Applicant tracking system là gì? Vai trò và cách thức vận hành của ATS

Kỷ nguyên số hóa cùng cuộc cách mạng công nghệ đã tạo ra bước nhảy vọt đột phá trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Với sự hỗ trợ của các hệ thống thông minh, điển hình là Applicant tracking system, công tác quản trị nhân sự đã có sự phát triển rõ rệt về hiệu suất, tối ưu hóa về nguồn lực, nâng cao chất lượng tuyển dụng và tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận HR. Vậy Applicant tracking system là gì? Công cụ này có vai trò gì và hoạt động ra sao? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Applicant Tracking System là gì? Vai trò của ATS

Applicant Tracking System (ATS) dịch nghĩa là Hệ thống theo dõi ứng viên. Đây là một phần mềm được sử dụng để quản lý quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp.

Hệ thống này được sử dụng để quản lý các công việc liên quan đến quy trình tuyển dụng, bao gồm đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên phù hợp, theo dõi trạng thái của các ứng viên và quản lý thông tin liên lạc. ATS có thể tự động phân loại, sàng lọc hồ sơ ứng tuyển và đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí được quy định sẵn.

Hệ thống theo dõi ứng viên ATS là một công cụ hữu ích giúp tối ưu hóa và tự động hóa quy trình tuyển dụng, giảm thiểu các công đoạn thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian cho bộ phận HR, gia tăng hiệu quả làm việc và nâng cao chất lượng tuyển dụng.

2. Vai trò của ATS trong quản lý tuyển dụng

Một khảo sát được thực hiện bởi Jobscan đã tiết lộ những con số ấn tượng về tình hình sử dụng Applicant Tracking System tại các doanh nghiệp:

• 99% doanh nghiệp nằm trong TOP Fortune 500 hiện đang sử dụng ATS, trong đó có 70% công ty lớn và 20% là các doanh nghiệp vừa và nhỏ
• 75% nhà tuyển dụng sử dụng Hệ thống theo dõi ứng viên, 94% phản ánh rằng ATS đã giúp cải thiện quy trình tuyển dụng của họ đáng kể
• ATS có thể cắt giảm đến 70% thời gian lãng phí cho các quy trình thủ công, tăng 70% tốc độ làm báo cáo và tiết kiệm đến 15% thời gian tuyển dụng cho bộ phận HR

Vậy Applicant Tracking System có gì ưu việt hơn các giải pháp quản lý tuyển dụng truyền thống? Những lợi ích mà ATS mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như sau:

• Tăng tính chính xác và hiệu quả: ATS giúp đánh giá các hồ sơ ứng viên nhanh chóng và tự động, giảm thiểu sự thiếu sót về thông tin, tăng cơ hội tìm kiếm được các ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: ATS giảm thiểu thời gian và chi phí cho quy trình tuyển dụng bằng cách tự động hóa các thao tác thủ công như quản lý hồ sơ, sàng lọc CV, lên lịch phỏng vấn và giám sát quá trình tuyển dụng. Hơn nữa, ATS giúp khai thác triệt để hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau như website, mạng xã hội, các nền tảng tuyển dụng trực tuyến.
• Quản lý thông tin ứng viên tập trung: ATS có khả năng thu thập và đẩy hồ sơ ứng viên từ các kênh khác nhau lên hệ thống. Điều này giúp cho công việc quản lý và tìm kiếm các thông tin liên quan đến ứng viên trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.
• Cải thiện trải nghiệm ứng viên: ATS mang lại cho ứng viên một trải nghiệm ứng tuyển tốt hơn bằng cách giảm thiểu các quy trình thủ tục phức tạp và cung cấp phản hồi kịp thời qua các công cụ chăm sóc như email, chatbot.

3. Cách thức hoạt động của Applicant Tracking System

Applicant Tracking System hoạt động theo một quy trình cơ bản như sau:

• Thu thập thông tin ứng viên

ATS sẽ tự động thu thập hồ sơ ứng viên từ các kênh tuyển dụng như email, website công ty, nền tảng tìm việc và đẩy lên hệ thống theo dõi ứng viên.

• Lưu trữ thông tin ứng viên

Sau khi thu thập thông tin, ATS sẽ lưu trữ và tổ chức thông tin ứng viên trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Thông tin này có thể được lưu trữ dưới dạng file PDF, văn bản hoặc thông qua hồ sơ ứng viên được tạo trong hệ thống.

• Phân tích thông tin ứng viên

ATS sẽ tự động bóc tách dữ liệu hồ sơ ứng viên và trích xuất những thông tin quan trọng bao gồm kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng, trình độ ngoại ngữ và các thông tin khác.

• Đánh giá và xếp hạng ứng viên

ATS cung cấp cho nhà tuyển dụng một bảng đánh giá ứng viên trực quan được xây dựng dựa trên các tiêu chí được thiết lập sẵn và xếp hạng hồ sơ ứng viên theo mức độ phù hợp. Các ứng viên được xếp hạng cao sẽ được ưu tiên xem xét cho các vị trí tuyển dụng.

• Quản lý lịch trình phỏng vấn

ATS giúp quản lý lịch trình phỏng vấn ứng viên bằng cách lên lịch phỏng vấn, gửi lời mời phỏng vấn đến ứng viên và cập nhật các thông tin liên quan trong quá trình tuyển dụng.

• Quản lý quá trình tuyển dụng

ATS cho phép quản lý các thông tin liên quan đến quá trình tuyển dụng, bao gồm cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên và cung cấp các báo cáo phân tích thống kê qua từng giai đoạn của phễu tuyển dụng, tổng kết hiệu quả và đánh giá chất lượng của các chiến dịch tuyển dụng,…

4. Những lưu ý cần nắm rõ khi triển khai Applicant tracking system cho doanh nghiệp

Ứng dụng Applicant tracking system là lựa chọn tối ưu nhất để doanh nghiệp cải thiện và nâng cao chất lượng của quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên Hệ thống ATS sẽ không phát huy hết tiềm năng nếu như không có sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Bởi vậy trước khi quyết định triển khai ATS, nhà quản trị cần cân nhắc những tiêu chí sau đây:

• Tính năng: Các tính năng của ATS cần phải được cân nhắc để đảm bảo hệ thống đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm ứng viên thì ATS cần có tính năng tạo mẫu khảo sát để thu thập phản hồi từ các ứng viên tham gia ứng tuyển.
• Tích hợp với các ứng dụng khác: ATS cần phải tích hợp với các ứng dụng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng để quản lý nhân sự, chẳng hạn như hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) hoặc hệ thống quản lý tài liệu (DMS). Điều này giúp giảm thiểu sự trùng lặp thông tin và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
• Độ tin cậy và bảo mật: ATS cần phải đảm bảo độ tin cậy và bảo mật của dữ liệu ứng viên. Do đó, cần phải lựa chọn ATS từ những nhà cung cấp uy tín và được xác nhận bởi các tổ chức độc lập về bảo mật thông tin.
• Độ thân thiện và dễ sử dụng: ATS cần phải có giao diện đơn giản và dễ sử dụng để giúp nhà tuyển dụng ứng dụng một cách hiệu quả. Ngoài ra, hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru.

5. Xu hướng phát triển của Applicant Tracking System trong tương lai

• Tích hợp trải nghiệm người dùng

ATS sẽ tập trung nâng cao trải nghiệm người dùng cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Điều này có thể bao gồm cải thiện giao diện người dùng của hệ thống, tăng cường tính năng tìm kiếm và quản lý hồ sơ ứng viên và các tính năng khác để giúp tăng tính tương tác và tiện ích.

• Tập trung vào phân tích dữ liệu

ATS sẽ tập trung vào phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả tuyển dụng để cải thiện quá trình tuyển dụng. Các tính năng này sẽ giúp đánh giá hiệu quả của các chiến dịch tuyển dụng, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện hiệu quả tuyển dụng.

• Giải pháp đa nền tảng

ATS sẽ cung cấp giải pháp trên đa nền tảng để đáp ứng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp. Hệ thống theo dõi ứng viên sẽ được tích hợp với các công cụ khác như email, tin nhắn, hoặc các ứng dụng di động để mang lại trải nghiệm liền mạch nhất cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên.

6. 1Office HRM – Giải pháp quản lý tuyển dụng toàn diện

Có thể nói với sự chuyển mình từng ngày của công nghệ cùng làn sóng HR 4.0, việc ứng dụng các công cụ số như Applicant tracking system vào quản lý vận hành đã trở thành điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân sự số lớn mạnh, bền vững. Trong đó, 1Office HRM là giải pháp quản lý tuyển dụng toàn diện mà mọi doanh nghiệp cần có.

•  Phê duyệt tự động các đề xuất tuyển dụng từ các Phòng ban, bộ phận.
• Tự động tổng hợp, phân loại nguồn Hồ sơ/CV ứng viên từ nhiều nguồn, giúp tiết kiệm 80% thời gian, công sức cho nhà tuyển dụng.
• Lên lịch phỏng vấn, đánh giá trực tiếp ứng viên, xây dựng quy trình tuyển dụng. Tự động chuyển Ứng viên trúng tuyển sang Hồ sơ Nhân sự chính thức.
• Cung cấp cho Nhà tuyển dụng và BLĐ đầy đủ các Báo cáo động tổng quan, chi tiết về tình hình, hiệu quả tuyển dụng

Qua bài viết trên 1Office đã chia sẻ đến độc giả những kiến thức về Applicant tracking system – giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý quy trình tuyển dụng hiệu quả. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp nhất hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA