các chỉ số cấp cao và quan trọng nhất để hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng.

Đối tượng sử dụng Executive Dashboard chủ yếu là các lãnh đạo cấp cao, bao gồm CEO, giám đốc điều hành và các nhà quản lý cấp cao khác.

4.3. KPI Dashboard (Bảng theo dõi KPI)

KPI Dashboard là bảng điều khiển tập trung vào hiển thị các chỉ số KPI quan trọng dưới dạng biểu đồ hoặc đồ thị để thể hiện tiến độ và hiệu suất. Loại dashboard này giúp người dùng theo dõi tiến trình hoàn thành các chỉ số KPI quan trọng, từ đó có thể thực hiện các điều chỉnh và cải thiện.

KPI Dashboard được sử dụng bởi người quản lý tiến trình, nhà quản lý dự án và những người theo dõi hiệu suất để đảm bảo mục tiêu KPI được đạt được.

4.4. Project Dashboard (Bảng quản lý dự án)

Project Dashboard là bảng điều khiển giúp doanh nghiệp theo dõi tiến trình của dự án và cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố quan trọng như tiến độ, nguồn lực và nguy cơ. Từ đó, doanh nghiệp có thể triển khai tốt các hoạt động cũng như lường trước được những tình huống xấu để xử lý kịp thời, đảm bảo hoàn thành tốt dự án.

Đối tượng sử dụng bảng Project Dashboard thường là nhóm quản lý dự án, thành viên dự án và các bên có liên quan khác.

4.5. Performance Dashboard (Bảng điều khiển hiệu suất)

Performance Dashboard là bảng điều khiển hiệu suất được sử dụng trong việc đo lường và tối ưu hiệu suất kinh doanh thuộc các lĩnh vực khác nhau. Các bảng điều khiển Performance Dashboard thường được thể hiện chủ yếu ở dạng biểu đồ và đồ thị để so sánh hiệu suất, thường dưới nhiều góc độ khác nhau. 

Performance Dashboard hỗ trợ người quản lý và chuyên gia theo dõi hiệu suất và đánh giá sự thành công của các hoạt động kinh doanh.

Performance Dashboard thường được sử dụng trong các bộ phận tiếp thị, tài chính, quảng cáo và các lĩnh vực khác để đo lường và tối ưu hóa hiệu suất.

4.6. Website Dashboard (Trang tổng quan)

Website Dashboard là dashboard theo dõi hiệu suất của trang web, bao gồm thông tin về lưu lượng truy cập, người dùng, và hoạt động thương mại điện tử. Lợi ích chính của bảng điều khiển này giúp người quản lý trang web theo dõi sự phát triển, đánh giá hiệu suất của trang web và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

4.7. Operations dashboard (Bảng điều khiển hoạt động)

Operations Dashboard theo dõi các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu suất hoạt động. Doanh nghiệp có thể sử dụng Operations Dashboard để theo dõi hoạt động kinh doanh hàng ngày và đảm bảo hiệu quả.

Operations Dashboard thường được sử dụng bởi nhóm điều hành và người quản lý hoạt động để duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày.

5. 5 Bước xây dựng Dashboard nhanh chóng, chuyên nghiệp

Bước 1. Xác định mục tiêu và đối tượng

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng cho Dashboard. Để biết được mục tiêu sử dụng dashboard, bạn hãy trả lời các câu hỏi: Bạn sử dụng dashboard để là gì? Bạn muốn đạt được điều gì khi tạo Dashboard? Ví dụ: Một doanh nghiệp tạo Dashboard với mục tiêu như theo dõi doanh thu hàng tháng, quản lý tiến độ dự án hay theo dõi chỉ số hiệu suất chung.

Sau đó, bạn tiếp tục xác định đối tượng sẽ sử dụng Dashboard. Hãy làm rõ hai vấn đề chính bao gồm: họ là ai và những quyền hạn của họ khi sử dụng Dashboard. Ví dụ, giám đốc điều hành muốn theo dõi tổng quan doanh nghiệp, còn quản lý dự án cần theo dõi tiến trình của từng dự án cụ thể.

Bước 2. Chọn dữ liệu và nguồn dữ liệu

Dựa vào mục tiêu, bạn hãy xác định những dữ liệu quan trọng và cần thiết để phục vụ cho mục tiêu bạn mong muốn. Ví dụ các dữ liệu về doanh thu, số lượng đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi, tồn kho,…

Đồng thời, trong bước thứ 2 bạn cần phải xác định rõ nguồn dữ liệu cho Dashboard. Dữ liệu có thể đến từ hệ thống CRM, cơ sở dữ liệu SQL, tệp Excel, Google Analytics,…

Bước 3. Chọn biểu đồ và bố trí

Bước tiếp theo là lựa chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu. Dựa vào loại dữ liệu bạn có, lựa chọn biểu đồ thích hợp nhất. Các loại biểu đồ phổ biến như: biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn,…

Các thông tin cần được sắp xếp một cách khoa học và hợp lý. Đặt các thành phần trực quan sao cho người đọc dễ dàng theo dõi, từ thông tin quan trọng đến thông tin chi tiết.

Bước 4. Xây dựng và tùy chỉnh

Khi đã có hệ thống dữ liệu hoàn chỉnh, bạn có thể sử dụng các công cụ tạo Dashboard như Microsoft Power BI, Tableau, Google Data Studio,… để xây dựng Dashboard. Bạn có thể tùy chỉnh giao diện và cài đặt các yếu tố như màu sắc, font chữ, biểu tượng để phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo các bảng Dashboard tự động ngay trên hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể 1Office. Các dữ liệu về khách hàng, nhân sự, công việc,… đều được phần mềm quản lý và đồng bộ dễ dàng. Tùy theo nhu cầu tạo Dashboard, bạn hoàn toàn có thể tạo nhiều Dashboard dễ dàng với độ chính xác lên tới 99,99%. 

Bước 5. Kiểm tra và cải thiện

Cuối cùng, bạn hãy kiểm tra kỹ dữ liệu sử dụng để tạo Dashboard để đảm bảo tính chính xác. Đồng thời, kiểm tra cách hiển thị trên các thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng. 

Để các Dashboard mang lại hiệu quả cao nhất, bạn không thể bỏ qua hoạt động thu thập phản hồi từ người sử dụng mẫu Dashboard. Thông qua đó, bạn có thể chỉnh sửa và tối ưu các Dashboard. 

6. Tiêu chí đánh giá một Dashboard hiệu quả

Một dashboard hiệu quả không chỉ đẹp mà còn phải truyền tải thông tin đúng, kịp thời và hỗ trợ hành động. Dưới đây là năm tiêu chí cốt lõi (kèm giải thích, thước đo và lưu ý thực tế) để đánh giá bất kỳ dashboard nào.

6.1. Tính trực quan

Visualization là khả năng chuyển dữ liệu thô thành hình ảnh — biểu đồ, bản đồ, thẻ số — để người dùng nhanh chóng nắm bắt ý nghĩa.

Yêu cầu cụ thể:

• Sử dụng biểu đồ phù hợp (ví dụ: dùng biểu đồ đường cho xu hướng thời gian, biểu đồ cột cho so sánh, biểu đồ tròn rất hạn chế chỉ cho tỷ lệ đơn giản).

• Sắp xếp visual theo thứ tự ưu tiên thông tin: KPI quan trọng ở vị trí trên cùng/ góc trên trái.

• Dùng màu sắc có chủ đích: màu nhấn cho điểm cần hành động, màu nền trung tính cho ngữ cảnh.

• Đảm bảo tỷ lệ, trục, chú thích rõ ràng, tránh làm méo dữ liệu (no truncated axes, no 3D charts gây hiểu nhầm).

Cách đo/ KPI liên quan:

• Thời gian trung bình để người dùng nhận diện KPI chính (Usability test).

• Tỷ lệ lỗi giải thích đồ họa trong khảo sát nội bộ (% người hiểu sai).

• Số lần người dùng phàn nàn/nhờ giải thích biểu đồ trong 1 tháng.

Lưu ý & lỗi thường gặp:

• Quá nhiều biểu đồ trên một màn hình gây rối (chart junk).

• Dùng màu quá nhiều khiến người xem khó tập trung.

• Chọn sai loại chart, khiến dữ liệu bị hiểu sai.

6.2. Liên kết dữ liệu mượt mà – cập nhật real-time

Dashboard phải hiển thị dữ liệu chính xác, kịp thời và có quy trình cập nhật rõ ràng — từ ETL, làm sạch dữ liệu đến refresh nguồn.

Yêu cầu cụ thể:

• Rõ ràng về tần suất cập nhật: real-time, near-real-time, hourly, daily — phải hiển thị thời điểm bản dữ liệu mới nhất.

• Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn (CRM, ERP, marketing, analytics) với biến đổi, mapping nhất quán.

• Kiểm soát chất lượng dữ liệu (data validation rules, cảnh báo khi data missing hoặc outlier).

• Có fallback/ cache khi nguồn gốc lỗi để dashboard không “rớt” hoàn toàn.

Cách đo/ KPI liên quan:

• Latency: thời gian từ nguồn phát sinh dữ liệu đến khi nó hiển thị trên dashboard.

• Tỷ lệ dữ liệu lỗi/thiếu trên dashboard (%).

• Số lần dashboard báo lỗi kết nối trong 30 ngày.

Lưu ý & lỗi thường gặp:

• Không hiển thị “last updated” khiến người dùng mất tin cậy.

• Kết nối trực tiếp tới hệ OLTP sản sinh tải cao, làm ảnh hưởng hiệu năng hệ chính — cần dùng data warehouse/streaming layer.

• Đồng bộ sai giữa các nguồn dẫn tới số liệu mâu thuẫn.

6.3. Khả năng tùy biến theo nhu cầu người dùng

Một dashboard hiệu quả phải cho phép cá nhân hóa — lọc theo thời gian, khu vực, bộ phận; lưu cấu hình; và/hoặc xây dựng view riêng cho từng vai trò.

Yêu cầu cụ thể:

• Filter/ Drill-down/ Drill-through linh hoạt: người dùng có thể khoanh vùng (ví dụ: từ năm → tháng → ngày → đơn hàng).

• Roles & permissions: mỗi vai trò (executive, manager, analyst) có view và quyền truy cập phù hợp.

• Tùy chỉnh layout & widget: cho phép lưu “personalized views” hoặc templates.

• Export/Share dễ dàng: PDF/PNG/CSV và liên kết chia sẻ với phân quyền.

Cách đo/ KPI liên quan:

• Tỷ lệ người dùng sử dụng filter/drill-down trong 1 phiên.

• Số lượng views được người dùng lưu/ tạo mới.

• Thời gian thiết lập một view mới (time-to-customize).

Lưu ý & lỗi thường gặp:

• Cung cấp quá nhiều tùy chọn phức tạp gây rối người dùng phổ thông.

• Thiếu kiểm soát phân quyền — người không có thẩm quyền vẫn thấy dữ liệu nhạy cảm.

6.4. Tính dễ sử dụng và dễ đọc

Usability tập trung vào trải nghiệm: dễ đọc, dễ tương tác, ít học hỏi ban đầu. Dashboard phải thân thiện với người dùng không chuyên về dữ liệu.

Yêu cầu cụ thể:

• Ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ chuyên môn nếu người dùng là non-technical.

• Layout logic: nhóm thông tin theo nhiệm vụ/ mục tiêu (ví dụ: Sales overview → Funnel → Chi tiết sản phẩm).

• Hỗ trợ hướng dẫn nhanh (onboarding tips, tooltips, legend, help icon).

• Trợ năng: phông chữ đủ lớn, độ tương phản tốt, tương thích với screen-reader khi cần.

Cách đo/ KPI liên quan:

• Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ (task completion) trong usability test.

• Điểm SUS (System Usability Scale) hoặc NPS nội bộ.

• Số lần cần hỗ trợ/ gọi helpdesk liên quan dashboard.

Lưu ý & lỗi thường gặp:

• Văn bản nhỏ, biểu tượng không rõ ràng, thiếu chú thích.

• Không có hướng dẫn cho các chỉ số phức tạp (vd. cách tính KPI).

6.5. Khả năng hỗ trợ ra quyết định nhanh

Mục tiêu cuối cùng của dashboard là giúp ra quyết định — phát hiện sự bất thường, ưu tiên hành động và theo dõi kết quả.

Yêu cầu cụ thể:

• Phân cấp thông tin: KPI summary (high-level) + insight cards + recommended actions.

• Alerts & thresholds: cảnh báo tự động khi chỉ số vượt ngưỡng kèm ngữ cảnh (ví dụ: nguyên nhân khả dĩ).

• Storytelling: cho phép kết hợp sequence charts/annotations để kể câu chuyện dữ liệu (ví dụ: “Doanh số giảm 12% sau campaign X”).

• Phân tích nhanh: hỗ trợ drill-to-detail, cohort analysis, so sánh thời kỳ để xác định root cause.

Cách đo/ KPI liên quan:

• Thời gian từ phát hiện vấn đề đến hành động (time-to-action).

• Tỷ lệ các quyết định dựa trên dashboard (%) (survey).

• Số sự kiện/alert hữu ích (precision of alerts) — tỉ lệ false positives thấp.

Lưu ý & lỗi thường gặp:

• Alerts quá nhiều/ không có ngữ cảnh → gây “alert fatigue”.

• Dashboard chỉ trình bày dữ liệu mà không gợi ý hành động cụ thể.

7. Tổng hợp 10+ mẫu Dashboard chi tiết cho mỗi phòng ban

Mẫu Dashboard cho Kế toán

Mẫu Dashboard cho Nhân sự

Mẫu Dashboard Bán hàng

Mẫu Dashboard quản lý điều hành doanh nghiệp

7. 1Office – Phần mềm hỗ trợ trích xuất báo cáo dashboard tự động

Phần mềm 1Office là phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả hàng đầu hiện nay. Bên cạnh những khả năng ưu việt mà phần mềm mang lại trong hoạt động quản lý – theo dõi – điều phối doanh nghiệp, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp trích xuất báo cáo Dashboard tự động và nhanh chóng. 

Chỉ với một vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp của bạn đã có thể xây dựng nhiều bảng Dashboard cùng lúc theo mong muốn. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tạo đa dạng các loại Dashboard từ tổng quan doanh nghiệp đến chi tiết từng phòng ban, dự án hay cá nhân. 

8. Tạm kết

Tổng kết lại, dashboard không chỉ là công cụ hiển thị dữ liệu, mà còn là “trợ lý phân tích” giúp nhà quản trị nắm bắt toàn cảnh hoạt động doanh nghiệp một cách trực quan, chính xác và kịp thời. Việc ứng dụng phần mềm như 1Office sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng dashboard chuyên nghiệp, tùy biến theo mục tiêu quản trị và nâng cao hiệu suất ra quyết định. Hãy bắt đầu chuyển đổi số từ chính những bảng điều khiển thông minh hôm nay!