Mẫu báo cáo kết quả công việc chuẩn form và mới nhất
Mẫu báo cáo kết quả công việc là biểu mẫu phổ biến được sử dụng giúp người quản lý, lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm soát chất lượng công việc một cách dễ dàng. Thông qua mẫu báo cáo công việc, người lao động sẽ nắm được mình đã làm những gì, đạt được mục tiêu đã đề ra hay chưa để tiếp tục cố gắng hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Hãy cùng 1Office tìm hiểu về một số mẫu báo cáo làm việc ở nội dung dưới đây nhé.
Mục lục
I- Mẫu báo cáo kết quả công việc là gì?
1. Khái niệm
Báo cáo công việc là một bản tóm tắt tất cả công việc mà nhân viên thực hiện được theo ngày/tuần/tháng/năm. Ngoài ra, báo cáo công việc còn cho thấy sự phối hợp giữa các công việc của từng cá nhân trong nhóm đã hợp tác thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Báo cáo công việc còn giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan nhất về kết quả làm việc của nhân viên. Từ đó là cơ sở để đánh giá, khen thưởng trước những kết quả tốt cũng như điều chỉnh những sai phạm mà nhân viên gặp phải.
Từ khái niệm báo cáo kết quả công việc, mẫu báo cáo kết quả công việc là báo cáo được lập để báo cáo công việc định kỳ theo tuần, tháng, quý hoặc năm kèm theo đó là mẫu báo cụ thể chi tiết cho từng bộ phận.
2. Mục đích của báo cáo công việc
Báo cáo quản trị, công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi nhân viên. Việc xây dựng mẫu báo cáo kết quả công việc là cơ sở quan trọng để mỗi cá nhân, phòng ban, tổ chức đạt được các mục đích sau:
– Thể hiện năng lực làm việc của từng cá nhân.
– Thể hiện tinh thần, trách nhiệm của nhân viên với công việc đó.
– Rút ra được nhiều bài học, kinh nghiệm cho các thiếu sót, khó khăn trong quá trình làm việc và sau khi hoàn thành công việc.
– Giúp nhà quản lý, lãnh đạo trong công ty đánh giá chính xác về năng lực nhân viên.
– Là cơ sở để nhà quản lý lập kế hoạch, phân bổ công việc hợp lý, phù hợp với năng lực của mỗi nhân viên.
Tham khảo ngay: Top 8 Phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí tốt nhất hiện nay
II- Thế nào là một mẫu báo cáo công việc chuẩn
1. Về hình thức
– Bố cục rõ ràng, mạch lạc: Các phần nội dung được sắp xếp hợp lý và logic, có tiêu đề phụ rõ ràng.
– Trình bày chuyên nghiệp:
- Font chữ dễ đọc (ví dụ: Times New Roman, Arial).
- Cỡ chữ 12-14 cho nội dung chính, cỡ lớn hơn cho tiêu đề.
- Cách dòng phù hợp, thường từ 1.15-1.5 để đảm bảo sự thoáng đãng.
- Lựa chọn màu chữ sao cho phù hợp với từng phần và làm nổi bật được những phần quan trọng
– Đính kèm biểu đồ, bảng số liệu (nếu cần): Dùng để minh họa tiến độ hoặc kết quả, giúp báo cáo trở nên trực quan hơn.
– Hạn chế lỗi chính tả và ngữ pháp: Một báo cáo sai lỗi sẽ ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp.
– Sử dụng đánh số hoặc ký hiệu: Giúp dễ dàng theo dõi các mục trong báo cáo.
– Có thể trình bày báo cáo trên Google Doc, Google Sheet giúp thuận tiện trong quá trình gửi cũng như xem báo cáo của người nhận.
2. Về nội dung
Tương tự như các mẫu báo cáo văn bản khác, mẫu báo cáo kết quả công việc cần truyền đạt thông tin cho người đọc một cách ngắn gọn, dễ hiểu. Do đó, bạn cần nắm được cách trình bày báo cáo công việc chuẩn. Dưới đây là một số thông tin cần có trong báo cáo công việc để bạn có một báo cáo chi tiết, chuẩn nhất.
– Tiêu đề: Đơn giản, súc tích, và thể hiện rõ chủ đề và nội dung chung của báo cáo.
– Tóm tắt ngắn gọn: Đưa ra cái nhìn tổng quát về nội dung chính của báo cáo, kết quả hoặc tiến độ công việc.
– Nội dung chính:
- Mục tiêu: Mô tả mục tiêu hoặc nhiệm vụ cần thực hiện và đạt được.
- Tiến độ công việc: Cập nhật những công việc đã hoàn thành, tiến độ hiện tại và so sánh với kế hoạch ban đầu.
- Thành tựu và kết quả: Liệt kê những kết quả đã đạt được, số liệu cụ thể (nếu có).
- Khó khăn, thách thức: Phân tích những trở ngại, khó khăn hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
- Giải pháp: Đề xuất cách xử lý các khó khăn, các vấn đề tồn đọng hoặc phương án cải thiện công việc trong tương lai.
- Kế hoạch tiếp theo: Lộ trình cho các công việc còn lại hoặc những bước tiếp theo cần thực hiện.
– Ý kiến thắc mắc, góp ý: Ở phần này, nhân viên có thể đưa ra những ý kiến, đóng góp của mình để thay đổi kế hoạch, định hướng công việc để đạt được kết quả tốt hơn. Bạn có thể thêm vào các mục tiêu, nhiệm vụ mà mình sẽ thực hiện nếu như bạn báo cáo tiến độ công việc theo ngày, tuần, tháng,năm…
– Kết luận: Trong phần này, bạn tóm tắt lại các kết quả đã nêu trên và nhắc lại các ý quan trọng nhất để làm nổi bật vấn đề.
Trong những nội dung được liệt kê kể trên, bạn cần đảm bảo nội dung của bản báo cáo sẽ chứa những thông tin quan trọng, không thể thiếu bao gồm:
- Cập nhật mới nhất về thông tin, tiến độ và các kết quả công việc đã đạt được
- Liệt kê những khó khăn, trở ngại và các vấn đề tồn đọng trong quá trình thực hiện công việc.
- Đưa ra giải pháp, và hướng xử lý cụ thể đối với các vấn đề, thách thức được nêu
- Trình bày các thông tin khác về công việc, cũng như kế hoạch công việc trong thời gian tới.
>>>>> Xem thêm:
- Mẫu lập kế hoạch công việc khoa học, hiệu quả giúp X2 hiệu suất làm việc
- 5+ Mẫu báo cáo thành tích cá nhân miễn phí mới nhất 2024
3. Về phương thức
– Báo cáo trực tiếp: Thường được thực hiện trong các buổi họp định kỳ (ngày/ tháng/ năm), báo cáo miệng kết hợp với bản trình bày slide (Powerpoint, Google Slides) hoặc Google Sheet tùy vào đặc điểm, mức độ quan trọng và mục đích cuộc họp.
– Báo cáo bằng văn bản: Được gửi thông qua email, các hệ thống trao đổi và quản lý công việc, thường dưới dạng PDF, Sheet để đảm bảo tính nhất quán về định dạng.
– Báo cáo thông qua phần mềm quản lý công việc: Các phần mềm như 1Work, Trello, Asana có thể tự động tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo công việc dựa trên tiến độ và người/ phòng ban thực hiện.
– Báo cáo đột xuất: Dành cho các sự kiện hoặc các vấn đề phát sinh cần thông tin nhanh.
III- Các bước viết báo cáo công việc
Như đã đề cập ở trên, một báo cáo kết quả thực hiện công việc cần được trình bày chi tiết, rõ ràng theo đúng trình tự logic để người quản lý dễ học, tư duy. Để viết được một báo cáo hoàn chỉnh, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây:
1. Xác định đối tượng của bạn
Bước đầu tiên bạn cần xác định đối tượng đọc báo cáo của mình là ai( trưởng phòng, giám đốc..) Việc này là bước quan trọng giúp bạn đưa ra những nội dung phù hợp, chính xác khi làm báo cáo cũng như lựa chọn ngôn ngữ phù hợp.
2. Quyết định thông tin bạn sẽ bao gồm
Khi đã xác định được đối tượng của mình là ai, bạn nên tập trung vào việc xác định mục đích của báo cáo nên đưa những nội dung gì vào báo cáo. Bạn nên liệt kê các công việc trong khoảng thời gian mà báo cáo yêu cầu, bao gồm các công việc được giao, mức độ hoàn thành công việc. Sau đó, bạn lựa chọn các thông tin quan trọng để cung cấp bức tranh rõ ràng nhất về những gì bạn đang truyền tải.
3. Cấu trúc báo cáo công việc
Một mẫu báo cáo kết quả công việc cần đảm bảo tính dễ đọc và dễ hiểu. Tùy vào từng vị trí, công việc sẽ có các mẫu báo cáo khác nhau, nhưng bạn có thể sử dụng một số mẫu báo cáo kết quả mà 1Office sẽ chia sẻ ở nội dung dưới đây để có một báo cáo hoàn chỉnh, chuyên nghiệp.
4. Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn và chuyên nghiệp
Ngôn ngữ, văn phong trong báo cáo cũng là một yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý. Hãy cố gắng trình bày ý kiến một cách rõ ràng và nhanh nhất. Nên hạn chế những câu từ rườm rà, khó hiểu. Ví dụ: thay vì nói ” bạn có thể thấy hữu ích khi thường xuyên làm mới hộp thư đến của mình để cập nhật email “, bạn có thể nói ” thường xuyên làm mới hộp thư đến của mình “.
5. Đọc lại và chỉnh sửa báo cáo của bạn.
Cuối cùng, khi đã hoàn thành bản báo cáo công việc, bạn tiến hành soát lỗi và kiểm tra lại báo cáo một lần nữa trước khi nộp. Điều này mang lại cho bạn cơ hội để đảm bảo rằng bài viết của bạn chuyên nghiệp nhất có thể và để nắm bắt bất kỳ lỗi nào trước khi bạn gửi nó đi. Ngoài ra, việc soát lại lỗi cũng giúp bạn lược bỏ những thông tin không cần thiết và đảm bảo rằng báo cáo của bạn hiệu quả và hiệu quả nhất có thể.
| Xem thêm: Cách lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp |
II- Một số mẫu báo cáo công việc phổ biến
1. Mẫu báo cáo kết quả công việc theo ngày
Báo cáo công việc theo ngày là mẫu báo cáo kết quả công việc mà một cá nhân đã làm trong 1 ngày. Một báo cáo công việc ngày cần thể hiện được chi tiết nội dung, tiến độ công việc, hình thức của báo cáo chuẩn form, rõ ràng. Dưới đây là mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel mới nhất mà bạn có thể tham khảo.
2. Mẫu báo cáo công việc theo tuần
Báo cáo thực hiện công việc tuần là tổng hợp toàn bộ công việc, nhiệm vụ của mỗi nhân viên diễn ra trong tuần đó. Với báo cáo tuần, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ làm việc trong tuần của nhân viên cũng như thấy được các vấn đề, thách thức mà họ đang gặp phải. Thông qua đó, giúp nhà lãnh đạo đưa ra tùy chỉnh, sắp xếp để công việc diễn ra tốt hơn.
| >> Tham khảo thêm: 8+ mẫu checklist công việc thông dụng cho các phòng ban trong doanh nghiệp |
3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng
Khác với 2 kiểu báo cáo công việc trên, báo cáo công việc theo tháng thêm các cột về số lượng công việc rộng hơn, khối lượng công việc hoàn thành, chưa hoàn thành. Nếu bạn đang băn khoăn tìm kiếm một mẫu báo cáo công việc chuẩn hàng tháng thì bạn có thể tham khảo ở mẫu dưới đây.
5. Mẫu báo cáo kết quả công việc năm
Hiện nay, hầu hết các nhân viên đều phải làm báo cáo công việc năm để tổng kết công việc cũng như nêu ra những gì đạt được, chưa đạt được. Bạn có thể tham khảo về mẫu báo cáo công việc năm ở biểu mẫu dưới đây.
Cùng với mẫu báo cáo công việc, bạn có thể tham khảo thêm về mẫu đề xuất tăng tương chuẩn form, hiệu quả giúp nhân viên đề xuất tăng lương dễ dàng.
Xem thêm: 11 phương pháp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên phổ biến
6. Mẫu báo cáo công việc cho nhân viên
7. Mẫu báo cáo công việc dành cho quản lý
8. Mẫu báo cáo thử việc
III- Lưu ý khi xây dựng mẫu báo cáo kết quả công việc
Trong quá trình xây dựng báo cáo công việc, bạn cần đảm bảo được tính dễ đọc, dễ hiểu. Để có một báo cáo chuyên nghiệp, bạn cần tránh một số lỗi hay gặp khi làm báo cáo công việc dưới đây.
Không xây dựng nội dung cho báo cáo
Đối với bất cứ loại báo cáo nào cũng cần xây dựng cấu trúc rõ ràng, đúng trọng tâm. Do đó, trước khi bắt tay vào làm báo cáo bạn cần lên ý tưởng xây dựng bố cục, dàn ý báo cáo, các nội dung trọng tâm để người đọc hình dung và bao quát vấn đề một cách tốt nhất.
Không kiểm tra chính tả trong báo cáo
Đây là lỗi cơ bản mà nhiều người gặp phải trong quá trình làm báo cáo. Việc mắc phải nhiều lỗi chính tả sẽ làm cho bản báo cáo của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. Do đó, bạn cần kiểm tra thật kỹ báo cáo trước khi gửi.
Viết báo cáo quá ngắn
Một báo cáo quá ngắn, không đầy đủ là biểu hiện cho việc thiếu chuyên nghiệp, không chú tâm trong công việc của người làm báo cáo. Điều này sẽ khiến nhà quản lý không nắm bắt được các thông tin cần thiết để theo dõi, quản lý công việc. Do đó, bạn hãy cố gắng cung cấp một báo cáo có độ dài vừa phải, chứa các thông tin quan trọng và nội dung cần thiết.
Báo cáo trình bày khó hiểu, thiếu chuyên nghiệp
Một trong những lỗi mà người làm báo cáo kết quả công việc thường gặp chính là trình bày thông tin một cách khó hiểu, không rõ ràng, bố cục rời rạc , hoặc sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp dẫn đến sự khó hiểu cho người đọc. Ngoài ra, việc xuống dòng, sử dụng font chữ, màu sắc không đồng nhất cũng là một trong những nguyên nhân khiến nhiều báo cáo bị mất đi tính thuyết phục và chuyên nghiệp.
Để khắc phục, người làm báo cáo sẽ cần xây dựng cấu trúc báo cáo rõ ràng, logic ngay từ đầu, đồng thời đảm bảo rằng ngôn ngữ và cách trình bày dễ hiểu, chuyên nghiệp và nhất quán về mặt hình thức.
Thừa hoặc thiếu dữ liệu, dữ liệu thiếu tính chính xác
Một báo cáo công việc có thể chứa quá nhiều chi tiết không cần thiết hoặc bỏ sót những thông tin quan trọng, do việc thu nhập dữ liệu không kỹ lưỡng hoặc thiếu kinh trong việc xác định số liệu cốt lõi. Điều này khiến người đọc khó tập trung vào những điểm chính yếu hoặc khiến báo cáo trở nên thiếu toàn diện.
Ngoài ra, khi dữ liệu sai sót, phát sinh trong quá trình nhập liệu hoặc tính toán, việc này sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm. Vì vậy, người làm báo cáo sẽ cần rà soát và kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác của dữ liệu trước khi đưa vào báo cáo. Đồng thời, bạn cũng cần xác định những dữ liệu trọng tâm và loại bỏ những thông tin không cần thiết nhằm tránh tình trạng thừa thãi.
Không tổng hợp các dữ liệu thành một báo cáo tổng thể
Việc không tổng hợp các báo cáo hoặc không kết nối các dữ liệu khác nhau thành một báo cáo tổng thể cũng là một lỗi sai phổ biến bởi người thực hiện thiếu thời gian gian, thiếu khả năng phân tích hoặc không có quy trình báo cáo rõ ràng.
Khi thiếu một cái nhìn toàn cảnh, các nhà quản lý có thể gặp khó khăn trong việc đưa ra các đánh giá chiến lược hoặc các định hướng chính xác. Để xây dựng một quy trình tổng hợp và hệ thống báo cáo khoa học, kết nối chặt chẽ, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản lý công việc và báo cáo tự động giúp hợp nhất và trình bày thông tin một cách trực quan, chính xác và rõ ràng.
IV. Tạo báo cáo công việc dễ dàng và chính xác với 1Office
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc theo dõi và báo cáo kết quả công việc là một yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu suất và đảm bảo tiến độ công việc. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có quy trình báo cáo hiệu quả: mất nhiều thời gian cho việc báo cáo thủ công, dùng nhiều phần mềm rời rạc dẫn đến khó khăn trong việc tổng hợp và theo dõi dữ liệu.
Để giải quyết vấn đề này, 1Work – phần mềm quản lý công việc, dự án hàng đầu từ 1Office – cung cấp hệ thống báo cáo tiến độ, kết quả công việc chuyên nghiệp, trực quan và tự động, giúp tối ưu hóa việc theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
- Tự động tổng hợp dữ liệu: Không cần tốn thời gian lập báo cáo thủ công, 1Work tự động tổng hợp và phân tích thông tin từ các công việc và dự án của từng thành viên, giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về hiệu suất và tiến độ của từng cá nhân và phòng ban trong doanh nghiệp.
- Báo cáo trực quan và linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu báo cáo theo nhu cầu, từ báo cáo tiến độ công việc cho đến báo cáo tổng quan của từng dự án. Với gian diện thân thiện và dễ sử dụng, 1Work cho phép tạo báo cáo một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
- Dữ liệu theo thời gian thực: Mọi thông tin, dữ liệu về công việc đều được cập nhất theo thời gian thực, giúp nhà lãnh đạo, quản lý có thể đưa ra các giải quyết kịp thời và chính xác dựa trên số liệu báo cáo.
- Nâng cao hiệu suất: Nhờ việc sử dụng các mẫu báo cáo công việc trên 1Work, quy trình quản lý trở nên minh bạch và trơn tru hơn, giảm thiểu sai sót và cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban
Như vậy, bài viết trên đã giới thiệu với người dùng về một số mẫu báo cáo kết quả công việc chuẩn form, chuyên nghiệp dành cho nhân viên. Hy vọng với những mẫu báo cáo trên sẽ giúp bạn nhanh chóng tạo một báo cáo công việc nhanh chóng, dễ dàng và đạt hiệu quả cao.
TÌM HIỂU TÍNH NĂNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 1OFFICE
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Hotline: 083 483 8888
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
