Bật mí 5+ cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Làm việc từ xa không chỉ là biện pháp phòng tránh dịch bệnh trong thời kỳ bùng phát dịch Covid-19 vừa qua mà đã trở thành xu hướng làm việc phổ biến và mang lại hiệu quả cao. Một doanh nghiệp vững mạnh là khi có thể quản lý nhân viên một cách hiệu quả ngay cả khi triển khai mô hình làm việc từ xa. Vậy làm thế nào để lãnh đạo doanh nghiệp có thể tận dụng được hết tiềm năng và quản lý nhân viên một cách hiệu quả ngay cả khi họ không ngồi làm việc tại văn phòng? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của 1Office để cùng tham khảo cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp. 

I. Tại sao doanh nghiệp cần tối ưu hình thức quản lý nhân viên online?

Xu hướng làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến trong mọi lĩnh vực kinh doanh. Do đó các CEO vẫn luôn muốn tìm ra cách tốt nhất để quản lý nhân viên các phòng ban của mình để vừa đảm bảo tiến độ công việc vừa đánh giá đúng năng lực làm việc của mỗi người.

Các cách quản lý nhân sự từ xa ra đời như những điểm sáng để nhà quản trị có thể vận dụng và giải quyết bài toán khó khăn của mình. Cụ thể:

• Tìm hiểu cách quản lý nhân sự từ xa giúp nhà quản trị sát sao hơn trong việc quản lý công việc dự án mà nhân sự đang làm. Cùng với đó, doanh nghiệp có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra khi phân bổ nhân sự hợp lý, đúng người đúng việc và nhắc nhở kịp thời hạn.
• Nhờ tối ưu cách quản lý nhân sự từ xa, nhà quản trị dễ dàng nhận biết được nhân viên của mình đang gặp khó khăn gì để kịp thời hỗ trợ, góp ý và hoàn thành mục tiêu chung.
• Quản lý nhân viên online hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng làm việc của nhân viên, từ đó tạo thói quen tốt, chủ động trong mọi công việc và xử lý tình huống.
• Doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình làm việc nhờ phân bổ nguồn lực phù hợp, phân chia chi phí một cách hợp lý, an toàn, hạn chất thất thoát.
• Tối ưu quản lý nhân viên khi làm việc từ xa cũng giúp doanh nghiệp tạo dựng được văn hóa kỷ luật trong môi trường làm việc từ xa, nâng cao hiệu quả và tăng khả năng tương tác giữa các phòng ban.

Xem thêm: 5 Bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp 4.0 giải quyết các bài toán quản trị

II. Tổng hợp 5+ cách quản lý nhân sự từ xa giúp X2 năng suất làm việc

1. Nắm chắc 6 nguyên tắc vận hành doanh nghiệp từ xa

Mỗi doanh nghiệp đều là một “cỗ máy” được vận hành bởi trí tuệ. Và muốn vận hành tốt, doanh nghiệp luôn cần có nền tảng là một vài nguyên tắc cơ bản. Công tác quản lý nhân viên khi làm việc từ xa cũng không ngoại lệ.

Để quản lý nhân sự từ xa đạt hiệu quả, nhà quản trị cần nắm rõ 6 nguyên tắc cơ bản sau:

• Assume Remote

Tất cả thành viên của doanh nghiệp đều nắm bắt được đầy đủ nguồn tin về công việc dù không ngồi cùng một nơi để làm việc. Đây chính là nội dung của nguyên tắc quản trị từ xa.

Ứng dụng nguyên tắc này, nhà quản trị có thể đảm bảo mọi nhân viên đều nắm được thông tin về kế hoạch, tiến độ công việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

• Nguyên tắc toàn vẹn (Integrity)

Nguyên tắc này đòi hỏi nhà quản trị cũng như nhân viên có trách nhiệm đối với công việc của phòng ban, doanh nghiệp dù làm việc ở bất cứ địa điểm nào.

Áp dụng nguyên tắc này, nhân viên trong tổ chức luôn phải cam kết làm hết sức mình với những mục tiêu đã đề ra, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.

• Nguyên tắc loại bỏ sự mất tập trung (Anti-distraction)

Thông thường khi làm việc từ xa, nhà quản trị khó có thể giám sát được không gian xung quanh mỗi nhân viên. Nhiều trường hợp nhân viên làm việc trong môi trường ồn ào hoặc bị ảnh hưởng bởi những yếu tố tác động bên ngoài như hàng xóm, con cái. Điều này phần nào ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc và sự tập trung.

Áp dụng nguyên tắc Anti-distraction, nhà quản trị có thể phổ biến cách để nhân viên tập trung một cách nghiêm túc vào công việc của mình.

• Nguyên tắc giao tiếp đồng bộ (Asynchronous Communication)

Làm việc từ xa có điểm hạn chế hơn so với làm việc trực tiếp chính là khả năng và thời gian tương tác. Làm việc trực tiếp có thể nói chuyện và trao đổi ngay lập tức nhưng với hình thức online, chúng ta cần một thời gian để tiếp nhận thông tin và trao đổi.

Trước tình hình này, nguyên tắc giao tiếp đồng bộ đã được áp dụng để đảm bảo mọi thành viên của tổ chức dù ở bất cứ đâu, chỉ cần tập trung làm việc thì đều có thể tương tác nhanh chóng với các thành viên khác.

• Nguyên tắc minh bạch, trung thực (Honesty)

Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất khi làm việc từ xa và cũng khó kiểm soát nhất trong công tác quản lý nhân sự từ xa.

Với nguyên tắc này, nhà quản trị cần đảm bảo nhân viên làm việc từ xa minh bạch và trung thực, đảm bảo mọi quy định cũng như thời gian làm việc.

• Nguyên tắc bảo mật thông tin (Information Security)

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có những thông tin nội bộ cần bảo mật. Để tránh những rủi ro không đáng có về an toàn thông tin, nhà quản trị cần áp dụng nguyên tắc này để phổ biến và bảo mật các thông tin quan trọng như thông tin khách hàng, tin sản phẩm và dịch vụ, thông tin chỉ lưu hành nội bộ.

2. Xác định mục tiêu công việc và quản lý rõ ràng

Sau khi đã nắm được chắc 6 nguyên tắc trên, nhà quản trị sẽ đi đến bước tiếp theo trong việc tìm hiểu và ứng dụng cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả, đó chính là xác định mục tiêu rõ ràng.

Bản chất quản lý nhân viên khi làm việc từ xa chỉ là một hình thức làm việc, mục tiêu cốt lõi của nhà quản trị khi tìm cách tối ưu quản lý nhân viên online chính là nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên. Đích đến cuối cùng vẫn chính là kết quả thu được. Xác định được điều này, nhà quản trị sẽ trao đổi với các phòng ban một cách rõ ràng hơn để cùng hướng mọi người về một mục tiêu chung.

3. Thiết lập những quy định riêng khi quản lý nhân viên online

Tương tự như những quy định được lập ra khi làm việc trực tiếp tại công ty, lập ra quy định khi làm việc online cũng là một trong những bước quan trọng trong cách quản lý nhân sự từ xa.

Các chính sách quy định về lương thưởng, quy định khi làm việc, trang phục, môi trường xung quanh, giờ giấc có mặt,… cần được thiết lập rõ ràng và phổ biến tới toàn bộ nhân viên các phòng ban. Từ đó tạo nền tảng xây dựng kỷ luật làm việc từ xa vững chắc.

Ví dụ:

Khi làm việc online, nhiều công ty của Nhật Bản yêu cầu nhân viên phải hướng màn hình laptop vào tường, quay video xác minh xung quanh không có ai sau đó mới tiếp tục làm việc. Quy định này được đặt ra để đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin của công ty.

4. Tiến hành kiểm tra và đánh giá định kỳ đầy đủ

Một trong những điều quan trọng cần chú ý trong quản lý nhân viên khi làm việc từ xa là nhà quản trị cần có cái nhìn bao quát và toàn diện nhất về công việc nhân viên đang làm, đặc biệt là kết quả công việc.

Hướng đến mục tiêu cốt lõi là nâng cao kết quả làm việc như đã nhắc đến ở trên, nhà quản trị cần tích cực tiến hành kiểm tra và đánh giá định kỳ để kịp thời giải quyết những rủi ro nếu có trong quá trình làm việc.

Kiểm tra và đánh giá định kỳ kết hợp cùng hình thức trao thưởng để động viên những cá nhân, phòng ban có thành tích tốt trong công việc là một cách thông minh để nhà quản trị nâng cao hiệu quả quản lý từ xa.

5. Tận dụng tối đa các công cụ quản lý từ xa

Thành quả của công nghệ đã mở ra một kỷ nguyên làm việc mới với vô vàn tiện ích giúp nhà quản trị có thể theo dõi và quản lý nhân viên khi làm việc từ xa một cách hiệu quả. Bên cạnh đó những công cụ giao tiếp, lưu trữ thông tin như Skype, Zalo, Google Drive,… cũng chính là nguồn tài nguyên bất tận mà doanh nghiệp có thể khai thác để tạo môi trường làm việc tương tác nhiều hơn, giúp tối ưu hiệu quả quản lý nhân viên online.

Không chỉ dừng lại ở những ứng dụng nhỏ lẻ để giao tiếp, nhắn tin, hiện nay việc tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự từ xa còn có sự trợ giúp của những phần mềm quản lý nhân sự được nghiên cứu và phát triển để đưa cả bộ máy doanh nghiệp cùng nhau tương tác, giao việc, đánh giá trên cùng một nền tảng.

Các phần mềm quản lý nhân sự từ xa không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản trị nhân viên mà còn tối ưu chi phí vận hành, tiết kiệm công sức và thời gian làm việc của nhà quản trị bởi những tính năng ưu việt được tích hợp.

Workplace 1Office là một trong những giải pháp quản lý công việc Online hiện đại đã được hơn 5000 doanh nghiệp lựa chọn với mục tiêu tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên khi làm việc từ xa. Với những tính năng vượt trội như mạng giao tiếp nội bộ, quản lý công việc và dự án, quản lý đơn từ,… được tích hợp trên một giao diện trực quan, Workplace đã giúp giải quyết triệt để bài toán quản lý công việc từ xa, giúp nâng cao hiệu quả quản lý của mọi doanh nghiệp.

 TÌM HIỂU TÍNH NĂNG CỦA PHÂN HỆ WORKPLACE CỦA 1OFFICE

III. Mẹo tạo động lực và nâng cao hiệu quả làm việc từ xa của nhân viên

Trong số 5 cách quản lý nhân sự từ xa được chia sẻ trên đã bao gồm các phương pháp để nâng cao hiệu suất và đảm bảo kỷ luật. Phần còn lại cũng quan trọng không kém chính là nhà quản trị cần chú trọng hơn vào phát triển văn hoá doanh nghiệp và truyền thông nội bộ khi nhân viên làm việc từ xa.

1. Hướng mục tiêu cá nhân về với mục tiêu chung của doanh nghiệp

Mỗi nhân viên đều có một mục tiêu phát triển riêng, vậy làm thế nào để tất cả họ đều cố gắng vì mục tiêu chung? Cách thông minh nhất chính là hãy cho họ thấy rằng định hướng chung mà cả doanh nghiệp hướng tới cũng gắn liền với mục tiêu phát triển của họ.

Cụ thể, nhà quản trị khi muốn thực hiện được điều này cần nắm rõ định hướng của nhân viên qua những buổi họp ngắn để hỏi han, nói chuyện nhiều hơn. Từ đó đưa ra những chia sẻ về công việc, về doanh nghiệp, khéo léo cho họ thấy những giá trị họ sẽ nhận được khi hết mình vì mục tiêu chung.

2. Tạo cho nhân viên niềm tin vào tầm quan trọng của mình đối với doanh nghiệp

Làm việc từ xa khiến cho việc nhận diện và tương tác trở nên khó hơn khá nhiều so với làm việc trực tiếp. Đó là lý do có hàng trăm nhân viên trong doanh nghiệp dù đã gắn bó được một khoảng thời gian nhưng vẫn lạc lõng vì ít được quan tâm và chú ý đến.

Vậy với vai trò là nhà quản trị và trong môi trường làm việc từ xa, làm cách nào để tạo động lực cho nhân viên tin tưởng vào chính mình?

• Thường xuyên nhắc nhở các trưởng bộ phận quan tâm đến nhân viên của mình
• Tiến hành lấy ý kiến nhân viên bằng hình thức online để thấu hiểu tâm tư trong công việc của họ. Tiếp nhận những góp ý từ nhân viên một cách thiện chí để nắm bắt tổng quan và cải thiện hơn.
• Khen ngợi những cá nhân làm tốt, động viên những nhân viên còn đang ở mức bình thường một cách khéo léo để họ có thêm động lực phát triển.

Như vậy, với những chia sẻ trên, chúng tôi hy vọng bạn đã có cái nhìn mới về cách quản lý nhân sự từ xa sao cho hiệu quả, tìm ra phương pháp phù hợp với doanh nghiệp mình để tiến hành và nâng cao kết quả công việc.

Để công tác quản lý nhân sự từ xa của các doanh nghiệp được tối ưu nhất, 1Office – Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp đã mang đến bộ công cụ Quản lý công việc (Workplace) và Quản lý nhân sự (HRM) hiện đại, đa tính năng, phục vụ tối ưu nhu cầu giao việc, quản lý tiến độ công việc, đánh giá nhân viên khi làm việc từ xa của mọi doanh nghiệp.

 Nhận tư vấn & demo phần mềm miễn phí

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• • Hotline: 083 483 8888

• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp