Chữ ký số công cộng là gì? Có nên sử dụng thay chữ ký tay?

Sự bùng nổ trong nhu cầu giao dịch xuyên biên giới đi kèm với sự gia tăng các giao dịch điện tử đang khuyến khích nhiều nhà quản trị quyết định sử dụng chữ ký số công cộng thay vì chữ ký tay thông thường. Đặc biệt, khi quá trình số hóa và công nghệ ngày càng chiếm ưu thế trong mọi khía cạnh của cuộc sống, chữ ký số công cộng đã trở thành một phần quan trọng và cần thiết trong các hoạt động ký kết điện tử của doanh nghiệp. Vậy chữ ký số công cộng là gì? Có được nhà nước công nhận không? Thủ tục đăng ký ra sao? 1Office sẽ giúp quý anh chị giải đáp mọi câu hỏi trong bài viết dưới đây.

Chữ ký số công cộng là gì?

Theo Nghị định số 26/2007/NĐ-CP, Điều 3, Khoản 8 có nêu rõ định nghĩa của chữ ký số công cộng: “Chữ ký số công cộng là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao tạo ra.”  

Hiểu đơn giản, chữ ký số công cộng là loại chữ ký số sử dụng USB token do đơn vị dịch vụ chứng thực số cung cấp cho cá nhân sử dụng để chứng minh tính xác thực của một thông điệp hoặc tài liệu điện tử. 

Chữ ký số công cộng được tạo ra và phân phối thông qua một hệ thống quản lý chữ ký số, trong đó có sự sử dụng của một cặp khóa, gồm khóa riêng (private key) và khóa công khai (public key). Trong đó, khóa riêng được giữ bí mật và chỉ dùng để ký và giải mã, và khóa công khai được công khai cung cấp nhằm xác minh chữ ký. Khi một tài liệu được ký bằng khóa riêng, người nhận có thể sử dụng khóa công khai để xác minh tính xác thực của chữ ký đó, đồng thời đảm bảo rằng thông điệp không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.

Tính pháp lý của chữ ký số công cộng

Chữ ký số công cộng có giấy phép của Bộ Thông tin và Truyền thông cung cấp, được đảm bảo tính pháp lý và hưởng sự bảo vệ của pháp luật. Với việc sử dụng công nghệ mã khóa đảm bảo mức độ an toàn cao, chữ ký số này đại diện cho cá nhân và có hiệu lực tương đương với chữ ký bằng tay của họ.

Chứng chỉ chữ ký số công cộng được cấp bởi đơn vị dịch vụ có giấy phép từ Bộ Thông tin và Truyền thông cho phép người sử dụng áp dụng chúng trong việc ký kết các giao dịch và nhiều loại hợp đồng khác nhau như hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ,… Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, người sử dụng chữ ký số sẽ được bảo vệ quyền lợi bởi hệ thống pháp luật, với điều kiện họ tuân thủ đúng theo các quy định pháp luật khi thực hiện ký kết giao dịch.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số công cộng?

Trước xu hướng số hóa thủ tục hành chính, doanh nghiệp cần nhanh chóng áp dụng công nghệ mới nhằm tối ưu hiệu suất vận hành thông qua rút gọn các thủ tục giấy tờ vốn có. Bên cạnh sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian, chữ ký số còn đóng vai trò quan trọng trong việc:

Hỗ trợ cho hoạt động kê khai thuế trực tuyến

Phần lớn các thủ tục kê khai và nộp thuế hiện nay có thể thực hiện một cách thuận lợi qua môi trường trực tuyến. Tuy nhiên, để thực hiện các giao dịch này, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số đã được đăng ký với cơ quan thuế. Qua việc sử dụng chữ ký số, mọi giao dịch liên quan đến thuế trở nên đơn giản và an toàn hơn.

Đơn giản hóa quá trình ký kết hợp đồng

Khi ký kết hợp đồng điện tử, mọi bên tham gia đều cần xác nhận thỏa thuận bằng chữ ký số. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số có thể dễ dàng ký kết số lượng lớn hợp đồng, giúp tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian quy trình.

Tiết kiệm ngân sách, thời gian, tiền bạc

Doanh nghiệp không còn phải đầu tư lớn cho đội ngũ nhân sự khi tích hợp chữ ký số công cộng vào quy trình ký kết hợp đồng và giao dịch thuế. Chi phí in ấn giảm đáng kể, thời gian triển khai cũng được rút ngắn.

Trải nghiệm miễn phí tính năng chữ ký số của 1Office

Đảm bảo tính pháp lý

Chữ ký số công cộng được coi là có giá trị tương đương với chữ viết tay và con dấu đại diện cho doanh nghiệp. Việc ký kết văn bản điện tử bằng loại chữ ký này không chỉ đảm bảo giá trị pháp lý, đồng thời hỗ trợ bảo vệ quyền lợi cho tất cả các bên liên quan.

Bảo mật dữ liệu

Tính bảo mật của chữ ký số cao hơn đáng kể bởi nó có thể đảm bảo hệ thống thông tin dữ liệu khép kín, giúp bảo mật mọi giao dịch, mọi tài liệu. Chữ ký số giúp hạn chế gian lận, tình trạng làm giả chữ ký, nó cũng có thể trở thành chứng cứ khi xảy ra tranh chấp giữa 2 bên.

Phù hợp với xu hướng hội nhập quốc tế

Trong bối cảnh kinh tế hội nhập thế giới và số hóa mọi khía cạnh của doanh nghiệp, chữ ký số công cộng là công cụ quan trọng và hữu ích giúp doanh nghiệp thích ứng với xu hướng này. Sử dụng chữ ký số để ký kết các hợp đồng từ xa sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt trong các quy trình hợp tác kinh doanh và có thêm nhiều cơ hội phát triển với đối tác nước ngoài.

Ứng dụng chữ ký số công cộng trong doanh nghiệp

Chữ ký số công cộng đóng vai trò quan trọng trong vận hành doanh nghiệp bằng cách cung cấp tính bảo mật cao và xác thực các giao dịch điện tử. Dưới đây là một số ứng dụng quan trọng của chữ ký số công cộng trong doanh nghiệp:

• Xác thực và Tính Toàn Vẹn của Tài Liệu: Chữ ký số giúp đảm bảo rằng các tài liệu điện tử không bị sửa đổi mà không được phép.
• Các chữ ký số công cộng giúp xác thực nguồn gốc của tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.
• Giao Dịch Điện Tử An Toàn: Cho phép doanh nghiệp thực hiện các giao dịch trực tuyến một cách an toàn, bảo mật, Ngăn chặn việc giả mạo thông tin và giao dịch.
• Ký Quyết Định và Hợp Đồng: Giúp doanh nghiệp ký kết và xác nhận các quyết định quan trọng, hợp đồng và thỏa thuận mà không cần chữ ký giấy. Ngoài ra, chữ ký số cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến việc chuyển phong bì và bảo quản tài liệu vật lý.
• Quản Lý Tài Liệu và Dữ Liệu: Chữ ký số giúp doanh nghiệp duy trì quản lý an toàn và hiệu quả của tài liệu điện tử. Tăng cường khả năng kiểm soát truy cập và phân quyền cho người dùng.
• Đăng Ký Trực Tuyến: Dùng để xác minh danh tính khi đăng ký trực tuyến cho các dịch vụ và ứng dụng trực tuyến. Bảo vệ thông tin cá nhân và tạo niềm tin từ phía người dùng.
• Chứng thực và Xác Nhận Thông Tin: Sử dụng chữ ký số để xác minh danh tính của người dùng trong các giao dịch trực tuyến và truy cập vào hệ thống quan trọng.
• Bảo Mật Email và Tin Nhắn: Sử dụng chữ ký số để bảo vệ tính toàn vẹn của thông điệp email và đảm bảo rằng người nhận nhận biết được nguồn gốc của email.
• Tuân Thủ Pháp Luật và Chuẩn Mực: Hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực ngành về việc xác thực và bảo mật thông tin.

1CA – Giải pháp ký số siêu việt, tối ưu hóa quản trị doanh nghiệp

1Office là một nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, cung cấp các giải pháp công nghệ toàn diện cho doanh nghiệp. Trong đó, dịch vụ chữ ký số cá nhân của 1Office được đánh giá cao bởi các ưu điểm sau:

• Là đơn vụ cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép hoạt động bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.
• Cung cấp các loại chữ ký số cá nhân chất lượng cao, đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật và tính toàn vẹn của thông tin.
• Giá cả dịch vụ chữ ký số cá nhân của 1Office cạnh tranh, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của nhiều đối tượng khách hàng.
• Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ doanh nghiệp khi cần thiết.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp chữ ký số cá nhân uy tín, chất lượng, dễ sử dụng và bảo mật cao, thì dịch vụ chữ ký số cá nhân của 1Office là một lựa chọn phù hợp cho bạn.

Trải nghiệm miễn phí tính năng chữ ký số của 1Office

—————————-

Hy vọng bài viết trên đây đã đem lại cho bạn những thông tin hữu ích về chữ ký số công cộng là gì và vì sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký thường. Nếu cảm thấy các lợi ích và ứng dụng của chữ ký số công cộng có thể áp dụng cho doanh nghiệp của bạn, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên viên tư vấn của 1Office để được trả nghiệm miễn phí tính năng ký số trên phần mềm 1Office nhé!