Chữ ký số cá nhân là gì? Quy định & tầm quan trọng
Trong thời đại công nghệ số phát triển như hiện nay, chữ ký số đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử. Vậy chữ ký số cá nhân là gì? Nó có giá trị pháp lý như thế nào? Cách tạo chữ ký số cá nhân ra sao? Bài viết này sẽ giải đáp toàn bộ thắc mắc trên, hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay nhé!
Mục lục
1. Chữ ký số cá nhân là gì?
Căn cứ theo Khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về khái niệm chữ ký số như sau:
| Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên. |
Như vậy, chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên các thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Chữ ký số cá nhân có tác dụng tương đương với chữ ký tay, có thể được sử dụng để xác thực danh tính của cá nhân, đảm bảo tính toàn vẹn và tính không chối bỏ của thông tin.
Trong doanh nghiệp, chữ ký số cá nhân được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau bao gồm:
- Ký các văn bản, tài liệu điện tử như hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn, tờ khai thuế,…
- Tham gia các giao dịch trực tuyến như kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng Internet Banking, Mobile Banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến,…
- Cung cấp dịch vụ công trực tuyến như đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh, xin cấp phép xây dựng,…
2. Tầm quan trọng của chữ ký số cá nhân
Chữ ký số cá nhân là một công cụ quan trọng, mang lại nhiều điểm vượt trội so với hình thức ký kết bằng tay. Một số lợi ích của chữ ký số cá nhân phải kể đến như:
- Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu: Chữ ký số cá nhân sử dụng công nghệ mật mã để tạo ra một khóa bí mật, giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, ngăn chặn việc thay đổi, sửa đổi thông tin sau khi ký. Điều này rất quan trọng trong các giao dịch điện tử nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên tham gia.
- Rút ngắn thời gian trình ký và xử lý hồ sơ: Chữ ký số giúp các cá nhân, doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử một cách nhanh chóng và thuận tiện. Doanh nghiệp có thể ký các hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn, tờ khai thuế,… mà không cần phải in ấn, chuyển phát giữa các cá nhân, phòng ban hay khách hàng, đối tác từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Giảm thiểu chi phí hành chính: Việc in ấn tài liệu, chuyển phát trước và sau ký sẽ tốn một khoản chi phí không nhỏ đặc biệt đối với doanh nghiệp có số lượng tài liệu lớn. Vì vậy, việc ký số trên phần mềm chữ ký số và hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết.
- An toàn bảo mật thông tin: Chữ ký số cá nhân giúp ngăn chặn các hành vi giả mạo, gian lận, bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch điện tử. Từ đó góp phần nâng cao uy tín, thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp.
- Ký duyệt dễ dàng mọi lúc mọi nơi: Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính, chữ ký số cá nhân giúp các doanh nghiệp ký duyệt tài liệu nhanh chóng, dễ dàng, mọi lúc mọi nơi trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả công việc.
3. Các loại chữ ký số cá nhân phổ biến hiện nay
Hiện nay trên thị trường có 4 loại chữ ký số cá nhân, bao gồm:
- Chữ ký số USB Token: Đây là loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay. Chữ ký số USB Token được lưu trữ trên thiết bị phần cứng USB Token. Thiết bị này nhỏ gọn, dễ mang theo, giúp người dùng thuận tiện trong việc sử dụng chữ ký số.
- Chữ ký số SmartCard: Là một loại chữ ký số cũng khá phổ biến, được lưu trữ trên thiết bị phần cứng SmartCard. Thiết bị này có hình dạng giống như thẻ sim điện thoại, giúp người dùng thuận tiện trong việc mang theo và sử dụng.
- Chữ ký số HSM: Là loại chữ ký số cao cấp, được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn, các cơ quan nhà nước. Chữ ký số HSM được lưu trữ trên thiết bị phần cứng HSM, có khả năng bảo mật cao, đáp ứng các yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt.
- Chữ ký số từ xa: Là loại chữ ký số không cần sử dụng thiết bị phần cứng. Chữ ký số từ xa được tạo ra bằng cách sử dụng phần mềm chữ ký số và kết nối Internet. Loại chữ ký số này phù hợp với những người thường xuyên di chuyển, không có thời gian đến các trung tâm chứng thực chữ ký số.
Mỗi loại chữ ký số có những ưu điểm và nhược điểm riêng, người dùng cần lựa chọn loại chữ ký số phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình.
4. Quy định pháp luật về chữ ký số cá nhân
4.1. Đối tượng được sử dụng chữ ký số cá nhân
Theo quy định của pháp luật, bất kỳ cá nhân nào có nhu cầu sử dụng chữ ký số cá nhân đều có thể đăng ký với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Sau khi đăng ký thành công, chữ ký số cá nhân được sử dụng tương đương chữ ký tay của mình.
4.2. Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân
Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý như chữ ký tay trong các giao dịch điện tử. Điều này có nghĩa là các văn bản, hợp đồng, tài liệu điện tử được ký bằng chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý tương đương với các văn bản, hợp đồng, tài liệu giấy được ký bằng chữ ký tay.
4.3. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số cá nhân
Theo quy định tại Điều 40 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử và đảm bảo an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số và do một trong các tổ chức sau đây cấp:
-
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn
Tham khảo phần mềm chữ ký số điện tử 1Office được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn ISO và đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn của nhà nước về ký số.
Nhận bản demo tính năng miễn phí
5. Hướng dẫn cách tạo chữ ký số cá nhân
5.1. Cách tạo chữ ký số cá nhân
Bước 1: Chọn đơn vụ cung cấp dịch vụ chữ ký số
Các cá nhân cần chọn một trong các cơ quan cấp chứng chỉ số uy tín và được nhà nước công nhận để đảm bảo rằng chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý. Ví dụ lựa chọn công ty 1Office là đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.
Bước 2: Tiến hành đăng ký và xác thực thông tin
Để đăng ký chữ ký số, cá nhân cần cung cấp các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, số điện thoại, địa chỉ email,… và thông tin về doanh nghiệp như giấy phép kinh doanh,…
Bước 3: Nộp hồ sơ và xác thực danh tính
Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp để lựa chọn gói dịch vụ chữ ký số phù hợp, sau đó tiến hành nộp hồ sơ và xác thực thông tin. Tổng đài hỗ trợ dịch vụ chữ ký số 1Office: 083 483 8888.
Bước 4: Tạo chữ ký số cá nhân
Sau khi xác thực danh tính thành công, nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số sẽ cấp cho bạn thiết bị chữ ký số. Thiết bị này có thể là USB Token, SmartCard, HSM hoặc chữ ký số từ xa. Bạn cần cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số trên máy tính của mình. Sau đó, bạn sử dụng thiết bị chữ ký số để tạo chữ ký số cá nhân.
Bước 5: Lưu trữ chữ ký số
Chữ ký số cá nhân là một tài sản quan trọng vì vậy bạn cần lưu trữ một cách an toàn và bảo mật. Cá nhân có thể lưu trữ chữ ký số trên thiết bị chữ ký số trên máy tính hoặc lưu trữ mật khẩu khi truy cập chữ ký số.
5.2. Cách đăng ký chữ ký số cá nhân
Dưới đây là 5 bước đăng ký chữ ký số cá nhân đúng chuẩn:
- Bước 1: Sau khi mua chữ ký số thành công, cá nhân cần tiến hành nộp hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân thông qua USB Token.
- Bước 2: Nhà cung cấp tiến hành thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân
- Bước 3: Sau khi hồ sơ được thẩm định thành công, USB được gửi về đơn vị để tiến hành cài đặt, kích hoạt để thực hiện ký số bằng USB.
- Bước 4: Đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế
- Bước 5: Sau khi Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia chứng thực hồ sơ, cá nhân có thể tiến hành sử dụng chữ ký số để ký các văn bản điện tử.
6. Một số mẫu chữ ký số cá nhân trong tổ chức
Dưới đây là một số mẫu chữ ký số cá nhân mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
 |
 |
 |
 |
7. FAQ: Câu hỏi thường gặp
7.1. Doanh nghiệp có được ký hợp đồng lao động bằng chữ ký số?
Có, doanh nghiệp được ký hợp đồng lao động bằng chữ ký số. Theo quy định của pháp luật, chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý như chữ ký tay của cá nhân trong các giao dịch điện tử. Như vậy, đối với hợp đồng lao động điện tử, người sử dụng lao động có thể ký kết bằng chữ ký số.
7.2. Cá nhân có được ký hợp đồng lao động bằng chữ ký số?
Tương tự như câu hỏi trên, cá nhân có được ký kết hợp đồng lao động bằng chữ ký số. Bởi chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý như chữ ký tay trong các giao dịch điện tử.
7.3. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số cá nhân
Để lựa chọn được nhà cung cấp chữ ký số cá nhân uy tín, bạn cần cân nhắc các tiêu chí sau:
- Có giấy phép hoạt động của Bộ Thông tin và Truyền thông: Đây là tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số cá nhân. Chỉ các tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số được cấp phép hoạt động bởi Bộ Thông tin và Truyền thông mới có quyền cung cấp dịch vụ chữ ký số.
- Chính sách bảo mật: Chữ ký số là một tài sản quan trọng, vì vậy bạn cần lựa chọn nhà cung cấp có hệ thống bảo mật thông tin tốt. Bạn có thể tham khảo các đánh giá của khách hàng trước khi lựa chọn.
- Giá thành các gói dịch vụ: Chi phí sử dụng chữ ký số là một yếu tố cần cân nhắc. Bạn nên so sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn được gói cước phù hợp với nhu cầu của mình.
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Bạn nên lựa chọn nhà cung cấp có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, sẵn sàng hỗ trợ bạn khi gặp vấn đề.
7.4. Tại sao nên lựa chọn dịch vụ chữ ký số cá nhân của 1Office?
1Office là một nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, cung cấp các giải pháp công nghệ toàn diện cho doanh nghiệp. Trong đó, dịch vụ chữ ký số cá nhân của 1Office được đánh giá cao bởi các ưu điểm sau:
- Là đơn vụ cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép hoạt động bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Cung cấp các loại chữ ký số cá nhân chất lượng cao, đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật và tính toàn vẹn của thông tin.
- Giá cả dịch vụ chữ ký số cá nhân của 1Office cạnh tranh, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của nhiều đối tượng khách hàng.
- Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ doanh nghiệp khi cần thiết.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp chữ ký số cá nhân uy tín, chất lượng, dễ sử dụng và bảo mật cao, thì dịch vụ chữ ký số cá nhân của 1Office là một lựa chọn phù hợp cho bạn.
| Phần mềm chữ ký số 1Office – Ký số hàng trăm hợp đồng, làm việc từ xa không lo gián đoạn |
|
Nhận bản demo trải nghiệm miễn phí tính năng chữ ký số của 1Office dành riêng cho cá nhân và doanh nghiệp ngay hôm nay!
Trên đây là toàn bộ thông tin về chữ ký số cá nhân mà 1Office muốn chia sẻ tới bạn. Hy vọng qua bài viết, doanh nghiệp đã có cái nhìn cụ thể hơn về tầm quan trọng của chữ ký số cùng giá trị pháp lý và điều kiện đảm bảo an toàn, cũng như cách tạo chữ ký số cá nhân đúng chuẩn nhất. Nếu Quý doanh nghiệp cần tư vấn cụ thể hơn về phần mềm chữ ký số của 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi qua:
- Hotline: 083 483 8888
- Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn
