4 cách ký hợp đồng điện tử chuẩn quy định đơn giản nhất

Trong bối cảnh kinh doanh ứng dụng công nghệ hiện nay, việc ký kết hợp đồng luôn là quy trình không thể thiếu trong các cuộc giao thương. Tuy nhiên, phương thức ký hợp đồng truyền thống thường mất nhiều thời gian và không đạt hiệu quả cao. Lựa chọn sử dụng hợp đồng điện tử được coi là giải pháp thông minh, mang lại lợi ích trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc. Trong bài viết này, 1Office sẽ hướng dẫn quý doanh nghiệp 4 cách ký hợp đồng điện tử nhanh chóng, đầy đủ tính pháp lý và dễ dàng thực hiện.

Cách 1: Ký hợp đồng bằng 1SIGN trên phần mềm 1Office

Bước 1: Đăng nhập

• Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản 1Office bằng tài khoản của bạn. Nếu chưa có, hãy liên hệ ngay với bộ phận nhân sự của công ty hoặc đội ngũ CSKH của 1Office.
• Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển đến màn hình chính. Tại phân hệ 1Work/Workplace, lựa chọn tính năng ký số

Bước 2: Truy cập tài liệu, hợp đồng online đang chờ ký

Tại giao diện “Dashboard”, bấm chọn “Tổng hồ sơ đang chờ ký” hoặc truy cập tab “Hồ sơ” ở thanh menu bên trái.

Bước 3: Lựa chọn hợp đồng điện tử cần ký

Click chuột vào hồ sơ, tài liệu, hợp đồng bạn muốn ký và tiến hành ký tài liệu

Bước 4: Ký hợp đồng 

Tại bước này, bạn có thể lựa chọn vị trí đặt chữ ký bằng cách giữ chuột vào chữ ký và di chuyển đến vị trí mong muốn. Ngoài ra bạn có thể lựa chọn trang để ký ở cột trang bên phải.

Trên phần mềm 1Office, bạn được phép lựa chọn nhiều hình thức ký hợp đồng điện tử khác nhau. Nếu đăng ký chữ ký số thông qua 1Office, bạn chỉ việc chọn vị trí ký và bấm nút “Ký”. Nếu bạn đang sở hữu chữ ký số Token (USB Token) thì bạn hoàn toàn có thể lựa chọn ký bằng hình thức này mà không cần tới phần mềm của bên thứ 3.

Nhận tư vấn miễn phí gói ký số 1SIGN!

Cách 2: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số USB token

Chữ ký số Token, hay còn gọi là USB Token, là một dạng thiết bị lưu trữ các ký tự dữ liệu được mã hóa và bảo mật thông tin của một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân. Đặc điểm đặc biệt và cũng là ưu điểm lớn nhất của cách ký hợp đồng điện tử bằng USB Token là mỗi đơn vị (doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân) sẽ có một mã PIN riêng biệt, không trùng lặp.

Để thực hiện ký hợp đồng điện tử bằng USB Token, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị USB Token và đăng nhập

• Kết nối USB Token lưu trữ chữ ký số vào hệ thống máy tính và tiến hành cài đặt phần mềm
• Tiến hành đăng nhập vào tài khoản cá nhân.

Bước 2: Tải và cài đặt phần mềm Acrobat Reader DC

• Truy cập link tải Acrobat Reader DC tại: https://get.adobe.com/reader/
• Hãy bỏ chọn ô “Install McAfee Security Scan Plus” để tránh tải thêm vào máy tính.
• Chọn vị trí lưu phần mềm Acrobat Reader DC và chọn Save. Sau khi hoàn tất quá trình tải về, chạy file đuôi .exe để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký số USB Token

• Truy cập file hợp đồng, tài liệu dưới định dạng PDF.
• Trên thanh công cụ, chọn Tools và nhấn Open tại mục Certificates.
• Bấm chọn Digitally Sign để tiến hành ký.
• Lựa chọn vị trí cần ký bằng cách khoanh vùng.
• Chọn Continue và bấm “Sign” để ký.
• Chọn Save (Lưu) để lưu file đã ký.
• Nhập mật khẩu/Mã PIN và nhấn Đăng nhập để hoàn thành ký số file hồ sơ.

Lưu ý:

• Đảm bảo rằng USB token của bạn còn hoạt động và có đủ dung lượng lưu trữ.
• Bảo mật mã PIN của USB Token tuyệt đối (chỉ cần biết mã PIN là có thể sử dụng chữ ký).
• Quản lý bản sao của hồ sơ, tài liệu đã được ký ở một nơi an toàn.

Cách 3: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan thường áp dụng cho các trường hợp mà hợp đồng không đặt ra yêu cầu cao về tính pháp lý. Thực tế, chữ ký scan là một chữ ký hình ảnh, và Pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về việc xem xét loại chữ ký này có được coi là một loại chữ ký điện tử hay không. Tuy nhiên, nếu giao dịch đó đáp ứng các điều kiện của giao dịch có hiệu lực, thì không thể loại trừ hiệu lực của văn bản hoặc giao dịch được ký bằng chữ ký scan.

Bước 1: Scan chữ ký tay

• Thực hiện ký tay trên một tờ giấy trắng.
• Scan chữ ký bằng điện thoại (chụp ảnh) hoặc máy scan chuyên dụng
• Lưu file vừa scan dưới dạng ảnh (,png, jpg, . jpeg,…) hoặc file PDF.

Bước 2: Tách nền chữ ký

Để sử dụng chữ ký hình ảnh cho bất kỳ văn bản nào, bạn cần tách nền của chữ ký để tránh tình trạng chữ ký có màu khác với văn bản.

Một trong những cách đơn giản nhất để tách nền là sử dụng các công cụ tách nền online ví dụ như remove.bg

Bước 3: Chèn chữ ký scan vào hợp đồng cần ký

Chèn chữ ký vào hợp đồng và sử dụng chữ ký để giao kết cho mọi loại giao dịch, ký kết hợp đồng nào, chữ ký scan sẽ có giá trị tương tự như chữ ký tay và được phép thực hiện cả cho các giao dịch thương mại.

Lưu ý:

• Đảm bảo hình ảnh chữ ký được scan của bạn sắc nét và dễ đọc.
• Lưu chữ ký scan dưới định dạng file phổ biến, như PDF hoặc JPG.
• Tuyệt đối hạn chế chỉnh sửa chữ ký sau khi đã chèn vào hồ sơ.

Cách 4: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh

Chữ ký hình ảnh là một hình ảnh của chữ ký của bạn được chụp bằng điện thoại hoặc máy ảnh. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh tương tự với chữ ký scan ở công đoạn đầu tiên và chữ ký hình ảnh cũng chỉ được sử dụng trong các trường hợp hợp đồng không yêu cầu tính pháp lý cao.

Để thực hiện ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh, bạn cần thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Chụp ảnh chữ ký

• Ký tay chữ ký trên một tờ giấy trắng

• Chụp lại ảnh chữ ký bằng điện thoại hoặc máy ảnh 
• Thực hiện tách nền như cách 3

Bước 2: Chèn chữ ký hình ảnh vào hợp đồng cần ký

• Truy cập vào file hợp đồng cần chèn chữ ký
• Nhấn chọn nút Pictures trên thanh công cụ để chèn chữ ký vừa tách nền
• Điều chỉnh kích thước chữ ký phù hợp với vị trí muốn chèn

Lưu ý:

• Đảm bảo hình ảnh chữ ký được scan của bạn sắc nét và dễ đọc.
• Lưu chữ ký scan dưới định dạng file phổ biến, như PDF hoặc JPG.
• Tuyệt đối hạn chế chỉnh sửa chữ ký sau khi đã chèn vào hồ sơ.

Một số thắc mắc khi ký hợp đồng online

Có được giao kết bằng hợp đồng điện tử không?

Dĩ nhiên là có, bạn có thể ký kết hợp đồng điện tử. Theo quy định của Điều 33 trong Luật Giao dịch Điện tử năm 2005, hợp đồng được ký kết bằng phương tiện điện tử là hợp đồng được thiết lập thông qua các phương thức như văn bản điện tử, email, fax, hoặc các hình thức tương tự.

Ký hợp đồng online có giá trị pháp lý không?

Hợp đồng điện tử có hiệu lực pháp lý tương đương với hợp đồng ký kết theo phương thức truyền thống. Theo quy định của Luật Thương mại năm 2005, hợp đồng được thiết lập qua phương tiện điện tử có cùng giá trị pháp lý như hợp đồng được thiết lập qua văn bản.

Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào?

Hợp đồng điện tử có hiệu lực từ thời điểm ký kết. Khi hợp đồng điện tử có hiệu lực, điều này đồng nghĩa với việc hợp đồng được xác nhận về giá trị pháp lý, và các bên tham gia giao kết phải tuân thủ quyền lợi và nghĩa vụ đã thỏa thuận dưới sự bảo vệ của pháp luật.

Ký kết hợp đồng điện tử là một giải pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường hiệu suất kinh doanh. Có nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện, mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn phương thức ký kết hợp đồng trực tuyến phù hợp nhất.

———————–

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ký hợp đồng online toàn diện và bảo mật, bạn có thể tham khảo tính năng ký mọi tài liệu/hợp đồng online 1SIGN của 1Office. Dịch vụ của 1Office cung cấp cho bạn các tính năng như:

Số hóa quy trình vận hành doanh nghiệp:

• Tự động hóa luồng ký và trình ký
• Thao tác đơn giản, dễ dàng trên phần mềm quản lý tập trung
• Tự động thông báo từ việc phê duyệt, thực hiện ký tới các đối tượng liên quan trong luồng quy trình
• Cho phép tùy chỉnh biểu mẫu, chứng từ, văn bản trên hệ thống để thuận tiện cho việc ký kết

Giải quyết 100% bài toán bảo mật & lưu trữ:

• Lưu trữ toàn bộ văn bản, hồ sơ trên nền tảng đám mây 
• Lưu trữ chứng từ theo từng nhóm đối tượng liên quan
• Tìm kiếm, quản lý dễ dàng theo thời gian thực hiện, phòng ban, nghiệp vụ 
• Trích xuất 1 hoặc nhiều chứng từ một cách dễ dàng
• Giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ, giúp bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ ký kết điện tử như: văn bản, tài liệu, hợp đồng, giao dịch điện tử dưới dạng word, excel, pdf…

• Phát hành hóa đơn điện tử
• Kê khai/quyết toán thuế, bảo hiểm
• Ký văn bản, hợp đồng điện tử
• Giao dịch ngân hàng
• Giao dịch chứng khoán điện tử
• Xác thực dịch vụ công điện tử

Nhận tư vấn miễn phí gói ký số 1SIGN!