Kỹ năng giao tiếp là gì? 7+ Cách nâng cao giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp được hình thành khi bạn biết cách ứng xử khéo léo trong những tình huống bất ngờ nhất. Đây chính là vũ khí sắc bén giúp gắn kết mọi người và tạo ra nhiều giá trị to lớn khác. Đặc biệt, đối với các nhà lãnh đạo, việc trang bị kỹ năng này là vô cùng cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của 1Office để tìm hiểu thêm về những cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả nhé!

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng ứng xử và truyền tải thông tin hiệu quả thông qua ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu và nét mặt. Kỹ năng này bao gồm lắng nghe tích cực, thấu hiểu và phản hồi, xây dựng mối quan hệ, hợp tác và thể hiện sự chuyên nghiệp.

Các yếu tố cấu thành kỹ năng giao tiếp:

• Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn từ, ngữ điệu, và ngữ khí phù hợp để diễn đạt ý kiến rõ ràng và thu hút.
• Lắng nghe: Lắng nghe một cách chủ động, đồng cảm và tôn trọng người khác để hiểu rõ vấn đề và tạo sự đồng thuận.
• Góc nhìn: Đưa ra quan điểm và lập luận thuyết phục, logic, giúp người khác hiểu và chia sẻ quan điểm.
• Giao tiếp phi ngôn ngữ: Sử dụng cử chỉ, biểu cảm, ngôn ngữ cơ thể hiệu quả và hiểu được tín hiệu phi ngôn ngữ của người khác.
• Giải quyết xung đột: Xử lý mâu thuẫn và xung đột một cách khéo léo để duy trì mối quan hệ tốt đẹp.
• Tự tin: Diễn đạt ý kiến và ý tưởng tự tin, không ngại trình bày quan điểm cá nhân và nói trước đám đông.
• Kiên nhẫn: Thấu hiểu và kiên nhẫn khi người khác chưa hiểu hoặc chưa đồng ý ngay với mình.
• Tương tác xã hội: Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, tích cực tương tác với mọi người xung quanh.

Sự phát triển của công nghệ đã đa dạng hóa các hình thức giao tiếp (email, điện thoại, mạng xã hội,…), mở ra nhiều cơ hội việc làm mới đòi hỏi kỹ năng giao tiếp xuất sắc như tư vấn viên, chăm sóc khách hàng, phiên dịch, bán hàng,…

>>> Xem thêm: Top 10+ kỹ năng giao tiếp trong công việc hiệu quả nhất

Các phương thức giao tiếp phổ biến

Các hình thức giao tiếp chủ yếu bao gồm:

• Giao tiếp bằng lời nói: Đây là phương thức phổ biến nhất, sử dụng ngôn từ để trao đổi thông tin. Ví dụ như thảo luận trong các cuộc họp, thuyết trình, hay trò chuyện nhóm.
• Giao tiếp bằng văn bản: Bao gồm việc sử dụng email, tin nhắn, ghi chú, báo cáo, và các tài liệu khác để truyền đạt thông tin. Chẳng hạn như gửi email, tin nhắn để trao đổi thông tin, hay viết báo cáo để chia sẻ chi tiết.
• Giao tiếp bằng hình ảnh: Sử dụng các yếu tố trực quan như biểu đồ, bản đồ, hình ảnh, tranh vẽ để minh họa cho các ý tưởng và khái niệm, giúp người xem dễ dàng nắm bắt thông tin.
• Giao tiếp bằng hành động: Dùng ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, thái độ, và phong cách ăn mặc để biểu đạt ý kiến, cảm xúc và văn hóa cá nhân.
• Giao tiếp bằng trực quan: Kết hợp các yếu tố như âm nhạc, biểu đồ, ký hiệu để tăng cường sự hiểu biết và cảm nhận về thông điệp được truyền tải.
• Giao tiếp bằng phương tiện truyền thông: Sử dụng các kênh như truyền hình, radio, báo chí, và mạng xã hội để tiếp cận và tương tác với đông đảo công chúng.

Mỗi hình thức giao tiếp đều có những đặc điểm và ứng dụng riêng, phù hợp với các mục đích và bối cảnh khác nhau trong đời sống và công việc.

Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc

Bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào cũng đều đòi hỏi phải có giao tiếp. Đây chính là yếu tố then chốt dẫn đến thành công và là lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. Do đó, chúng ta có thể xác định rõ một số vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc như sau:

• Truyền đạt rõ ràng ý kiến cá nhân thông qua giao tiếp.
• Tạo dựng phong cách riêng từ cách nói chuyện và cử chỉ.
• Nâng cao khả năng giao tiếp, tạo thiện cảm đối với người khác.
• Giảm thiểu hiểu lầm có thể dẫn đến mâu thuẫn.
• Là cầu nối giúp các cá nhân hiểu nhau hơn, từ đó tăng cường tinh thần đoàn kết và chia sẻ thông tin.

Từ xa xưa, ông cha ta đã từng nói: “Học ăn, học nói, học gói, học mở” để nhấn mạnh tầm quan trọng của giao tiếp trong cuộc sống. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp còn được xem là một trong những kỹ năng mềm thiết yếu mà mỗi cá nhân cần có. Chính vì vậy, bên cạnh kỹ năng quản lý nhân sự, thì kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến trên con đường phát triển sự nghiệp.

Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Chuẩn bị trước khi giao tiếp

Bí quyết để giao tiếp hiệu quả là chuẩn bị kỹ càng trước khi bắt đầu một cuộc hội thoại. Không có sự chuẩn bị nào là thừa thãi. Hãy vạch ra những ý chính mà bạn muốn truyền đạt, đối tượng bạn sẽ nói chuyện là ai, cách thức trình bày như thế nào, và thời gian dự kiến sẽ kéo dài bao lâu.

Nếu bạn đã biết rõ mục đích của cuộc hội thoại, hãy lên một dàn ý chi tiết. Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc lặp lại, thiếu ý và giảm bớt sự lo lắng khi giao tiếp.

Học cách lắng nghe, quan sát

Yếu tố này thường được đưa vào Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp vì nó thể hiện sự tinh tế và tôn trọng lẫn nhau giữa các cá nhân trong một tổ chức. Khi một cá nhân chỉ nói liên tục mà không quan tâm đến suy nghĩ của người khác, điều đó sẽ khiến người khác cảm thấy bị áp đặt.

Giao tiếp bản chất là sự trao đổi và chia sẻ thông tin, vì vậy, thể hiện bản thân là người lắng nghe sẽ giúp người khác có thiện cảm với bạn và cho thấy bạn là người tinh tế.

Linh hoạt trong phong cách giao tiếp

Một cá nhân được gọi là có khả năng giao tiếp giỏi khi họ có thể ứng phó với các trường hợp phát sinh đột ngột khi giao tiếp. Để có thể đạt hiệu quả cao hơn trong việc giao tiếp thì khả năng linh hoạt, thích ứng nhanh với môi trường là vô cùng quan trọng.

Nếu bạn là một nhà quản trị, khả năng linh hoạt trong giao tiếp là vô cùng quan trọng. Tùy thuộc vào từng đối tượng giao tiếp mà bạn sẽ thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện kỹ năng nhân sự của nhà quản trị.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Là một trong những yếu tố quan trọng giúp cuộc nói chuyện thành công, sử dụng ngôn ngữ cơ thể được áp dụng rộng rãi để nâng cao kỹ năng giao tiếp trong công việc.

Trong một cuộc hội thoại, việc sử dụng ánh mắt, cử chỉ, hay những hành động nhỏ là rất quan trọng. Chắc chắn ta sẽ không có cảm giác tốt với một người luôn rung chân khi nói chuyện. Vì vậy, đây là một yếu tố không thể bỏ qua trong danh sách kỹ năng giao tiếp trong môi trường làm việc, giúp bạn thể hiện phong thái của bản thân và đạt hiệu quả cao trong công việc.

Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói phù hợp

Ngữ điệu là một yếu tố không thể bỏ qua để có kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong doanh nghiệp. Nếu nói quá nhanh, người nghe sẽ không thể tiếp thu hết thông tin bạn truyền tải, còn nếu nói quá chậm, đối phương sẽ cảm thấy uể oải và chán nản. Vì vậy, hãy tập luyện tốc độ nói một cách kỹ càng để cải thiện khả năng giao tiếp của bạn.

Sử dụng ánh mắt

Ánh mắt có thể truyền tải những thông điệp quan trọng nhất trong giao tiếp. Sử dụng ánh mắt hiệu quả giúp tạo ra môi trường giao tiếp hiệu quả, tăng độ tin cậy và uy tín với người khác. Hãy nhìn vào mắt đối phương để thể hiện sự quan tâm đến những gì họ đang nói. Điều này giúp họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm, đồng thời tăng tính tương tác.

Khi trò chuyện với nhiều người, hãy di chuyển ánh mắt đến từng người. Đừng chỉ nhìn chằm chằm vào một đối tượng, vì điều này có thể khiến những người khác cảm thấy bị bỏ qua hoặc không được tôn trọng. Tuy nhiên, đừng nhìn quá lâu hoặc quá sát vào mắt đối phương, vì điều này có thể khiến họ cảm thấy khó chịu hoặc bị áp lực.

Sử dụng kết hợp đa dạng phong cách giao tiếp

Sử dụng nhiều hình thức giao tiếp khác nhau trong một cuộc hội thoại không chỉ giúp truyền đạt thông tin hiệu quả hơn mà còn góp phần vào thành công trong giao tiếp. Các phương tiện bổ trợ cho nhau, giúp bạn diễn đạt suy nghĩ dễ dàng hơn. Việc sử dụng hình ảnh và biểu đồ sẽ làm cho cuộc trò chuyện trở nên sống động hơn, đồng thời hỗ trợ việc truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và gọn gàng.

>>> Xem thêm: 7 bí quyết tự tin trong giao tiếp để gặt hái thành công

Một số lỗi cần tránh trong giao tiếp

Trong giao tiếp, có nhiều lỗi phổ biến mà chúng ta nên tránh để đạt được hiệu quả cao và tạo ra ấn tượng tốt. Dưới đây là một số lỗi cần tránh:

• Không lắng nghe: Một trong những lỗi phổ biến nhất là không lắng nghe người khác. Việc này khiến người đối diện cảm thấy không được tôn trọng và không được quan tâm.
• Cắt ngang người khác: Cắt ngang khi người khác đang nói chuyện là một hành vi không lịch sự và có thể gây ra xung đột.
• Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp: Sử dụng các từ ngữ không phù hợp hoặc thô tục có thể gây ra sự khó chịu hoặc hiểu lầm.
• Thiếu tiếp xúc mắt: Tiếp xúc mắt là một phần quan trọng của ngôn ngữ cơ thể và giúp thể hiện sự quan tâm và tôn trọng. Thiếu tiếp xúc mắt có thể gây ấn tượng không tốt.
• Ngôn ngữ cơ thể tiêu cực: Những hành động như rung chân, vẫy tay liên tục, hoặc thể hiện sự căng thẳng có thể làm giảm hiệu quả của cuộc nói chuyện.
• Thiếu sự rõ ràng và cụ thể: Nói chuyện một cách rời rạc, không rõ ràng hoặc không cụ thể có thể gây ra sự nhầm lẫn và không hiệu quả.
• Không tôn trọng thời gian của người khác: Nói quá dài hoặc không để ý đến thời gian của người khác có thể gây ra sự khó chịu.
• Thiếu sự chia sẻ: Chỉ nói về bản thân mà không quan tâm đến người khác có thể khiến cuộc nói chuyện trở nên một chiều và không thú vị.
• Sử dụng từ ngữ phân biệt đối xử: Sử dụng các từ ngữ có tính phân biệt đối xử hoặc gây sỉ nhục có thể gây ra sự xúc phạm và không khí căng thẳng.
• Không biết xin lỗi khi cần thiết: Không biết xin lỗi khi mắc lỗi có thể gây ra sự khó chịu và không khí căng thẳng.

Bằng cách tránh những lỗi này, chúng ta có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp, tạo ra ấn tượng tốt và đạt được hiệu quả cao trong các cuộc nói chuyện.

Kết

Trên đây là những cách rèn luyện, nâng cao kỹ năng giao tiếp giúp mọi người, đặc biệt là nhà quản trị, quản lý tinh tế, thông minh hơn trong các cuộc đàm phán với đối tác hoặc trao đổi với cấp dưới, tất cả đều nhằm tạo nên những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.