Bậc lương là gì? Cập nhật quy định và cách tính chuẩn nhất 2026

Hiện nay, không ít doanh nghiệp và người lao động vẫn còn mơ hồ: Bậc lương là gì? Cách tính bậc lương như thế nào để vừa đúng quy định pháp luật năm 2026, vừa đảm bảo tính công bằng? Hãy cùng 1Office tìm hiểu chi tiết tất cả các quy định mới nhất về bậc lương và hướng dẫn cách xây dựng lộ trình tăng lương chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Tổng quan về bậc lương

Khái niệm bậc lương là gì?

Bậc lương là các mức phân cấp tiền lương cụ thể trong cùng một ngạch lương hoặc cùng một nhóm chức danh công việc. Để hiểu rõ bản chất của bậc lương, dưới đây là 3 yếu tố chính của bậc lương:

• Số lượng bậc lương: Các nấc phân cấp thu nhập từ mức tối thiểu đến tối đa trong một ngạch lương, tạo dải lương linh hoạt cho doanh nghiệp.
• Hệ số lương: Chỉ số định mức cụ thể cho từng bậc; hệ số càng cao, mức tiền lương thực nhận của người lao động càng lớn.
• Điều kiện nâng bậc: Các tiêu chuẩn về năng lực, hiệu suất công việc (KPI) và thâm niên để xét duyệt việc tăng bậc lương định kỳ.

Tại sao cần phải chia bậc lương?

Việc chia bậc lương không chỉ đơn thuần là để phân cấp thu nhập, mà nó còn mang lại nhiều giá trị chiến lược cho cả người lao động và doanh nghiệp:

• Tạo động lực thăng tiến: Khuyến khích nhân viên nỗ lực làm việc để đạt được các mức thu nhập cao hơn theo lộ trình rõ ràng.
• Ghi nhận thâm niên và năng lực: Phân loại rõ rệt giữa người mới vào nghề và người có kinh nghiệm lâu năm trong cùng một vị trí.
• Đảm bảo công bằng thu nhập: Giúp mức lương phản ánh đúng năng lực và đóng góp của từng nhân viên.
• Tối ưu quản lý ngân sách: Giúp doanh nghiệp dễ dàng dự toán quỹ lương và kiểm soát chi phí nhân sự hàng năm.
• Căn cứ pháp lý minh bạch: Làm cơ sở để tính mức đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) và thực hiện các chế độ nâng lương định kỳ đúng quy định.

Quy định của pháp luật về bậc lương năm 2026

Đối với doanh nghiệp

Đối với khu vực doanh nghiệp, Chính phủ có các quy định riêng biệt nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng:

Mức lương tối thiểu vùng

Khi doanh nghiệp xây dựng thang lương, bảng lương, mức lương của bậc 1 (bậc khởi điểm) cho công việc đơn giản nhất không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Các bậc lương cao hơn sẽ được tính toán dựa trên mức sàn này

Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng dành cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động được quy định như sau:

Tự xây dựng thang, bảng lương

Thang lương, bảng lương thực chất là tập hợp các ngạch lương (chức danh) và các bậc lương đi kèm. Việc doanh nghiệp quy định có bao nhiêu bậc trong một chức danh và khoảng cách giữa các bậc là bao nhiêu phần trăm chính là nội dung cốt lõi của việc xây dựng bảng lương. 

Điều 21 và Điều 103 của Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 quy định chế độ nâng bậc, nâng lương là một trong những nội dung chủ yếu phải có trong hợp đồng lao động hoặc được thỏa thuận trong thỏa ước lao động tập thể và quy chế của doanh nghiệp.

Phụ cấp độc hại, nặng nhọc

Theo Điều 5 của Nghị định số 293/2025/NĐ-CP, đối với công việc có điều kiện nặng nhọc, độc hại, mức lương phải cao hơn ít nhất 5% hoặc 7% so với mức lương của công việc có độ phức tạp tương đương trong điều kiện bình thường.

Khi doanh nghiệp thiết kế các bậc lương cho các vị trí độc hại, nặng nhọc, giá trị tiền lương ở mỗi bậc đó phải được cộng thêm khoản chênh lệch này so với các bậc lương tương đương của vị trí làm việc trong điều kiện bình thường. 

Điều này đảm bảo rằng bậc lương không chỉ phản ánh kỹ năng mà còn phản ánh trách nhiệm và rủi ro nghề nghiệp.

Để đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý phức tạp này, 1Office mang đến phân hệ 1HRM – giải pháp bản địa am hiểu sâu sắc thực tế vận hành và đặc thù quản trị của doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống luôn chủ động cập nhật tức thì các nghị định, thông tư mới nhất về chính sách tiền lương, phụ cấp và bảo hiểm, giúp doanh nghiệp vận hành chuẩn xác.

Đối với Nhà nước

Theo nghị định số 204/2004/NĐ-CP, Nhà nước áp dụng 7 bảng lương chính dành cho cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang. Ngoài ra, khi bổ nhiệm ngạch/chức danh nào thì xếp lương theo bậc của ngạch/chức danh đó.

• Thời hạn nâng bậc thường xuyên: 2 năm (ngạch B, C), 3 năm (ngạch A0-A3) hoặc 5 năm (chuyên gia cao cấp)
• Nâng bậc trước hạn: Tối đa 12 tháng nếu lập thành tích xuất sắc (tỷ lệ ≤ 5%) hoặc chuẩn bị nghỉ hưu.
• Phụ cấp thâm niên vượt khung: Khi đã ở bậc cuối, sau 2-3 năm được hưởng thêm 5%, mỗi năm sau đó cộng thêm 1%.

Bên cạnh đó, theo Nghị định 07/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2026, điều chỉnh hệ số phụ cấp chức vụ lãnh đạo cho một số chức danh. Hệ số này được cộng trực tiếp vào mức lương hiện hưởng để tính tổng thu nhập

Sự khác nhau giữa thang lương, bảng lương và bậc lương là gì?

Thang lương xác định khung vị trí công việc; Bảng lương quy định mức tiền thực tế cho các vị trí đó; còn Bậc lương thể hiện lộ trình tăng trưởng thu nhập dựa trên năng lực và thâm niên trong cùng một ngạch.

Thang lương là gì?

Thang lương là hệ thống các nhóm ngạch, nhóm chức danh công việc được sắp xếp từ thấp đến cao dựa trên trình độ, kỹ năng và mức độ phức tạp.

Thang lương đóng vai trò là “khung xương”, phân chia các cấp bậc nhân sự trong công ty (Ví dụ: Thang lương cho công nhân, Thang lương cho chuyên viên, Thang lương cho quản lý).

Bảng lương là gì?

Bảng lương là văn bản cụ thể hóa thang lương bằng các con số tuyệt đối (số tiền) hoặc hệ số lương đi kèm.

Nếu thang lương là cấu trúc quản trị hệ thống, thì bảng lương chính là sự cụ thể hóa các giá trị định lượng cho từng vị trí, đóng vai trò làm cơ sở pháp lý để thực hiện chi trả thu nhập, trích đóng bảo hiểm và quyết toán thuế.

Xem thêm:

• [Tải miễn phí] 13+ mẫu bảng lương nhân viên Excel chuẩn dễ dùng 2026
• Mẫu Bảng Lương Nhân Viên Nhà Hàng 2026 [Tải Miễn Phí]

Bảng phân biệt giữa thang lương, bảng lương và bậc lương 

Cách tính bậc lương đúng chuẩn (Kèm ví dụ)

Sau khi xác định rõ bậc lương là gì và cách phân biệt với thang lương và bảng lương, việc áp dụng phương pháp tính toán chuẩn xác là bước then chốt để xây dựng hệ thống thu nhập minh bạch. Quy trình 3 bước dưới đây giúp doanh nghiệp số hóa lộ trình nâng bậc lương một cách khoa học và chính xác:

Bước 1: Xác định ngạch lương (Nhóm chức danh)

Mỗi vị trí công việc sẽ thuộc một ngạch lương nhất định dựa trên tính chất và yêu cầu chuyên môn (Ví dụ: Ngạch nhân viên hành chính, ngạch kỹ sư, ngạch quản lý). Trong mỗi ngạch này, doanh nghiệp sẽ chia thành nhiều bậc lương khác nhau.

Bước 2: Xác định hệ số lương tương ứng

Hệ số lương là chỉ số định lượng mức chênh lệch thu nhập giữa các bậc. Hệ số này do doanh nghiệp tự xây dựng trong thang bảng lương hoặc áp dụng theo quy định của Nhà nước.

Bước 3: Áp dụng công thức tính lương

Mức lương cơ bản của người lao động được xác định theo công thức:

Trong đó:

• Mức lương căn bản: Là mức lương khởi điểm thấp nhất (thường căn cứ vào lương tối thiểu vùng theo quy định năm 2026).
• Hệ số lương: Chỉ số tương ứng với từng bậc n (thường bậc sau cao hơn bậc trước).

Ví dụ minh họa:

Giả sử một doanh nghiệp thiết lập bảng lương cho vị trí Chuyên viên Marketing năm 2026 như sau:

Cách tính:

• Lương Bậc 2 = 6.000.000 x 1.1 = 6.600.000 VNĐ.
• Lương Bậc 3 = 6.000.000 x 1.21 = 7.260.000 VNĐ.

Để được điều chỉnh mức lương từ bậc thấp lên bậc cao hơn, người lao động thường phải đáp ứng 3 điều kiện cốt lõi:

• Hiệu suất công việc (KPI): Hoàn thành tốt công việc và đạt hoặc vượt chỉ tiêu được giao.
• Thời gian công tác (thâm niên): Đáp ứng đủ thời gian làm việc theo quy định của doanh nghiệp.
• Kỷ luật lao động: Không vi phạm nội quy và không trong thời gian bị xử lý kỷ luật.

Có thể bạn quan tâm: Top 15 phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay [Mới nhất 2026]

Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng hệ thống bậc lương chuyên nghiệp

Bước 1: Phân tích công việc và phân cấp các vị trí

Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc (JD) của từng vị trí. Dựa trên độ khó, trách nhiệm và yêu cầu trình độ để nhóm các vị trí có giá trị tương đương vào cùng một Ngạch lương.

Ví dụ: Nhóm chuyên viên (Kế toán, Nhân sự, Marketing) có thể nằm cùng một ngạch; nhóm quản lý (Trưởng phòng, Giám đốc) nằm ở ngạch cao hơn.

Bước 2: Xác định mức lương tối thiểu và tối đa cho mỗi ngạch

Sau khi có các ngạch lương, doanh nghiệp cần xác định “dải lương” (Salary Range) cho mỗi ngạch:

• Mức sàn (Min): Là mức lương thấp nhất cho người mới bắt đầu ở ngạch đó (phải cao hơn lương tối thiểu vùng).
• Mức trần (Max): Là mức lương cao nhất mà một nhân viên ở ngạch đó có thể nhận được.

Dựa trên khả năng chi trả của doanh nghiệp và kết quả khảo sát lương trên thị trường để đảm bảo tính cạnh tranh.

Bước 3: Thiết kế các bậc lương và khoảng cách giữa các bậc

Thang lương, bảng lương thực chất là tập hợp các bậc lương đi kèm với chức danh. Tùy vào quy mô và văn hóa, doanh nghiệp sẽ chia dải lương từ Min đến Max thành nhiều nấc nhỏ (bậc lương). Số lượng bậc thường dao động từ bậc 1 đến bậc 6, 9 hoặc 12.

Pháp luật hiện hành khuyến khích doanh nghiệp tự thỏa thuận khoảng cách này (thường từ 5% đến 10%) nhằm tạo động lực nâng cao tay nghề.

Bước 4: Quy định chế độ nâng bậc lương

Để quá trình xét chuyển bậc từ n lên n+1 diễn ra chuẩn xác, doanh nghiệp cần áp dụng các chỉ số đo lường năng lực và thâm niên rõ ràng.

• Thâm niên: Thời gian công tác tối thiểu (ví dụ: 1 năm hoặc 2 năm xét một lần).
• Kết quả KPI: Phải đạt mức hoàn thành nhiệm vụ hoặc xuất sắc trong kỳ đánh giá.
• Năng lực/Chứng chỉ: Hoàn thành các khóa đào tạo nội bộ hoặc sở hữu các chứng chỉ chuyên môn mới phù hợp với yêu cầu công việc.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên quy định hình thức nâng bậc là thường xuyên hoặc nâng bậc trước thời hạn cho người lao động có thành tích xuất sắc.

Tham khảo thêm:

• 6+ Biểu Mẫu Đánh Giá Nhân Viên Theo KPI Tối Ưu Hiệu Suất 2026
• Hướng dẫn xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp chi tiết từ A-Z
• TOP 12+ Phần mềm đánh giá KPI nhân viên tốt nhất 2026

Bước 5: Ban hành và áp dụng chính thức

Để hệ thống bậc lương có hiệu lực pháp lý và thực tế:

• Tham khảo ý kiến: Lấy ý kiến từ tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn).
• Công bố công khai: Niêm yết bảng lương tại nơi làm việc hoặc gửi thông báo qua hệ thống quản trị nội bộ.
• Hồ sơ pháp lý: Lưu trữ làm căn cứ để ký kết phụ lục hợp đồng lao động và trích đóng các khoản bảo hiểm, thuế theo đúng quy định.

Giải pháp quản lý tiền lương thông minh với 1HRM

Thay vì theo dõi thủ công trên Excel, 1HRM tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý thang bảng lương và xét nâng bậc dựa trên dữ liệu thực tế:

Căn cứ nâng bậc từ dữ liệu hiệu suất 

• Kết nối dữ liệu từ module Quản lý hiệu suất KPI và Quản trị mục tiêu OKR để làm căn cứ nâng bậc lương dựa trên kết quả thực tế.
• Cập nhật tiến độ hoàn thành công việc theo thời gian thực, tạo bộ minh chứng xác thực giúp quá trình xét duyệt minh bạch và loại bỏ cảm tính.

Đánh giá năng lực tự động

• Thiết lập khung năng lực chi tiết cho từng vị trí công việc và tự động chấm điểm dựa trên dữ liệu đánh giá đa chiều.
• Hệ thống tự động đưa ra gợi ý hoặc kích hoạt quy trình xét nâng bậc ngay khi nhân viên đạt đủ điểm số năng lực theo quy định.

Công thức tính lương linh hoạt theo bậc

• 1HRM cho phép thiết lập các hàm tính toán biến thiên theo từng bậc lương, ngạch lương và các loại phụ cấp đi kèm.
•  Khi có quyết định nâng bậc, mức lương mới sẽ tự động áp dụng vào bảng lương tháng mà không cần nhập liệu lại.

Tự động hóa phiếu lương và lịch sử

• Lưu trữ tập trung toàn bộ lịch sử biến động lương trong hồ sơ nhân sự, phục vụ việc tra cứu và đối soát dữ liệu nhanh chóng.
• Nhân viên chủ động theo dõi phiếu lương và lộ trình tăng bậc cá nhân trực tiếp trên ứng dụng di động.

Số hóa quy trình phê duyệt

Các đề xuất tăng bậc lương được luân chuyển và phê duyệt online ngay trên hệ thống, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và đảm bảo tính chính xác cho bộ phận C&B khi chốt bảng lương cuối tháng.

Các câu hỏi thường gặp về bậc lương (FAQ)

Ngạch lương là gì?

Ngạch lương là khái niệm dùng để phân loại công việc dựa trên trình độ, kỹ năng và mức độ phức tạp. Mỗi ngạch lương sẽ bao gồm một nhóm các vị trí công việc có giá trị tương đương nhau trong tổ chức.

Lương bậc 1?

Lương bậc 1 là mức thu nhập khởi điểm thấp nhất trong một ngạch lương cụ thể. Đây thường là mức lương áp dụng cho nhân viên mới tuyển dụng, người đang trong thời gian thử việc hoặc những cá nhân vừa đáp ứng đủ tiêu chuẩn tối thiểu của vị trí đó. Theo quy định, lương bậc 1 không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng năm 2026.

Lương bậc 2 là gì?

Lương bậc 2 là mức thu nhập kế tiếp sau bậc 1 trong cùng một ngạch lương. Nhân viên thường được chuyển xếp lên lương bậc 2 sau khi hoàn thành một khoảng thời gian công tác nhất định (thường là 1-3 năm) và đạt được các tiêu chuẩn về kết quả công việc theo quy chế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải tăng bậc lương hàng năm không?

Pháp luật lao động hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải tăng bậc lương hàng năm cho mọi nhân viên. Việc nâng bậc lương phụ thuộc vào:

• Quy chế lương thưởng nội bộ của doanh nghiệp.
• Thỏa ước lao động tập thể.
• Cam kết trong hợp đồng lao động.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng tiêu chuẩn nâng bậc rõ ràng để đảm bảo quyền lợi và duy trì động lực cho người lao động. 

Bậc lương tối đa là bao nhiêu? 

Pháp luật không quy định số lượng bậc lương tối đa trong một ngạch lương đối với khối doanh nghiệp tư nhân. Số bậc lương hoàn toàn do doanh nghiệp tự quyết định dựa trên quy mô và định hướng nhân sự (thường từ 5 đến 12 bậc). Đối với khu vực Nhà nước, số bậc lương sẽ được quy định cụ thể theo từng ngạch công chức, viên chức theo nghị định của Chính phủ.

Bậc lương ảnh hưởng thế nào đến mức đóng bảo hiểm xã hội?

Bậc lương là căn cứ trực tiếp để xác định mức đóng các loại bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN). Khi người lao động được nâng bậc, mức lương ghi trên hợp đồng tăng lên, dẫn đến số tiền trích đóng bảo hiểm hàng tháng của cả doanh nghiệp và nhân viên đều tăng tương ứng. 

Tuy nhiên, việc đóng bảo hiểm trên mức lương cao hơn sẽ mang lại lợi ích bền vững cho người lao động, giúp gia tăng giá trị các khoản trợ cấp thai sản, ốm đau, thất nghiệp và đặc biệt là mức lương hưu trong tương lai.

Kết luận

Hiểu rõ bậc lương là gì và nắm bắt kịp thời các quy định mới nhất cho năm 2026 không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố then chốt để xây dựng niềm tin giữa người lao động và doanh nghiệp. Một hệ thống bậc lương minh bạch, công bằng chính là lộ trình thăng tiến rõ ràng nhất, giúp kích thích hiệu suất làm việc và giữ chân nhân tài bền vững.

Trong bối cảnh chính sách tiền lương đang có nhiều thay đổi tiệm cận với thị trường, việc duy trì cách quản lý lương thủ công bằng Excel có thể dẫn đến những sai sót không đáng có. Do đó, chuyển đổi số quy trình quản lý thang bảng lương thông qua các giải pháp như 1HRM chính là bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình tính toán, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ tuyệt đối các quy định pháp luật hiện hành.